国际货代操作手册2010学生用.doc

实验一 系统与数据管理【实验内容】 基础数据管理【实验目的】1.掌握系统操作方法； 2.熟悉基础数据的功能与应用。【实验环境】SQL server 2000，国际货代操作软件。【实验课时】3课时【实验步骤和要求】1. 系统管理 系统管理主要包括用户管理，操作日志，登陆记录，登陆排名，权限管理。 11用户管理 用户管理是指系统登陆帐号和部门的建立。 部门建立：点增加部门，弹出增加部门窗口，输入部门信息，点保存。 删除部门：选中需要删除的部门，点删除，删除部门时部门中的用户也全全删除。 用户建立：先点击部门信息，进入相应的部门，然后点增加用户，这样建立的用户会在相应的部门内。建立用户信息时，一般把电话和传真，邮件信息输入完整，这样在和客户对单时，会自动把相应的联系系统显示。 删除用户：选中需要删除的用户，点删除。 12操作日志 记录业务操作时，一些主要内容的增加，删除修改的操作内容，这样当发现有问题时，可以根据系统的操作日志来查询过去的操作情况。 13登陆排名 可以根据用户的登陆次数进行排名。 13登陆记录： 每次用户登陆时，系统会自动记录登陆IP，登陆时间，登陆帐号。 14货代权限 是对用户设置角色，对角色分配权限，这要根据每个公司具体情况进行设置。 增加角色:点增加角色，输入角色名，和选中相应的组，点保存。 删除角色：选中角色，点删除。 编辑角色：选中角色，点编辑。 设置用户角色：选中一个角色，然后在用户树中选相应的用户，然后点保存，设置的用户，自已拥用这个角色的所有权限。 设置角色权限：选中一个角色，然后在权限树中选相应的权限，然后点保存。 2. 基础数据 本系统提供的基本资料包括费用种类，国家，港口，船名，集装箱定义，汇率，电子词典，编号规则，单证管理，订舱抬头，只要安装系统后，里面好多数基础数据初始化，用户可以直接使用，如需要修改可以进入基础数据，根据自已的要求进行修改。 21费用种类 增加费用种类：点增加按钮，会在费用种类列表中自动多一行，然后填入相应的数据，点保存按钮。 修改费用种类：在费用种类列表中的方框中直接进行修改，修改完后点保存。 删除费用种类：在费用种类列表中，在需要删除的费用种最左边的方框打勾，然后点删除按钮，再点保存。 导出费用种类：选中列表操作，点输出，便可以把费用种类列表的数据导出成EXCEL文件。 22 国家23 港口 港口基础数据包含港口和航线，航线的作用是，可以设置哪些港口属于哪些航线，这样以后统计分析中可以根据航线来统计。 增加港口：点增加按钮，会弹出增加港口的窗口，输入相应的港口数据，点保存。 修改港口：在需要修改的港口打上勾，然后点编辑，会弹出修改港口的窗口，输入修改的数据，然后点保存。 删除港口：在需要删除的港口打上勾，然后点删除。 增加航线：点增加按钮，会弹出增加航线的窗口，输入相应的数据，点保存。 修改航线：在需要修改的航线打上勾，然后点编辑，会弹出修改航线的窗口，输入修改的数据，然后点保存。 删除航线：在需要删除的航线打上勾，然后点删除。 港口和航线设置关联：先在需要设置的航线上打勾，在需要关联的港口打勾，然后点加入航线。 港口和航线剔除关联：先在需要设置的航线上打勾，在需要关联的港口打勾，然后点剔除航线。 查询航线和港口设置的关联：先在需要查询的航线上打勾，然后点港口上面查询按钮，属于这个航 线的港口会在列表中显示出来。 24船名 船名包括了船名和船期的设置。 增加船名：点增加按钮，会弹出增加港口的窗口，输入相应的港口数据，点保存。 修改船名：在需要修改的船名打上勾，然后点编辑，会弹出修改的窗口，输入修改的数据，然后点保存。 删除船名：在需要删除的船名打上勾，然后点删除。 增加船期：先选中船名，然后点增加，他出来相应的增加窗口，输入相应的数据，点保存。在增加窗口有一个把船期更新到相关的工作号，可以根据输入的航次，把原来业务数据中有相关航次的数据的开船日期更新为输入的。 