会议管理_会议管理培训课件7

第一章会议管理 云大旅院培训中心 第一节会前筹备 先修内容 1 会议的通用礼仪 2 主持人的礼仪 3 会议发言者的礼仪 4 会议参加者礼仪 5 会场整体布局的类型 1 较大型会场的座次安排 大小方形和半圆形 2 中小型会议的座次安排 方拱形 半月形 椭圆性 圆形 回字形 T字形 马蹄形和长方形 6 场内座位的区划 1 会场座位区划的意义 2 场内座次区划的主要方法 7 主席台的座次和场内座次安排 1 安排主席台的座次 2 安排场内其他人员的座次1 小型会场内座位的安排 2 中大型会场内座位的安排 一 会议筹备方案的拟定 一 引导案例 二 工作技能1 会议筹备方案的内容 1 确定会议的主题和议题 选择题 确定会议主题的主要方法 一是要有切实的依据 二是必须要结合本单位的实际 三是要有明确的目的 2 确定会议的名称 选择题 3 确定会议的议程 选择题 4 确定会议的时间和地点 5 确定会议所需设备和工具 要满足会议的需要 6 确定会议文件的范围 并做好印制或复制工作 7 确定与会代表的组成 8 确定会议经费预算 9 确定会议住宿和餐饮安排 10 确定会议的筹备机构与人员分工 组织落实 成立工作团队组 2 会议筹备方案的作用 1 确保会议的周密组织 2 确保会议服务质量和沟通协调到位 3 确保领导的意图得以贯彻执行 3 会议筹备方案的制定程序 选择题 1 组建会议筹备委员会 2 划分筹备机构小组 3 与领导沟通相关事项 4 方案拟定后交上司审核 4 远程会议筹备方案的要求 电话会议和视频会议 1 远程会议的优势和特点 节省时间和金钱 降低会议成本 在与相应的技术支持单位或服务机构事前商定后 使用录音或录像设备将会议内容做永久的记录 使会议信息能够得到完成的保存 会议信息的交流更加直接和简短等 2 制定远程会议筹备方案时 要注意了解技术支持 3 要明确会议程序和议程 4 要有专人负责检查会议设备 5 组织电话会议的要求 电话会议适用于规模不大 办公地点相对集中的企业 1 电话会议的特点 方便灵活 准备时间短 回复迅速 缺少身体语言 难以进行互动交流 缺少文本 难以传递大量细节信息 为了提高电话会议的效率 增进信息与交流 可搭配使用其他通信方式 如传真 电子邮件 电话会议适用于分公司不远 规模不大的企业 2 电话会议信息工作要的要求 准确发出开会信息 要特别说明是否需要设立分会场 要强调准时到会 认真分发会议书面信息材料 合理安排会场信息传输设备 按时接通电话 做好会议记录 6 组织视频会议的要求 适用于布置重要工作 宣布重大决定 商量紧急措施等特殊紧急的情况 1 视频会议的特点 声音和图像同时传送 不受空间的限制 节省时间 费用 交流效果较好 视频会议的交流不够深入广泛 2 视频会议的工作要求 发出开会信息 分发文件信息资料 布置会场 设置与检查会场信息传输设备 做好会议准备 采用先集中后分散的形式 汇总情况信息 7 远程会议语言交流的注意事项讲话内容要集中 准确地体现会议的主题 尽可能进行讲话演练并做好时间估算 以保证讲话能按照规定的时间结束 为保证与会人员能够清楚 准确地接受讲话人所讲述的内容 讲话内容要简明易懂 尽量不使用方言 拗口和容易产生歧义的字词及语句 以免与会人员理解有 误 三 相关知识1 会议筹备方案与会议策划方案的区别与联系会议策划方案一般包含会议筹备方案和会议预算方案 会议策划是对会议做整体的计划 会议预算是将策划方案数字化的过程 会议筹备方案是在策划方案的基础上侧重于会议准备工作的组织和实施 总体上来说 会议策划方案比较务虚 会议筹备方案比较务实 一般是先进行策划和制定预算 再设计具体的筹备方案 2 会务机构分工的要求 1 根据会议的规模和类型组织人员队伍 2 分工明确 责任到人 3 加强协调 定期沟通 3 会前准备工作的基本要求 1 充分 2 周密 3 安全 二 检查会务筹备情况 一 引导案例 二 工作技能1 会务筹备情况检查的主要内容 选择题 1 会议准备是否充分 会期 人员 规模 2 能否排除各种干扰 3 环境条件与用品准备 4 文件材料的准备 5 会场布置情况 6 会议保卫工作 7 其它内容 2 