公文写作_公文格式与写作实践培训教材

公文格式与写作实践 主讲 陈建忠 公文格式与写作实践 一 公文的定义机关单位实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 公文的特点 具有法定的权威性 效力性 严肃性 规范性等特点 公文处理原则坚持实事求是 准确规范 精简高效 安全保密的原则 二 常用公文种类1 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 2 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或建议 回复上级机关的询问 3 函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项等 4 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批准 转发公文 5 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 6 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况7 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 还有决议 命令 公报 公告 通告 意见 议案等文种 三 公文格式 公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等组成 标题 由发文机关名称 事由和文种组成 居中 排列讲求美观 字体大于正文 一般用小标宋2号字体 主送机关 公文的主要受理机关 应当使用机关全称 规范化简称或者同类型机关统称 需要顶格 注意核实主送单位的名称 抄送单位 除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关 不用 抄报 字眼 正文 公文的主体 用来表述公文的内容 注意段落 逻辑 语言 一般用GB2312仿宋三号字体 行距字间距有统一要求 二 常见错误每年省政府办公厅均对行文不规范的情况进行点名通报 就我们广电网络而言 主要有以下情况需要注意 标题 与正文内容不相符 标题归纳不到位 文种使用不当等 如 关于 的批复的报告 关于 通知的通知 等等 主送单位 主送漏写 填错 正文 主要的问题为段落错乱 逻辑不通 啰嗦重复 措辞不当 错别字等 文种使用不当 尤其是请示与报告混淆 报告中夹带请示事项 请示事项用报告行文 一份请示件中提及多件事情 请示与报告该如何区别 报告只是让上级知道某件事情或工作情况即可 不需要批复 请示是按照有关规定 需要上报上级决定才能实施的事项 不能越级和 先斩后奏 请示和报告等上行文需要单位的主要负责人签发 用词不够严谨 口语化现象 有的文件重复修改 甚至发出去后还要收回来重新修改 审批程序不规范 个别部门和人员越级审批 容易出现纰漏和问题 案例评点 四 行文规则1 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 能不发的 尽量不发 有的可以通过电话 口头沟通能解决问题的 就没必要发文件 另外 有些敏感事情 不事宜发正式文件的 也不宜通过文件形式 2 一般不越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被越过的机关 3 向上级机关行文 应当遵循的规则 下级机关的请示事项 如需以本机关名义向上级机关请示 应当提出倾向性意见后上报 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 除上级机关负责人直接交办事项外 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 当然 特殊情况除外 要注意口头先沟通好 4 向下级机关行文 应当遵循的规则涉及多个部门职权范围内的事务 部门之间未协商一致的 不得向下行文 5 内设部门除办公室 综合部 外不得对外正式行文 五 公文起草要求1 符合国家法律法规和党的路线方针政策 完整体现发文机关意图 并同现行有关公文相衔接 避免出现前后文件 打架 的情况 2 一切从实际出发 分析问题实事求是 所提政策措施和办法切实可行 3 内容简洁 主题突出 观点鲜明 结构严谨 表述准确 文字精炼 4 深入调查研究 充分进行论证 广泛听取意见 重要政策需要征求意见 主要参考 中共中央办公厅 国务院办公厅 党政机关公文处理工作条例 和福建省政府办公厅 福建省人民政府公文格式细则 六 公文写作实践总体要求 文字精炼 讲求时效 意图明确 真实客观 以解决问题 达到目的为归宿 能少一个就少一个字 能不出文就不文 初略归纳公文写作的 八注意 八注意 之1 注意多写多练多读书拓宽眼界和胸襟 多参考学习上级红头文件 提高政策理论水平 还要多学习业务知识 多了解全局情况 眼界放宽点 厚积薄发 平时多动笔 多练习 到写文章的时候笔头才不会陌生 主要是思维习惯的培养 八注意 之2 注意积累资料平时看文件 审核文件或者工作中接触的一些材料 尤其跟自己业务有关的 要注意留存 八注意 之3 注意有效沟通充分了解行文的意图 与上级沟通行文的目标 方向 需要体现的要素 反复沟通 做到有的放矢 避免南辕北辙 方向偏差 及时提交初稿 是很重要的工作方法 也是工作态度的体现 你心中 好文章 不一定是领导认可的 八注意 之4 注意文章条理功名看器宇 事业看精神 若要看条理 尽在言语中 曾国潘大材料要先定框架再着手 文章的框架就像人体的骨架 条理就像人体的脉络 有了框架 再填充内容 就像盖楼要有框架再砌砖 当然 凡事都不可偏执 有的时候没有头绪 事情又紧急 也只能先动笔写初稿 再写的过程中再进行调整 八注意 之5 注意切实可行那就是从公心出发 处处为集体着想 从大众利益出发 为社会良性发展着想 不要打自己的小算盘 不要闭门造车 作不切实际的表述 不出现原则性偏差 八注意 之6 注意听取他人意见 动笔之前的头脑风暴 要尊重他人的意见 吸收他人意见 尤其是上级领导的修改意见 不可视而不见 不可自作主张 站位不同 水平不同和掌握信息不一致 思考问题的角度不一样 切忌 同一个错误 让领导修改两次 提交审核前的全文通读 八注意 之7 注意克服急躁智慧源于内心清净 心浮气躁写不出文章 只有心清净下来 才能有自己的思考 才能有自己的见地 才能才思泉涌 急躁的情况下 脑子里像浆糊似的 过去学的忘得干干净净 考虑问题可能不周到 八注意 之8 注意身心健康写文章是脑力劳动 脑力劳动者要注意体育锻炼