项目经理执行手册（第2版）.doc

第1章 个人工作管理第 1 章个人工作管理通过阅读本章内容，你将学习到如何对自身的工作量进行更好的控制。假定你是一位业务经理手下的团队成员，为了让自己的时间更富成效，你希望获得一些有用的建议。了解自己的工作量要想做好时间管理，你必须对自己的工作量了如指掌。如若不能规划好自己的时间，你始终会感到对项目工作疲于应付。下表将会为你提供一种能迅速上手使用的工具，帮你进行有效的时间规划。请勿对问题做过多分析，进行粗略估算即可。小 时 数总 小 时 数你预期每周工作多少小时？A_你在个人管理和日常基本任务上花多长 时间？包括哪些任务？你在这些任务上花多长时间？举例：l 完成标准管理工作l 完成必须要做的沟通工作（电子邮件、电话等）l 你必须参加的会议或者预约（检查你的日志）l 为他人提供帮助l 休息聊天时间等B. 1_续表 小 时 数总 小 时 数你是否需要做一系列团队管理活动？包括哪些活动？在这些活动上花多长时间？举例：l 分配工作l 检查工作l 业绩评估l 预算管理l 汇报等B.2_你是否每天要做一些其他的常规工作？包括哪些活动？需要占用多长时间？B.3_你是否每周要做一些额外的常规工作？包括哪些活动？需要占用多长时间？B.4_你是否还有一些必须完成的阶段性任务？包括哪些阶段性任务？平均每周要花多长时间？B.5_你是否经常要进行临时性安排或者一次性任务？每周通常要占用多长时间？B.6_每周使用的总小时数：B=B.1+B.2+B.3+B.4+B.5+B.6B_正常可用时间C=A-BC_你是否在每月或者每年的特定时期会遇到工作量高峰？你的工作时间会因此增加多少小时？E_高峰可用时间F=C-EF_C和F这两个数字很重要：l C是你能为额外工作（包括项目）分配的时间。l 若C为负值，那么你必须提高工作效率或者减少目前的工作量。第78页和第1011页的检查表将对你有所帮助。l F是你能为每年高峰时段留出的时间。若F为正值，那么你有时间来做包括项目在内的更多工作。F也可能是负值，这也未见得一定有问题，这取决于你高峰工作时段的长度和频次。撰写行之有效的行动检查表并进行工作规划高生产率源自良好的自我管理。通常来说，在可用时间内，你要做的比你能做的多。这意味着你得自己做出选择并确定在每项活动上花多长时间。请遵循如下提示，你可以根据自身情况做出调整。1选择行动检查表的时间长度（一天还是一周）。规划的时间不能太短，通常来说，如果规划时间不足一天则不够有成效。但如果时间太长，行动检查表作为简便的规划工具也不太适用（除非采用“记忆慢跑者” 记忆慢跑者（Memory Jogger），一种规划工具。译者注规划工具）。2写下你在所选择的时间段内需要完成的任务。3确定行动检查表具体到何种程度。行动检查表的目的是帮你规划好每天的工作，并不需要对每项任务做详细说明，但也不能太过粗略。4将那些可以同时做的任务归类，比如，你得给汽车安装新排气管，还得更换新轮胎，那你当然可以同时进行。5将这些任务按照优先次序排列（见第57页“将你的工作任务按照优先程度安排”）。6另外花时间来做：l 第2点未包含的常规性、强制性日常工作。l 预期之外的任务或者干扰事项。l 针对那些你必须做但不知道如何做的任务寻求帮助和建议。l 喝杯咖啡，休息片刻等。没人能做到从早到晚全力以赴地工作。运用常识来判断需要多长时间。7删掉那些你永远也做不到的任务：l 删掉那些可做可不做的非必要性任务。如果对你有用的话，你可以单独写一份行动检查表，列出你将来有能力时可能会做的事项。将这些活动与你的主要行动检查表分开是很有必要的。l 在可能而且适当的地方删掉一些其他工作。8提醒你的业务主管是否有些关键任务是你没时间做的。9检查：浏览自己写下的一系列活动，看看这张检查表能否体现出你的工作性质。如果你按照检查表来做事，能否达成目标？10检查你的日程：你是否有足够的时间来撰写这份行动检查表？请在日程中留出时间。如果因为干扰或者紧急事件的影响导致未能完成某些重要任务，检查日程还是很有帮助的。