常用应用文写作格式及其写法.pptx

常用应用文写作 主讲人 谢首芝 一 应用文概念及其特点 一 应用文概念 应用文使人们在生活 学习 工作中为处理实际事物而写作 有着实用性特点 并形成惯用格式的文章 二 应用文特点 1 实用性强它是用来办事 解决实际问题的 具有很强的实用性 2 真实性强 真实 是文章的生命 一切文章都要求具有真实性 它反映的情况 问题 叙述的事实是客观存在的 发布 传达上级指示精神是确有的 不能经过任何艺术加工 3 针对性强它根据不同的领域 不同的具体业务 不同的行文目的 选用不同的文种 4 时效性强应用文在传递信息 解决实际问题方面取得好的效果 必须注意时间 效率 讲究时效性 一般来说 应用文往往是在特定的时间来处理特定的问题 尽快的传递相关信息 因此时效性很强 不及时发文 拖拖拉拉 或时过境迁再放马后炮 使信息失败 就会失去其实用价值 5 格式化比较固定应用文有其惯用的外观体式和主体风格 有不少体式是社会长期约定俗成的 也有一些体式由国家统一规定即公务文书 是国家机关及其它社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的 具有法定效力和规范的公务文书 是进行公务活动的重要工具 二 公文的概念 特点及分类 一 公文概念广义公文 是公务文书的简称 它是指党政机关 社会团体 企事业单位等开展公务活动中 为实现一定的目标而形成的体式完整 内容系统 程序规范的各种书面材料 狭义公文 是党和国家在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书 1 作者的法定性2 法定的权威性3 效用的现实性4 体式和处理程序的规范性 二 公文特点 三 公文的分类 1 按照发文机关来分 党的机关公文和行政公文党的机关公文 中国共产党机关公文处理条例 规定党的机关公文有14种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 行政公文 国家行政机关公文处理办法 国家行政机关公文有13种 命令 决定 公告 通知 通告 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 2 按照行文方向分 上行文 下行文 平行文和泛行文上行文 凡是下级机关按照隶属关系向上级机关呈送的公文 如报告 请示下行文 凡是上级机关按照隶属关系向下级机关呈送的公文 如命令 指示 决定 决议 批复 规定 条例等平行文 是平级机关 单位之间或不相隶属的机关 单位之间的来往行文 如函 议案 有些通知 沟通情况 联系公务 泛行文 指面向全社会 没有特定的主送机关 行文方向的行文 如公告 公报3 按阅知范围划分 机密文件 内部文件和周知性公文 三 报告 一 概念报告是 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关询问 的公文 二 特点1 行文的单向性 2 表达的陈述性 三 种类1 根据性质的不同 报告分为综合报告和专题报告两种 2 根据时间期限的不同 报告分为定期报告和不定期报告两种 3 根据内容不同 报告分为工作报告 情况报告 建议报告 答复报告和递送报告等 4 结构与写法报告一般由标题 主送机关 正文和落款组成 1 标题报告的标题常见的形式有两种 一种由发文机关 事由和文种构成 另一种由事由和文种构成 2 主送机关可以是一个 也可以是几个 顶格写于文首 其后用冒号 3 正文报告正文的结构一般由开头 主体和结语等部分组成 A 开头 主要交代报告的缘由 概括说明报告的目的 意义或根据 然后用 现将 情况报告如下 一语转入下文 B 主体 这是报告的核心部分 用来说明报告事项 它一般包括两方面内容 一是工作情况及问题 二是进一步开展工作的意见 C 结语 根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语 应另起段来写 四 请示 一 概念 种类概念 请示是 适用于向上级机关请求指示 批准 的公文 请示的种类 1 请求指示性请示2 请求批准性请示3 请示批准性请示 二 结构与写法请示由标题 主送机关 正文 落款组成 1 标题一般由请示单位 事由 文种或事由和文种组成 2 主送机关为直属上级机关 