档案管理_文书档案分类与整理实务讲义

1 文书档案分类与整理实务 蔡盈芳副研究馆员 博士cai001452 认识一下 姓名 蔡盈芳历任航空工业档案馆 隶属航空工业集团公司 信息技术处处长 航空工业档案学会秘书长 中国档案学会企业学术委员会秘书长兼委员 现为中国化工档案馆 隶属中国化工集团公司 业务负责人兼技术业务处处长 中国档案学会企业学术委员会委员 档案学专业毕业 信息管理学博士研究生 3 内容 文书档案整理实务一 归档文件整理规则 介绍二 按件整理细则详解三 按卷整理方法详解归档范围详解一 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 归档前的收集应用举例 4 内容 文书档案整理实务一 归档文件整理规则 介绍 5 归档文件整理规则 介绍 一 归档文件整理规则 DA T22 2000 概述与意义2000年12月6日 国家档案局发布的行业标准 是我国机关档案工作的一次重大调整 规则 以 简化整理 深化检索 为宗旨 是对原有文书立卷方法的一次重大改革 一 对机关档案工作的意义缓解机关档案工作压力节省机关的财力物力理顺机关档案工作职能 6 归档文件整理规则 介绍 二 对档案馆工作的意义便于档案馆控制档案进馆质量有利于档案馆向社会开放 三 对档案管理现代化的意义现代化科学管理档案促进文档一体化的实现为电子文件整理打下基础 7 归档文件整理规则 介绍 二 主要特点 一 简化 取消案卷 实行文件级管理 免除了繁琐 复杂的组卷过程 取消案卷 卷内文件两级目录 只编以 件 为单位的归档文件目录 无需编页号 目录改设 页数 项 归档文件直接装盒保管 无需拟写案卷题名和填写案卷封面 二 兼容兼顾计算机和手工两种管理方式 三 灵活 8 整理细则详解 一 有关定义文书档案整理工作 是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类 组合 排列与编目 达到系统化的过程 是一项重要的基础工作 文书档案整理方法 新的整理方法 以件为管理单位传统整理方法 以卷为管理单位 9 整理细则详解 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 件 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 来文与复文可为一件 来文与复文包括请示与批复 报告与批示 函与复函 通告与报告等等 10 档案整理工作的原则 已办理完毕的 有保存价值的遵循文件的形成规律和特点 保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用 11 保持文件之间的有机联系 是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系 主要表现在文件在来源 时间 内容和形式等方面的联系 如 一个单位及其内部机构一定的历史阶段 一个年度一项特定的活动 处理一项业务 进行一次调查 承办一个案件 召开一次会议不同的文种 载体材料等 12 区分不同价值 要依照 机关文件材料归档与不归档范围 和 关于机关档案保管期限的规定 或 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 的要求 区分归档范围内不同文件的价值 划定不同的保管期限 如 保存价值大 重点整理和保管保存价值小 根据条件区别对待无保存价值 不需归档 销毁 13 便于档案的保管和利用 是档案整理工作的基本出发点和根本目的当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时 应充分考虑档案保管和利用的方便 14 整理细则详解 二 主要过程与环节从文书档案整理工作的全过程来看 主要包括区分全宗 全宗内档案分类 立卷 或按件装订 案卷 或件 的排列与编号 编目 排架等步骤 区分全宗 将文件按不同的形成机关 组织或个人分开 以避免不同机关形成的文件混合在一起 反映了各单位历史发展的面貌 全宗内档案分类 把一个单位内的全部档案按其在来源 时间 内容和形式上的异同 分门别类 并按照一定办法排列 15 立卷 将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位 案卷 包括文件材料的组合 卷内文件的排列 拟定案卷标题和装订等 案卷的排列 将案卷按年度 组织机构或问题等标准系统排列 以固定案卷序列 编目 以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作 