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- 8 - 海口市飞皇科技有限公司用友培训教材 TONG管理软件教案 总帐报表第一讲 系统初始化一、 启动TONG管理软件两种方式。1、 在桌面双击系统管理2、 单击开始程序系统管理3、 建立符合本单位的核算帐套完成本步操作系统管理中进行。 *操作流程* 启动系统管理模块设置操作员新建帐套设置操作员权限启动其他系统1、 进入系统管理：双击系统服务双击系统管理单击任务栏上的系统管理单击系统菜单下注册以系统管理员（Admin）身份注册登陆注：系统管理员的密码为空单击“确定”2、 设置操作员：在系统管理窗口单击权限菜单下操作员点击“增加”录入操作员编号及姓名点击“增加” 点击“退出”。3、 建立帐套：在系统管理窗口单击帐套下建立启动建帐向导，共有帐套信息、单位信息、核算类型、基础信息四个向导窗口，按要求输入或选择相应内容。录入完一个向导点击“下一步”进入下一个向导窗口，到最后一个向导窗口点击“完成”。4、 设置操作员权限：在系统管理窗口单击权限下权限单击显示帐套区域选择要进行赋权的帐套选中要设置权限的操作员单击“修改”在所需权限的前方打勾。若要更换帐套主管，可先选择要更换主管的帐套，再选中要设置为主管或将要取消主管的操作员，点击“帐套主管”复选框。5、 注销或退出：单击“系统”菜单下注销或单击文件 退出退出系统管理。二、 登陆帐套： *操作流程* 用友通选择相应的帐套（记住建立的帐套号*）录入操作员密码选择帐套会计年度操作日期点【确定】即开始登录。三、 录入单位基础信息：（帐套初始化） *操作流程* 用友通基础信息基本信息：A、 系统启动（选择相应模块、启用时间）B、 编码方案（设置编码长度、及位数）、C、 数据精度基础档案：A、 部门档案B、 职员档案C、 客户档案D、 供应商档案E、 会计科目F、 凭证类别G、 外币设置等数据权限：A、数据权限控制设置：选择业务对象（对此业务有查询或录入的权限）B、数据权限设置：选择用户及角色中的某一项单击授权选择分配对象选择相应内容C、权限分配：选择用户名、级别单据设置：对各种单据进行编辑*注意*（1） 录入有分类要求的资料时，应先建立分类体系，再录入档案资料。如客户、供应商、存货。（2） 录入各档案资料时要注意，如果录入的资料已设置了编码分类级次及原则，必须按编码分类级次及原则进行编码；（3） 录入完资料后要保存，可点击“保存”后再录入下条信息。（4） 在录入存货档案时，要根据本单位的实际情况要选择相应选项，如受托代销、是否成套件、以及存货属性（销售、外购、生产耗用、自制、在制、劳务费用）的选择。（5） 在基础信息中录入的资料，在进入各模块后可直接参照；除“基础信息”、“数据精度”以外其它资料都可在进入各模块后再录入。（6） 基础信息中的资料，如本套帐不需要可不进行设置。四、 启用总帐： *启用流程*用友通总帐（一） 总帐系统初始化：1、 总帐系统期初档案录入流程：单击“设置”菜单，选择在基础设置中没有录入的内容进行录入，如果在基础信息中只设置了编码方案和数据精度，在此可按照如下顺序进行期初设置：j建立分类体系（客户分类、供应商分类）k录入部门档案l录入职员档案m录入客户往来及供应商往来档案n设置外币及汇率o设置会计科目（注：要启用系统提供的辅助核算功能）p录入项目档案q录入期初余额r设置凭证类别s设置结算方式2、 具体操作如下：（1）. 建立分类体系：单击“设置”菜单下“分类体系” 单击选择客户分类单击“增加”，录入分类编码和分类名称单击“保存”，录入下一个分类内容录完后单击“退出”；供应商分类操作同上。