公文工作中常见错误和需要注意的事项.doc

公文写作中常见错误和需要注意的事项一、词字错误1法律法规和公文统用“其他”不用“其它”，相应用“他们”不用“它们”2像的使用。根据新公布的简化字总表，象不再是像的简化字，仍然各司其职。3账与帐的使用。账用于货币和货物出入的记载,个人账户、挂账、台账；帐专指布、纱、绸子等制成的遮蔽物。4法规和公文中“以上”和“以下”均含本数和本级，无须注解说明。5按照与遵照的用法：按照法律法规或文件等的规定或要求；遵照上级或长辈的指示、教导等。6公布与发布的用法：公布适用于行政法规，发布适用于决定、命令。相继制定和公布统计法等法律法规。市政府发布了关于-的决定。7制定与制订的用法：制定适用于路线、方针、政策、法令、规章制度，制订适用于方案、规划、计划。8增长与增加的用法：增长一词后接百分比，增加一词后接具体数量。9截止与截至的用法：截止到2000年或截至2000年，而不是截止2000年。截止是不及物动词，后不跟宾语。10用词错误：表示独一无二用“惟一”而不是“唯一”；用行政区域，不用行政辖区；久禁不绝不是久禁不止；富余劳动力不是富裕劳动力；社会各界不是社会各届，届表示次；公文、出版物统一用“报道”不用“报导”；应有之义不是应有之意；凸显不是突显；磨炼不是磨练；明察暗访不是明查暗访；备受关注不是倍受关注；常抓不懈不是长抓不懈；涣散不是痪散；精简不是精减。二、标点错误在行政公文的实际撰制中，却往往乱用标点符号，尤其是书名号。1标题除法律、规章名称用书名号外，一般不用标点符号，文中第一层次不加标点符号，第二层次以下标题均应加标点符号。“县人民政府办公室关于印发同志在会议上讲话的通知”、“转发省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知”，以上两例中的“”符号都不应该使用，应改为：“县人民政府办公室关于印发同志在会议上讲话的通知”、“转发省公安厅关于实施社区警务战略意见的通知”。2并列和递进关系中间不停顿。如：“贫困县要把贫困村，尤其是”中间不用逗号3表示概数不用顿号隔开。如“近一、二年”中间不用顿号。4并列关系不应用分号。如：“既要安排好问题；又要做好”中间用逗号。5公文中如有附件，应当注明附件顺序和名称。标注附件名称不用书名号,附件名称折行时也不顶格写。6分层次各项结尾均用句号，不用分号。7第几后用逗号不用顿号。如：第一，加强领导。8阿拉伯数字后家圆点。如：69主送和抄送标点符号运用。不同系统或同一系统非并列关系用逗号，同一系统并列关系用顿号。如：各区县统计局、高新区统计处，市普查办、三支调查队、局各科（处）室、统计信息中心。三、数字用法1公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。如：年代、百分比、分数等。(夏历和清代以前的历史纪年用汉字)2计量单位要使用法定计量单位。如：平方米、公顷、公里等。35%6%不要写成56%，50万100万不要写成50100万。4.非本世纪的年代，应将所属世纪写出。如：20世纪90年代以来。四、文字表述问题（一）词语搭配不当1主谓不搭配。诊疗条件和服务质量有所改善，改为诊疗条件和服务质量有所改善和提高；世界发展飞速变化。发展和变化是两个概念，可以说：世界发展变化很快。2动宾搭配不当。达到便民利民的效果，改为取得便民利民的效果；举办世界上规模最大的教育，改为兴办世界上规模最大的教育；“市人大常委会将听取市政府关于统计工作情况的汇报，这充分体现了市人大常委会对统计工作的关心和支持。”应把“和支持”去掉。修饰语与中心词不搭配。要加大对违法违纪现象（行为）的查处力度。（二）成分残缺缺谓语。为（实现）全面建设小康社会的各项目标而努力奋斗。宾语残缺。扩大水资源费（范围）征收并适当提高征收标准；建立健全规章制度，不断增强自我约束（能力）。缺定语中心词。定期公布（造成）污染单位和责任人；全市共拥有（具备）各类评估执业资格的人员近人。缺少介词。着眼（于）减负（三）关于和对连用只取其一XXX关于（对）XXX的通报。（四）重复累赘过去一些曾经行之有效的管理方法和管理手段的有效性发生了变化。应把“曾经”去掉。