包括填写卷内文件目录 备考表 案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录 档号等 16 一 划分全宗 全宗的定义最早叫 芬特 Fond 是俄语 全宗 的意思简单的说就是一个单位全部档案的总和 全宗是指一个独立机关 组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体 它的基本涵义有三点 即全宗是一个有机整体 全宗是在一定的历史活动中形成的 全宗是以一定的社会单位为基础而构成的 单位划分标准 可以独立行使职权 并能主要以自己的名义单独对外行文 是一个会计单位或经济核算单位 自己可以编造预算或财务计划 设有管理人事的机构或人员 并有一定的人事任免权 上述三个方面往往互相依存 也有时并不完全具备 其中以第一条作为最基本的标志和主要条件 立档单位确定之后 对整理完毕的每个档案全宗 均标明立档单位的名称 如 省教育厅全宗 并编予一个全宗号 17 划分全宗在通常情况下 一个独立从事活动的单位 如一个机关 一个工厂 一个学校所形成的档案应该组成一个全宗 机关内部的组织机构如业务处 科 室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分 形成全宗的机关单位称为 全宗构成者 在中国又称为 立档单位 单位分拆和合并都要另起全宗 18 分年度 归档文件分类方法很多 一般采用保管期限 年度 保管期限 年度 机构 问题 分年度就是把归档文件按形成的年度分开 这是归档文件整理的第二步 要求 一个立档单位 每年都要形成文件材料 在整理归档文件中 要求不同年度的文件一般不能放在一起整理 同一年度的文件才能放在一起整理 因此 分年度 也是采用最广泛 最基本的分类方法 二 全宗内文件分类 19 方法 一份文件往往有多个时间特征 包括成文时间 签发时间 批复时间 通过时间 公布时间等 分年度时 一般以文件签发日期 即落款日期 为准 来判定文件所属年度 对计划 总结等 新方法取消按内容针对年度归类的做法 统一规定为签发日期来判定文件所属年度 个具体问题 跨年度的会议材料 归在会议闭幕年整理 跨年度的调查材料 归入调查结束年整理 跨年度的请示 归入批复年整理 20 注意几个结合 分年度时 要注意几个结合 以减少工作程序 一是与理顺文件相结合 就是要把发文印件放在底稿前 把转发文件放在被转发文件之前 从而理顺文件的排列 二是与剔出重份文件相结合 本单位的发文往往存有2份 只能留一份归档 另一份必须剔出来 作为发文汇集 其它重份文件也应同时剔出 三是与剔出不归档文件相结合 按照归档范围 把不应归档的文件全部剔出 作销毁处理 21 分机构 问题 分机构 问题 就是按归档文件形成和承办的部门或归档文件反映的问题分开 分机构 问题 能最好地保持全宗文件在来源方面固有的联系 客观地反映立档单位的面貌 保持文件之间的有机联系 这是档案整理第三步程序 未进行机构分类的单位 但这一程序也应进行 以便把相同问题的文件集中一起装盒 22 分类方法 年度分类法 机构 问题分类法 保管期限分类法分类方案 年度 机构 问题 保管期限 例1 2 年度 保管期限 例3 保管期限 年度 机构 问题 例4 保管期限 年度 23 例1 2001年 办公室 永久 长期 短期人事处 永久 长期 短期管理处 永久 长期 短期 2002年 办公室 永久 长期 短期人事处 永久 长期 短期管理处 永久 长期 短期 2003年 24 例2 2001年 党群类 永久 长期 短期业务类 永久 长期 短期行政类 永久 长期 短期 2002年 党群类 永久 长期 短期业务类 永久 长期 短期行政类 永久 长期 短期 2003年 25 例3 2001年 永久 长期 短期2002年 永久 长期 短期2003年 永久 长期 短期 26 例4 永久 2001年办公室 人事处 管理处 2002年办公室 人事处 管理处 2003年 长期 2001年办公室 人事处 管理处 2002年办公室 人事处 管理处 2003年 短期 2001年办公室 人事处 管理处 2002年办公室 人事处 管理处 2003年 27 三 归档文件的排列 是指在分类方案的最低一级类目内 根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程 事由原则结合时间 重要程度会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 28 