编辑船期：在需要修改的船期打上勾，然后点编辑，会弹出修改的窗口，输入修改的数据，然后点保存。 删除船期：需要删除的船期打上勾，然后点删除。 25集装箱定义 增加集装箱定义：点增加按钮，会在集装箱定义列表中自动多一行，然后填入相应的数据，点保存按钮。 修改集装箱定义：双击集装箱定义列表中的方框直接进行修改，修改完后点保存。 删除集装箱定义：在集装箱定义列表中，单击列表的数据选中需要删除的集装箱定义，然后点删除按钮，再点保存。 26汇率 设置汇率数据时, 要注意源币种和宿币种的顺序， 颠倒后，会导致费用兑换错误。 增加汇率：点增加按钮，会在汇率列表中自动多一行，然后填入相应的数据，点保存按钮。 修改汇率：在汇率列表中的方框中直接进行修改，修改完后点保存。 删除汇率：在汇率列表中，在需要删除的汇率最左边的方框打勾，然后点删除按钮，再点保存。 27电子词典 使用电子词典窗口维护操作中用到的各种电子词典代码，电子词典代码包含的内容是操作时各文本框下拉列表中的内容。电子词典的操作窗口如上所示， 电子词典的种类很多，在树中所列出的项目为本系统的固定项目，不可增删这些项目，只可对这些项目的内容进行维护。大部分电子词典代码的内容，在本软件安装后已自动初始化，用户只要作适当的调整即可。 如需要增加电子词典中的包装类型的内容，单击包装类型，在包装类型右边会出来相应关于包装类型的数据，便可对包装类型中的数据进行增加删除修改操作，修改完点保存。 28 编号规则 自动编码规则为操作过程中出现的各种单证设定一个编码规则，以保证在制作此单证时可自动生成一个有规律的编码。 系统中的编号规则都设置好了，不能进行增加，只可以根据公司的情况进行修改。 如需要修改工作号中频海运出口的编号规则。 双击海云出口编号规则的内容，会弹出哪下窗口： 规则描述是指，在业务操作时选工作号时下拉框的显示数据。 编号规则中的HCtime,yytime,MMturn,4,MM，HC是公司自已设置工作号显示的前缀，time,yy表示显示两位年份，time,MM表示显法两位月份，turn,4,MM表示显示4位顺序号。 归零方式：按月归零一般是指到月初时工作号的顺序号从1开始计数。 28单证管理 公司各种海运提单，帐单的模板设置，系统中默认安装了一些船公司和航空公司的订舱单，还有其他一些标准的帐单，拖车单等。 28订舱抬头 订舱抬头是指公司有多个订舱抬头时，可以在这里设置好，在向船公司订舱时，发货人提单抬头可以根据这里设置的选取，避免重复输入。 深圳市中思資訊科技有限公司 物流实验室指导书 3.常用工具 常用工具主要包括档案管理和文件跟踪。 31档案管理： 档案管理是记录所有单票相关的文件，包括提单，帐单，拖车单等所有单证。如要查询某个工作号相关的文件，只要输入工作号查询，就会自动列出这个工作号所有的文档，这样企业在操作时可以把相应的文档电子化。 32文件跟踪: 记录和客户发生的文件来往的记录。 如记录发票什么时邮寄给客户了，通过哪个快递公司，客户什么时收到，是对整个公司文件的来往记录进行全程跟踪。 深圳市中思資訊科技有限公司 物流实验室指导书 4. 其他操作 41修改密码 当您使用系统管理员为您设置的密码第一次登录hotshot系统以后，我们建议您立即修改您的密码。单击左边工具条修改密码进入修改密码的界面。输入当前您的密码、新密码并确认一次，然后单击更新按钮保存。 如下图所示： 42客户资料 在资料管理中，客户资料是用户用得最频繁的一类资料，并且货代公司由于本身的业务特点，其客户类型很多， 因此在资料管理中，将客户资料列入功能列中单独分类管理， 共列出了13种类型的客户： 委托单位，收货人，发货人，拖车行等。系统中船公司，航空公司，订舱代理，拖车行，报关行这些客户资料是公用的，任何人都可以查阅。 点增加客户按钮，会弹出如下增加客户资料内容窗口： 客户类型是可以多选的，就是说一个客户可以属于多个类型。 