会务筹备情况检查结果的形式 选择题 1 书面形式 这是一种正式的方式 这是必不可少的一种筹备情况检查结构的形式 2 口头形式 3 协调会形式 3 会务筹备情况检查方法 操作题 1 听取会议筹备人员汇报 2 会前现场检查 确保所有事项都条理清晰 注意气味 设立入场登台 佩戴徽章 名牌 准备接待休息室 安排接待 服务人员 3 会务筹备情况检查的程序 1 开会检查的程序 2 现场检查的程序 三 相关知识1 会务筹备情况检查的汇报材料 1 认真核实 2 突出问题 提出对策 注重实效 3 要有量化检查的数据 2 对检查所发现的问题的纠正 1 分析问题 2 找出问题产生的原因 3 为纠正做好准备 4 责任到人 三 审核会议文件 一 引导案例 二 工作技能1 会议文件审核的内容 1 审核会议文件的准确性 完整性 选择题 2 审核会议文件的具体内容 选择题 2 会议文件审核的方法 选择题 1 对校法 适用于定稿上改动较多的文件 2 折校法 适用于整洁 改动不多的文稿 3 读校法 适用于定稿内容浅显简单 生僻字 专用术语名词较少的定稿 3 会议文件审核的工作程序 选择题 1 自审2 初审3 会审4 终审 在会议文件审核修改之后 要由主要领导或主管领导进行终审 三 相关知识1 会议文件的类型 1 立项方面 2 筹备工作方面 3 会议内容方面 4 会议宣传报道方面 5 会议管理与服务方面 6 不同载体的信息材料 7 各种形式的文件材料 指导 主题 程序 参考 管理 成果 宣传 传达文书 2 会议文件的印制 1 适用原则 就是要求纸张应适合于印刷 传递 阅读和保存等方面的需要 油墨 2 耐久原则 就是要求纸张能在尽可能长的时间范围内可承受物理的 化学的因素的破坏 3 会议文件的分发 会议文件除了在会议进行之前准备的以外 还有会议进行过程中分发的文件 还有一些会议文件会在会议结束之后分发到各个单位 四 与领导沟通会议事宜 一 引导案例 二 工作技能1 与领导沟通会议有关事宜的方法 1 定期向领导提交书面报告 2 由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况 3 领导亲自参加有关会议 4 其它途径 2 与领导沟通会议有关事宜的时机 1 会议筹备阶段 2 会中阶段 3 会后阶段3 与领导沟通会议事宜的程序 1 明确会议的目标 2 明确沟通会议有关事宜的方法或途径 3 确定沟通的时间 地点以及参加人员 制定会议记录人员 4 检查沟通过程中所需要的各类文件 音像等资料 5 向领导汇报会议的筹备情况及进展 同时应讲明会议筹备或举行过程汇总遇到的问题和难题 6 听取领导指示 或与领导进行双向讨论 并完成会议记录 7 将记录通过某种方式送给领导 4 与领导沟通会议有关事宜的原则 1 时间性 2 及时性 3 全面性原则 5 与领导沟通会议事宜的注意事项 1 对领导的指示和双方讨论的结果要尽快进行部署和落实 2 要坚持与会议的主管领导保持定期的沟通 并将落实的情况及时向领导反馈 3 在会前 会中 会后不同时期的沟通中 要突出各自的重点 三 相关知识1 与领导沟通会议有关事宜的意义 2 分配会议组织与服务的考虑因素 1 成员经验 2 承担的工作总量 3 统筹分配 4 会议成员的特长爱好 5 合理公平分配 6 灵活实施3 做好会议整体协调的注意事项 五 拟定会议的应急方案 一 引导案例 二 工作技能1 会议应急方案的内容 操作题 1 可能出现的问题 人员 场地 设备 资料 健康与安全 行为 2 出现问题时负责解决的会议工作人员 2 会议应急方案的制定程序 1 预测不可预知的情况 2 提前准备应对各种问题的备选方案 3 要组织一次专题性的筹备检查会 4 头脑风暴 3 住宿安排注意事项 4 餐饮服务的注意事项 5 交通保障注意事项 6 会议通讯服务注意事项 7 安排会议娱乐生活注意事项8 安排会议值班注意事项 三 相关知识1 会议应急方案特点 选择题 有的放矢 预防为主 留有余地2 会议应急方案实施的原则 选择题 1 思想上充分重视 2 人才物方面措施到位 3 坚持定期检查 一 单项选择 1 在召开远程会议时 应首先考虑 09 5 10 11 A 