办公管理复习三级.ppt

三级秘书职业资格证书考试 办公事务管理 考试形式 选择题单选 四个备选答案中选择一个正确答案 多选 四个备选答案中选择二个以上答案 录像题通过观看视频录像找出考点并判断分析 实务操作题用文字形式阐述完成一个工作任务所应该做的工作 内容 5级 4级 3级 办公环境管理 1 办公室日常事务管理 2 办公用品与设备的使用与管理 3 速记 4 保持工作环境清洁 空气流通 秘书知道开关窗户通风 阳光不直射电脑屏幕 使用窗帘 光线太暗 使用人造光源 声音 安静 办公环境管理 5级 录像 恰当放置个人用品 非工作用品不放各归其位 电话 电脑 文件夹 茶具 报纸等 办公桌清洁 四级秘书办公环境 3种形式 办公环境安全 整洁 健康 办公环境美化 知识点 安全隐患记录表 设备故障 工作程序 原则 有利于沟通 便于监督 协调 舒适光线 来自桌子左上方或者斜后上方空间大为3m2 10m2 小为1 5m2 8m2温度 20 25 同室工作人员面朝一个方向主管座位位于员工后方禁止吸烟消防设施能正常使用 知识点 桌子要同样大小办公桌要按照直线对称原则和工作程序的顺序摆放通道布置现代化 常用设备要精美 坚固 耐用绿化工作墙面装饰 字画等 组织标识简约美 布置办公室程序 5点 1 对各部门的业务工作内容和性质加以考察 分析 明确各部门 各员工间的关系 确定办公室和工作位置 2 列表将各部门工作人员以及工作记载下来 按照人数以及办公所需空间 分配每个人空间大小 3 根据工作需要 选配家具 桌椅 4 绘制座位布置图 依图布置 5 对设备安放提出合理建议 三级秘书办公环境 选择 录像 操作题 办公模式 类型 适用者 办公室布局 知识点 办公模式P94 在家工作 适合研发部门 电子工作日志 定期会议 上司经常性联系 督查 远程工作 可节省办公空间费用 弹性时间工作 被用来作为激励员工的方式 灵活性强 只适用于某些部门 虚拟办公室 要配备计算机等现代设备 兼职工作 适用于某些专项工作 如记账 it技能等 节省费用 但是难于管理 合同工作 适用于优秀技术人员或者有特殊才能人员 难以保证机密和安全 交替工作 适用于无法全勤工作的人员 难以保证交接 客户更喜欢其中之一 临时办公桌 适合于在家工作等人员到企业工作的情况 节省资金 办公模式的优缺点 一般 1 节省费用2 减少交通费用 污染3 利于聘用到人才4 能激发员工积极性5 灵活多样 有利于增强企业竞争力 1 管理 监督难度增大2 同事间交流减少3 需要投资办公设备4 难以保证机密5 难以保证工作延续性 导致办公模式变化的原因 办公场地费用高城市中严重的交通问题高科技发展企业自身发展对人力资源的要求企业间竞争加大企业组织结构的变化现在社会人们对自由的要求 知识点 两种办公室格局优点 开放式 封闭式 易于沟通 安全 便于监督 节省费用 共享设备 保密性好 隐私性好 不被打扰 两种办公室格局缺点 开放式 封闭式 难于保密 费用高 容易被打扰 噪音大 无私人空间 难于监督 难于交流 设计办公室布局的工作程序P105 分析部门要求 设计平面图 选择家具 设施 装饰 面积 空间 人员流动频率 声音要求 设备 家具 桌子 椅子 空间 设备专业化以及认真外观愉快工作环境 颜色 植物 图片 采光 温度 通风 自然光温度 舒适 通风 征询意见修改完善 设计办公结构和布局需要考虑的 办公室人员人数需要购买或者租用的面积机构建制和办公空间分类组织经营的性质或者内容部门间工作联系 业务联系紧密的放一起 办公室间隔方式同工作和保密需要走廊 楼梯 