如是发货人和委托单位，可以设置好业务员。 客户资料联系人可以填入多个，设置好后，在业务操作中，当选委托单位时，联系人可以进行选择。 提单内容：设置提单内容时可以根据发货人和收货人，通知人来设置，这样在业务操作中，当选委托单位时，提单内容的数据可以自动填充。 实验二 业务操作【实验内容】 业务操作【实验目的】1.掌握基础数据的编辑、处理与功能2.熟悉基础数据的【实验环境】SQL server 2000，国际货代操作软件。【实验课时】2课时【实验步骤和要求】二、业务操作 业务操作管理是本系统的重要组成部分。提供的业务操作有：海运出口委托、海运进口委托、空运出口，空运进口，拼箱操作，还有业务中关联到的陆运服务，仓储服务，报关服务等业务功能。提供提单输出和所见即所得的单证设计功能，用户可输出各类标准单证；实时反映各类委托的操作状况。提供灵活的业务环境设置功能，适用于各种业务模式；并为用户提供文件跟踪功能，操作日志，档案管理，以便用户适时掌握各类文件的当前操作状态。 海运操作主列表页面如下图： 颜色显示红表示收款完成，点船公司的链接，可以直接进入船公司网站，进行货物跟踪。 进行列表操作可以定义列的显示字段和顺序，列表中显示也可以进行分组查看. 海运出口操作流程： 海运出口操作提供对出口货物的一系列服务，包括海运服务及其海运出口涉及的其他委托服务，操作流程如下： 如何进行订舱委托操作？ 21录入基本委托信息： 在海运出口列表页面，点增加按钮，出来基本页面，如下图所示： 海运1. 如果这次订舱内容中的委托信息，客户信息等和原来的工作号相同，可以用基本页面中的copy工作号，选取要copy的内容，然后选取原来的工作号，点确定，就可以copy选中的内容，避免重复录入。 2. 基本页面中的黄色部分是必填项。 3. 工作号中的暂不生成，是指这次委托有可能客户要取消订舱,工作号在没有产生费用时先不生成，到了确定了，才选取工作号下拉框中的工作号类别生成工作号。 4. 委托单位的信息从客户资料选取，选取后相应的联系人，发货人，收货人，通知人中的提单内容可以自动生成，收货人和发货人，通知人，如修改了里面的数据，系统会自动比较，如发现修改的内容不一致，会自动往系统中插入一条数据。 5. 其他等 一些港口，品名等信息的补充录入，还有根据客户的服务要求选取勾选拖车报关等服务，然后点保存，基本信息创建完毕。 22录入船公司订舱信息： 客户委托确认后，就可以进行订舱操作了, 船公司确认订舱后，会给S/O号，和船公司核对截关日、船期、起运港、目的港等资料,核对完后然后再确认船期，将ETD/ETA信息也得到，然后录入系统，点保存。 23装箱 进入装箱页面，根据基本里面录入的柜型和柜量，输入箱号，封条号，件数，毛重，体积资料。 拷贝基本资料是指把基本录入的件数，毛重体积，毛重资料copy到装箱中。 平摊:是指把基本录入的件数，毛重体积，毛重资料根据箱量平均分摊到装箱中。 24其他服务委托 订舱和箱型箱量确定后，便可以进行其他服务委托了。 如客户需公司拖车及报关，请与客户确认做柜时间、地点、工厂联系人电话及报关方式（是一般贸易，买单还是转关），是否需要买单。把这些和客户确认好的系统录入系统。 拖车服务录入界面： 根据客户提供的资料（装柜时间、地址、联系人，电话等）,把资料录入到陆运中，录入完后生成拖车委托单给拖车部，同时将“S/O”传给拖车部。 报关服务录入界面： 根据客户的要求，把一些基本的报关信息补充完整。 25文件跟踪 单证文件的跟踪管理，进入文件跟踪页面，点增加，选择文件类型，输入文件的相关信息，保存即可。 在文件跟踪窗口下面的是相关的流转情况。例如什么时候取得该文件，什么时候将此文件发送 到什么地方等。 26提单输出 在各种基本资料录入完毕后，可以生成各种补料单，拖车单，报关单，hotshot货代系统中的单证系统是非常强大的，可以所见即所得，并可以在单证系统中直接进行数据修改，数据的增加，修改完毕进行保存，修改的数据可以直接存回系统中。 