同一事由内的归档文件排列按文件形成时间的先后顺序按文件的重要程度排列不同事由间的归档文件排列按不同事由形成时间的先后顺序排列按事由的重要程度排列按事由具有的共同属性分别集中排列 29 四 归档文件组盒及排列 归档文件组盒就是在分类的基础上 按照一定要求 把归档文件组成一盒或若干盒的过程 这是归档文件整理的第五步程序 要求 不同年度的文件不能放入同一盒内 不同保管期限的文件不能放入同一盒内 在分机构 问题 的情况下 不同机构 问题 的文件也不能放入同一盒内 同一事由且期限相同的文件 必须放入同一盒内 文件太多时 可专组几盒 30 方法 最常见的方法有三种 一是按责任者组盒 就是把同一作者的文件组成一盒或数盒 二是按问题组盒 就是把反映一个问题或几个问题的文件组成一盒或数盒 三是按名称组盒 就是把同一名称的文件组成一盒或数盒 在实际操作中 要视其一个保管期限里文件的多少而定 如果一个期限里文件不多 就可以不分责任者 问题 名称而组成一盒 如果一个期限里文件少 在分类方案未分机构 问题 的情况下 还可以把不同机构 问题 的文件组成一盒 如果一个期限里文件较多 往往三种方法结合运用 31 盒内文件的排列 是指根据一定方法 确定归档文件盒内先后次序的过程 其排列方法主要是按事由原则排列 事由原则就是指同一事由的相关文件应排在一起 这里的事由 可以指一件具体事 或一个小问题 或一段紧密的工作过程 也就是说 同一盒内 要把同一事由的文件排列在一起 32 排列的具体方法 一盒内属同一事由的归档文件 最简单的就是按时间先后排列 或者按文件的重要程序排列 重要的在前 其他文件在后 一盒内有几个事由的文件材料 可按不同事由形成的时间先后顺序排列 即按事由的办结时间排列 也可按事由的重要程度 结合责任者 结合时间顺序排列 也就是说 重要事由排在前面 一般的依次排列 在同一个事由内 上级机关在前 再按本机关 同级机关 下级机关依次排列 在一个责任者内 按时间先后排列 33 按文件的重要程度排列 就是将主要职能或重要活动形成的文件材料排在前面 其他工作形成的文件材料排在后面 其具体方法是 综合性文件在前 一般专题性文件在后 法规性文件在前 业务性文件在后 处理问题的结论性文件在前 其他依据性文件在后 正件在前 附件在后 法规性文件定稿在前 草稿在后 印件在前 定稿在后 机构性文件在前 人员编制文件在后 涉及领导性文件在前 一般工作人员在后 级别高的机关在前 级别低的在后 34 特殊情况文件的排列 在只分年度期限的情况下 当一盒内有几个内部机构文件时 可按三定方案设置的内部机构次序排列 如办公室 人事科 业务科等 同一次会议的文件集中排列 简报信息按期号排列 批复在前 请示在后 转发文在前 被转发文件在后 35 五 归档文件的编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容归档章必备项目为 全宗号 年度 保管期限和件号 选择项目为 机构 问题 全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号年度指归档文件的形成年度保管期限是按照 文书档案保管期限表 给归档文件划定的件号指归档文件的排列顺序号 36 保管期限就是盒内文件属于哪一种限期 即永久 30年 10年 用中文标注 机构或问题 属选定项目 未分到这一级次时 不标注 采用了机构或问题分类时 才用中文标注 编件号 就是归档文件在分类方案中最低一级类目内的排列顺序号 室编件号应在分类方案的最低一级类目内 按文件顺序从 1 开始标注 一年一个期限形成一个流水号 馆编件号暂时不填 接收进馆后填写 档号一律用符合档案保护要求的黑色字迹材料标注 37 填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料加盖归档章的时间归档章格式 如图 38 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 归档文件目录 归档文件目录 由二部分构成 归档文件目录归档文件目录封面 39 归档文件目录 归档文件应逐件编目 目录中一件只体现一条条目 如 来文与复文件为一件时 只对复文进行编目 归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形式特征 方便检索和利用 归档文件目录包括件号 责任者 文号 题名 日期 页数和备注等项目 40 归档文件目录机构 办公室 41 编制归档文件目录 归档文件目录包括件号 责任者 文号 题名 日期 页数和备注共七个项目 责任者填写 一般要用全称或通用简称 不能使用本部 本局等 