通道适合安全需要办公室要在设计上讲究灵活性 办公室日常事务管理 电子信息 纸面信息 口头信息保密 预订 需要 提前 能协调矛盾 填表 签收 拆封 登记 寄发 谈话对象 场合 内容 纪律 从收到发到存放到销毁 计算机 传真 电话 5级秘书 邮件收发 车 会议室 电子信息正确使用计算机滚动页面和信息加密功能 接待 打印机密文件人不离机 接待 使用密码 经常更换定期杀毒 必要时安装报警系统不能带保密信息出单位计算机显示屏不要被别人看到 接待工作中 笔记本电脑要随身携带不安装借来的程序 保密信息财务信息客户信息产品信息人事信息 4 1印章和介绍信的管理 录像 印章专人管理放到有锁的抽屉或者保险箱内用印要有审批手续 领导签字 用前申请 用后登记 非指定人员 不许带出办公室正确用印 一次成 手法 位置 用前检查 不许在空白纸上用印介绍信不得开具空白介绍信人数要汉字大写有效期盖夹缝章 以及日期章 4 2零用现金管理 录像题 管理要求 1 现金放到保险箱中 2 建立帐簿 3 程序 填写 零用现金凭单 秘书核对 交付现金 核对提交发票和现金凭单 附票据金融服务 秘书要熟悉信用卡 旅行支票 快汇等 4 5差旅费报销 录像 考点 了解申请差旅费是上司商务旅行中重要的工作 注意不能全用现金 填写申请单据注意 费用申请报告商务旅行中注意索要发票报销时候要填写报销单 发票等 4 6安排商务旅行 1 定票 订房 电话 传真 网络 定票注意时间 以及是否使用了一些优惠手段订房注意不要超出公司报销范围 学会讲价2 商务出国旅行需要的证件 注意上面的名字 性别 年龄 出生地等 注意核对3 是否有同对方联系 商讨接待等事宜4 注意程序 定票 订房 制定商务旅行计划 上司批准 一般两份以上 商务旅行表 三份 办公室存档 上司 上司家属 4 9时间管理 录像 时间表的种类 年度时间表季度时间表 月时间表 周时间表编写时间表步骤 收集工作 安排顺序等秘书会使用 记录 修改工作日志秘书管理的工作日志有两本 自己的 上司的工作变动要同时更改两本日志 并通知上司注意对上司的日志保密 只给授权的人来查阅 时间表样式 了解时间表的格式P157 并能利用所给材料制订出一份时间表当利用选择题考核的时候 要能够了解清楚时间表要填写的内容录象题中 要能迅速看出所给时间表是否内容齐全了解工作日志格式P157 三级 选择 录像 操作题 改进办公室日常事务性工作知识要点p109 基本思路 重新安排 修改 替换 合并 精简改进工作流程 定义 评价 分析 改进 实施 改进日常办公事务工作流程表 确定问题 分析有关资料 确定问题原因 提出解决方案 注意事项P110 工作流程不受组织性质或者功能性结构的束缚流程由职权明确的专人负责流程要与其他流程以及客户需求适当结合各项流程既相互独立 又整体上严密不漏流程本身要有能改善的空间和弹性复检的次数越少越理想 处理突发事件p111 种类 火灾 伤害 疾病 炸弹威胁原则 快速反映 控制事态发展 以人为本 保护公众利益公开透明 真诚面对公众重塑形象 置之死地而后生文书形式 事故情况记录表 日期 地点涉及人员 证人 过程概述 填写人签名 工伤情况报告表 完成表格人的身份 姓名 事故涉及人员的姓名 出生日期 住址 职务 事故时间 地点 事故细节和对事故看法 进行急救以及治疗情况 事故证人 填写表格人员签名和日期 预防措施 p1151 预案 文字形式确定紧急情况处理程序培训所有工作人员张贴布告 让大家了解相关内容模拟演练明确责任配备相关设备和资源来处理紧急情况定期检查和更新设备 火灾 疏散 不可乘坐电梯 要走楼梯或者消防通道 