即一般只报一个主管的领导机关 3 正文正文一般由三个部分组成 A请示缘由B请示事项C请示结语 4 落款 三 写作要求1 一事一请示 2 单头请示 3 不越级请示 4 不抄送下级机关 四 请示和报告的区别1 请示用于向上级机关请求指导 批准 上级接文后一定要给予批复 报告则用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 供上级了解情况 为上级提供信息和经验 上级机关接文后 不一定给予批复 2 请示内容具体单一 要求一文一事 必须提出明确的请求事项 报告内容较广泛 可一文一事 也可反映多方面情况 但不能在报告中写入请示事项3 请示必须事前行文 不能先斩后奏 报告可以事后行文 也可以事中行文 4 批准性请示 上级未做出答复前 成文单位无权安排和办理 批转性报告在上级未作答复前 成文单位即可进行安排和部署 五 计划 一 计划是什么 工作计划是预先对一定时期内即将开展的工作或要完成的任务写出的书面的 条理化的设计 安排或打算 如提出任务 目标 工作时间和步骤方法等 计划是前进方向上的 路标 是一切行动的先导 也是实施目标的手段 具有预见性 指导性 可行性的特点 凡事预则立 不预则废 二 计划的结构1 标题 四要素 振兴联合校2010 2011学年第一学期教学工作计划2 正文 1 开头或前言部分 一般写制定计划的指导思想 制定计划的目的 依据等 2 主体部分 这是计划的核心内容 主要包括工作目标 项目内容 措施步骤等 3 结尾部分 或突出重点 或展望前景 或提出简短号召 希望 也可以在条款之后结束全文 不写专门的结尾3 落款 在正文结束的后下方 写明制订计划的日期 此外 如果计划有工作安排时间表格或其他附件的 应分别写明 计划 要做什么 打算什么时候做 准备如何做 六 总结 一 总结是什么 总结是单位或个人对过去一个时期内已做过的工作做出系统的回顾归纳 分析评价 从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书 二 总结的结构1 标题 总结的题目 最常用式 单位 振兴联合校 期限 2009 2010学年或第几学期 内容 教学工作 文种 总结 新闻标题式 抓校本教研成效促教学质量提升 茌平县振兴联合校校本教研工作总结 2007年报市校本教研先进单位材料 此标题多用于专题性工作总结 注 个人的总结或计划不必在标题上面写姓名 注在正文右下方的日期之上 2 正文开头 也叫前言或小引 交代工作的指导思想 主要内容 范围 目的或单位基本情况等等 主体部分 是总结的重点和中心 在第一部分概述情况之后展开分述 主要写做法 措施 结尾 总结的最后部分 或突出成绩 或写今后的打算和努力的方向 或指出工作中的缺点和存在的问题 或展望未来 得出新的奋斗目标等等落款 署名 成文日期总结 做了什么 怎么做的 做得怎样 成绩百分之八十 问题百分之二十 总结一般使用第一人称 七 写总结 计划的建议 一 理解好总结与计划的关系1 计划写在工作之前 总结写在工作之后 二者分别是工作实践的始端和终结 2 计划着眼于预见未来 总结着眼于检阅过去 皆以工作过程为写作的出发点 3 计划是总结的前提和基础 总结是对计划的回顾和检验 工作是基础和核心 4 总结需对照计划进行 计划须以前期总结为依据来做 二者完成发展的过程 二 坚持四个 要 材料要真实可靠 数字要准确无误 计划要符合实际 办法要切实可行 三 行文简练 表述简明 八 会议记录在会议过程中 由记录人员把会议的组织情况和具体会议记录格式内容记录下来 就形成了会议记录 记 有详记与略记之别 略记是记会议大要 会议上的重要或主要言论 详记则要求记录的项目必须完备 记录的言论必须详细完整 若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠 录 录 有笔录 音录和影像录几种 对会议记录而言 音录 像录通常只是手段 最终还要将录下的内容还原成文字 笔录也常常要借助音录 像录 以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证 一般会议记录的格式包括两部分 一部分是会议的组织情况 要求写明会议名称 时间 地点 出席人数 缺席人数 列席人数 主持人 记录人等 