Hotshot系统中还集成了邮件系统，传真系统，档案管理系统，盖章系统，可以在输出的单证中直接调用各异系统进行操作。 如下图，输出的HBL提单补料 双击里面的元素，会弹出修改窗口，可以进行数据修改，单证的数据也可以进行拖动，进行位置的调整，点右建会弹出菜单，可以增行数据的增加等操作，修改完后点文件的保存数据可直接保存到业务系统中。 通过文件菜单中的打印，邮件，保存档案等可以进行一些其他操作。 27费用制作 费用制作分为应收和应付制作，应收是收客户的钱，应付是付款给船公司，拖车行等的款。 费用制作中的应收和应付可以单独制作，也可以在快速增加费用中一次制作完毕。 费用制作的汇率可以根据客户的要求进行设置，设置完后单票利润会根据汇率自动计算。 应收和应付制作完毕后，应进行审核，只有审核的费用在财务操作中才可以进行操作。 28帐单制作 帐单制作主要是生成对帐单，然后传真或Email给客户。 增加帐单：点+号会弹出如下制作帐单窗口： 帐单号是根据基础数据设置的编号规则中的帐单号自动生成。 选中结算单位，和这相关的结算单位的费用会自动打上勾，汇率可以根据客户的要求进行调整，汇率调整后，折算金额也会根据设置的汇率进行调整。其它相关信息确定没有问题后，点保存，。 帐单输出：帐单制作完成后，选中帐单列表的帐单，点中文或英文帐单，这可以根据客户的要求，生成不同的帐单，帐单输出确认没有问题，然后通过传真系统或邮件系统发送给客户确认，客户确认没有问题后，然后点帐单输出中的保存到档案，把帐单归档。 29评分 考试测试时，老师可以根据学生做的各种文件，主要是查看档案文件，学生一般做的各种单证都会归档，老师检查每个档案文件内容的正确性，然后进行打分和评论。 增加评分：点+号会弹出一个窗口，可以输入分数和评语。 删除评分：选中一条评分，然后点-号，可以删除评分内容。 实验三 财务与统计分析【实验内容】 财务与统计管理【实验目的】1.掌握发票制作、对帐、核销等财务操作方法2.掌握统计分析方法【实验环境】SQL server 2000，国际货代操作软件。【实验课时】3课时【实验步骤和要求】3. 财务操作 财务操作分为应收和应付款的操作。 应收款的操作流程：开发票，收款核销，核销后的款自动关联到资金管理和银行帐号的余额中。 应付款的操作流程：收到客户的发票，在对帐页面填充发票号，业务员请款，业务经理审批请款，财务安排付款和和核销，核销后的款自动关联到资金管理和银行帐号的余额中。 31发票制作 所有需要开发票的费用，都要经过审核才能开票。 发票制作： 在需要开票的列表中打上勾，可以选取多条不同币种的工作号进行开票，开票的金额会根据币种折算。选取列表数据后，点开票，会弹出开票窗口，输入发票号，点保存，发票生成。 发票打印：对已生成的发票需要打印时，在发票窗口，直接点输出，会自动生成税务发票模板,点打印就可对发票进行套打。 32对帐对帐是对应付费用的，是收到客户发票，把客户发票号填充到费用中去。 新对帐：根据上面的各种搜索条件，搜索需要填充发票号的费用，然后在需要填充发票号的费用打上勾，在填充发票号输入收到的发票号，确定无误后，点提交对帐，系统会自动生一个对帐批号。 33请款 请款是对应付费用的，是业务员对一些要付款的费用，提交过去给上级进行审批，上级确定后，财务才能够安排付款核销。 业务员根据列表中的搜索条件，搜索出相应的费用，在需要付款的费用前面打上勾，确定无误后，点提交请款，系统会自动生成一个请款批号，请款时间，请款人。 34请款记录 请款的审批一般是要业务经理或上级经理才可以审批。 请款记录是业务员申请要付款的费用，业务经理可以根据请款批号进行审批。 35核销 财务核销是指收到钱或付款给客户时，进行的一次费用操作。 根据搜索框中的搜索条件，搜索需要核销的费用