技术要求 保密要求B 省时 省力C 交通不便D 互动性强2 确定会议的主题与议题应不包括 09 5 10 11 A 有切实的依据B 考虑社会热点问题C 结合本单位的实际D 有明确的目的答案 1 A2 B 3 会议中常见的突发事件不包括处理 09 5 10 11 A 场地问题B 设备问题C 行为问题D 营销问题4 对视频会议的会场布置要求有 09 5 10 11 A 一台摄像机B 主会场和分会场都要悬挂会标C 摆放鲜花D 采用自然光答案 3 D4 B 5 会场设备的检查和使用应 09 5 A 多人多管B 专人专管C 谁用谁管D 技术部门负责人管6 与领导沟通有关会议事宜要坚持 09 5 10 11 A 将单项沟通的结果尽快进行部署和落实B 与会议的主管领导保持非定期的沟通C 在会前 会中 会后不同时期的沟通中 突出各自的重点D 突出成绩 适度反映问题答案 5 B6 C 7 对会议进行现场检查时 一般应先 09 5 A 向领导汇报B 通知被检查的部门C 下方检查评估表D 确定检查的路线和确认检查重点8 视频会议时间紧 因此 每个发言人的发言时间 09 5 A 要特别申请B 由自己掌控C 相对短D 由记录人掌控答案 7 D8 A 9 会场布置情况的检查一般不采用 09 5 10 11 A 口头形式B 座谈会形式C 协调会形式D 书面形式10 文件审核中适用于整洁 改动不多的文稿一般使用的审核方法是 09 5 A 对较法B 折校法C 读校法D 双校法答案 9 B10 B 11 电话会议是一种以语言交通为手段的会议形式 无法实现文字的同步传输 因此需要 09 11 10 11 A 提前发放会议的日程表 B 配置视频设备 C 做好会议报到工作 D 做好会议书面信息的分发工作12 在召开电话会议时 人数较少的单位或个人 可 参加会议 09 11 A 直接使用带有免提扬声器的电话机 B 免费 C 使用麦克风 D 使用专用视频电话答案 11 D12 A 13 在会议文件审核修改之后 要由 进行终审 09 11 10 11 A 主管秘书 B 主要领导或主管领导 C 文件起草者 D 办公室主任14 会议的主题除了要有切实的依据之外 还要 09 11 A 有细化的议题 B 结合本单位的实际情况 C 有充足的讨论余地 D 在会上反复协商答案 13 B14 B 15 在审核会议文件具体内容时 首先要审核会议文件内容 09 11 A 是否做到了层次清晰 B 是否与实际相符 C 是否偏离了会议的主题 D 是否进行了会商16 根据会议的 确定会议的发言人 11 5 A 目的B 议程C 主题D 规模答案 15 C16 C 17 会议筹备情况检查的必不可少的形式是 11 5 A 书面形式B 口头形式C 电话形式D 催办单形18 会议组织方的领导检查会议筹备情况的最可靠方式是 11 5 A 书面汇报B 口头汇报C 协调会D 现场检查答案 17 A18 D 二 多项选择 1 对会议文件校对时 只有认真检查 才能杜绝差错 09 5 A 文字B 结构的组成部分C 各种标记D 格式2 为了提高会议的效率 以下做法不可取的是 09 5 A 尽量缩短会议的时间B 尽量使更多的人员参加会议C 尽量邀请政府的主要领导到会发表讲话D 尽量在比较封闭 受干扰小的地点开会答案 1 ABD2 BC 3 会议策划方案一般包括会议 09 11 A 议程 B 筹备方案 C 预算方案 D 日程4 检查会场布置的情况应注意的方面有 09 11 A 会标是否庄严醒目 B 领导者名签安排是否妥当 C 投票设施是否完善 D 旗帜 鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体答案 3 ABCD4 ABCD 5 在纠正会议检查过程中所发现的问题时 要努力做到 09 11 10 11 A 必须由领导对问题提出处理意见 B 不扩大问题的影响面 C 在人 财 物等方面为纠正偏差做好相应准备 D 及时将纠偏的结果进行通报6 提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门 可先要 09 11 A 进行会商 B 广泛征求意见 