基层团组织信息化管理的分析与建议.doc

基层团组织信息化管理的分析与建议随着网络信息技术的发展，尤其是物联网、云计算和新型数据中心等关键性技术突破，信息化进程已经进入到智慧化、市场化、标准化、规范化和安全保障法制化的新阶段。由此带来了一系列新的革命，如厦门首创了智慧城市模式，基于智慧医疗、智慧安防、智慧安居等信息化的社会管理模式，在全国15个试点进行全面推广；再如CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助生产）、MIS（管理信息系统）等信息技术的普及，实现了企业智能化生产和内外部信息的共享和有效利用，极大提高了企业的经济效益和市场竞争力。在行政管理层面，电子政务的广泛利用，颠覆了传统的政府管理理念、管理体制和管理方式，其实质是一场深刻的政府行政管理模式革命。团组织作为党领导下的群众组织，既有组织性，又有群众性，有着政府行政部门和社会团体的双重身份，组织管理的难度更大。一方面是各级团组织之间上传下达的行政命；另一方面是群团组织与普通青年的相互吸引。两种截然不同的管理模式造成团组织管理，尤其是县、乡两级的基层组织管理在多元化理念的时代中，遭到了较大的冲击。信息化改革是团组织焕发生机的难得机遇，也是团组织管理改革创新的必由之路。本文以探索信息化管理应用为出发点，从衢州市基层团组织管理入手，着重分析基层团组织信息化管理改革的现状、问题，并探索解决思路。1.衢州市基层团组织管理现状1.1组织基本情况到2012年底，团衢州市委下辖2449个基层团委，23个基层团工委，335个团总支，4068个团支部。其中县级团委6个，乡镇（街道）团（工）委107个，行政村（社区）团支部1814个。管理团员青年19.7万人，团干部3600人。同时还要管理少先队、青年企业家协会、志愿者队伍等组织。1.2组织管理信息化水平目前，衢州市团组织信息化管理主要采用四种方式：一是信息公开系统。即门户网站和微博平台。仅有6个县级团委有独立的门户网站，大多数团组织依托个人微博作为本单位信息公开平台。二是独立的业务信息系统。目前普及使用的信息系统仅有针对团员和团干部管理的共青团基本信息管理系统，基本做到了联网，但只是垂直管理，不能横向查询。三是电子政务平台。基于衢州市行政部门办公的公文交换阅办系统，不属于团组织专用的政务平台，只延伸要乡镇团委，没有覆盖基层团支部。四是沟通交流平台。主要是通过各级基层组织自主、自发建立的各类手机、QQ交流平台，使用数量未作详细统计，覆盖面较广但没有进行统一管理。应该说，衢州市团组织信息化管理尚属于基本空白阶段，信息化水平较低。1.3 组织管理信息化存在的主要问题衢州团组织信息化建设和应用水平相对于发达地区或者其他政府主要部门来讲，存在很大差距，不论是在开放性、交互性和协同性等各个方面，都需要加强。这与地区信息化程度有关，也与团组织职能弱化有关。1.3.1 信息化建设中存在的问题受区域经济发展状况、信息化建设投资力度、技术人员水平等条件限制，衢州现行团组织团里运转模式还难以完全适应信息化要求。具体存在以下几个方面的问题：一是硬件条件落后。从基层团组织管理系统信息化建设来看，县、乡两级的电子信息化整体水平尚可，计算机和网络建设比较健全，基本可适应信息化管理的需求。但村级团组织由于经济实力、办公场地等限制，没有配合专门的计算机或者没有联入网络，给信息化管理的全面推广带来很大影响和阻碍，一定程度上影响这整个团系统整体信息化建设进度。二是信息化意识不强。