（五）标题选定注意事项病例一：No.000市广播电视大学市电大学发（2001）008号 _ 关于认真贯彻执行省电大关于“经济应用文写作”完成作文练习的通知的通知 正确写法应为： 市广播电视大学文件 市电大学20018号 _转发省电大关于完成经济应用文写作作文练习的通知病例二： 教纪字2003第8号 _ 市教育纪律检查工作委员会关于转发市纪委、监察委关于转发中共中央纪委、监察部关于转发北京市纪委、监察局关于严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急通知的通知的通知的通知 正确写法应为：教纪20038号 _市教育纪律检查工作委员会转发北京市纪委、监察局关于严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急通知1. 标题要素不齐全一是机关名称、事由、文种三要数不可随意省略。市人民政府办公室通报，省略了事由，无法看出标题所反映的主要内容、事项和基本观点。二是随意省略发文机关。如：关于加强农民工党支部建设的报告缺发文机关标识，既不庄重，也不严肃，更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关；没有发文机关标识的下行文、上行文均不得省略发文机关。不过有发文机关标识的，也可不标明发文机关。如县人民政府关于召开调整产业结构会议的有关事宜省略文种，使受文者不得要领，失去公文的严肃性。2文种格式规范错误一是只知道使用通知、请示等文种，用通知等公文去代替命令（令）、批复、会议纪要等公文。二是公告、通告、通报分不清三是经常混淆报告和请示，甚至干脆写成“请示报告”。四是滥用函。如关于申请解决助学货款的报告，应将“报告”两字改为“请示”。又如高校关于2002年职称评聘问题的请示，“请示”等改用“函”。有的文稿自撰定文种，如工作规划、办法、规章制度、工作要点、关于机构改革中有关问题的几点补充说明等等。用“意见”、“安排”、“规划”、“方略”、“情况”、“汇报”、“办法”、“工作要点”、“补充说明”等非规范性文件文种直接作为法定规范性文件的文种。3. 标题意义含糊一是文不对题。如请求上级给予解决“灭蝗经费”写成乡关于灭蝗工作的请示，应改写为乡关于要求解决灭蝗经费的请示。二是题大文小。如市关于事业单位职工内退的若干决定，而文件内容中只讲了职工内退的意义，就如何进行职工内退，却根本未作具体决定，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。三是题小文大。如关于做好争创社会满意学校活动筹备工作的通知，标题的事由主旨是“筹备”，而正文中详细介绍了“争创活动”的意义、内容、方法，谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题意义过小难于表达和带动正文，故标题应改写为关于开展争创社会满意学校活动的通知。四是题义不清。如市人民政府关于苎麻问题的通知，其中就缺少“种植”、“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统，不能准确反映表达公文的主要内容。4. 语句不合语法规范例1：部在治理整顿中深化企业改革的通知。介词“关于”应用未用。以标题中两个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与事由之间缺少了介词“关于”，应加上，即：部关于在治理整顿中深化企业改革的通知。例2：大学关于进一步引进科研人才有关政策的试行办法。动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步引进科研人才有关政策”，“引进”的宾语应是“人才”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能是贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。应改为：大学关于进一步引进科研人才的试行办法。例3：省教育厅关于加快和深化职业技术学院教育体制改革若干问题的试行意见。此标题有多项错误：1.动宾搭配不当，标题限定部分“加快和发展”的宾语应是“职业技术学院教育体制改革”而不能是“若干问题”。“若干问题”需另外用一个动词与之搭配，2.在没有适配动词与之搭配的情况下，“若干问题”被迫充当限定部分的中心词，而“若干问题”不能限定“试行意见”；3.