如中共广安市委不能填写市委 广安市财政局不能填写财政局或本局 联合行文责任者过多时 填写主办单位和立档单位名称 转发文时填写转发文件机关 上报审批表被批准的 填写最后审批机关 可将填报单位填写在备注栏中 未批准的 填写填报机关 领导讲话填写领导人单位名称 职务及姓名 如司法部长 广安市政府副市长 文号填写 填写机关代字 年度 顺序号 如广委发 2005 20号 不能简省 文号栏不能填写诸如 会议文件之一 情况反映 等 没有文号的就不填 42 题名填写 题名即文件标题 一般情况下 每份文件有一个标题 可按标题填写 但有几种情况应注意 当标题不针对立档单位情况时 但内容涉及到立档单位时 应增添标题内容加括号 如 广安市人民政府关于 同志职务任免的通知 文中有立档单位领导人 标题中没有 应在 同志后面用 填上立档单位领导人名字 当标题不符合逻辑时 应改写 如 四川国家公务员登记表 如某市人事局填写时 可将四川省改为 市 43 当标题无实质性内容时 应根据文件内容重新拟写 如通知 布告 就应在通知 布告前加上 关于 的 使拟定的标题反映文件内容 当标题中出现文号时 这种情况转发文件比较多 应把被转发文件的标题用括号标注在标题中文号后面 当标题有正副标题时 可减去正标题 只填副标题 此类情况领导讲话比较多 当题名中出现数据时 如 国家档案局关于印发 机关档案业务建设规范 等三个文件的通知 另外二个文件从标题中看不出来 应在业务建设规范后加上 机关档案保管期限的规定 归档与不归档的范围 当文件无题名时 应自拟题名 44 另外 对于简报应填写简报期数再提示简报的主要内容并用 有些归档文件 附件独立性很强 也应标注 如 关于进一步加强我市精神文明建设的决定 附 市民公约 45 日期填写 日期即文件的形成时间 具体填写文中的落款时间 如1999年 月 日 未标明日期的文件 编目时应考证填写 页数填写 页数填写一件文件的总页数 包括文件处理单和传阅单 有图文的页面为一页 空白页不计 备注栏填写 备注项目用于填写归档文件需要补充和说明的情况 归档文件目录统一用计算机档案管理软件编制 按盒打印一式两份 每盒内装一份 另一份按期限 年度装订 附上目录封面 46 归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖排归档文件目录应打印装订成册并编制封面归档文件目录封面设置全宗名称 年度 保管期限 机构 问题 等项目 47 归档文件目录封面 48 六 归档文件的装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒 填写备考表 编制档案盒封面及盒脊项目等内容 装盒的要求 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒 分机构 问题 的情况下 不同机构 问题 形成的归档文件不应放入同一档案盒 49 档案盒封面 50 档案盒盒脊 51 备考表 52 七 排架 档案按分类方案如年度 机构 问题 保管期限或年度 保管期限 机构 问题 从上到下 从左到右的顺序排列上架 也可将历年档案统一按保管期限分别排架 七 排架 53 54 传统整理方法 以卷为管理单位 案卷是有密切联系的若干文件的组合体立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件 根据其固有的特征和内部联系 分门别类地有序地组合成案卷 也即是将互有联系的文件进行分类 组合 编目的一个过程立卷工作是文书工作的重要组成部分 55 一 全宗内档案分类 一 分类的常用方法年度分类法将文件按其形成和处理的年度进行分门别类 一般文件归入文件形成年度 对跨年度或专门年度的文件根据具体情况区分年度 组织机构分类法将文件按其形成或承办的机构进行分门别类 问题分类法将文件按其内容所反映的问题进行分门别类 56 二 常用的复式分类方法 年度与组织机构分类法如 2000年办公室2001年办公室人事处人事处业务处业务处 办公室2000年人事处2000年2001年2001年2002年2002年 57 年度与问题分类法如 2000年党群类2001年党群类行政类行政类教学类教学类外事类外事类 综合类2000年业务类2000年2001年2001年2002年2002年 58 二 立卷组合方法 立卷 六个特征 即问题 作者 名称 文种 时间 通讯者 地区特征组卷按问题组卷将文件内容涉及的同一事件 问题或同一类性质的问题组成案卷按作者组卷将同一作者的一些文件组成案卷按文种 名称 组卷将文件种类或名称相同的文件组成案卷按时间组卷按文件形成的时间或文件内容针对时间 