在日程中安排好时间以便完成这些重要 任务。将你的工作任务按照优先程度安排如果要做的事情太多，我们不得不把这些任务按照优先程度进行排序。任务排序相当关键，但通常很难，这需要我们做出困难的抉择。1确定优先排序的基础你将会采用什么标准来决定先做什么 任务？l 从一开始就要思考：哪项任务最能增值，哪些任务最不重要？你为何这么想？你采用什么准则来做决定？对你来说，要达成哪些核心目标？2一定要弄清楚紧急与重要的区别。不要简单地将所有紧急任务作为首要任务。3删掉那些你认为自己永远都没时间做也不应该做的任务。4确定工作列表上的哪一项活动是最重要的。如果你只能做一件事，那会是什么？这就是优先程度最高的任务。5检查你的选择是否与你的优先排序标准相一致。6如果你只能再做一项任务，那会是什么？接着按这种方法将所有任务排序。7看一看是否你日志中的所有会议都是优先事项。会议可能很重要，但不能只因为会议是你日志中的常规活动就必须参加所有会议。会议也需要有优先顺序。不要害怕拒绝参会。8将你的列表与你必须花费的工作时间相比较。如果你的时间不足以完成这些任务，那么可以删掉那些不能增值的任务（见第78页“删掉不能增值的任务”），向你的部门经理寻求帮助（见第1011页“决定何时需要帮助”），或者进行授权（见第12页“获得部门经理的支持”）。将工作进行优先排序的重要技巧包括：l 定期练习对任务进行优先排序。刚开始会比较花时间，但经过练习，每天只会花几分钟而已。l 每天的第一件事就是审阅自己的工作并确定哪件事优先程度最高，以及你当天计划完成哪些任务。l 不要将困难的、令人不快的或者不确定的任务留到最后。要尽早去做，这样的话如果这些任务占用比预期更多的时间，那你依然能够完成。l 优先次序要建立在目标的基础之上。如果你没有目标，或者目标不明确，那么你应该跟部门经理或者老板谈谈并寻求指导。删掉不能增值的任务通常来说，我们会做很多不必要的事情。这些事情可能是我们喜欢做的或者从未质疑过的，其后果就是妨碍了我们把时间投入到更有价值的任务上。高效的人特别善于将他们工作中不能增值的部分最小化。如果你对下列某问题作出肯定的回答，那么就从你的工作中将相应的活动减少或者删掉。非增值任务的特点是通过如下方式有建设性地减少你的工作量似乎没人能从你做的有些工作中受益？不要再做了！（你很快就会发现这工作是否真有必要去做！）你是否经常回复电子邮件、短信、即时信息等？不要在刚刚收到信息时就立刻回复。忽视并删除垃圾信息。等任务间歇再回复信息。每天留出固定的时间处理电子邮件。避免总是因为电子邮件和其他一些类似的干扰而中断工作。你是否经常接电话？可以忽略掉来电，把来电转到自动答录机上，稍后再做处理。你是否要经常接待一些不请自来的来访者？可以对他们解释说你很忙。要求他们提前跟你约好会见时间。如果不能避免干扰，可以礼貌地表明你时间很紧，必须尽快谈完。你在工作中是否还有很多其他干扰？如果你经常受到干扰，你完成的工作量就会减少。关于他人何时可以打扰你设定规则。从物理上切断自己跟外界的联系，在封闭性办公室工作或者在家工作。你是否在给工作分类或者整理文件方面花了太多时间？给文件分类能够帮你变得更高效，但不应该花太久时间。如果你是如此，请赶紧停止！你是否在进行工作规划上花费了过量时间而非行动？计划的时间要短。计划很重要，能够让你更高效地工作，但你最终的收获来自于做事而非计划。续表 非增值任务的特点是通过如下方式有建设性地减少你的工作量你是否在应该先做高优先级的任务时，反而在低优先级工作上花费了太多时间？计划自己的工作。先从高优先级任务开始。你是否经常被紧急事务打断而拖延了重要的事情？请先做重要的事。如果你不能避免紧急事务，那么请留出每天工作开始和结束的时间段来处理。你是否经常帮别人的忙，但实际上你应该拒绝？要学会拒绝。如果你做不到，可以参加决断力培训课程。你是否不乐意授权他人，因为你认为只有自己做得最好？信任他人并进行授权。如果你从不授权，那么他人永远学不会如何去做。