除县级团委相对独立外，团组织一般由同级党委统一管理，部分党委领导习惯于封闭式、纵向式、命令式的政务运作，对组织管理信息化的理解不深，尤其是部分老一辈领导，认为电子政务比较虚，运作起来不踏实，习惯于老一套的工作方式，不愿意尝试新的管理方式，对信息化管理的支持力度不够。三是缺乏明确的法律效应。从目前尝试的各种政府机关电子政务系统来看，部分法律制度没有健全，网上办事的政策规定、办事程序、审批环节等法律效应难以让服务对象相信。团组织也是如此，有乡镇团组织尝试使用网上审批新发展团员、审查助学对象门槛，但也因为数据真实性遭到质疑而无法推广。四是联网难度大。由于团工作涉及的对象分散，点多面广，如助学、小额贷款、组织活动许多工作涉及的服务对象有交叉、重叠，需要建设统一的数据库，甚至有时候需要和其他部门的数据共享，这种跨部门、跨区域的联网，既要考虑到数据库构建问题，也要考虑到网络安全问题，存在一定难度。1.3.2 信息化管理中存在的问题。在衢州团组织推行信息化管理的过程中，普遍反映就是一个字难。从实际看，团组织管理信息化确实较其他行政部门会遇到更多的问题。具体有：一是信息采集难。信息化管理的基础就是需要一个庞大的数据库，需要由相关工作人员录入。而团系统人员严重不足，且多为兼职人员，不少团干部往往从事3个以上岗位的工作。以衢州市为例，3600名左右的团干部中，有将近3400名存在不同程度的兼职；在团组织格局创新以前，乡镇一级的团组织基本上只配备1-2名团干部，村级团组织半数以上呈瘫痪状态，采集有效信息难度很大，录入信息时间较长；即便通过专项工作部署，能建立初步数据库，也因管理跟不上，造成网络资源陈旧、更新缓慢、可用数据少，无法真正用于部署工作、推进任务。二是过程监督难。现行体制，纵向层级很多，从村级或者社团层面的团组织到达团市委的过程中，需要经历乡、县两级，一些部门附属单位的组织向上反馈信息的层级更多，信息容易衰减和失真；同时，一些业务处理过程，尤其是诸如吸收团员等法律条文有明确规定的事项，过程过于独立，信息传导不畅，不能实施有效监督。部分信息如团员基本信息由于涉及个人隐私，不宜过度公开，相对孤立存在，信息的真实性无从考证，信息增值利用和决策参考价值没有得到充分体现。三是提供服务难。团组织的很多工作涉及到与多个部门的协同配合，如果采用信息化管理流程，部分需要到其他部门办理的环节将会脱节，很多管理信息仍然以来人工传递，难以切实提高工作效率。同时，由于信息化受理需要服务对象首先使用信息化受理平台，对偏远山区、贫困地区难以实施，客观上收窄了服务面，与团中央“两个全体”的思路相违背，实际操作中还需要提供人工服务，导致重复性劳动增多。2.衢州市基层团组织信息化管理推进方向从目前来看，衢州市基层团组织全面实施信息化管理的难度很大，制约因素很多，可操作性不强。与此同时，信息化建设又是组织管理工作未来发展的必经模式。在这样的局面下，要推动基层团组织管理工作升级进档，步入发展快车道需要我们进行统一规划、分步实施、有序推进。2.1 强化调研，尊重实际，准确把握团组织信息化需求管理信息化建设没有固定的体系和模式，不同群体、不同组织对管理信息化的需求不同。从信息化程度发达的国家和地区组织管理需求看，信息技术的应用也不再局限于某一独立的信息管理，或单一的服务群体，也应用于业务办理以及信息服务等方面，趋势是横向和纵向共同拓展。2.1.1 多元化社会，呼唤智能化信息查询平台社会的多元化，带来团组织服务对象的多元化。相似人群的集聚效应日益明显，主要表现为青年群体自发寻找兴趣爱好相同、年龄结构相仿、价值取向相似的群体。提供一个诸如QQ分类查找、淘宝分类查询模式的青年信息查询平台是团组织服务对象的迫切需求。2.1.2 信息化时代，呼唤即时化信息处理系统即时信息获取是信息化时代下团组织服务对象的又一重大需求，也是组织管理信息化建设的重要内容。