将属于同一时期的文件组成案卷 59 按通讯者组卷将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷按地区组卷将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷实际工作中 一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷如 市委党委会1999年会议记录 就运用了作者 时间和名称三个立卷特征 60 三 卷内文件整理 检查调整组卷检查已归卷的文件是否齐全完整 是否保持了文件之间的有联系 检查卷内是否有不需要归档的或应转入一年度立卷的文件 检查卷内文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多少 检查卷内文件是否有破损 纸张过大过小 有无金属物等 及时进行修整 61 四 文件修整 一般包括 对破损文件进行修校 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制 去除文件上易锈蚀的金属物 对过大的文件进行折叠 62 五 文件装订 归档文件应按 件 装订 件 内排序正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发件在前 被转发件在后 复文在前 来文在后 不同文字的文本 中文本在前 外文本在后 63 对齐方式装订前应将 件 内的各页按一定方式对齐 便于将来翻阅利用 采用左上角装订的 应将左 上侧对齐 采用左侧装订的 应将左 下侧对齐 64 装订方式和用品 常用的有三种线装 缝纫机轧线粘接式 包角变形材料 不锈钢夹 燕尾夹 塑料夹符合档案保护要求 降低成本 简便易行 65 二 卷内文件的排列和编号 卷内文件排列按重要程度或时间顺序排列 注意文件间的联系 保持来文与复文 正文与附件 同一文件的各种不同稿本 正本 定稿等 之间不可分离的联系 一般情况下是 正件在前 附件在后 正本在前 定稿在后 批复在前 请示在后 案件的结论性文件在前 依据性材料在后 卷内文件编号文件页码用页码机打印在正面右上角 反面左上角 从001开始编起 一般每卷不超过2公分 200张 不装订的案卷应在卷内每份文件的右上方加盖档案号章 并逐件编序号 66 三 编制卷内文件目录 67 填写备考表备考表放在案卷最后 用来登记卷内文件的基本情况 便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况 案卷的装订采用三孔一线 68 六 填写档案案卷封面 69 案卷标题的拟写包括本卷文件的主要责任者 问题 名称 如 浙江省档案局有关职工福利问题的决定档号的编制档号是各种顺序号的总称 一个档号代表了某一份具体档案实体 它是存取档案的标记 档号的编制既固定了档案分类和排列的顺序 更便于保管和查找利用 档号的基本结构 全宗号 案卷目录号 案卷号 件或页 张 号全宗号 案卷类别号 案卷号 件或页 张 号档号编制原则 唯一性 合理性 稳定性 扩充性 简单性原则 70 六 类内案卷排列 案卷的排列 是指按照一定的办法 确定各个类内案卷的前后次序和存放位置 以保持案卷之间的有机联系 基本方法有 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列 按照文件的作者 收发机关以及文件内容所涉及的地区排列 按照案卷所属的时间顺序排列 按照案卷内容的重要程度排列 71 七 编制案卷目录包括案卷号 案卷标题 年度 页数 期限 备注等项目八 档案上架档案按从上到下 从左到右的顺序排列上架 72 业务档案的整理 通常情况下是按照文书档案按卷整理的要求经过分类 组卷 排列 编目等程序 同时 需要结合具体情况以及行业要求 突出业务特色 为便于查找和利用 对案卷封面的项目设置除遵循文书档案按卷整理的一些要求外 还可以体现一些业务特征 整理的总体要求 73 74 个贷档案卷内目录 75 76 77 参保管理档案卷内目录 78 特种载体档案的整理 照片档案的整理基本概念照片档案 是指机关或个人在社会活动中直接形成的 对国家和社会有保存价值的 以感光材料为载体 以影象为主要反映方式 并辅以文字叙述的记录材料 芯页 用以固定照片或底片 并标注说明的中性偏碱性纸质载体 是照片册 底片册的组成单元 照片档案的组成由底片 照片 文字说明三个部分组成照片档案的收集 79 本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片 