关闭门窗 不得携带物品炸弹威胁 疏散 可乘坐电梯 打开门窗 尽可能的携带走自己的物品 处理突发事件的工作流程p117 及早发现 马上报告 保护现场查找问题原因成立临时指挥中心控制源头 釜底抽薪召开新闻发布会 完成督促检查工作p119 特点 复杂性 原则性 时限性 权威性原则 实事求是 主动性 分层次落实 时效性 督察与帮办相结合方法 书面 电话 专项 会议 调研 程序 交办 立项 登记 转办 承办 催办 检查 办结回告 审核 立卷 归档 规律和方法 与信息工作相结合 与调查研究相结合 坚持归口办理 分级负责 坚持结报反馈制度 完成督促检查工作 督查工作内容p119 选择题 全选 督查工作原则p120 5个原则 督查工作方法 书面 下发文件 下发督察通知单 内容重要 形式规范 权威性强电话督查 情况紧急 内容简单 专项督查 上司交办的 会议督查 事情多 涉及单位多 调研督查 高层次 围绕企业中心工作 制定工作计划p126 制定工作计划的方法 1 根据组织确定的工作目标和期限要求 列出所有要完成的任务 2 区别重要的与紧急的任务 按照ABCD法则排列 3 按照轻重缓急和逻辑顺序用数字编号记出任务完成时间的顺序4 列出完成每项任务所需要的资源和相关信息 5 明确完成每项任务的各个阶段指标和估算的时间要求6 每项任务的负责部门或者承担人或者负责人7 从最终完成时间期限向前推算各阶段工作应该何时完成 填入计划表中8 明确工作进展阶段出现的情况和问题向谁报告 何时报告 确保计划顺利实施9 明确工作进展情况和质量如何监督和管理 制定工作计划程序p130 估量机会 确定目标 确定计划工作的前提条件 拟定可供选择的行动方案 评价各种备选方案 选择方案 拟订分计划 编制预算行动计划是用来管理时间和工作任务的文件 文字 表格 工作计划常以表格式表示 监控计划实施p132 利用有效手段维护和控制各项工作按照制定的计划有条不紊的实施 根据既定目标 按阶段总结 分析和评估工作成果和计划执行情况找出与计划目标偏离的原因 并在自己职权范围内采取正确行动 如有必要 向有关人员汇报 根据情况变化 改变工作计划或者实施方案的顺序 并与相关人员沟通 确定承办期限p133 概念p133看p133的 示例分析 记住各工作的承办期限 工作程序 调研 制定适宜标准的时间期限 确定同一任务不同承办周期 确定同一任务紧急情况下不同的承办周期 评估办公室工作p134 办公室工作评估的意义p134工作程序 办公室工作目标管理过程 建立完整的目标体系 制定目标 组织实施 检查和评估办公室量化管理 优化劳动组合 定员定编 工作定额 定量考核办公室工作评估 数量目标 质量目标 办公用品管理 5级 录像 选择 打印机防止要避免阳光直射 保持打印机的清洁和环境清洁 不要打印机上放置重物 不要阻挡打印机散热会使用打印机会排除打印机故障 传真机 操作步骤 调整工作状态 试运行 复印 发送传真 复印机使用 工作环境要求 电源 防高温 防尘 防震 避免太阳直射 周围清洁 通风散热 稳定放置红灯亮时 要及时添加碳粉每次使用完毕 要洗手如果复印品背景有阴影 镜头有灰尘 需要专业清洁 数码相机使用 4级 核心部件 CCD图像感光器可直接将拍摄的影像输入计算机 然后打印图像质量不如传统相机性能指标 分辨率 光学与数码变焦 镜头 测光系统 相当感光度 图像储存格式JPEG格式等 不适合拍自然风光 要尽量靠近被摄体 取景要准确 逆光时要使用闪光灯 保养 清洗 防热防寒 防水 防雾 防沙 旅行防护等 扫描仪 种类 手持式 平台式 滚筒式滚筒式效果最好 