信息时代，及早的获取即时信息，有利于进行科学商务决策，提高招工就业效率，了解时事动态，这些方面的需求对即时化信息处理系统、发布系统提出更高要求，靠既有的信息开放平台难以实现。2.1.3 创业型青年，呼唤综合性技术服务平台创业青年群体是团组织服务对象的重要部分。这部分对象在完成自身社会经验、阅历积累后，具有强烈的创业愿望，但又缺乏相应的专业、管理知识。综合性技术服务平台不仅要能对技术服务进行自动筛选，还要具备交互性，在提供共性服务的同时，兼顾个性问题的解决。2.1.4 效能化部门，呼唤便捷式电子政务手段对团组织自身来讲，传统的业务办理存在很大的局限性。诸如助学、助医等自上而下的常规工作，传统的业务办理手段周期长、信息滞后，往往因办理不及时导致部分人群无法及时享受正常服务，得到应有资助。发达地区已经形成了各级团组织、青年自组织、普通青年的电子信息交互平台，提供信息化业务办理服务，构成了一种纵横交织的关系，流程内的每个单元都能通过电子政务平台直接连通，各元之间又彼此相连，高端单元还能全面了解各元的信息情况，从而构建了集管理、审批、服务为一体的电子政务体系。因此，为了加强团组织的工作效能，迫切需要便捷式电子政务手段。2.2 遵循规律，循序渐进，理性推进团组织信息化建设信息化构建难、普及难、运用难的特点决定，我们不能急功近利、盲目追求，而是应从调查研究做起，以尊重实际为根本，以夯实基础建设为前提，以管理实效为目标，促进各级团组织对信息化管理的适应性提升。倘若一味的追求表面形象建设，那么势必会造成组织管理信息化系统建设成为一个毫无内容的空壳，对有限的资源造成巨大的浪费。一是要合理规划信息化系统的应用范围。针对不同的地区，不同层级的组织机构，采取不同的要求。在经济条件较好、人员素质较高的城区、街道、社区优先开展组织管理信息化试点，在偏远山区短时期内依然采取传统的管理模式；对流程简单、管理简便的业务优先实施信息化管理，避免不务实、追求全面建设的不良现象，对操作复杂的业务不要全面依赖计算机的自动化处理功能，避免将信息化建设面覆盖过于宽广。二是要稳步推进信息化系统的建设时序。按市、县、乡、村（社区）、社会自组织的逐级建设时序，逐步推广信息化管理模式，先期尝试市、县的组织管理信息化，在信息技术应用实践过程中，不断发现问题、解决问题。比如档案建设过程中，先要求县级机构建立电子档案，县级以下仍然采取纸质档案为主，条件成熟再向下推行，尽可能让基层组织管理信息化建设少走弯路。三是要大力保障信息化系统的建设经费。信息化建设是一个系统工程，需要投入大量的人力和资金，建设过程中要充分考虑建设经费筹集问题。经费问题上，要千方百计争取支持，县、乡两级基层团组织可采取“三个一”模式：即上级支持一点，由团市委向上争取信息化建设专项资金，在服务器、电脑、网络安全设备等硬件配备以及上给予相应支持；财政负担一点，由同级党委列支一部分专项经费用于人员培训和数据库建设；社会赞助一点，发挥团组织“没钱也要办事”的优良传统，向社会募集一部分资金，用于系统日常维护。2.3 科学评估，务求实效，注重信息化建设投入与产出信息化建设是依赖于自动化技术实现个性化管理运作的工程。对目前计算机技术与信息化管理系统的特殊复杂性，完全依据外包管理或充分利用内部能力进行开发建设显然是不科学的。因此，为了促进团组织实现适度投入的信息化建设管理我们可以采用内外统筹结合的模式，通过外发附带使用要求的软件设计方案，寻求软件设计单位，充分保证信息化系统的科学性和实用性；同时还要构建一支具有一定规模的信息化人才队伍，发挥信息化系统的最大使用效能，采用对外合作、强化内部建设的共同提升使团组织管理信息化建设呈现多元化、科学性、系统化的创新发展。