（2）. 部门档案录入：单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“部门档案”单击“增加”，录入部门编码及部门名称，单击“保存”，录入下一部门档案录完后单击“退出”；（3）. 职员档案录入：单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“职员档案”单击“增加”，当入职员编码及姓名及所属部门按回车键直至转入下一行单击“退出”；（4）. 往来单位档案录入：单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“客户档案”单击“增加”，录入系统提供的四个页签内容，（其中：基本页中“客户编码”、“客户名称”、“客户简称”、“所属分类码”必须输入外，其它可不输入）录入完后单击“保存”单击“退出”；供应商档案建立操作如上。（5）. 外币与汇率的定义：单击“系统初始化”下“外币汇率”，单击增加在录入窗口中录入币符和币名并选择折算方式，单击确认 在汇率一览表中，输入该币种的相应汇率单击“退出”（6）. 会计科目设置：、单击“系统初始化”下“会计科目”，系统进入“会计科目”界面；、如果增加科目：单击增加，在输入窗口中录入或选择相应内容，单击确认，单击关闭 如果删除科目：选中要删除的科目，单击删除，点击“确认”； 如果修改科目：选中要修改的科目，单击修改或双击该科目，点击修改修改相应内容，点击确定，点击返回；、指定科目：单击编辑菜单下指定科目单击选择核算现金和银行总帐的科目点击“”单击确认；、单击退出。*注意*l 科目编码及名称必须唯一；l 在增加或修改科目时，若该科目需要设置为辅助核算的科目，则必须在对应辅助核算的复选框打上“”标记；（7）. 项目档案录入：单击“系统初始化”下“项目档案”a) 增加项目大类：单击增加，屏幕显示“增加项目大类”向导1界面，“项目大类名称”输入“产品类”单击下一步进入“增加项目大类”向导2界面修改“项目级次”单击“下一步”进入“项目大类”向导3界面，设置“项目栏目”单击“完成”b) 定义项目核算科目：单击“核算科目”，单击项目大类下拉框选择要指定核算科目的项目大类，从待选科目（进行项目核算的科目）中选择核算本大类的科目，如选取产成品119，再单击，依此选取生产成本401、产品销售收入501、产品销售成本502；选择完后单击“确认”c) 项目分类定义：单击“项目分类定义”单击“增加”录入项目分类编码及名称单击“确定”；d) 录入项目目录：单击“项目目录”，单击项目大类下拉框选择要录入项目目录的项目大类，单击维护，屏幕显示“项目目录”界面，单击增加；输入“编码”、“产品名称”（甲产品、乙产品）以及所属分类码回车；按ESC键退出输入状态，单击退出，退回到“项目目录”界面；e) 在项目档案窗口，单击增加，重复以上的操作步骤，完成在建工程项目定义及目录定义；设置项目大类为：工程类，设置项目目录工程名称为：智能大厦、安装工程；f) 单击退出。（8）. 录入期初余额：l 录入余额时只需录入最末级科目余额，系统自动生成上级科目余额；l 录入余额时可将光标移到“年初余额”或“期初余额”栏，直接输入数据；l 涉及辅助核算的科目时，需双击该科目进入相应的辅助核算期初余额录入窗口，单击增加录入；l 若应收或应付业务选择的是在总帐系统核算，则设置为客户往来及供应商往来的科目的期初余额，可在总帐系统中录入各往来单位的期初余额；若选择的是在应收、应付系统核算，在总帐系统中只能录入这些科目的总帐余额，各往来单位的期初余额必须进入应收、应付模块中录入。