对企业年鉴条目编写的几点看法.doc

企业年鉴条目编纂存在问题及改进措施以茂名石化年鉴为例茂名石化公司办公室 董章裕 内容提要：以茂名石化年鉴为例，指出条目编写过程中的常见问题，归纳出选材、撰写、编审方面的问题。提出科学选材、正确表述、严格把关的措施。条目是年鉴的主要表现形式，是年鉴信息的主要载体，条目质量的高低，直接关系到整部年鉴的优劣。编好年鉴条目要从选材、撰写、编辑上下功夫，本文试以茂名石化年鉴为例，谈谈企业年鉴编纂方面存在的问题及改进措施。一、企业年鉴条目编纂中常见问题在编纂茂名石化年鉴中，笔者发现条目的撰写中有如下共性问题：一是大事漏掉小事却上。某单位当年发生了重大安全事故，有极其深刻的教训，撰稿人却有意回避不写，但却把一些琐事写上了：如某职工获企业征文奖；不大的领导到厂里参观；召开某讨论会；举办某项文体活动等。二是象总结材料。这种在综述性条目中最明显，有的撰稿人只是不上一年工作总结简单改一下就变化年鉴的内容了。三是释文穿靴带帽。如释文开头总是“以为指导，按照公司的要求，认真贯彻工作方针”。几乎所有车间单位的条目开始都有这句话。四是释文中加导语。如财务部门的“加强资金管理”条目，一开头先解释一下资金管理的重要性；又如“加强成本管理”条目，一开头写上：“成本是企业立足之本、发展之源，成本管理是企业日常管理的核心”。五是未完成的工作也编上。如释文中出现“预计”、“目前这项工作正在进行之中。”甚至下一年的工作也说。六是内容空泛。一些单位撰写的条目干巴、空洞，实质意义的东西少。七是标题长。如“集团公司开展年度安全大检查，公司高度重视自查自改及查出问题的整改工作”；“加强制度建设，落实制度责任，促进管理到位”；“理顺治安保卫组织机构，健全组织，落实治安保卫责任”；“抓住重点、攻坚破难，为全力拼抢工程进度扫清障碍”等。八是语体文学色彩浓。如“炼油主要技术经济指标勇攀历史高峰”；“女职工业余学校办得有声有色”；“对特殊困难群体关怀备至”；“让埋头苦干强化管理的典型成为明星”、“新拖轮首次挺进海南洋浦港作业”、“改变了过去陪太子读书的输油方式”等。九是标题不醒目。如“加强”、“加大力度”、“努力”之类。十是象记流水账。如单位某月某日开展了什么活动，做了什么工作，用序号表示出来。十一是有违反政策规定之嫌。如某部门某条目的内容是加强与地方联系，为企业争取少交部分税金。十二是有泄密之嫌。如某部门的写做好复转军人稳定工作的内容，正文中引用了上级下发做好军转干部稳定工作两个文件名称（这两个文件名称就是要保密的内容）。还有某部门写了 “军用油管理”条目，里面详细写出了全年生产军用油数据。按国家保密局规定，“军用石化产品的产量、储备和运输计划及执行情况”属机密级事项。写这样的条目就可能出现泄密问题。十三是前后数字不统一。这在不少单位的来稿中存在。以上十三方面的问题归结起来是三方面的问题，即选材问题、撰写问题、编审问题。在选材方面，撰稿人把握不准，出现了“大事漏上，小事占位”情况；在撰写方面，由于撰稿人对年鉴编写知识不精通或概括能力、文字表达能力不强，而出现了相当多的问题；在审核方面，由于初级审核水平有限，因而没能把好政治关、政策关、保密关，使条目出现了一些严重的问题。二、提高企业年鉴条目编纂水平的措施针对以上存在问题，提出以上改进措施：1、科学地选材。企业年鉴是企业的信息总汇。但这信息不是包罗万象的，所有信息的都要有上，而是要选择有价值的信息。因此科学地选材十分关键。笔者认为，企业当年发生的“大事、要事、新事、特事”，才符合上条目的条件。一是上“大事”。每个企业当年都会有一些大事。所谓“大事”，是指规模大、影响大或决定全局的事。比如2006年，茂名石化提前建成全国首座100万吨/乙烯改扩建工程并成功投产，这就是2006年茂名石化的大事。茂名石化年鉴（2007）就要浓墨重彩地反映这一大事，在条目设置和内容方面要充分体现。又如2007年，是茂名石化的“管理效益年”，公司提出了成为中国石化炼化企业效益排头兵的目标和“优化生产、细化管理、深化改革、强化科技”的工作方针以及“管理出效益，从严管理出大效益，精细化管理出最大效益”的理念，茂名石化人经过奋力拼搏，终于成为中国石化炼化企业效益排头兵，实现苏树林总经理到茂名石化调研时对茂名石化提出的“保安全，站排头”的要求，这一谱写了茂名石化历史新篇的大事，在茂名石化年鉴（2007）中就是主体内容，公司机关部门和各二级单位甚至车间确立条目时都要围绕这一大事来设置。二是上“要事”。“要事”是指意义重大、影响重大的事情。大事肯定是要事，但有些不是大事的事情也是要事。比如企业某项制度的出台，直接影响职工的切身利益或指导今后一个时期的工作，这项制度在当年不一定算得上是大事，但绝对是要事，它在年鉴中应占有一席之地。如2007年，中国石化对有关群体利益进行了调整，各直属单位都制定了有关群体利益调整方案经总部审批后实施，有关利益调整的内容就要在当年年鉴条目中有所体现。相反，象一些本单位的日常政治学习、工作例会、文体活动等，对全局或中心工作没有多大影响的事情，就没必要立一条目编入年鉴。