C 由各部门分别提出意见 D 只由牵头部门提出意见答案 5 CD6 AB 7 会议的领导者和会务部门在进行会议组织时要坚持 原则 09 11 A 细致性 B 时间性 C 及时性 D 全面性8 与面对面会议相比 视频会议具有的特点是 11 5 A 交流沟通充分B 发言时间紧C 发言时间相对较长D 发言人数少答案 7 BCD8 CD 9 会议应急方案的主要内容应该包括 情况 11 5 A 设备在使用过程中发生损害B 持不同意见的发言者发生争吵C 突发性灾害或传染性疾病D 关键与会代表缺席10 检查会场布置的情况时应检查 11 5 A 会标与会徽B 座位与名签C 装饰物D 指示牌答案 9 ACD10 ABCD 11 视频会议的局限性体现在 11 5 A 初始准备时间较长B 初始投入成本较高C 交流不够深入广泛D 声音和图象无法同步传递12 会议文件的撰制一般由 11 5 A 秘书部门直接拟制B 秘书部门牵头组织有关部门 有关人员共同拟制C 领导拟制 秘书执行D 有关部门准备文告 然后经主管领导或秘书长审核答案 11 ABC12 AB 第二节会议组织 先修内容1 制定会议预算的原则 1 树立全局观念 搞好综合平衡 2 先进 经济 合理 3 量入为出 4 分清轻重缓急 精打细算 2 会议成本控制的过程 1 衡量实际成本 2 会议成本的比较 3 对会议成本偏差的改进 一 提示会议按计划进行 一 引导案例 二 工作技能1 推进会议进程应遵循的原则 选择题 1 认真听 最少限度地打断谈话 多提开放式 探索式问题 2 树立信心 确信自己能对任何突产生积极的影响 3 消除交流障碍 4 强调问题 5 使用精湛的人际交流技巧 6 多议题会议的议题安排次序应科学合理 2 提示会议按计划进行的注意事项 1 在会议开始前 2 会议议题开始前 3 提示会议按计划进行需要会议主持人掌握合适的时机 4 如果超出界限或者出现争吵 要及时提示 三 相关知识1 提示会议按计划进行的意义 这项协调工作是针对参与会议的秘书而言的 2 参会人员在推进会议进程中的责任 1 讨论中要专心投入 和他人保持和谐的交流气氛 2 不随便打断他人的发言 不随便插言 不侵犯其他与会人员的权利 3 不随便进进出出 影响他人的发言 4 自己的论点被证明根据不足时 应当显示自己的风度 放弃己见 二 监督会议经费的使用 一 引导案例 二 工作技能1 会议经费的类型 选择题 1 与会人员交费 计算公式 2 参展商交费 3 联合主办者交费 4 广告 赞助和捐助 5 公司分配 6 其他收入项目 录音 录像带和出版物 旅行 餐饮 2 会议经费使用的主要方面 1 文件资料费 2 邮电通讯费用 3 会议设备和用品费 4 会议场所租用费 5 会议办会费 6 会议宣传交际费 7 会议住宿补贴费 8 会议伙食补贴 9 会议交通费 10 其他开支 3 会议经费使用的注意事项 1 会议经费使用中的各种票据管理 2 会议经费预算的制定是控制会议成本 提高会议效率 节省时间和资金的重要手段 3 一些费用的名称要具体规范 4 购买会议用品要物美价廉 5 遵守财务制度和规定 6 有些会议用品或纪念品要在预算后附录详细的物品报价表 4 会议经费使用的监督方法 选择题 1 报告和会议 2 授权与自我控制 3 质量 4 损益平衡表 选择题 5 比率分析 6 审核时逐项细审 三 相关知识1 网络新闻发布宣传的经费预算主要包含网络新闻发布及网络现场直播两部分的预算内容 时间及金额 2 会议收款的方法和时机 三 处理会中突发事件 一 引导案例 二 工作技能1 会中突发事件的类型 1 人员问题 2 健康与安全问题 3 行为问题 2 处理会中突发事件的方法 1 处理人员问题 2 处理健康与安全问题 3 处理行为问题 3 处理会中突发事件的程序 1 对会议中出现的突发事件及时向领导报告 2 启动会议应急方案的各项措施 3 调动会议有关人员及时进行补救和处理 4 必要时向公共应急机构请求支援 5 处理好突发事件的善后工作 三 相关知识1 处理会议突发事件的责任分工 2 突发事件与规章制度 1 应急方案的定期检查制度 2 突发事件的第一时间报告制度 3 各种应急设施的检查维护制度 