l 若需调整余额方向，只能调整总帐科目的余额方向；l 数据输入完毕，单击“查看”菜单下的“刷新”选项，系统自动生成上级科目的余额。l 调用“试算平衡”功能进行试算；l 检查平衡，单击退出。（9）. 凭证类别定义：单击系统初始化下的“凭证类别”单击“记帐凭证”或其它需要的凭证类别单击“确定”单击退出。（10）. 结算方式定义：单击系统初始化选择结算方式单击增加，输入“方式号：”和“方式名：”，如01 现金支票，02 转帐支票；若启用票据管理，单击该项打上“”标记；单击确认，单击退出。 （11）. 常用摘要定义：在凭证菜单下选择常用摘要，单击增加，输入常用摘要，单击退出。（12）. 常用凭证定义:：在凭证菜单下选择常用凭证，单击增加，输入常用凭证、摘要等, 单击明细,单击增加，单击退出。第二讲 日常业务处*操作流程* 填制凭证出纳签字主管签字审核凭证记帐查帐月末处理一、 填制凭证：（一）具体操作：1、 增加：单击填制凭证单击增加录入凭证分录录完凭证，单击保存单击退出。2、 修改：单击上张、下张选中要修改的凭证，直接修改；修改辅助信息可双击对应的辅助项调出相应窗口修改。3、 作废/恢复：单击上张、下张选中要作废/恢复的凭证，单击制单菜单下作废/恢复。4、 整理凭证：单击制单菜单下整理凭证选择整理凭证期间单击“确定”选择要删除的凭证单击“确定”；（二）注意：1、 录入分录时只需录入最末级科目，上级科目系统自动生成；2、 涉及辅助核算的科目，需录入相应辅助信息；3、 在录入凭证过程中新增加的部门、个人、单位、项目可通过参照窗增加录入；具体操作：单击辅助信息参照单击编辑单击增加单击退出4、 录入时可用空格调整分录发生额方向；5、 录入涉及数量核算的分录时，录入“数量”、“单价”系统自动计算出“金额”放在借方，可用空格调整方向；6、 录入过程中可通过点击“余额”来随时查看某科目的实时余额；7、 录入或修改完凭证要点击“保存”8、 系统提供凭证整理功能，可以重新对凭证编号，以解决凭证断号或作废凭证的问题。二、 审核凭证（一） 出纳签字：1、 更换操作员：单击文件菜单下重新注册，屏幕显示“系统登录”，选择要登陆的帐套，在“操作员”窗口选择有出纳权限的操作员单击确认；2、 单击审核凭证下出纳签字设置出纳要签字的凭证条件（系统默认为全部凭证）单击“确认”；3、 选择要签字的凭证，单击“确定”；4、 单击“签字”或“取消”对出纳凭证进行签字点击上张、下张对其它出纳凭证签字；或单击签字菜单下成批出纳签字、成批取消签字进行成批操作；5、 单击“退出”（二） 主管签字：（三） 审核凭证：1、 更换操作员：单击文件菜单下重新注册，屏幕显示“系统登录”，选取帐套后单击确认；在“操作员”窗口选择有审核权限的操作员单击确认；2、 审核：单击审核凭证下的审核凭证设置要进行审核的凭证条件，点击“确认”选择要审核的凭证，点击“确定”点击单击“审核”或审核菜单下的成批审核凭证；3、 取消审核：如上进入审核凭证窗口，点击单击“取消”或审核菜单下的成批取消审核；4、 标识错误：如上进入审核凭证窗口，可单击标错，系统在该凭证上标识为有错，便于制单人进行修改；5、 审核完毕，单击退出。*注意事项*1、 制单人与审核人不能是同一人；审核前必须更换操作员（重新注册）；2、 凭证一经审核便不能修改和删除，若要修改删除可先取消审核；3、 取消复核只能由复核人自已进行。4、 出纳签字、主管签字可选可不选三、 记帐（一） 具体操作：单击记帐单击“记帐范围”输入要记帐的凭证范围（格式如：1-20或1,3,5,7-10）单击下一步，核对记帐报告无误后，单击下一步，单击记帐，系统即开始记帐，记帐完毕退回总帐系统画面。