办公文秘_行政助理培训之办公事务管理

复习 1 行政部职能及工作目标2 行政部组织目标及工作事项 第三章办公事务管理 办公事务是每个行政人员每天必须处理的工作内容 办公事务管理也成了行政部工作的一个重要组成部分 管理的规范与否 是否有条例 逻辑清晰 直接关系到行政部工作效率的高低 进而影响了企业整体战略目标的实现 只有对办公事务进行有效地管理 提高办公人员的工作效率 节约成本 增强企业内 外部对象对服务工作的满意度 才能提高企业的整体竞争力 这也是办公事务管理的工作目标 第一节工作目标与工作事项描述 第二节行政费用管理工作事项细化执行 一 行政费用管理知识准备 一 行政费用构成一般包括差旅费 办公用品费 水电费 取暖费 邮电费 行政设备维修等项目 二 行政费用管理注意事项 1 三对关系 服务与监督需要与可能企业与员工 2 三点注意事项 管理业务费实施专项管理勤俭节约 三 行政费用管理内容 1 编制费用预算 报请企业领导审批 编制年度分季用款计划 呈报上级领导2 申领行政费用3 拨付行政费用上级领导根据各部门的季度用款计划和上月会计报表 并结合各部门的业务和资金结存情况给予拨款 并按月拨付 但不许办理超预算计划的拨款 4 账目管理领取拨款后 应按资金的性质分别设立 经费存款 和 其他存款 账目 其中 经费存款 是办理预算资金结算的账目 其他存款 是办理预算外资金结算的账目 二 行政费用管理工作模版 一 报销规定模版行政费用可以分为五大类 办公用品及低值易耗品采购费 车辆使用费 交通补贴费 应酬招待费及其他 二 接待费用管理细则模版1 最小支出 最大成果 原则2 接待卡3 接待申请及报告 三 行政费用管理工作流程 一 预算工作流程 二 行政费用使用工作流程 第三节公关接待管理工作细化执行 一 公关接待管理知识准备 一 公关概述是公共关系的简称 它是一个组织为了达到一种特定目标 在组织内外部员工之间 组织之间建立起一种良好关系的学科 公关的功能是传播沟通 塑造形象 平衡利益 协调关系 优化社会心理环境 影响公众 二 公关接待内容接应电话 来访接待 外出访问 企业宣传 1 接应电话通过电话中的语气 声音 语调和通话内容 了解办公室人员的素质 修养 学识 能力等 进而了解办公效率 精神面貌 管理水平等 因此 处理好电话应接事务是对企业而言非常重要 2 来访接待办公人员是企业形象的代表 接待工作成功与否 将影响企业在公众中的形象 对一些重大业务活动的接待 还直接影响着企业的业务拓展 因此 企业应就接待工作的规范性作出明确界定 客人来访时的礼仪1 在接到客人通知要来访时 须问明来访时间 来访目的及来访人员 了解信息后通知各相关部门进行准备 2 在客人来访约定的时间前 先确认客人具体到达的时间 并先行准备 公司简介及饮用水 若在夏天 则须提前5 10分钟开好冷气 且须注意个人仪表 衣着整齐等 3 客人到时 若允许 应至门口迎接 带路时应走在客人左前方二 三步左右 带到会议室后 将客人让到离门远的一边就坐 面对客人要抬头挺胸 表面出有自信 要给客人留下好的印象 4 与客人交换名片后 将名片按职位顺序摆放在桌上 方便在记忆与自已谈话的是哪一位 5 问请客人需要喝什么 有什么特殊要求 送茶时 须绕到客人座位后面将茶放在客人右手边 若客人来访时间较长 须记得每二小时换一次饮料 6 若到访的为老客户 来访目的为检讨品质或检讨模具状况 则在客人到访前 招集相关部门准备好资料并出席陪同 7 若到访的为新客人 则安排进行公司简介 并带客人参观针对设备及办公室进行一些介绍 8 回到会议室后 询问客人对工厂参观的感想 并认真的记录客人的每一个建议 针对客人参观工厂的疑问逐一解释 9 客人来访期间 切忌出现只有客人单独在会议室的现象 期间一定要有人陪同 10 若客人到访时间较长 须请客人用餐 一般以商业式简餐 招待即可 11 客人结束来访时 须送至门口 待客人离去后再回公司 3 外出访问企业通过访问其他单位或机构 才能有效地与外部交流和沟通 1 出访前首先 要确认是否已预约 将相关资料准备齐全 其次 提前出门 避免意外出现 若赶不上约会的时间 必须告知对方原因及可能到达的时间 最后 出门前应把分内的事情处理好 2 拜访时第一 到达对方单位后 先检查携带物品 整理衣帽 第二 向传达室准确报出自己姓名 公司 若有预约 报出访问对象的姓名 职位和部门 若无预约 则讲明来意希望约见 第三 座位主次要分明 第四 主动递上名片 谈话时要适当肯定和赞许 3 访问后及时返回企业 将访问经过 内容 时间 花费及结果报告给直接上级 必要时应起草访问报告 4 企业宣传企业通过同媒体保持稳定的关系 能够扩大企业的影响力 提高企业的知名度和美誉度 二 公关接待管理工作流程 