企业培训_公文处理工作培训

管委会办公室文电机要科王晶 公文处理工作培训 二 公文种类和格式 三 公文处理应当遵守的原则 四 公文处理工作中发现的问题 一 公文和公文处理工作的定义 培训内容 五 公文处理流程 公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书是依法行政和进行公务活动的重要工具 鲜明的政策性 Descriptionofthecontents 法定的权威性 公文的特征 严格的规范性 较强的时效性 传达指令 Descriptionofthecontents 指导工作 公文的作用 公务联系 记载凭证 文书 公文和文件三个概念的异同 相同点 都是指在处理公共事务的过程中形成的具有一定格式的书面文字材料 不同点 文书公文 文件 电报以及在公文处理过程中形成的其他有关文字材料的总称 公文包括文件和电报文件不包括电报的其他公文 公文处理 指公文的办理 管理 整理 立卷 归档等一系列相互关联 衔接有序的工作 公文处理 公文整理 公文管理 公文归档 公文办理 收文办理 签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办 发文办理 草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发 公文种类和格式 党的公文种类14种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 行政机关的公文种类13种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 公文种类和格式 长白山管委会机关公文12种 决议 决定 意见 通知 通报 通告 报告 请示 批复 规定 函 会议纪要 公文种类和格式 选择文种需注意的问题 1 总的原则是 文种选择要根据行文目的 发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定 2 如何确定使用 请示 或 报告 3 如何使用 意见 公文种类和格式 公文格式现行的行政公文用纸一般采用A4纸型 210毫米 297毫米 党的公文用纸一般采用16开纸型 公文种类和格式 公文种类和格式 公文格式 特殊格式 一般格式 文件格式 公文种类和格式 一般格式 文件式格式 的15个组成部分1 秘密等级和保密期限公文秘密等级分为绝密 机密 秘密 涉密公文在首页版心第一行用3号黑体右顶格标注 如只标注密级而不标注保密期限 密级两字之间空一字 如需同时标注密级和保密期限 之间用 隔开 秘级两字之间不空字 党的机关公文密级放在公文首页的左上角 公文种类和格式 2 紧急程度与秘密等级和保密期限标注位置相同 如需同时标注紧急程度和密级 紧急程度位于密级下一行右顶格标注 党的公文左顶格标注 公文种类和格式 3 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 文件 二字组成 使用小标宋体字 字号不得大于22 15毫米 高 宽 工作中按照局 区 级单位字高20毫米 科级单位18毫米使用 用红色标识 下发的公文发文机关标识上边缘至上页边为62毫米 上报的公文发文机关标志上边缘距上页边为117毫米 公文种类和格式 4 发文字号由机关代字 年份和序号三部分组成 在发文机关标识下空两行 3号仿宋字标识 发文字号下4毫米处印一条与版心同宽的红色反线 联合行文 一般只编主办机关的发文字号 公文种类和格式 5 签发人只有报告 请示 意见这样的上行文标注 应标注发文机关主要领导 和发文字号平行排列 排列时发文字号左空一字 签发人右空一字 行政公文的 签发人 三字用3号仿宋 签发人姓名用3号楷体 党的公文中 签发人 三字和签发人姓名均用3号楷体标识 公文种类和格式 6 标题公文的标题具有三个要素 即发文机关 主要内容 文种 红色反线下空两行用2号小标宋体标识 居中排布 标题的三个要素一般缺一不可 特殊情况下可省略发文机关 公文种类和格式 7 主送机关应标明主送机关的全称或规范化简称 也可使用同类型机关的统称 主送机关位于标题下空出一行 左侧顶格 回行时仍顶格 最后一个机关名称后加冒号 公文种类和格式 8 正文在主送机关下一行 是公文主体中的最重要部分 使用3号仿宋体 公文种类和格式 公文处理工作文电机要科王晶 2010年5月18日 一 3号黑体 一 3号楷体1 3号普通仿宋 1 3号普通仿宋注 第一层标题的末尾不加标点符号 第二三四层次小标题末尾均须加标点符号 公文种类和格式 9 附件说明有附件的公文要在正文下一行左空两字用3号仿宋体标识附件 附件后加冒号 附件内容不加标点符号 如有序号使用阿拉伯数字标识 回行时应与上一行开头部分对齐 附件应与正文一起装订 并在附件左上角第一行顶格用3号仿宋体标识 附件 二字 有序号时标注序号 附件的序号和名称前后标识应一致 公文种类和格式 10 成文日期是公文生效的时间 以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称 只右空4字标注成文日期 行政机关公文以汉字标识时间 党的公文以阿拉伯数字标识 公文种类和格式 11 印章印章是公文生效的标志 也是鉴别公文真伪的重要标志 行政公文除会议纪要 明传电报等格式外 均应加盖印章 党的机关印制的有特定版头的普发性公文可不加盖印章 公文种类和格式 联合行文的印章和成文日期当联合行文需加盖两个印章时 落款处也不署发文机关名称 应将成文日期拉开 左右各空7个字 主办机关印章排列在前 两个印章平行排列 不得相交或相切 公文种类和格式 当联合行文需盖3个或3个以上印章时 