（二） 注意：1、 恢复记帐前状态是隐含功能，使用时可以在月末处理下试算并对帐窗口按Ctrl+H调出，不用时可按Ctrl+H隐藏；2、 恢复记帐前状态有两种方式：（1）恢复最近一次记帐前状态；（2）恢复到月初未记帐前状态。3、 具体操作：若该功能被隐藏，可如1操作调出，单击凭证菜单下恢复记帐前状态选择恢复方式点击“确认”。四、 帐簿查询及打印：单击帐簿下各项内容查询（一） 查询时按需要设定相应条件，即可得到查询结果；（二） 多栏帐查询时要先定义多栏帐格式，再查询；操作如下：单击帐簿下多栏帐查询单击增加图标设置多栏帐格式点击确认双击定义好的多栏帐查询（三） 现金和银行存款日记帐必须到出纳管理中查询；（四） 涉及辅助核算的科目可在相应的辅助核算中查询；设置为客户往来或供应商往来的科目，必须到应收或应付系统中查询；（五） 系统提供通过总帐联查明细帐以及通过明细帐联查凭证的功能。第三讲 期末处理*操作流程*银行对帐转帐定设置对帐结帐备份一、 银行对帐：（出纳管理）（一） 银行对帐期初录入：（第一次使用需做此项工作）1、 单击出纳管理下银行对帐期初选择“银行存款”科目，单击确定，在启用日期窗口中录入启用日期，在单位日记帐和银行对帐单的“调整前余额”栏录入企业最后一次对帐的调整前余额；2、 单击“方向” 可调整对帐单的余额方向；3、 若有期初末达项还应录入单位日记帐和银行对帐单的期初末达项；（二） 银行对帐日常操作：（以后每月从此项工作开始）1、 录入银行对帐单：单击出纳管理银行对帐单选择银行科目单击增加录入银行对帐单内容录完后单击“保存”单击退出；2、 银行对帐：单击出纳管理银行对帐选择银行对帐科目，进入对帐界面1) 自动对帐：单击自动对帐，屏幕显示“对帐条件”对话框；逐级选取对帐条件，录入截止日期，单击确定，系统即开始自动勾对，并打上勾对标记“”，2) 手工对帐：对那些应勾对而未勾对上的帐项，可在两清区域双击，系统标注为“”；3) 勾对完闭，单击平衡检查，检查结果平衡，单击退出；3、 单击余额调节表，把光标移到要打印余额表的科目上，单击查看，屏幕显示银行存款余额调节表，并可打印输出。4、 对帐结果查询：单击出纳管理下的查询对帐勾对情况单击科目下拉框单击选择科目单击确定单击“单位日记帐”或“银行对帐单”标签，屏幕显示各自的对帐结果查询完后，单击退出；5、核销已达帐：单击核销银行帐选项，选取要核销的银行帐户，单击确认，系统即自动核销。二、 自动转帐设置：（一） 自定义转帐：1、 公式说明：（1）、期初余额：QC（”科目编码”,会计期间,代码）； （2）、期末余额：QM（”科目编码”,会计期间,代码）（3）、发生额： FS（”科目编码”,会计期间,”方向”,代码） （4）、取对方科目计算结果：JG（） ； （5）、常数2、 具体操作：单击自动转帐单击自定义转帐设置参照窗单击增加图标录入相关内容定义完凭证后，要点击“保存”，单击增加定义下张转帐凭证，定义完后单击退出。注意：编制自动转帐公式时，若涉及到项目核算的要分项目进行结转，编制自动转帐凭证时可编制多张凭证。（二） 转帐生成：1、 具体操作：单击自动转帐双击选中要执行转帐生成的转帐目录点击“确认”点击上张或下张并点击“保存”或编辑菜单下的成批保存保存生成的凭证点击退出；2、 凭证生成后更换操作员复核记帐。三、 试算并对帐、结帐：1、 试算并对帐：单击月末处理试算并对帐选中要对帐的月份，点击对帐图标点击试算平衡图标结果平衡后，点击退出。