一 参观接待工作流程 二 公关管理工作流程1 制定公关计划行政部确定公关工作目标 制定工作计划 行政部经理和主管副总对计划进行审核审批2 开展公关活动行政部确定公关对象和恰当的公关方式 开展公关活动3 评估公关活动评估 资料汇总分类 保存和归档 第四节会议管理工作细化执行 一 会议管理知识准备 一 会议类型1 会议内容 专业会议 工作会议 动员会 庆祝会 追悼会2 会议性质联席会议 宣讲报告类会议 预备性会议 决策性会议 表彰奖励性会议 规定性会议等 3 会议规模小型 中型 大型 特大型会议4 会议形式现场会议 座谈会议 博览会 商品展销会5 会议时间定期会议 不定期会议 二 会议管理内容1 会前 准备确定会议是否必要 会议的目的 会议的形式和规模 会议的时间和地点 准备议事日程 是否有新信息 会场布置 2 会议期间 控制签到 发放资料 叙述会议的目的 核对并记录与会者 控制讨论过程 概括观点 坚持预定时间 项目讨论后概括 进一步讨论的则推迟到下一次会议 确定下一次会议议题和时间 3 会后 整理在与会和未与会人员中传阅会议记录 会议记录应准确 会议中所形成决策要突出承担行动的责任人姓名 时间及标准 表明下次会议的日期和时间 修改后的纪要形成文件 并下发供各部门学习 行政部进行资料汇总 归档 会议记录格式 会议记录与会议纪要的区别1 性质不同 会议纪要是规定性行政公文 而会议记录是记录会议情况和议定事项的事务性文书 2 内容的繁简程度不同 会议纪要的内容是对会议记录进行整理提炼而形成的会议内容的要点 重点体现会议的宗旨 而会议记录是对会议情况的原始 详尽的记录 重点体现会议的过程性和具体性 3 形式有所不同 会议纪要具有一段公文的规范格式 而会议记录的形式则比较灵活自由 会议纪要通常采用总分式结构 而会议记录则采用顺时结构 4 处置方式和作用不同 会议纪要一般可以文件的形式发布或在报刊上公开发表 用来 传达会议情况和议定事项 而会议记录只作为内部资料 以备查考 三 会议座次 第五节印章管理工作细化执行 一 印章管理知识准备印章是国家 社会机构 组织 个人的特定标志 更是企业必不可少的标记 印章具有一定的权威性 只有加盖印章的文件才能产生效力 与此同时也会相应的产生责任 企业的印章包括公章 法人章 财务专用章 合同专用章等 法人章在规定的有限用途内使用 如税务申报 开支票等 其他业务章包括物资进出库专用章 档案专用章 招标专用章 投标专用章等 主要是在企业内部使用 或者在企业集团内部 上下级对口业务部门之间使用 案例 2008年4月 范某以湖南某工程有限公司福炼项目部工程需要为由 与刘某签订钢管 扣件的租赁合同 当时刘某要求范某为租赁合同提供担保 结果范某跑到湖南某工程公司在泉州的工地 乘公章管理人不备 偷取该项目部公章盖于其与刘某所签租赁合同之上 刘某对担保事实信以为真 将大量钢管 扣件出租给范某 2008年11月 湖南某工程有限公司福炼项目部发现范某盗用该单位公章之事后报案 范某被抓获归案 并以合同诈骗罪被判刑 案发后查明 2008年4月至2008年11月 范某利用上述合同 先后从刘某处诈骗合同标的物价值140余万元 都用于其之前所欠下的债务等 虽然法院判令范某退赔刘某全部诈骗所得 但是迄今为止刘某仅收到执行款2万余元 于是 刘某以湖南某工程有限公司对于自己的印章管理严重不负责任 导致其巨额经济损失为由起诉至湖里区法院 要求被告赔偿50万元 湖里区法院一审认为 范某与刘某签订租赁合同以及担保合同系以合法形式掩盖非法目的 合同认定无效 但由于湖南某工程公司存在管理公章方面的过失 且其行为为范某偷盖公章创造了条件 促成了合同的成立 因此其应对担保合同的无效存在过错 一审判决被告赔偿刘某诉求50万元的四分之一 即12 5万元 湖南某工程有限公司不服 上诉至厦门市中级法院 厦门市中级法院认为 在我国现行法律体系中 公章的使用对外足以产生代表公司的法律效力并导致公司承担相应的法律责任 公司应妥善 严密地保管公章 对公章的管理过错除了主观故意地不当使用公章外 还包括了对公章保管不严等疏于管理的过失 湖南某工程公司公章管理人将公章放置于抽屉中而未加锁 导致范某可以在未经许可的情况下取到公章并加盖于保证合同上用于诈骗并导致刘某遭受损失 该公司存在对公章疏于管理的过失 原审认定其在公章管理上存在过错并无不当 终审判决驳回上诉 维持原判 总结 印章保管实行印章专人保管 负责人印章与财务专用章分管制度 并严格执行保管人交接制度 印章保管人因故临时请假 须更换印章保管人 并做好交接记录 印章颁发单位和使用单位均须把已启用的各类印章印模 批准启用的有关文件立卷归档 永久保存 印章应存放在配锁的办公室抽屉里 节假日放在安全处 并贴封条