三是上“新事”。“新事”是指企业当年产生的新生事物、新颖做法、新鲜经验以及新荣誉、新产品、新技术、新项目等。比如，茂名石化2007年全部生产高标号汽油、开发了化工新产品、开发了新终端用户、评为全国劳动关系和谐企业等。这些新事就要在年鉴条目中反映出来。四是上“特事”。“特事”是指非同一般的或有特色、有特点的事。因此能反映企业年度工作特点、行业特色以及不同寻常意义的事情，都可以设立条目。这里说一下负面信息，其实，一些影响较大的负面信息也可归入“特事”，很多撰稿人一般忌讳或不敢将这些“特事”选入年鉴。笔者认为，从历史负责的态度看，影响大的负面信息也应编入年鉴，但要注意表达方式。比如单位发生了重大安全事故，你包也包不住，想回避也回避不了，而且对我们石化企业来说，一些安全事故最有鉴戒价值，将其编入年鉴，正是警醒今人和后人，也为日后查资料提供了方便，其作用不是一般的正面信息所代替得了的。掌握以上选材原则，对该不该上条目或确定条目的内容，就心中有数了。以上列举的一些问题，反映了撰稿人在选材方面的欠缺。因此，对撰稿人进行年鉴知识培训，或者组织他们探讨条目的设置及内容，也可在年鉴编辑出版后组织他们进行条目案例分析，提高撰稿人的选材能力，都是十分必要的。2、正确地表述。选好材料后还要靠正确的表述。正确的表述提高年鉴条目质量的关键，在前面列举的例子中，有不少问题是表述不准确或不正确。因此，提高撰稿人的表述能力十分重要。如何正确地表述，笔者认为要从三方面着手。一是提高概括能力。年鉴材料大多来源于各单位的工作总结，但与工作总结绝对不是同一回事。特别是编写综合条目时，一定要摒弃“开中药铺、记流水账”的写作方式，在概括、提炼上下功夫。比如某单位撰写“挖潜增效”的条目，撰稿人罗列了不少挖潜增效的措施，但始终没有一个总体的数据，这样表述是不行的。概括要体现在主题的提炼、措施的简述、效果的综合、文字的简约上。开头不用导语，最后不用结语，那些穿靴带帽式的语言更不必要。在字数上，综合条目控制在1000字以内，专题条目控制在300500字内。二是注重详细得当。年鉴条目要在有限的篇幅里，给读者提供有价值的信息，就要做到详略得当，即读者关心的事要详，与企业中心工作密切相关的事要详，事件的核心内容要详。比如某保卫部门撰写本单位工作时，罗列了一大堆日常工作（为单位办理车辆年审多少份、开展治安巡查多少次等），而如何做好厂区保卫工作、如何做好治安综合工作方面的内容却很少提及，这就是该详细的没有详细，该简略的没有简略。又比如，在撰写经济考核措施文件条目时，职能部门撰写这一条目时，对新的考核措施出台的背景、意义都写得很详细，但具体考核内容却一笔带过，这也是喧宾夺主的。因为读者更关心的是考核的具体内容，考核的措施跟上年有什么变化。这些内容应该是着重写，而出台考核措施的背景、意义应略写甚至不写都可以。三是精心编好标题。标题的条目的“眼睛”。透过标题，读者可以领略到条目的主旨和精髓。所以撰稿人一定要精心提炼标题。拟定标题一定要简单、醒目、朴实。首先标题要简单。标题文字不能多，要用短句，尽量用一句话来表达，而且这句话最好不要超过1314个字。比如上面提到的“集团公司开展年度安全大检查，公司高度重视自查自改及查出问题的整改工作”这个标题，就可改成“安全迎检工作准备充分”。其次是标题要醒目。如“物资采购节约资金2.04亿元”就比“降低物资采购成本成效显著”要醒目得多。标题要做到醒目，就要尽量避免使用复句，而且尽可能采用主谓结构、动宾结构，结果有数字的尽量在标题上反映出来。再次是标题要朴实。有些撰稿人喜欢在标题中用形容词，形成“工作（业务）+形容词”的句式，如“节能减排工作创新水平”、“工程建设进一步加快”，这无可厚非。但用得太多、太滥就不好了，还不如去掉修饰成份，用简单朴实的标题，如“节能减排”、“工程建设”，这样用鉴的人更方便查阅、更容易对照比较。3、严格地把关。年鉴是众手成书，撰稿人的编写水平参差不齐，这就需要编审人员层层把关。编审人员需要把好那些关呢？笔者认为要把好政治关、政策关、保密关、文字关。首先要把好政治关。编纂年鉴一定要遵守政治纪律，绝对不能犯政治错误。各层次的编审人员一定要有政治意识、政治敏感度。比如香港、澳门、台湾不能与其他国家名称并列，在涉及这些名称时要使用“中国香港”、“中国澳门”、“中国台湾”。其次要把好政策关。“政策是和策略是党的生命线”。做任何工作都不能违背党和国家的方针政策。有些工作从局部看是成绩，从全局来看可能就不一定符合政策。比如财务部门每年都提到合理避税问题，这是打政策法规的“擦边球”，是不能作为一大成绩写入年鉴的。编审人员一定要把好这个关口。第三，要把好保密关。石化企业既有国家秘密，也有商业秘密，还有工作秘密。有些撰稿人对保密工作不了解，把涉密的内搬上了条目也不知道，这就要要求编审人员要进行保密把关，凡涉及国家秘密、企业商业秘密和工作秘密内容的慎重对待，要么不能立为条目，确实有必要编入年鉴的，要采取技术处理