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文档简介

共青团湘潭大学委员会档案管理办法为规范团委档案管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案资料，根据团委工作的实际情况，制定本办法。本办法对文件资料的收发、审批、归档、保管、借阅进行了具体规定。一、 文件归档范围 以下文件由负责档案管理的学生干事归档管理： 1、 中央、湖南省及湘潭市下发的文件、通知、函、工作简报、通讯等； 2、 湘潭大学下发的各种规范文件； 3、 湘大工作、学生工作简报、关心下一代工作简报、湘大校庆工作简报、湘大离退休工作简报、湘大后勤工作通讯、重要工作方案、重要工作总结、领导讲话、其他重要材料等；4、 中央、湖南省、湘潭市表彰类文件； 5、 其他高校团委动态、来函、复函等。二、 文件的收发、传发、报批 1、 文件由办公室学生干事收到后交由负责老师批阅； 2、 办公室老师在传阅文件要认真填写文件传阅单，以保证文件的价值性、完整性以及便于文件的归档保存； 3、 需要下发二级团组织的文件，由相关人员复印后统一下发，并及时收集反馈信息，报告给负责老师； 4、 文件经批阅下发后，由档案管理同学复印原文件三份，归档保存。三、 文件的归档制度 文件的归档方式分为纸质文件归档和电子文件归档 1、 纸质文件归档 （1） 纸质文件归档由专门学生干事负责，将复印文件连同文件传阅单一同放在指定位置保存； （2） 文件保存要按照编号分门别类保存； （3） 为了方便查阅及管理，负责同学在每个文件在归档时都应认真填写文件归档单（附后）； （4） 负责同学应将所有分类、各项名称及代表数字编号用一定顺序依次排列，以便查找。并根据文件、资料的实际情况随时修订； （5） 文件以电子档形式下发的，将电子档形式的文件打印出来后，按照以上四点归档。 2、 电子文件归档 （1） 在收到纸质档文件后，相关负责同学应查找出该文件的电子档形式，保存于制定位置； （2） 电子档文件保存时应分门别类，并将所有分类、各项名称及代表数字编号用一定顺序依次排列，以便查找。同时根据文件、资料的实际情况随时修订； （3） 为避免文件的丢失，电子档文件保存于指定位置后要在其他地方存有备份。四、 文件的借阅制度 1、 属于机密档案的，未经许可不得外借外传； 2、 借阅文档资料属机密的，须经团委书记批准； 3、 借阅档案文件，必须履行登记签收手续； 4、 借出档案文件的时间不得超过两周，必要时可以续借，过期由档案管理人员催还，需要长期借出的，须经团委书记批准； 5、 调阅或借阅必须妥善保管档案，不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任； 6、 借出档案文件，因保管不慎丢失时，要及时追查，并根据相应电子档文件打印并归档； 7、 发生档案文件损坏、丢失事件后，如系人为造成
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