YC-LC-CG01材料设备供应商选择与管理流程√.doc

材料设备供应商选择与管理流程编号：YC-LC-CG01版号：A/0页码：第 1 页 共 8 页材料设备供应商选择与管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人 材料设备供应商选择与管理流程编号：YC-LC-CG01版号：A/0页码：第 8 页 共 8 页1 目的选择合格的优质的材料设备供应商,保证采购的材料设备在符合质量及工期要求的基础上价格合理，有效控制建设工程的成本。2 适用范围适用于公司开发建设项目中，公司采购权限范围内的甲供及甲定乙购材料设备供应商的选择与管理。3 术语和定义3.1 材料设备招标小组： 3.1.1 招标小组设组长一名，由成本副总担任。3.1.2 招标小组成员由成本管理部经理、采购管理部经理、项目管理部经理、设计管理部经理、项目总工程师组成。3.1.3 各部门相关专业工程师作为列席人员参加。3.1.4 招标小组决策方式：采用综合评分法。3.2 评标小组3.2.1 评标小组设组长一名，由公司总经理担任。3.2.2 评标小组成员由公司成本副总、设计副总、工程副总、设计管理部经理、成本管理部经理、采购管理部经理、项目管理部经理、项目总工程师组成。3.3 采购方式3.3.1 对于一次采购材料设备价格在30万及以上的项目，原则上必须进行招标，如确不具备招标条件（如入围单位少于3家）的项目在经过总经理同意后可进行议标。3.3.2 对于一次采购材料设备价格在2万30万的项目，可以进行议标和招标，或经成本副总同意后进行直接委托。3.3.3 对于一次采购材料设备价格在2万以下的项目，经过成本管理部（项目造价师）审核，由项目部负责与供应商进行谈判，并确定供应商，同时按照授权手册进行备案。4 职责4.1 采购管理部4.1.1 负责组织项目工程采购方式，并提交审批；4.1.2 负责根据项目部提出的材料设备进场需求计划，编制项目材料设备采购计划；4.1.3 负责收集供应商资料，并组织考察，编写考察报告；4.1.4 负责招标或议标备选供应商的资质审查，初步确定入围单位；4.1.5 负责整合招标或议标文件；4.1.6 负责组织发标、答疑及开标工作；4.1.7 负责填写定标审批表，并提交；4.1.8 负责组织材料设备采购商务谈判，签订采购合同；4.1.9 负责合同的交底工作；4.1.10 负责对材料设备直接采购合同进行月度抽检；4.1.11 负责材料设备供应商资料库、价格信息库的建立、维护；4.1.12 负责组织材料设备供应商年度评价。4.2 成本管理部4.2.1 负责对材料、设备报价进行分析、对比，提供相应的意见；4.2.2 对直接委托采购进行价格审核；4.2.3 负责招标或议标文件中的商务部分要求；4.2.4 根据目标成本对项目部材料进场计划中报的数量进行复核（含甲供材料和甲定乙购材料）；4.2.5 参与商务谈判；4.2.6 负责合同执行过程中的跟踪检查。4.3 设计管理部4.3.1 配合材料设备供应商考察；4.3.2 负责材料设备的选型定板；4.3.3 负责招标或议标文件中的技术部分要求。4.4 招标小组4.4.1 负责材料设备招标采购的评标、定标工作；4.4.2 配合材料设备供应商考察。4.5 项目部4.5.1 负责提出施工进度计划及采购需求；4.5.2 参与评审项目工程采购方式；4.5.3 配合材料设备供应商考察；4.5.4 负责提供材料设备招标施工工艺要求；4.5.5 提供项目材料设备进场计划，含数量；4.5.6 在权限范围内选择确定供应商。4.6 工程副总4.6.1 参与项目工程采购方式高管评审；4.6.2 审批施工进度计划及采购需求；4.6.3 审核采购计划及方式；4.6.4 审核招标或议标采购入围单位和中标单位；4.6.5 审核招标或议标文件。4.7 成本副总4.7.1 参与项目工程采购方式高管评审；4.7.2 审核采购计划；4.7.3 审核招标或议标采购入围单位；4.7.4 审核招标文件或议标文件；4.7.5 按权限审批招标议标中标单位。4.8 总经理4.8.1 审批项目工程采购方式；4.8.2 审批采购计划及方式；4.8.3 审批招标或议标采购入围单位；4.8.4 审批招标或议标文件。