公司行政费用管理规定.doc

沃动时代（北京）国际体育有限公司行政费用管理规定为加强行政管理，有效控制相关费用支出，根据财务会计法规及相关规定，特制定本规定。一、 出差管理规定1、 出差申请与批准： 员工因公出差，须事先填写出差申请表，注明预借差旅费金额，按如下权限进行审批流转：国内因公出差，员工的出差申请表由所在部门经理提出意见，报分管副总审批；部门经理以上（含部门经理）人员的出差申请表须经副总经理批准。国际因公出差，完成与国内因公出差相同申报程序后，由总经理最终批准。2、 出差车船机票、住宿的预订：为统一管理、节省差旅费开支，除特殊情况外，原则上往返所需车船机票及住宿的预订由行政部负责办理。3、 差旅费借款：出差人员凭获得批准的出差申请表到财务部办理借款。财务部审核出差申请表审批手续，手续符合本规定予以办理借款。4、 差旅费标准：1) 出差住宿及伙食补贴标准：地区类别级别住房最高标准(元/人/天)市内交通费用(元/人/天)伙食补贴标准(元/人/天)国内直辖市、计划单列市、沿海省会城市副总经理以上700实报100部门经理以上45080其他人员25060其他地区副总经理以上600实报80部门经理以上35050其他人员20030国内欧美发达国家副总经理以上1000实报400部门经理以上700200其他人员500150发展中国家副总经理以上700实报200部门经理以上450100其他人员25080说明：表中所列出差地住宿及城市内交通费为限额标准，在限额内凭 票报销。超支部分需说明理由并经总经理批准。2) 随同公司领导出差人员原则上按较高一档次报销住宿费。3) 房交会、旅游城市旅游旺季或其它特殊情况，住宿费可能超过本规定标准，届时以办公室确认的指导价格为准。4) 除副总以上人员，单人或异性同时出差等情况外，一律不住单间。5) 根据需要，出差人员可选择经济、快捷的交通方式。除正副总经理外，其余人员原则上不准报销火车软卧车票、轮船一等舱票。特殊情况，须事前报总经理批准。6) 出差人员伙食补贴天数按实际出差天数计算。7) 参加各种短期会议、培训等活动的人员，住宿及伙食补贴标准均按各会议、培训班具体规定执行。会议未作安排，凭会议证明按本标准办理。8) 出差期间有报销餐费的，不再发给伙食补贴。9) 出差人员往返机场、车站的费用凭票据按实报支。若为公司派车，则不予报销交通费。10) 出差人员需要派长途车，应提前一天由部门负责人填报派车单，经分管领导提出意见，报总经理审批后，行政部方可派车。5、 差旅费报销：1) 员工应于出差回公司后两周内办理差旅费报销及借款冲销手续。2) 行政部手续：通过行政部预订的北京始发机票及住宿票据交行政部签章确认，若实际支付金额与票面金额不同行政部应注明付款金额。自行订住宿票据交由行政部根据本规定标准和按各地当时市场价格水平核定可准予报销的金额并在发票上签章注明。3) 按开支发生金额填制差旅费报销单，部门经理以下人员由部门经理审批，部门经理以上人员由分管副总审批。若开支金额超过本规定标准，须报总经理审批签字。开支金额超过本规定标准未获批准，报销金额按本规定标准填写。4) 财务部手续：报销时，应提交差旅费报销单。财务部按本规定审核开支标准、所附票据及审批手续后，计算伙食补贴，一次性结清差旅费借款，办理报销及冲账。5) 报销附件要求：合法有效的正本发票，参加会议、培训班有关文件。6) 差旅费借款者应在每次出差回公司的两周内报销结清，不应无故拖延。有借款超期未结清者，不得再办理借款。财务部对超期差旅费借款人可通知行政部，直接从其工资中扣除。差旅费借款年底必须结清，不得跨年度。7) 差旅费在本规定标准内，按票据实报实销，超过标准部分自理。差旅费超标准的开支原则上不予报销，特殊情况的须报总经理审批。8) 员工出差期间所发生的招待应酬费用，应与差旅费用分开填报，并按应酬费用开支管理办法审批，同时报销。6、 其它：常驻人员（一个月以上）住宿、交通及补贴费标准，采取包干形式视情议定。二、 招待费用管理1、 厉行节约，严格控制宴请的次数、规模、人数和标准。削减不必要的接待费用开支。2、 客人接待原则上采取对等接待，根据客人身份和来访目的及内容，由相关部门负责接待。综合性接待由行政部负责。3、 部门报销接待费用，需填写审批单，说明接待事由、接待人数、陪同人数，由总经理审批。4、 财务部对不符合规定、审批手续不全的接待费用不得予以报销。 三、 日常办公费用管理1、 本文所称日常办公费用系指除低值易耗办公用品以外的费用，低值易耗办公用品费用的管理另行规定。2、 办公用品一律由行政部负责购买，各部门不得自行购买。3、 各部门需要添置办公用品时，应填写办公用品申报单，经行政部经理审批后，由行政部负责购买。4、 行政部购买办公用品时，需做到货比三家，物美价廉，经验收后，妥善保管。5、 各部门日常办公用品费用开支，按年度预算控制执行。6、 公共区域的办公用品，由行政部负责管理，严格控制费用。7、 各部门需印制名片、报表等有关资料，应提供样本，提出申请，经部门负责人审批后，由行政部统一办理。8、 各部门打印、复印有关资料，要严格按照相关制度执行，费用由行政部严格控制。四、 市内交通费用 严格控制计程车费用，遇特殊、紧急情况方可乘坐计程车，报支费用时需说明事由，并按公司审批流程办理手续。五、 费用报销程序1、 费用报销严格执行本规定，按照先审批后报销的程序办理。2、 凡符合本规定并有正式票据，由经办人申请，并按公司审批流程规定权限办理审核、审批手续，财务部根据核准的费用报销凭证，及时予以支付报销。六、 其它1、 本规定为财务管理制度的附属内容