03会计档案管理制度--(上市办).doc

会计档案管理办法为了规范公司会计档案的管理，建立统一的会计档案管理制度，根据中华人民共和国会计法和财政部颁发的会计档案管理办法等相关法律法规，上市办财务部结合本公司实际情况制定了常青国际集团公司的会计档案管理办法。一、主题内容本办法规定了会计档案的整理、立卷、归档、保管、查阅和销毁等内容的工作职责和管理程序，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、适用范围本办法适用于常青国际集团公司下拟上市的所属分、子公司。三、 会计档案管理部门 （一）各公司财务部负责会计档案的整理、立卷、归档以及送交档案管理部门之前的保管工作，但出纳不得兼管会计档案。（二）各公司档案管理室负责归档档案的保管和调阅登记工作，未设档案管理室的由财务部指定出纳以外的其他人负责管理。（三）总部财务部及各公司财务部、办公室共同负责会计档案的销毁工作。（四）总部财务部负责本办法在各公司执行情况的监督、检查和奖惩工作。四、管理程序（一）会计档案内容本办法所指会计档案是指会计凭证、会计账薄和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。包括手工书写和计算机打印输出的会计凭证、会计账薄、会计报表以及采用光盘保存的会计资料。具体包括：1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证；2、会计账薄类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账和其他会计账薄；3、财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他及社会审计的审计报告。 4. 增值税专用发票和普通发票、纳税申报表及税务部门的批复。5、其他类：银行存款余额调节表、银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。（二）立卷1、会计凭证立卷。每月由财务部指定会计人员将会计凭证分类、编号，按每册厚度不超过3cm的标准装订成册，加贴封面、封底，用棉线装订结实，装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、册号、装订人签章等，每册一号，分月按年编号。做到整齐、牢固、美观2、会计报表立卷。各公司会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订，年度终了将本公司全年报表装订成册，加贴封面、封底、注明某年报表，统一归档保管。 3、会计账薄立卷。各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。 （1）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。 （2）会计账簿的装订顺序： 会计账簿装订封面账户目录按本账簿页数顺序装订账页会计账簿装订封底。 （3）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。 （三）归档1、各公司当年形成的会计档案，在会计年度终结了后，可由财务部保管一年，期满之后，由财务部编制档案移交清册，移交档案管理部门或指定的档案管理人员统一保管。2、档案管理部门（或档案管理人员）接收的会计档案原则上保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。3、档案管理部门（或档案管理人员）对接收的会计档案应根据移交清册，认真清点，确认后在清册上签字认可，清册一式三份，交接双方各执一份，存档一份。4、档案管理部门（或档案管理人员）应编制会计案卷目录，案卷的排列号应划分永久和定期两种，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。依次排列编号，并设立会计档案登记薄逐项登记，以便集中管理和查找。(四)保管1、会计凭证、账薄、报表以及其他会计电算化档案应分别存放，便于保管和查询。2、档案保管室要具备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防晒等条件，严禁吸烟和存放易燃、易爆和腐蚀性物品。3、对光盘等磁性介质保存的会计电算化档案，还要注意防磁处理，主要的会计档案应备双份，存放不同的地方，同时要定期检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏，使会计档案丢失。4、实行会计电算化的公司，采用电子计算机进行会计核算处理，应当保存打印输出的纸质会计档案。5、档案管理人员（含兼职）调动时，须将自己管理的档案移交清楚，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收，并办理交接手续。 （五）查阅1、档案管理人员应采用科学的管理方法存放档案，建立档案查阅、复制登记薄，编制目录索引，达到存放整齐、查阅方便的目的。2、档案查阅，除总部审计、财务检查以及主管税务机关查账外，必须经过总经理和财务经理批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。因工作需要从档案中摘抄、复制的材料，须经档案管理人员确认后加盖公司专用印章证明生效。3、档案查阅要履行手续，不得将会计档案携带外出，特殊情况须经总部财务部批准。（六）销毁1、会计档案保管期满需要销毁的，各公司财务部应提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，报经总经理、总裁和上级主管部门批准后，方可销毁，由总部财务部和所在公司办公室派员监销。2、对保管期已满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。3、监销人员应认真清点核对销毁的会计档案，确认是否属于销毁范畴，销毁后在清册上签名盖章，并及时将监销情况报告公司领导。五、会计档案保管期限表本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。各公司会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。附表：会计档案保管期限表见下表。 会计档案保管期限表：序号档案名称保管期限备注一 会计凭证类 1 原始凭证 15年 2 记账凭证 15年 3 汇总凭证 15年 二 会计账簿类 4 总账 15年 5 明细账 15年 6 日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年 7 固定资产卡片 固定资产报废清理后保管5年 8 辅助账簿 15年 三 财务报告类 9 月、季度财务报告 3年 包括文字分析 10 年度财务报告（决算） 永久 包括文字分析 四 其他