你不授权，实际上等于选择放弃自己应该做的其他工作。你是否把很多时间花在解决他人的问题或者做他人的工作上面？要努力支持同事的工作，但不要以牺牲自己的工作量为代价。你是否经常发觉自己不得不重做某些做错或者质量不达标的工作？重做工作是浪费时间。通过预算了解工作要求包括质量水平要求，能够避免这一点。你是否在社交聊天和茶水间八卦上花了太多时间？监控自己的行为。我们需要互动，有些问题可以通过聊天就能解决，但如果你聊天动辄在半小时以上，那就要缩短时间。你是否在徒劳的会议上花费了大量时间？只参加那些有明确目标和日程的会议。（你自己的会议也是如此！）你是否在出差方面花费了大量时间？差旅时间是浪费。很多面对面会议是不必要的。可以尝试电话会议或者视频会议。你是否在完善工作上花费了太多的时间，而这些工作实际上不再需要润色？请停止！内容质量最重要，而不是文辞的优雅和漂亮。关于你需要做的那些活动，你是否有更好的或者更高效的方法？思考、研究，并询问一位更有经验的同事。每一天都要努力把事情做得更好。你是否经常把时间浪费于在不同的任务之间转换而非集中精力完成任何一项？做计划，按优先次序排序并完成。启动很多工作是没有意义的，关键是看完成了多少 工作。遵循行动检查表你是否曾经列出过行动检查表但后来发现自己从未真正利用过？1要切实使用这份检查表，不要写过就抛到一旁。2按照优先次序来工作。3无论何时都要避免先做最简单任务的倾向。我们都需要给自己鼓励，先完成一些简单的工作是可以的，但不要过多占用时间。4记住：行动检查表只是一份指引而非约束。你应该随着情势的变化而对其作出修订。5维护这份行动检查表。最初撰写这份检查表时体现的是你当时对需要做什么事情的理解，而你的理解会有很多变动，每天早晨应该花几分钟时间来思考并修订这份检查表。6如果检查表的内容不断增加，要警惕，这说明你缺乏控制。7切实完成任务，而不要只启动任务。只有真正做完某项任务时才能把它划掉。8完成任务并达到适当的质量水平。要避免牺牲质量走捷径，但也要避免把所有事情都做得完美。每项任务都有适当的质量要求。如果你做得过多，你在其他事情上花的时间就会减少。9如果某项任务总是排在行动检查表的最下面，你从未做过，那么就把这项划掉。如果必须要做，可以寻求帮助。提示：l 如果不想丢掉这项任务，你可以创建一份你想记住但没时间去做的事情列表。确保这份列表与行动检查表是分开的。l 如果你白天的工作当中有些空隙，可以插进去一些小的任务。你下班之前或者去吃午餐之前的10分钟可以用来回复几封电子邮件或者打几个电话。10对干扰事项和其他非增值性任务进行控制。决定何时需要帮助每个人都可能在某些时候需要他人的帮助，但讲出来可能会有些尴尬。成功的人知道他们该何时寻求帮助。无论是寻求建议还是希望他人参与你的工作，他人的帮助真的是有用的！有几个明显的征兆说明你需要帮助。如果你对下面任何一个问题的回答是肯定的，那么你就需要帮助了。你能自己承担还是需要帮助？是考虑以下内容你是否曾经发现自己不知道应该做 什么？要求你的部门经理对他希望你做的事情进行详细定义以便你理解。如果你不能要求你的部门经理这么做，可以尝试询问做类似工作的同事。你是否无法完成你认为应该做的所有事情？集中精力并进行优先程度排序。继续工作直至完成整个检查表。你是否不确定如何进行工作优先程度排列？见第57页。你是否无法完成所有的优先工作？寻求帮助，或者变得更高效。使用这张检查表来获得帮助，或者制订一项增强你技能的计划。你是否对你所做的所有事情进行了评估，是否有些事情不必要？删掉不必要的任务（见第78页）。你的任务检查表是否在不断扩充？删减工作，或者寻求帮助来完成。问题是否正常，抑或只是一个暂时性问题？如果只是暂时性问题，那么就努力推进或者加班会有所帮助。如果偶尔加班，你能否把任务检查表缩减到可接受的长度？花几天时间完成积压的工作是值得的，但不要成为习惯。你是否经常把工作带回家做？除非你的任务真的是你的使命所在，否则就不要这么做！集中精力，按照优先程度排序，并寻求帮助。