本单位领导活动的照片 社会知名人士在本单位工作 学习的照片 本单位向有关单位提出内容和要求 组织拍摄或征集的照片 本单位工作中选用的外单位的照片 整理原则保持照片档案的有机联系 便于查找和利用 照片的底片应单独整理并存放在专门制作的底片册里 照片及其文字说明一同整理并存放在照片册里 80 保管期限与密级 保管期限是按照片 底片的价值划定的存留年限 分为永久 长期 短期三种 具体按照 国家档案局关于机关档案保管期限的规定 执行 密级是指照片 底片保密程度的等级 密级的划定按照 保密法 及其实施办法执行 81 底片的整理 底片的整理可按年度 问题分开 其次是进行底片编号 底片号格式 全宗号 保管期限代码 张号 可以以一张底片或一组底片为一个保管单位 编一个顺序号 如果是一组底片编一个顺序号 则在一组内每张底片上再编一个分号 底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处 但不能损伤影像 将底片放入乳胶袋 在乳胶袋右上方空白处标明底片号 按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页 并在芯页的插袋上标明底片号 82 照片的整理 一般应按照片反映的内容或专题来进行分类 使同一内容或同一性质事物的照片归入同一类中 保持其内在的联系 照片分类以后 按照重要程度或时间顺序进行排列 按序嵌进影集 照片的编号 以影集每页从上到下 自左至右依次编流水号 格式 全宗号 保管期限代码 册号 张号 全宗号 保管期限代码 张号 照片的分类号 序号以及底片号等除在文字说明栏中写清外 每张照片的背面都应写明 以便查找利用 83 文字说明的编写 照片的说明 主要包括符号说明 文字说明及拍摄时间和摄影者 符号说明包括照片号 底片号和参见号 其中参见号是指与本张 组 照片有联系的其他档案的档号 照片的文字说明包括事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等六要素编写文字说明要综合六个要素 概括地揭示照片影象所反映的全部信息 其次要语言流畅 文字简洁 编写说明一般以单张照片为单元 而对由若干联系密切的一组照片应编写一个总说明 其中的每一个单张还需编写的分说明 总说明在该组照片的第一张照片的上方书写 分说明则一律在每张照片的正下方或者左侧 右侧书写 84 实行 双套制 保存 冲印具有代表性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理 编写说明等 形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行保存 数码照片的整理 85 磁带 录音带 录像带 光盘的整理 在不同载体形式分类的基础上 按其包含内容所形成的先后时间顺序逐件编号 可跨年度编制流水号 并编制目录 目录应包括序号 内容 形成日期 保管期限 备注等项目 实物档案的整理包括奖牌 奖状 奖杯 锦旗 纪念品 废旧印章等 可以总的编一个大流水号 并编制实物档案目录 86 内容 文书档案整理实务一 归档文件整理规则 介绍二 按件整理细则详解三 按卷整理方法详解归档范围详解一 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 归档前的收集应用举例 87 一 规定 的适用范围及特点 新 规定 适用于各级党政机关和人民团体 军队系统 民主党派 企业事业单位可参照执行 88 规定 的特点 国家档案局以令的形式发布 规定 将原来的业务文件上升为行政规章 提高了 规定 的法规效力和法律地位 体现了国家档案行政管理部门的意志 改革文书档案保管期限的划分方法 将原来 永久 长期 短期 三种期限划分方法改为 永久 定期 两种期限划分方法 定期中再实行标时制 分为30年 10年 89 充分体现 以我为主 的原则 突出立档单位的主体地位和主要职能 对于永久保管的文书档案类型 主要限定在本单位自己产生的文件材料 增加了跟实际工作直接有关的新内容 充实了一些新领域的文件材料 如行政执法 行政审批 产权关系 个人权益方面的文件材料 同时调整了一些文件材料的保管期限 原来长期的内容 上升了很大一部分为永久 进一步充实进馆档案的内容 90 体现 以人为本 的原则 对涉及人的问题的档案文件的保管期限划分得更为慎重 加大行政管理力度 将原来的 备案制 改为 审批制 91 二 机关文件材料归档范围 机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录 