价格最高选购常识 分辨率 dpi 表示 600 1200dpi 安装 关闭计算机以及与之相关所有设备 连接计算机和扫描仪 打开计算机电源扫描文字 一般采用300dpi就可以了 光盘刻录机 类型 CD R CD RW 一次性的 可反复擦写的主要性能指标 数据传输速度 读写速度 单位是 倍数 用X表示 CD R有刻录速度与读取速度两个指标 CD RW有刻录速度 擦写速度 读取速度三个指标缓冲容量越大 刻录成功率越高不能将刻录机的的读盘当作光驱使用 操作步骤 连接刻录机与计算机 制作光盘注意事项 散热 把刻录机装到最上面的座架 保持清洁 避免长时间工作 刻盘过程别执行其他程序 即使取出盘片 投影仪的使用 相关知识 分辨率SVGA 800 600 XGA 1024 768 SXGA 1280 1024 亮度 对比度 带宽 均匀度等操作步骤 安放投影仪 连接投影仪与电脑 接通电源 设置好输出方式 对焦 设置分辨率 关闭投影仪注意 保持镜头清洁 不能用镜头遮挡画面 黑屏 关机后不要立即断电 不要带电拔电缆 不要频繁开关机 故障处理 RGB端口无输入信号 检查VGA连接线是否连接正常 有信息但无图像 检查电脑输出模式 再检查是否电脑与投影仪不匹配造成的投影图像偏色 主要是连接线问题 订购 接收 管理办公用品 库存控制 资金不被占用 空间不被占用 监督个人和部门对物品的使用 保证充足库存 监督偷窃和破坏造成的损失 可进行估价 概念 最大库存量 库存物品不能超过这个最大量 费用 存储空间 保存期限 最小库存量 必须采取紧急行动检查是否订货 并与供应商联系 确定可以接受的交货时间再订货量 重新订购线 库存余额到达这个水平 必须订购心的货物 日用量 运送时间 最小库存量 库存卡 库存中的三卡 进货卡 出货卡和库存卡最大库存量 费用 存储空间 保存期限最小库存量 必须采取紧急行动检查是否订货并确定接货时间再订货量 物品平均使用量 交货时间的长短 发放办公用品 录像 注意要填写办公用品凭单上面要有主管领导签字以及物品名称 数量不能由领用者自己去取发放过后要填写库存卡 订购办公用品 选择供应商 考虑因素 价格 费用 批量购买 节日降价 指定为唯一办公用品供应商 质量和交货 可更换的 准时交货的服务和位置 订购方式 直接 电话 传真 上网 结算方式 退货 货品是否齐全 距离近安全可靠 手续 相关发票 单据 规模 信誉度 2 保管 安全 减少丢失 储藏间和物品柜上锁各类物品要贴上标签 表示类别和存放地新物品放到旧的下面或者后面 保证物品不会过期体积大 分量重的放下面小的 常用的物品放在较大物品前面储藏间要有良好通风储藏间要有良好照明 办公用品和设备的采购程序 3级 设备使用权的方式p138 购买 设备归购买者所有 使用方便 但一次性付费较高 维修与修理费用 设备过时 租用 最初费用较低 可以及时更换 租期长 费用累计较多 终止合同要赔付巨额违约金 政府采购 公开招标 邀请招标 竞争式谈判 询价 单一来源 政府采购主体 采购机关与供应商 国家财政部及省 自治区 直辖市 级政府财政部门为政府采购管理机关订货单 P142 内容 工作程序 购买申请 填写申购表 领导签字 理由 型号 数量 审批 落实经费 财务部门综合平衡 财务主管签字 招标 选择供应商 签订供货合同 货物入库 支付货款招标公告 接受报名 起草招标文件 决定入围名单 向入围者发放招标文件 组织开标评标 采购预算方案p143 原则 真实性 重点性 目标相关性 经济合理性事先调研 公司内部 需求 财力 外部市场 物品型号 价格 供应商 工作程序 确定预算的