同时在实践中我们还应充分注重信息化管理投入与产出的科学评估，采用定性与定量相结合的方式，稳固持续投入、量力而行，使信息化系统建设的成本及维护投入在科学的配比下促进组织管理信息化建设效益的全面提升。3. 加快实现衢州基层团组织信息化管理的建议措施 以为团组织管理工作规范化和高效率服务为宗旨，建立组织登记查询管理系统，社会组织、青年群体共同参与、共同使用、共同分享、互动交流的信息平台和电子政务信息服务体系。3.1 优化改进组织登记查询管理系统以现有的共青团基本信息管理系统为依托，进一步完善团组织、团干部、团员青年的信息查询系统，不仅要实现纵向管理，还要争取横向互通。一是要建好两个数据库。数据是信息化运用的直接结果，也是发挥信息技术巨大作用的先决条件。现代信息技术没有数据，再先进的网络、软件就如同武器没有弹药一样发挥不了作用，因此，必须优先建好两个数据库。第一，组织主体数据库，类似于日常生活中的“户口”。包括团组织成立信息、成员信息和相关主体活动行为的信息。具体来讲，需要有各级团组织的管理层、服务层的总体信息，开展工作的实时信息，对尚无条件进入该信息系统的地区要建好独立的数据档案，随时准备加入信息系统。第二，团组织荣誉库，类似于日常生活中的“名片”。包括团组织获得的各类荣誉，受到的各项表彰以及服务群体中优秀代表信息。两个方面的内容必须保持完整，尤其是荣誉库，要局部公开，横向能够查询、展示。二是要随时更新信息。要根据实际工作情况，及时更新数据，实现动态管理，较好的反应各级团组织人员的变化、最新的工作动态。上级团组织可根据信息查询管理系统，随时发现各级团组织工作过程中存在的问题，团员青年的流向以及部署工作的开展情况，实现数字化督查。三是要确保数据安全。数据库涉及的部分是敏感信息，尤其是个人信息，要注意保密。认真做好网络和计算机的管理与维护、信息系统的安全备份、计算机病毒防范等工作，严格把关上网信息的内容和范围，有条件的还可以建设专用的管理网络，做到业务计算机通过内网联接，确保信息安全。3.2 全面扩大开放式信息交流平台自媒体时代给信息交流带来极大的便利，要充分发挥好门户网站、手机和即时通讯软件的作用，发挥微信、微博的优势，全面扩大信息交流平台，覆盖更多的服务对象。一是建设团组织业务在线交流渠道。各社会组织负责人、专职工作人员、政府管理机关人员通过平台实现工作在线探讨，为团组织经验交流提供最便捷的途经。二是是建立团组织活动宣传平台。正常化运作门户网站，有条件的地区可以通过县级门户网站的服务器为下级团组织提供二级网站，同时建立组织活动报送机制，做到团组织开展的全部主要活动都在网站集中展示，形成了组织活动情况信息库，解决宣传问题。三是建立管理工作信息即时传达渠道。在信息平台中建立了管理工作通知系统，通过此系统，有关管理工作的政策要求，不再以寄信的方式将文件送给社会组织，而是通过手机短信、电子邮件、传真等方式在第一时间让社会组织收到，建立了政策信息的快速传递渠道。3.3 重点突破团组织电子政务普及化团组织管理的对象多，类型广。传统模式下，各团组织在办理具体业务和提供服务过程中经常有不同的理解和做法，存在“一个规定，不同操作”的多种作业流程。通过信息化建设，分析设计各项业务的科学流程，规范操作程序和执行标准，并按照相关规定分设每个环节的职能和任务，从而实现计算机系统统一操作，减少人为因素影响，促进团组织服务水平提升。一是认真设计工作流程。应用流程再造的基本理论，一方面从外部审视团组织管理、服务活动，分析和诊断现行模式的不足，在充分