5 工作程序5.1 采购策划5.1.1 项目部编制施工进度计划及采购需求，经工程副总审批，作为采购管理部编制项目工程采购方式的依据。5.1.2 采购管理部编制项目工程采购方式，项目部参与评审，经过公司高管集中评审，公司总经理审批后作为单项采购计划的依据。5.2 采购计划编制5.2.1 项目部根据项目施工总体进度计划，编制项目材料设备进场计划（含材料设备名称、规格型号、数量、进场时间等），经工程副总审核，成本副总审核，总经理审批，在施工图设计完成后10天之内提交给采购管理部，作为项目采购计划的编制依据。5.2.2 采购管理部依据项目材料设备进场计划编制项目材料设备采购计划，其主要内容应当包括材料设备分判清单以及采购方式建议（含招标、议标、直接委托部分）。计划的编制要遵循服从工程总体计划的原则,同时应当组织成本管理部、设计管理部、工程管理部、项目部参与采购计划的编制，保证计划的可行性。评审通过的计划，由采购管理部提交工程副总、成本总监审核，公司总经理审批后作为采购工作组织实施的依据。5.2.3 若项目施工总体进度计划发生变化，项目部应及时将调整后的项目材料设备进场计划提交给采购管理部，采购管理部应及时调整项目材料设备采购计划，并经成本副总审批后实施。5.2.4 每个月20日前，由项目部提交已经审批的项目施工计划及采购需求表，采购管理部每个月25日前组织编制下个月的项目材料设备采购计划，经成本管理部、项目部确认，成本副总审批后正式生效。并纳入采购管理部、成本管理部下月的部门工作计划中。5.3 招标采购方式5.3.1 采购管理部负责按计划组织进行招标的准备工作，具体包括：a） 收集材料设备供应商信息。信息来源包括但不限于已经和公司有过良好合作的供方，公司相关部门推荐的资质、产品、信誉良好的供方，主动和公司联系的资质、产品、信誉良好的供方，公司主动联系社会上有良好信誉的供方以及媒体、展会宣传中有适合本公司产品的供方，以上信息经整理进入供应商资料库；b） 督促设计管理部负责于扩初后最终完成后，提供经确认的项目部品材料清单（见选型定板管理流程）；c） 组织对备选的供应商进行考察，且备选单位不少于5家。在考察时工程管理部、设计管理部、项目部根据专业需要派代表参加。备选单位的资质应基本符合公司要求：含营业执照、税务登记证、资质证书、企业简介、产品的技术资料、近三年业绩、近三年资产负债表等；d） 对备选单位进行初步询价工作；e） 根据考察情况和初步询价情况，填写材料设备供应商考察报告，经成本总监审批通过才能进入供应商资料库；f） 采购管理部参照公司的要求对经过考察的备选单位进行资质审查，确定资质合格单位，采购管理部根据考察报告和资质审查结果，初步确定不少于3家的资质合格单位作为投标入围单位，并报工程副总审核，成本总监审核，经过总经理审批确定入围单位；g） 根据招标项目的技术要点，项目部组织编写施工工艺要求，设计管理部组织编写技术部分要求。5.3.2 成本管理部编制并提供招标项目的商务部分要求，并结合项目部提交的技术部分要求整合成招标文件，然后组织设计管理部、成本管理部、项目部评审招标文件，并根据审核意见修改招标文件，然后填写招标文件审批表，经工程副总审核，成本副总审批生效。（招标文件编制要求，详见招投标管理作业指引规定。）5.3.3 发标、答疑a） 采购管理部组织发标，负责答疑，并通知招标小组成员和入围单位；b） 采购管理部负责整理答疑会记录，并发送给招标小组成员和投标入围单位。5.3.4 收标a） 采购管理部在规定的时间内接收投标单位编制的投标文件，并按要求将投标文件投入指定的投标报价箱内。5.3.5 开标、评标和定标a） 采购管理部按招标文件规定的时间组织召开开标会，并通知招标小组成员；b） 开标会结束，采购管理部形成开标记录表，与会各方在开标记录表上签字确认；c） 采购管理部组织招标小组依据投标人投标情况，进行对比分析，形成投标情况对比分析表；d） 招标小组对技术要求和商务要求分别进行评标，根据招标文件规定的评标办法（具体可参照招投标管理作业指引）和投标情况对比分析表，对投标人进行评分，初步选定第一和第二中标人；e） 根据评标实际情况，采购管理部组织成本管理部与初步中标单位进行合同条款商务谈判，形成商务谈判纪录并共同签字，形成询标纪要；f） 根据谈判结果，采购管理部填写定标审批表，并提交工程副总、成本副总审核，总经理审批，审批通过则确定中标单位。