办公室事务管理实训(二).ppt

办公室事务管理实训 二 主讲 胡明宝 桂林航天工业学院人文社科系 实训实习方法 1 校内校外顶岗实习 2 见习 参观考察 操作 3 撰写实训报告 4 讨论 教师讲评 总结 第三单元 办公设备管理实训 1 复印机使用 维护与管理2 传真机使用 维护与管理 静电复印机的使用步骤 1 预热 2 放置原稿 3 设定份数 4 设定复印倍数 5 选择复印纸尺寸 6 调节复印对比度 7 当复印纸张较薄而底稿两面都有字时 可在该页背后垫上一张白纸 防止背面的字透印出来 当复印无法拆开的书本时 可两页中间夹一张厚白纸 遮挡暂不印的一页和中缝 复印机的使用 复印机送纸方式 复印送纸有两种 送纸盒自动送纸和手动送纸 一般情况使用自动送纸 如果制作胶片或载体纸张较厚 则使用手动方式送纸 复印机的使用常识 1 选择合适的地方安装复印机 2 应使用稳定的交流电 电源的定额应为 220 240V 50Hz 15A 复印文件资料要办理登记审批手续 为确保复印机的安全运转 每天下午下班时关机 不得擅自复印绝密文件和个人材料 复印机密文件需经公司领导批准 关闭复印机电源开关 切断电源 4 复印机管理 复印机必须进行定期保养维护 也就是对静电复印机的感光鼓 电晕器 显影装置 光学系统 供输纸机构等进行检查 清洁 润滑 调整或更换 复印机进行维护保养操作时 应首先切断电源 打开各机门 卸下稿台玻璃 然后分别将清洁器 显影器 电晕装置 消电灯等取出 再将定影器及纸盒等相继拉出 最后取感光鼓 注意 在取出感光鼓及其周围部件时 要小心 不能划坏感光鼓 一旦划坏将在复印件留下与划痕相对应的污迹 很难修复 复印机的维护和保养 复印机使用与管理实训 要求 到复印室或校外复印店观摩复印机复印程序 请操作员介绍复印机的型号 性能与操作程序 并进行复印操作 1 传真准备 调整传真机的工作状态 装纸记录纸的幅面必须符合规格要求 纸卷两端不要卡得太紧 记录纸卷要卷紧后再安放到机内 运输传真机前要将纸卷取出 注意记录纸的正反 纸的正面应对着感热记录头 没有经验的操作者可在纸的两面划几下 有划痕的一面为正面 传真机的操作方法 原稿凡出现下列情况之一的原稿都不能使用 大于技术规格规定的最大幅面的原稿 纸张厚度大于0 15mm或小于0 06mm的原稿 纸上有大头针 曲别针或其他硬物的原稿 放置文件一次放置的文件页数不能超过规定页数 文件正反面按要求放置 文件顶端要推进到能够启动自动输纸机关的地方 送多页文件时 两侧要排列整齐 靠近导纸板 前端要摞成楔形 2 试运行通常采用复印 COPY 方式 检查传真机是否能够正常工作 复印的具体操作步骤 接通电源开关 观察液晶显示屏是否出现 准备好 READY 或检查指示灯亮否 若处于READY状态或指示灯亮 则表明机器可以发送或接收 将欲复印的原稿字面朝下放在引导板上 选择扫描线密度的档次 一般置于 精细 级 此档的主扫描线密度为8线 mm 副扫描线密度为7 7线 mm 也可选择 标准 级或 超精细 级 不管选用哪个档次均有液晶显示或指示灯显示 原稿灰度调整 当原稿图文颜色较深时 将 原稿深浅 键置于 浅色 位置 若图文颜色较淡时 就将该键调至 深色 位置 最后按复印 COPY 键 3 发送方式发送文件前不通话 操作步骤如下 检查机器是否处于 准备好 READY 状态 放置好发送原稿 摘取话机手柄 拨对方号码 并监听对方的应答信号 长鸣声 按启动键 START 这时发送指示灯或液晶显示 TRANSMIT 表明机器开始送文件 挂上话机 等待发送结束并收取对方记录报告 根据报告上的差错情况 再进行重发 直至全部无误为止 发送文件前需要通话 操作步骤如下 检查机器是否处于 准备好 READY 状态 放置好发送原稿 选择扫描线密度和对比度 摘取话机手柄 拨对方号码 并等待对方回答 双方通话 通话结束后 由收方先按启动键 当听到收方的应答信号时 发方按启动键 开始发送文件 挂上话机 等待发送结束 若发送出现差错 则应重发 直至收方正确接收为止 发送操作时的注意事项 若按下 停止 STOP 键时 发送马上停止 此时不能强行抽出卡在传真机中的原稿 只能掀开盖板取出 在发送期间 也不允许强行抽出原稿 否则会损坏机器和原稿 当出现原稿阻塞时 要先按 停止 STOP 键 然后掀开盖板 小心取出原稿 若原稿出现破损 一定要将残片取出 否则将影响机器的正常工作 若听到对方的回铃音 而听不到机器的应答信号时 不要按启动键 应打电话问明情况后再作处理 4 接收方式自动接收具有自动接收功能的传真机才能按此方式操作 自动接收时 无需操作人员在场 过程如下 电话振铃一次 机器自动启动 液晶显示 RECEIVE 接收状态或接收指示灯亮 表示接收开始 接收结束 液晶显示 RECEIVE 消失或接收指示灯熄灭 机器自动回到 准备好 READY 状态 人工接收 操作步骤如下 使机器处于 准备好 READY 状态 当电话振铃后 拿起话机与对方通话 通话结束 按发方要求 按启动键 START 开始接收 挂上话机 若接收处现差错或质量不好时 可与对方联络 要求重发 直至满意为止 5 解决 卡纸 问题 定期进行全面的清洁保养 可减少 卡纸 率 选好纸张 对于普通纸传真来说 纸张的好坏对传真机的 卡纸 率及其使用寿命都会产生至关重要的影响 不选用同一包纸内厚薄不均 尺寸不一 甚至有缺损的传真纸 不选用边缘有毛茬传真纸 不选用纸毛太多传真纸 在干净的桌面上抖过后会留下一层白屑 说明纸毛太多 质量低劣 会影响机器内部清洁 加速