机关文件材料归档范围包括四个方面 一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 二是机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 92 三是本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 93 三 机关文件材料不归档范围 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 94 同级机关的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 下级机关的文件材料中供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 95 四 档案保管期限的划分原则及标准 机关文书档案保管期限划分规定根据 规定 第六条精神 机关文书档案的保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 档案保管期限划分的原则 1 全面的观点 2 历史的观点 3 发展的观点 4 效益的观点 96 档案保管期限划分的标准年龄标准来源标准职能标准内容标准形式特征标准 97 五 文件材料划分 永久 的要求 本机关制定的法规政策性文件材料 本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 98 本机关机构演变 人事任免等文件材料 本机关房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性材料 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 99 在具体拟订时 需注意以下一些问题 突出本机关自身的文件材料 突出本机关主要职能的文件材料 突出反映本机关演变和人事任免的文件材料 100 六 文件材料划分 定期 的要求 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 本机关人事管理工作形成的一般文件材料 本机关一般事务管理文件材料 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 101 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 102 划分定期时 要掌握什么是 一般的 原则 要明确不属于本机关主管业务 又要 贯彻执行的 103 认真理解国家档案局颁布的 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定 吃透 规定 的要求 把握 规定 的实质精神 了解掌握本单位及各内设机构的职能 性质 工作范围 工作程序 形成文件的种类 数量 载体情况等 结合本单位实际情况 体现本单位的职能特点 围绕与主要职能相关的内容制定条款 七 文件材料归档范围及保管期限表拟订的前期准备工作 104 八 拟订本单位文件材料归档范围和档案保管期限表所要遵循的原则 坚持 以我为主 突出重点 的原则 始终以自己形成的文件为主 以围绕自身主要职能活动的文件为主 坚持 宜细不宜粗 的原则 条款的拟制少使用 重要的 一般的 等模糊词语 坚持 以人为本 的原则 凡是涉及人的内容的文件 都要慎重处置 105 坚持 集中统一管理 的原则 对本单位全部档案 即各种门类和载体的档案均要纳入管理的范畴 任何个人不得据为己有或拒绝归档 同时 还必须依法按规定向同级档案馆移交 坚持 申报审批 的原则 对拟好的本单位的归档范围和档案保管期限表 按规定须向同级档案行政管理部门申报后 由同级档案行政管理部门审批后执行 106 九 文件材料归档范围及保管期限表拟订的要求 明确文件材料的归档范围 科学制定 档案保管期限表 严格控制普发文件 重大活动 重要事件档案 要纳入档案管理 从宽从长保存特色档案 注重文件之间的必然联系 107 1 对文件材料归档范围的要求 国家档案局的新 规定 明确要求所归档的范围是 机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录 因此 我们在拟订本机关归档范围时 必须将本机关各种门类和载体的档案 全部纳入进去 108 凡是国家 省档案局与主管部门出台了文件的 对某种档案的归档范围有明确规定的 一律按有关规定来确定归档范围 文件处理单要与文件一并归档 不得随意剔出