投标情况对比分析表作为定标审批表的附件一并提交审核审批；g） 采购管理部凭定标审批表向中标单位发放中标通知书，并通知未中标单位。5.3.6 废标及废标的处理出现（但不限于）以下情形，采购管理部组织填写废标审批表，经过成本总监审批后宣布原招标为废标，向所有投标人发出废标通知书：a） 开标后标底发生变更、需新增投标人；b） 多个投标人放弃投标或者投标人有弄虚作假、串通抬价等行为；c） 如收标阶段无意向合格投标单位，则需重新组织招标。5.3.7 合同签订阶段a） 甲供材料、甲定乙购材料清单的确定应该由采购管理部组织成本管理部、项目部商议确定，报成本副总审核，总经理审批。b） 属于甲供材料设备的，由采购管理部按照公司合同管理作业指引与中标单位签订采购合同；c） 属于甲定乙购材料设备的，由采购管理部根据开标结果，填写甲定乙购材料设备采购通知单与中标通知书和投标报价书一起传至项目部。项目部再将甲定乙购材料设备采购通知单发给承包单位；d） 成本管理部对合同的履行情况进行跟踪，并组织工程管理部和项目部一起对合同履行情况进行交流。5.4 议标采购方式5.4.1 采购管理部负责按计划进行议标的准备工作，具体包括：a） 初步选择入围议标的供应商（入围单位不得少于三家）并进行询价；b） 督促设计管理部负责于扩初后最终完成后，提供项目部品材料清单（见选型定板管理流程附表）；c） 采购管理部对入围供应商的资质进行审查，确定资质合格单位，采购管理部根据资质审查结果和询价情况确定议标入围单位，并报工程副总审核，成本副总审批；d） 根据招标项目的技术要点，项目部组织编写施工工艺要求，设计管理部组织编写技术部分要求。5.4.2 成本管理部编制并提供商务要求，交由采购管理部，由采购管理部负责把商务要求与技术要求整合成议标文件。5.4.3 采购管理部组织工程管理部、成本管理部对议标文件进行审核，根据审核意见对议标文件加以完善，并经工程副总审核，成本副总审批。5.4.4 采购管理部向入围供方发放议标文件后，入围单位报价回标。5.4.5 采购管理部组织与入围单位进行商务谈判，成本管理部配合谈判，谈判须形成商务谈判纪录并共同签字，形成询标纪要。5.4.6 采购管理部根据议价情况，推荐中标单位，经工程副总审核，成本副总审批（2-30万），审批通过则确定中标单位。5.5 直接委托方式5.5.1 项目部在合格材料设备供应商资料库中选择合适的直接委托单位，或收集新的具备相应资质要求的材料设备供应商信息。5.5.2 成本管理部对直接委托采购的价格进行审核或参与直接委托谈判。5.5.3 项目部与供应商进行谈判，最后确定供应商，由项目部经理审批（少于2万）。见授权手册5.5.4 项目部每月25日上报直接委托方式采购的材料设备类承包商统计报表。5.6 资料管理5.6.1 采购管理部负责材料设备采购过程中形成的各类文件的收集、整理、归档、保管工作，并根据需要分发给成本管理部、项目部等相关部门。5.6.2 采购管理部将已合作过的和未合作过的材料设备供应商（需进行资质预审，合格方可入库）的相关资料编入材料设备供应商资料库，作为初始建立。公司相关部门均可提出推荐性的符合资质要求的供应商资料。5.7 供应商的评价与管理5.7.1 合同履约评价。合同履行过程中，采购管理部组织项目部根据承包商配合及服务情况填写材料设备类承包商履约评价表将承包商合同履行情况进行记录，交公司采购管理部审核，成本总监审批。5.7.2 年度评价。采购管理部负责组织成本管理部、工程管理部、项目部每年对备选的或合作的材料设备供应商进行年度评定。评定内容包括：备选单位投入的人力、物力、经济实力、交期、施工配合、保修服务等，评定结果为判定该备选单位是否能满足我方的要求，并记入年度材料/设备供应商评定一览表。经评定合格的单位，由采购管理部于每年3月1日前将合格的供应商清单编入合格材料设备供应商资料库