办公文秘_秘书学实务-秘书部门、秘书认知与管理

1 秘书学实务 课程导入 1 谈谈什么是秘书部门 你所了解的秘书部门都有哪些 以下部门 机构 是秘书部门吗 1 校学生会秘书部 2 信访办公室 3 督查办公室 4 台湾事务办公室2 案例分析 一 背景于雪所在的公司是一家开发生产医疗麻醉设备的高科技公司 于雪是这家公司的秘书处负责人 公司正准备明年在香港上市 星期一早晨一上班 于雪就收到一份传真 传真是青海一家医院发来的 说是本公司生产的麻醉机出现质量问题 造成严重的医疗事故 病人家属情绪很大 不仅提出巨额赔偿要求 而且准备向新闻界投诉 因此 院方要求公司尽快派人过去处理 面对这种情况 于雪应该如何处理 现在于雪有这么几种选择 a 马上与医院联系 了解事故发生的具体原因 b 马上与正在香港出差的老总通电话 向他汇报情况 并听取他的指示 c 因为情况紧急 马上以老总的名义给对方院长发传真 请院方代表公司向病人家属表示慰问 d 与公司内有关部门联系 商量这次事件有可能对本公司的影响而采取相应的对策 e 与公司技术部联系 询问这类医疗事件到底是设备质量问题还是医务人员操作失误 二 问题对于于雪以上几种选择 你认为哪种选择比较合适 请说明理由 并对其他几种选择进行评析 4 第二章秘书部门 五 秘书部门的职业特征 三 公司企业的秘书部门 四 秘书部门的地位 二 行政机关的秘书部门 一 秘书部门的涵义 六 秘书部门的职能 5 一 秘书部门的涵义 秘书部门是辅助领导部门进行决策 管理 推进领导工作 并协助领导协调各职能部门进行有效工作的综合部门 秘书部门又称秘书机构 是现代秘书工作的组织形式 也是秘书人员在其中从事秘书工作的机关 6 一 秘书部门的涵义 秘书部门又称秘书机构 有广义和狭义之分 广义的秘书机构 指承担办文办事 信息调研 综合协调 督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门 一般高层称办公厅 基层称办公室 包括其下属的秘书 档案 机要 调研 信访 行政 督查等部门 狭义的秘书机构 指承担以办文办会为主 专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门 如秘书局 秘书处 秘书科等 官场病 的故事 英国著名的行政学家诺斯古德 帕金森在其著作 官场病 中对当时英国行政机关工作作风做了入木三分的剖析 揭露和嘲弄了英国官场的种种弊病 引起当时社会的强烈反响 使 帕金森定律 这个概念成了官僚主义的代名词 官场通病主要有以下几种 第一 职员人数与工作量毫不相关 不管工作量如何变化 职员人数总是成倍增加 第二 现代政府机构委员会之类的组织形式日益膨胀 在委员会内部必然出现非正式的核心委员会 过一段时间 这个核心组织又会扩张起来 如此周而复始 机构就越来越庞杂 人员越来越多 工作效率却越来越低 第三 组织的低效 无能根源于自发的嫉妒病 机关成立的年代愈长 人员的素质就愈低 8 秘书机构的设置程序 确定组织架构 人数 机构数 岗位数规定职权职责 权职相当配备工作人员 结构合理制定规章制度 标准化 规范化 一 秘书部门的涵义 9 秘书机构的设置原则 一 效能最大化原则 1 科学分工 2 层次合理 3 结构优化 4 配置合理二 适应工作需求的原则 1 秘书机构的设置必须以管理职能的实际工作需要为最终原则 2 在机构设置过程中应严格避免随意设置 因人设岗等腐败现象 一 秘书部门的涵义 秘书机构的设置原则 三 分级管理 职 权 责分明统一原则 1 在其位 谋其政 行其权 负其责 2 既要避免权利的滥用 又要避免责任的逃避四 机构统一 相对稳定的原则 1 秘书机构的名称要统一 做到称谓一致 名副其实 2 秘书机构的设置要统一 机构的层次 人员的编制 职责的划分要有科学合理统一的标准 3 秘书机构的职能目标要统一 11 一 秘书部门的涵义 秘书机构图 办公室 主任 副主任 调研科室 秘书科室 档案科室 信访科室 行政科室 督查科室 机要科室 12 二 行政机关的秘书部门 行政机关主要指党政机关 部分事业单位 企业以及以采取行政管理方式的职能机构 行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下 下图为各级政府机构设置 见图 13 二 行政机关的秘书部门 在我国 行政机关的秘书部门的级别就是机关直属下级 省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称 办公厅 地级以下 包括地级 一般称 办公室 秘书部门的负责人称办公厅 室 主任 省级以上机关还设秘书长 14 三 公司企业的秘书部门 公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构 是在经理 厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构 由于公司 企业不同 秘书部门的设置也多种多样 大体有四种形式 如下表所示 15 三 公司企业的秘书部门 16 四 秘书部门的地位 秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位 都是直接为单位领导层服务的 它处于承上启下 联系左右 沟通各方的枢纽地位 17 四 秘书部门的地位 18 五 秘书部门的基本特征 从属性秘书机构在整个机构体系中 不同于其他权力机构 一般不具有决策权和指挥权 属于综合性的辅助部门 中介性秘书机构辅助决策 拟定计划 传达指令 组织协调 督促检查等 经常起着沟通上下 联通内外的枢纽作用 服务性秘书机构相对于整个机关和企事业单位而言 是一个综合性的办事机构 不仅为领导和上级服务 也为下级组织 其他部门 全体成员服务 服务性是秘书部门的本质特征 19 六 秘书部门的职能 20 21 22 23 第三章秘书职业认知与管理 三 秘书工作的特点 四 秘书工作的要求 二 秘书工作的宗旨 一 秘书的基本素质 四 秘书工作的具体实务 五 秘书工作的具体实务 24 一 秘书的基本素质 良好的政治素质 良好的职业道德 高度的纪律意识 良好的工作态度 良好的文化素质 良好的群众基础 办公自动化技能 科学管理时间的能力 25 1 秘书人员的重要品质 传统道德的延伸 中华民族的道德修养观 修身 齐家 治国 平天下 关键的个人品质 有社会责任感 对领导和团队忠心耿耿 有敬业精神 有认真的工作态度 有任劳任怨的胸怀 秘书的个人职业道德品质修养 26 秘书人员的职业道德 27 美国最著名的 哈佛商业评论 评出了 条职业人应该遵循的职业道德 诚实 正直 守信 忠诚 公平 关心他人 尊重他人 追求卓越 承担责任 28 在1985年1月召开的全国秘书长 办公厅主任座谈会上 中办领导同志明确指出 中央办公厅工作的指导思想是围绕党的总目标 总任务 做好 三服务 即为中央服务 为中央各部门和各省 自治区 直辖市服务 为人民服务 其中直接的主要的是为党中央领导工作服务 但随着现代社会公共管理的发展 三服务 的指导思想难以涵盖一切秘书工作 于是秘书工作的宗旨被提了出来 二 秘书工作的宗旨 秘书工作 三服务 的指导思想 29 秘书工作的宗旨是为领导与上司的决策和管理顺畅地贯彻实施创造和谐的环境 30 秘书工作的特点就是秘书作为一门职业 与其它职业在工作本质上的明显不同 包括以下三点 三 秘书工作的特点 31 秘书工作的机要性秘书的基本素质中 最重要的莫过于 嘴紧 了 我能把饭碗抱到今天 全靠 哑三年 聋三年 瞎三年 这个口诀本来是韩国女性出嫁当儿媳的训诫 作为秘书 即使是对一句话 一封邮件 一页文件也不能大意 不能说的决不说 不能看的决不看 做到守口如瓶 滴水不漏 秘书应该把 秘密 看得和自己的命一样重要 韩 金圣姬 32 四 秘书工作的作用 33 五 秘书工作的内容 秘书工作最凝练的概括是 办文 办会 办事 以 办文 办会 办事 为线索 可以使我们对秘书整体工作有纲举目张的认识 34 35 1 文书撰写2 文书制作3 文书处理4 档案管理5 会议组织6 调查研究7 信息资料工作8 信访工作 结合我国具体情况 可分为15种 9 接待工作10 协调工作11 督查工作12 日程安排13 日常事务14 办公室管理15 其他临时交办事项 36 知识点补充 秘书的角色认知 37 案例1 办公室的故事 某单位正在召开年终总结表彰大会 请来的上级领导和单位领导正微笑着把一朵朵红花戴在先进工作者的胸前 在场群众情绪高昂 掌声不断 但料想不到的是 当单位领导把大红花戴在倒数第五人时 花篮里的红花只剩下三朵了 台上还有四位先进工作者没有受奖 要想赶制一朵红花肯定是来不及了 为大会服务的工作人员急得团团转 领导们兴致正浓 在热烈的气氛中给倒数第三位的先进工作者戴花 难堪的局面马上就要发生了 38 办公室的故事 想象看看 如果遇到这样的情况 你会怎么做呢 39 案例2 小于的难题 小于是某公司的秘书 今天她遇到了这样一件事 该如何处理 40 上午先去经贸部送了份材料 刚回到办公室 姜总让我马上到他的办公室去一趟 听姜总的口气 事情似乎挺急 心里有些紧张 来到姜总的办公室 姜总倒还是像平时一样随和 聊了几句后 姜总问我 小于 近来公司似乎有人在议论王总的事 你常去他的办公室 知不知道一些这方面的情况 王总是公司负责市场销售的副总经理 四十岁刚出头 他的工作能力是无可挑剔的 但可能是由于他老婆孩子都在美国的原因 公司不时流传一些他的风流韵事 41 上个星期四下午 王总突然让我去他的办公室 说 小于 我马上要去一趟香港 麻烦你明天帮我办一件事 你去王府井某某大厦的首饰柜台 我刚才已给对方打过电话 你只要提我的名字人家就会给你一包东西 取到东西后 你再帮我送一下 说着 递给我一张写着地址和乘车路线的纸条 第二天下班后 我取了东西正准备离开 柜台里年纪像是值班经理的人对我说 你是打出租吗 这包东西很贵重 在路上注意一点 我当然明白 在首饰柜台前说的贵重东西 不是几百元甚至几千元能买得起的 根据王总的纸条 我找到了亚运村一座高层公寓 层的三门 出来给我开门的是一位看上去不到三十岁的漂亮小姐 她还穿着睡衣 接过东西 她高兴得几乎跳了起来 啊 王哥连我的生日都还记得 真是太好了 谢谢王哥 谢谢王哥送给我的生日礼物 姜总问的肯定是这件事 42 小于该如何回答呢 A 前几天王