为防止出现空白印章 应落款发文机关名称 可使用简称 主办机关名称在前 每排最多排3个印章 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 成文日期在最后一排印章之下空一行位置 右空2个字 公文种类和格式 12 附注是指公文使用时需要注意的其他事项的说明 如请示性公文应在附注处注明联系人的姓名和电话号 在成文日期下一行 居左空两字 用圆括号括起 公文种类和格式 13 主题词主题词是用于揭示公文内容 便于公文检索查询的规范化词 标注时 主题词 三字居左顶格用3号黑体标在抄送机关上一行 后标冒号 词目用3号小标宋体字 一般不超过6个 各词目之间空1字 公文种类和格式 14 抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 在主题词下一行 左空1字用3号仿宋体标识抄送内容 后标冒号 抄送机关名称间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 最后标注句号 公文种类和格式 15 印发机关和印发日期印发机关是指公文印制的主管部门 一般是各机关的办公室或文秘部门 印发日期 以公文制发日期为准 用阿拉伯数字标识 位于抄送机关下一行 无抄送机关的位于主题词下一行 印发机关左空1字 印发日期右空1字 用3号仿宋体标识 公文种类和格式 眉首 文头 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人主体 文腰 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注版记 文尾 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 公文种类和格式 一 信函式格式是用于处理日常事务的平行文 下行文所使用的一种特定格式 其 发文机关标识 只标注发文机关全称而不标注 文件 二字 公文种类和格式 信函式格式需注意的问题 一 信函式格式是指公文的一种特定格式 而不是指函这一文种 二 信函式格式 发文机关标识 的位置和首页设计与文件式公文有所不同 首页的安排均突破了文件式公文的版心 三 信函式公文的 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文字号 标题 的标注位置不同于文件式公文 公文种类和格式 二 会议纪要格式是以固定形式印发机关办公会议纪要的一种格式 会议纪要标识 由机关会议名称加 纪要 二字组成 位置与下发公文的文件式格式相同 它的主送机关和抄送机关均标注在版记中 也可用 分送 形式 会议纪要不加盖印章 其他组成部分参照文件式格式公文的相关规定 公文种类和格式 公文处理应当遵守的原则 总原则实事求是精简高效及时准确安全保密 一 集中统一管理原则各区 各部门单位的办公室或综合科是公文处理的管理机构 主管本机关的公文处理工作并负责指导下级机关的公文处理工作 办公室或综合科应对公文实行五统一管理 即统一收发 统一审核 统一用印 统一归档和统一销毁 公文处理应当遵守的原则 二 不得越级请示和报告的原则 请示 报告 上行文的 意见 只能向有隶属上下级关系的上一级机关行文 不得越过自己的直接上级机关请示和报告工作 向上级机关行文 应以本机关名义 不得以本机关办公室名义 如遇紧急重大情况 在特别紧急的情况下可以越级报告 公文处理应当遵守的原则 三 部门一般不得向下一级政府正式行文的原则 国家行政机关公文处理办法 中规定 政府各部门除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 公文处理应当遵守的原则 规范性文件国家没有统一规定 在实践中 为了更好地界定法律文件的效力等级 逐渐从狭义上来认识规范性文件 把法律 行政法规 规章以外的具有普遍约束力的文件称之为规范性文件 公文处理应当遵守的原则 政策性文件是提出政策规定和行动准则要求收文机关贯彻执行的文件 公文处理应当遵守的原则 四 发文不升级原则属于部门职权范围内的事务 应当由部门自行行文或联合行文 联合行文应当明确主办单位 须经管委会审批的事项 经管委会同意也可以由部门行文 文中应当注明经管委会同意 公文处理应当遵守的原则 第一 属于部门职权范围内的事务 不要升级由管委会发文 第二 各部门联合行文应明确主办单位 明确的办法有两个 一是主办部门排列在前 即在发文机关标识中 在标题中 在加盖印章的顺序中均排列在前 二是编主办部门的发文字号 公文处理应当遵守的原则 五 主送机关不升级原则属于主管部门职权范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 谁主管 谁负责 就报谁审批 属于主管部门职权范围的事项 应以函的形式报主管部门 不必再经管委会转办 造成公文旅行 公文处理应当遵守的原则 六 请示一文一事和只写一个主送机关 不得抄送下级机关的原则请示应当一文一事 就是在一个请示中 只能讲一件事 不能一文数事 请示一般只能写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送下级机关 公文处理应当遵守的原则 七 报告不夹带请示事项原则报告的适用范围是汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 报告是阅件 请示是办件 在报告中夹带请示事项容易误事 应区分使用 公文处理应当遵守的原则 八 不得向上级机关领导个人直送公文原则 一是不能将报管委会的公文写成领导人姓名或姓名加职务 更不能多头主送几位领导 二是不要越过管委会办公