续表 你能自己承担还是需要帮助？是考虑以下内容以你目前的工作速度，如果不断增加工作量，你的任务列表会持续扩 张吗？行动起来！评估你的行动检查表并对你的工作进行有效的优先程度排序。确定你要做多少工作。在对行动检查表进行评估后你可以跟部门经理展开讨论。在你的工作列表上是否有些不必要或者非强制的任务可以放弃？见第78页。关于你有意做的事情，你是否还缺乏一些技术或能力？告诉你的部门经理并要求获得相应的培训（见第12页）。你是否有方法拓展你的工作能力？考虑进行更好的规划、优先程度排序、更多授权、技能培训或者工具。向一位经验丰富的同事征求建议。你是否经常陷于处理紧急事务而忽视了更重要的事情？更有效地进行优先程度排序（见第5 7页）。你是否了解如何去做某些事情的唯一人士？培训别人，这在长期来看是值得去做的。你是否经常要回答同事和团队成员提出的看似不太合理的问题？请拒绝（见第1314页）！你是否正在做一些缺乏必要许可或者授权的事情？请拒绝（见第1314页）！你是否正在做一些你感觉不应该做的工作？确保你的感觉是合理的。如果是的话，请拒绝（见第1314页）。你是否正在做一些你缺乏合适工具或者设施的工作？寻求工具或设施。如果没有合适的工具，那么就拒绝这项任务（见第1314页）。主动提出自己可以对所需要的工具进行定义和开发。你是否参与了一些你不必做的活动？（在这些活动上你创造不了什么价值，它们对你的工作也无益。）请停止！你是否发现自己从没时间进行思考和规划，总是陷入当前的任务，脱不 了身？开始每天的工作之前要进行规划。结束每周的工作时要对下周工作进行规划。进行有效的思考和计划给你带来的价值要远远超过它们占用的时间。获得部门经理的支持你的部门经理还得保证你能完成自己的工作。如果你不主动寻求支持的话，他们不会知道你存在问题。因此，你需要主动向他们求助。1在你寻求支持之前，先要自己检查一下这个要求是否合理。2清楚你需要何种帮助以及为何需要这种帮助。认真考虑见到部门经理时应该具体说什么。3努力让对方认为帮助你是值得的。比如“我有一个难题，但如果你能帮我解决，我就能做得更好”或者“如果你让我继续完成这一培训课程，我就可以为你做这项工作”，等等。4让你的部门经理更易为你提供帮助。以部门经理容易理解的方式来表达你的需求，因为他们并不一定是你这一专业领域的专家。5如果面临困难的情况你能够提出解决方案，可以这么说，“我做不了这项工作，但如果你让我做，我或许可以”。6要记住，你是要寻求帮助，而不是把工作甩给别人。不要让他人感觉你是不愿意进行那项工作。7如果你感到自己停滞不前，也可以征求团队成员、同事或者部门经理的意见。在你寻求帮助时，还要问问是否还能再来询问更进一步的问题。8如果你获得了帮助，别忘记表示感谢。你肯定希望与那些愿意帮忙的人建立良好关系。将任务授权他人如果工作量太大，你就必须将部分任务授权给别人。如果在确定授权人选时需要帮助，可以跟自己的部门经理谈谈。在任务授权时，请思考如下要点：1你授权的原因是什么（例如：这并非你的任务；你没有时间；你希望他们学着做）？你要乐于向被授权的人员解释原因。2问问自己将此项活动授权是否合理？3确保你了解所授权的任务并且能解释清楚。（见第1617页“明确任务并为他人设定目标”）4你会为所授权的人提供多大自由度？他们是否必须按照你的意愿来做，能否尝试其他的方法？你是否希望他们主动找到新方法？（见第1617页“明确任务并为他人设定目标”）5你能否简要阐释希望获得什么样的结果，或者，是否需要解释工作步骤？如果不是必须对工作步骤进行解释，你只阐释前一个问题即可。6确定任务授权人选。他们是否具备相应的技术和能力？他们需要你提供什么帮助？7解释该工作的重要性和紧迫性。你讲的是否合理？8检查他们是否有时间完成该任务。9帮助他们设定该任务的优先程度高于其他任务。10告诉他们做到什么样才是获得了成功。质量要达到什么水平？11明白自己该如何对工作进度进行监控。12在你授权的人员开始工作之前给他们提供一些技巧