2、 结帐：单击月末处理结帐选中要结帐的月份点击“下一步”查看月度工作报告报告通过，点击“下一步”点击结帐。注意：取消结帐按：CTRLSHIFT+F6四、 帐套管理及维护：（系统管理）1、会计档案的备份：双击系统管理以帐套主管或系统管理员身份注册登陆在年度帐或帐套下选择“输出”单击选取要备份数据帐套及年度，系统对数据进行压缩单击选取要备份的驱动器及文件路径单击确认，系统提示将备份软盘插入驱动器，系统开始备份。2、会计档案的恢复：双击系统管理以帐套主管或系统管理员身份注册登陆在年度帐或帐套下选择“引入”指定恢复数据所用的驱动器或路径单击选择备份文件Uferpact.lst单击打开，系统开始恢复数据。3、 帐套参数调整：双击系统管理以帐套主管身份注册登陆在年度帐或帐套下选择选择“修改”调出系统建帐向导点击“下一步”、“上一步”修改其内容在此对帐套名称、单位名称进行修改。第四讲 UFO报表基本定义一、 基本概念：1、 UFO的两种基本状态：（1）、格式设计状态：主要是为报表设置固定内容。（2）、数据处理状态：主要是为报表进行数据处理。（3）、格式状态和数据状态的切换，单击左下角的“格式”或“数据”开关进行。2、 单元：由行和列构成的最小单位，用列号+行号来表示，如A3。3、 组合单元：由相邻的两个或两个以上单元组成的矩形。4、 区域：由一个或多个单元组成的矩形，用起始单元名：结束单元名来描述，如C5：D20 5、 关键字：在UFO报表中用来确定某张表所在位置的“鉴别标志”，称其为关键字。系统中共提供了单位名称、单位编号、年、月、季、日六种关键字，主要是对帐表进行定位、取数等操作。6、 单元属性：指单元在报表中所要处理的内容，系统根据需要提供了表样型、字符型、数字型三种；7、 单元风格：对报表进行修饰，改变字体、加背景等；8、 表页的描述：“页号”表示当前表页；注：在主键盘数字键盘2上9、 帐表一体化：UFO报表可以通过编辑取数公式自动从帐务系统中提取数据生成各种财经报表，实现了帐表一体化。二、 帐套初始：（桌面单击UFO报表启动报表系统，进行帐套初始，输入帐套号及数据年度）进入系统后可如下操作：单击数据菜单下帐套初始设置报表的数据来源的套帐单击“确认”；三、 报表格式设计：设计报表的两种操作步骤：1. 新建格式表尺寸列宽选择区域区域画线设置组合单元（为标题）录入标题录入表样文字修饰报表格式（字体、背景等）保存2. 新建选择格式报表模板选择行业与报表确认进行修改、修饰保存四、 关键字的设置与录入在格式状态下，定好关键字所在位置，单击数据菜单下关键字设置选择关键字确认在数据状态下，单击数据菜单下关键字录入录入相关的关键字内容确认五、 函数的应用1、 帐务函数：系统提供了函数向导帮助用户编辑公式，编写公式时,可以利用函数向导来完成公式的定义。2、 平面计算公式：PTOT(某区域)，如：C10=C5+C6+C7+C8+C9 表示为：C10=PTOT(C5:C9)六、 利用函数向导设置单元公式 在格式设计状态，先选要编辑单元公式的单元单击数据编辑公式单元公式点击函数向导选择函数公式下一步录入或选择相应内容点击“确认”第五讲 UFO报表其他讲解一、 利用二次开发编写取数公式单击工具菜单下二次开发单击新建选择“批命令文件”点击“确认”录入要编辑的公式点击保存按钮输入保存的文件名，点击“保存”点击“退出”；注意：使用二次开发功能编写公式时要注意命令格式，所有的标点符号和括号必须在英文半角下录入，另外在每条公式前都要加LET赋值函数。如：LET C9=C5C6C7C8。利用二次编制的文件系统以SHL为后缀保存在系统内。二、 命令窗口