产品交付管理规定.doc

第三层次文件 修改标识：0受控状态受控分发编号 文件编号：QG/YP 3 30 002-2014 产品交付管理规定（D版）发布日期：2015年02月02日 实施日期：2015年02月02日 1 目的对产成品从出厂至客户接收的过程进行有效控制，确保产成品的质量，按期交付；规范由于运输过程造成的产成品残损而产生赔付的工作。2 适用范围适用于广西北海玉柴马石油高级润滑油有限公司（以下简称“北海公司”）所有向顾客交付的产成品的运输配送服务，以及配送过程造成的产成品残损而产生的赔付工作流程。3 职责3.1 销售部3.1.1 负责核实因运输造成的产成品残损的情况，并提出赔付建议。3.2 调度中心3.2.1 负责北海公司产成品的发运、交付。3.2.2 负责核实因运输造成的产成品残损的情况，并执行运输赔付审批结果。3.2.3 负责每月对产成品交付过程测量指标进行统计、分析。3.3 技术研发中心3.3.1 负责对不合格品制定处置方案。4 引用文件4.1搬运及装卸作业指导书4.2仓库管理规定5 术语和定义5.1 交付：指北海公司产成品通过最终检验后到顾客接收之前的交付活动的实施。6 工作流程（见后页）6.1产品交付工作流程图、产品交付工作流程说明。6.2 运输赔付工作流程图、运输赔付工作流程说明。7 记录7.1 出库单7.2 运输协议7.3 回执单7.4残损照片7.5运输过程残损赔付审批表7.6 回执单7.7 北海仓销售发货信息反馈表7.8 货物动态追踪表7.9 交付质量报告8 修改记录产品交付工作流程图职责岗位流程 作业指导书、记录等调度中心调度中心调度中心调度中心调度中心调度中心物流公司调度中心客户客户技术研发中心调度中心运输方式及路线选择6.1.1车辆调度6.1.2出库单打印6.1.3扫描出库6.1.4品种、数量核实6.1.5运输协议签订6.1.6在途追踪6.1.7到货核对6.1.8签收回执单6.1.9统计、分析6.1.10出库单运输协议北海仓销售发货信息反馈表货物动态追踪表回执单交付质量报告产品交付工作流程说明序号流程块工作标准期量标准6.1.1运输方式及路线选择调度中心综合管理员根据车辆调度满载的原则（即在不超载的前提下，尽量让车辆满载）选择运输方式及制定路线。6.1.2车辆调度6.1.2.1 综合管理员根据已确定的运输方式和路线进行车辆调度，车辆调度遵循比价原则（即对价格进行对比，选用同种前提下价格最优的原则）。2天内车辆调度到位6.1.3出库单打印综合管理员把销售订单递交统计员，由统计员打印出库单。发运前一天6.1.4扫描出库仓管员根据出库单，安排发货库位；发货员根据出库单据扫描相应品种、数量。搬运工按搬运及装卸作业指导书将产品装车。6.1.5品种、数量核实调度中心统计员核对物流条码系统的发货品种、数量。 6.1.6运输协议签订调度中心统计员代表公司与承运公司签订运输协议。运输协议每车一签，协议内容包括货物名称、数量、重量、运费、车牌信息及到货日期等。6.1.7在途追踪6.1.7.1 如客户对货物交付时间没有要求，则按照之前公司与承运方签订的交付周期到货。7.1.7.2 如客户对交付时间有要求，则按照客户要求的交付日期到货。货物发出第二天，综合管理员在OA发布前一天的北海仓销售发货信息表。核算员则根据物流公司反馈的信息填写货物动态追踪表。如果运输途中发生交付时间延误，由管理员及时通知销售部，再由销售业务员把信息反馈给客户。6.1.8到货核对6.1.8.1 到货后，客户核对货物的品种、数量，检查外观质量，并对实际到货时间进行确认。6.1.8.2 因运输过程造成的货物破损，客户在回执单上说明破损的数量、品种。6.1.9签收回执单6.1.9.1 收货后，客户根据回执单的要求进行签收，并把回执单与破损的货物寄回发货单位。6.1.9.2 如涉及产品包装质量或油品质量而拒收或赔偿的信息收集后反馈至技术研发中心，由技术研发中心分析、视情况严重性处理。6.1.10统计、分析6.1.10.1 每月末，核算员对物流公司的到货周期、到货质量（货物是否漏油、破损、变形）、是否产生超额费用以及交付率、赔付率进行统计、分析，最终形成交付质量报告，并把交付质量报告反馈给研发中心质量组、物流公司。6.1.10.2 每天，核算员把实际交付情况维护到货物动态追踪表中。每月末运输赔付工作流程图职责岗位流程作业指导书、记录等销售部销售部调度中心技术研发中心生产副总调度中心残损核实6.2.1赔付申请提出6.2.2审核6.2.3审批6.2.4执行6.2.5残损照片运输过程残损赔付审批表回执单运输赔付工作流程说明序号流程块工作标准期量标准6.2.1残损核实6.2.1.1 集装箱运输产成品残损（错发、漏发及破损）由市场经理核实，并附上残损照片，提出赔付意见。6.2.1.2 汽车运输由承运司机现场开箱核实产成品残损数量。6.2.2赔付申请提出驻外大区主任核实残损情况后，需要进行赔付的填写运输过程残损赔付审批表。6.2.3审核6.2.3.1 调度中心副主任对回执单或运输过程残损赔付审批表进行审核，并签署赔付意见。6.2.3.2 如涉及产成品包装质量造成而需赔付物料的，尤其是需要重新包装的，需经过技术研发中心审核后才能发出。6.2.4审批生产副总在回执单或运输过程残损赔付审批表