另一部分是会议记录格式会议的内容 要求写明发言 决议 问题 这是会议记录的核心部分 对于发言的内容 一是详细具体地记录 尽量记录原话 主要用于比较重要的会议和重要的发言 二是摘要性记录 只记录会议要点和中心内容 多用于一般性会议 九 会议记录格式 会议结束 记录完毕 要另起一行写 散会 二字 如中途休会 要写明 休会 字样 十 会议纪要 一 会议纪要的概念 会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神 议定事项等内容的规定性公文就是对会议的讨论事项 择其要点进行归纳整理 以通报会议精神 统一认识 指导工作会议纪要可上呈可下达 可批转和转发会议纪要具有指导性 纪实性 概括性的效果内容的纪实性表达的要点性称谓的特殊性 二 结构和写法 由标题和正文组成1 标题 由会议名称和文种构成标题要明确无误 成文时间写在标题下面 不要抬头和落款 如上报或下发还要附报告或通知2 正文 由导语 主体和结尾 开头 主体 结尾 三部分组成正文要概括会议主要内容 主要精神 1 开头 类似会议报道的新闻导语 包括召集会议的单位 时间 地 2 主体 会议的情况和成果 3 结尾 提出希望和要求3 落款 包括署名和时间 会议纪要与会议记录的区别二者的主要区别是 第一 性质不同 会议记录是讨论发言的实录 属事务文书 会议纪要只记要点 是法定行政公文 第二 功能不同 会议记录一般不公开 无须传达或传阅 只作资料存档 会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅 要求贯彻执行 会议纪要是在会议记录的基础上 对会议的主要内容及议定的事项 经过摘要整理的 需要贯彻执行或公布的具有纪实性和指导性的文件 十一 公函 一 公函的含义及范围公函 简称为函 是用于不相隶属的机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项的一种公文 二 公函的适用范围主要有四个方面 1 平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性 询问性和答复性公务联系 2 向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项 3 业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请求批准的事项 4 机关单位对个人的公务联系 如回复群众来信等 三 公函的特点1 适用范围广泛 2 内容单纯具体 遵循一文一事原则 3 文字表达简练 4 行文格式规范 四 公函的种类根据发函的目的和内容 可以划分为商洽函 询问函 答复函 请求函 批准函 告知函等 五 写作要领及案例分析公函一般由标题 主送机关 正文 发文机关署名 成文日期等部分组成 1 标题写法公函标题一般由发文单位 事由 文种等三个因素构成 提醒约定俗成的规则如 联系 商洽 等词写在事由之前 肯定性复函 要在标题中使用表态词语 否定标题中不必如此 而是在正文中说明否定事项 举例 XX大学关于联系春季植树造林活动的函北京市林业局关于请求将红叶斋商店列入旅游定点商店的函国务院办公厅关于同意民间组织登记证书上使用国徽图案的复函 2 主送机关标写方法要标写收文机关的全称或规范化简称3 正文构成正文函的正文一般由开头 主体 结尾等三部分组成 1 开头 如是发函 开头简述发函的缘由和目的 如是复函 应以引述来函日期 函件名称或发文字号作起首语 如 年 月 日 关于 的 函 收悉 你部 号来函收悉 2 主体 是函的事项部分 如是发函 要写清楚商洽 询问或请示批准的主要事项 如是复函 要针对来函事项逐一郑重作答 答复时要求具体 明确 不能不置可否或答非所问 3 结尾是函的结语 常用的结语多种多样 发函告知对方 多用 特此函告 专此函达 去函要求对方回复的 可用 盼复 即请回复 请予支持 并盼复 请研究回复 以上意见 请予函复 希见复为盼 特此函达 请复 等 复函一般用 此复 专此函复 等 公函的结语不宜像书信那样用 此致敬礼 之类的话 4 落款落款要标注发文机关名称或用印和日期 成文日期按照规范表明成文年 月 日 六 注意事项 1 请注意与其他文种的区别函属于平行文 主要用于平级机关