“意见”本属于导向性和参考性文书，不具强制性，在“意见”之前再加上“试行”实属多余。改为：省教育厅关于加快和深化职业技术学院教育体制改革的意见。 5. 隶属关系不清不该用“批转”的，用了“批转”；该用“批转”的却用了“印发”、“转发”，分不清三者之间的隶属关系和词性。如县人民政府转发县乡镇企业局关于加速发展乡镇企业的报告的通知，这里的“转发”使用不当，也不应该使用“印发”或“转发”，而应用“批转”。因为“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，否则将混淆了上下级的隶属关系。6. 题太长，用词重叠例：关于落实下岗职工再就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知。可修改拟为关于妥善安排下岗职工再就业的通知转发性通知的标题，往往用词重叠，标题过长过繁，介词“关于”，动词“转发”，文种“通知”反复在一个标题内出现，令人不知所云。如病例二。三种解决办法：一是省略法。当批转、转发、印发（颁发）原文标题中已有“关于”一词时，新拟标题可省略介词“关于”和文种“通知”，而在标题中直接概括文件的基本观点，如转发中央纪委关于纪检监察机关加强对没收追缴违纪违法款物管理文件的通知，应为转发中央纪委关于纪检监察机关加强对没收追缴违纪违法款物管理文件当原文标题中没有“关于”一词时，新拟标题新拟部分中再加介词“关于”。但在“关于”和文种的省略时，要注意两点：第一，当新拟标题的新拟部分无介词“关于”时，标题新拟部分不可带有文种。如转发教育厅关于调整撤并部门所属学校管理体制的两个补充规定的通知，最后“的通知”三字应删去。因为这种标题，属动宾结构式标题，“转发”为动词，以原文标题为宾语而组成。如再加上文种，不仅不合语法，且易造成不必要的混乱（即：不知批转或转发的是“规定”还是“通知”了）。第二，当新拟标题中新拟部门有介词“关于”时，文种不可省略，如关于颁发学院职称评聘暂行办法的通知。这类标题属介词结构式标题，不可拟成关于颁发学院职称评聘暂行办法。即：一个是颁发关于，一个是关于颁发的通知二是替代法。当采用省略法也无法避免“转发”、“关于”、“通知”的重复出现时，即可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。如关于贯彻落实国发199426号文件精神的通知，倘若不如此替代，新拟制的标题就会变成：关于贯彻落实国务院关于确保完成消费税、增值税增收任务的紧急通知的通知，又是一个标题中出现两个“关于”和两个“的通知”。采用替代法时，在标题中最好标明事由主旨，让人一目了然。如关于贯彻执行国发199426号文件确保完成消费税、增值税增收任务的紧急通知（发199428号），这样的标题就很好，即避免了重复出现“关于”和“的通知。问题，又标明了事由主旨。三是直转法。当出现对某事件，中央发、省转、厅转、市转、单位还转发时，标题难拟制。可采用直接转发国务院通知的办法，将标题拟成转发国务院关于防御特大洪水工作的通知。若上级转发时，均结合实际提出了具体落实意见，则可将上级转发意见连同最上一级文件作为“附件”附在正文之后，主题词之前；若上级转发最上一级文件时，无具体意见，则不转中间文件，可在导语中说明，也可不提及。（六）行文注意事项1行政机关不能向地方党委作指示、交任务。如：水利局发文不能出现要地方各级党委、政府怎么做。2除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，未经批准，部门一般不得向地方政府正式发文。如进行工作联系确需行文，只能以信函格式。行政机关联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号；行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、团的顺序排列。标题必须加发文机关。正式公文一般使用3号仿宋字体；大标题使用2号宋体；副标题、讲话人职务姓名使用3号楷体。标题中“试行”“草案”要放在书名号之内。如：河北省大清河河务管理处网络管理规定（试行）上报公文（请示、报告等）需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。公文发文字号居左空一字，签发人居右空一字，签发人用3号仿