4 值班工作责任到人制度 四 管理会间文化活动 一 引导案例 二 工作技能1 管理会间文化活动的内容 1 安排娱乐活动的内容 2 安排参观活动内容 2 管理会间文化活动的要求 1 了解会间文化活动的主体情况 2 掌握会议娱乐方面的预算情况 3 确定活动的主题 三 相关知识1 文艺活动设施 2 健身与休闲设施 3 文化娱乐经费预算 第三节会后落实 先修内容 1 合理安排与会人员的返程 2 会议文件资料的清退 3 引导离场 整理会场 4 收集 整理会议文件资料 5 编发会议纪要和决办通知 6 收集 反馈会议精神的落实情况 一 结算会议经费 一 引导案例 二 工作技能 三 相关知识1 收款方法2 付款方法和会议财务管理原则 1 遵守制度 严格手续 这是会议财务管理最基本的原则 2 量入为出 收支平衡 3 精打细算 切实可行 二 总结会务工作 一 引导案例 二 工作技能会议总结的工作程序对会议征询意见 拟就工作总结稿 向领导报告会议结论 总结定稿 印发 归档 组织全体工作人员进行总结 三 相关知识1 会议总结的目的与形式会议总结的主要目的是检查会议目标的实现情况 总结经验 提高工作水平和会务效率 奖惩相关人员 并妥善解决会议的遗留问题 2 会议总结的内容 选择题 总结内容包括会议名称 时间 地点 规模 与会代表人数 主要议题 参加会议的上级领导人 会议的主持者 领导报告或讲话的要点 对会议的基本评价和贯彻要求 会议的决议情况及今后的工作任务布置等 1 会议概况 2 会议进行情况与会议精神概括 3 结尾 3 会议总结的要求会议总结的要求主要有 根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查 回顾和检查 认真总结经验教训 有理有据 实事求是 突出重点 有所侧重 一分为二 以激励为主 总结出简单易行的办公程序和制度 使会议工作科学化 程序化和制度化 1 逐条检查 全面评价 2 总结要将客观标准和主观标准相结合 3 总结经验 激励下属 三 新闻发布和报道工作 一 引导案例 二 工作技能会议的报道程序 取决于会议的重要性及开放程度 三 相关知识1 会议新闻报道的要求 1 客观真实 2 全面准确 3 迅速及时 4 尊重媒体 5 注意保密 2 会议新闻报道的方法 1 邀请新闻记者到会 2 召开记者招待会 3 会议秘书部门自己撰写新闻稿件 报经有关领导审定后 交由报纸 通讯社 电台 电视台发表 四 评估会议工作 一 引导案例 二 工作技能会议效果评估基本程序 分析影响会议效果的主要因素 设计会议效果评估表 进行调研 统计数据 汇总评估结果 编制评估报告 三 相关知识1 会议评估的目的 标准评估的主要目的是 会议目标是否得以实现 会议的成本效益如何 与会者对会议的组织服务是否感到满意 从会议的策划 组织 管理上考虑 以后的会议还需要进行哪些改进 总的来说 就是要分析会议进行的如何 以及与会者从会议中获得了什么收获 会议评估的标准是否达到目标 4条 会议时间性评估 与会人员参与会议状态与收获 对会议的满意程度与理由 提出改进的意见或建议 会议服务评估 会议服务是否到位 会议中的合作精神如何 会议实际费用支出 会议成本评估 再度召开同样的会议时 继续推进与维持的事项 2 会议评估的原则 1 客观性原则 这是会议评估的首要原则 2 同一性原则 3 动态性原则 4 定性与定量相结合的原则 3 会议评估方法在会议将结束时 以意见调查的方式进行 请与会人员填写会议评估表 1 定性评估 定性评估是确定所要研究问题的广度 即要得出关于这一问题的某些结论所需涉及的方方面面的因素 2 定量评估 定量评估是将各种数字进行运算和统计分析 从而获取相关的比较数据或建立分析模型 任何评估都要包括定量操作的部分 其一 会议评估表格设计 设计时应该考虑下列因素 表格的长度 其二 问题设计 问卷尽量采用开放式和封闭式问题相结合的方法 其三 数据分析 4 会议评估主要内容 1 评估会议主题与议题 2 评估会议议程与程序 3 评估主持人 4 评估会议工作人员 5 总体评估会议服务与管理 一 单项选择 1 撰写会议总结或会议纪要应遵循 09 11 A