第4、5讲 长文档编辑.ppt

第4 5讲WORD长文档编辑 2020 2 25 WORD长文档编辑 2 主要内容 1 使用大纲视图组织文档 2 使用主控文档 3 使用交叉引用 4 使用标记提取索引 5 编制目录 2020 2 25 WORD长文档编辑 3 一 使用大纲视图组织文档 1 1在大纲视图下创建新文档步骤1 新建一WORD文档 切换到大纲视图 依次输入第一个标题 标题应独占一行 步骤2 用内建标题样式或大纲级别格式化文档后 切换到 页面 视图 输入文本 图片等 大纲工具栏 2020 2 25 WORD长文档编辑 4 一级 二级 2020 2 25 WORD长文档编辑 5 1 2选中标题或段落 1 如果要选中一个标题以及该标题下的各级子标题和正文 将鼠标指向标题左边的符号 待鼠标变成形状时单击 2 将鼠标移到某个正文段落左边的小方块符号上 单击则选中该段落 2020 2 25 WORD长文档编辑 6 二 使用主控文档 使用Word的主控文档 是制作长文档最合适的方法 主控文档包含几个独立的子文档 可以用主控文档控制整篇文章或整本书 而把书的各个章节作为主控文档的子文档 这样 在主控文档中 所有的子文档可以当作一个整体 对其进行查看 重新组织 设置格式 校对 打印和创建目录等操作 对于每一个子文档 我们又可以对其进行独立的操作 2020 2 25 WORD长文档编辑 7 2 1创建一个新的主控文档 步骤1 新建一WORD文档 切换到大纲视图并显示大纲工具栏 步骤2 用适当的标题样式创建一个文档大纲 即标题 用内建标题样式或大纲级别对各级标题格式化 步骤3 选择要设置为子文档的标题 大纲 工具栏上的创建子文档按钮步骤4 重复操作 3 保存 钮 结果如下图 2020 2 25 WORD长文档编辑 8 标题样式成为子文档的起始标题样式 用虚线框来标识子文档 以区别主文档中的内容与其他子文档 2020 2 25 WORD长文档编辑 9 2 2将已有文档转换为主控文档 步骤1 打开要转换为主控文档的已有文档 切换到大纲视图并显示大纲工具栏 步骤2 通过使用内置标题样式或大纲级别建立主控文档的大纲 选定要划分为子文档中的标题和文本 步骤3 单击 大纲 工具栏中的创建子文档按钮 创建子文档 步骤4 重复操作 3 保存 钮 结果如下图 2020 2 25 WORD长文档编辑 10 2 3重命名子文档 在创建子文档时 Word2000会自动为子文档命名 此外当把已有的文档作为子文档插入到主控文档中时 该子文档用的名字就是文档原来的名字 步骤1 打开主文档 并切换到大纲视图 步骤2 单击 折叠子文档 按钮折叠子文档 步骤3 Ctrl 单击要重新命名的子文档的超级链接 打开子文档 步骤4 单击 文件 菜单中的 另存为 命令 选择保存的目录 输入子文档的新文件名 保存 钮 2020 2 25 WORD长文档编辑 11 2 4在主控文档中添加子文档 在主控文档中 可以插入一个已有文档作为主控文档的子文档 步骤1 打开主控文档 并切换到大纲视图 大纲 工具栏上的 展开子文档 钮 以激活 插入子文档 钮 步骤2 将光标定位在添加已有文档的地方 单击 大纲 工具栏中的 插入子文档 钮 插入子文档 对话框 步骤3 查找范围 框的文件列表中找到所要添加的文件 打开 钮 2020 2 25 WORD长文档编辑 12 2 5编辑单个子文档 步骤1 打开主控文档 并切换到大纲视图 单击 大纲 工具栏上的 主控文档视图 钮 步骤2 将光标定位到要进行编辑的子文档前面的按钮上 双击 打开这个子文档 步骤3 编辑完毕 文件 菜单 关闭 命令 2020 2 25 WORD长文档编辑 13 2 6拆分子文档 将子文档拆分为两个子文档 子文档的文件名由Word自动生成 用户如果没有为拆分的子文档设置标题 可以在拆分后再设定新标题 步骤1 在主控文档中展开子文档 步骤2 在要拆分的子文档中选定要拆分出去的文档 也可以为其创建一个标题后再选定 步骤3 单击 大纲 工具栏中的 拆分子文档 按钮 2020 2 25 WORD长文档编辑 14 2 7合并子文档 合并子文档是将几个子文档合并为一个子文档 步骤1 在主控文档中 移动子文档将要合并的子文档两两相邻 步骤2 选定第一个要合并的子文档 步骤3 按住Shift键不放 单击下一个子文档图标 选定所有要合并的子文档 步骤4 单击 大纲 工具栏中的 合并子文档 按钮 在保存主文档时 合并后的子文档将以第一个子文档的文件名保存 2020 2 25 WORD长文档编辑 15 2 8删除一个子文档 步骤1 打开主控文档 并切换到大纲视图 单击 大纲 工具栏上的 主控文档视图 钮 步骤2 展开所有的子文档 单击要删除的子文档按钮 步骤3 单击 大纲 工具栏中的 删除子文档 按钮 文档内容被复制到主控该当中 如果想彻底删掉 应该选中后按Delete钮 2020 2 25 WORD长文档编辑 16 三 使用交叉引用 建立交叉引用实际上是在要插入引用内容的地方建立一个域 由于可以在多个不同的位置使用同一个引用源的内容 所以称为交叉引用 当引用源发生变化时 交叉引用的域将自动更新 交叉引用只能在同一个文档内或同一个主控的子文档之间使用 并且只能引用还有编号的项 2020 2 25 WORD长文档编辑 17 建立交叉操作步骤 步骤1 光标定位于目标点 插入 菜单 引用 命令 交叉引用 命令 打开 交叉引用 对话框 步骤2 引用类型引用内容步骤3 插入 钮 关闭 钮注意 选中全文 然后按F9 就可更新全文的交叉引用域 单击某个交叉引用时 直接跳转到文档的引用项位置 2020 2 25 WORD长文档编辑 18 四 标记和提取索引 建立索引 实际上就是根据某种需要 将文档中的一些单词 词组或短语单独列出来 并表明它们的页码 有助于方便 快捷查阅相关内容 索引项包含各章的主题 文档中的标题或子标题 专用术语 缩写和简称 同义词等 2020 2 25 WORD长文档编辑 19 4 1标记和编辑索引项 1 标记索引项选中要标记的文本 插入 菜单 引用 命令 索引和目录 命令 打开 索引和目录 对话框 索引 选项卡 标记索引项 钮 该索引与另一索引项有关 在文本框中输入提示文字和交叉引用对象 与该索引项有关的内容不存在于该索引所在页 而是跨越若干页 索引项文本多次出现 全部设为标记 按此钮 2020 2 25 WORD长文档编辑 20 4 1标记和编辑索引项 2 自动标记索引项步骤1 新建一个WORD文档 在文档中新建一个二列的表格 步骤2 在表格第一列输入索引项文字 必须与文档中的内容完成一样 在表格第二列输入索引项 保存文件 DOC 步骤3 要加入索引项的文本中 插入 菜单 引用 命令 索引和目录 命令 打开 索引和目录 对话框 索引 选项卡 自动标记 钮 步骤4 选择并打开 索引自动标记文件 列表框 2020 2 25 WORD长文档编辑 21 4 1标记和编辑索引项 3 删除与修改索引项删除 选中整个XE 索引域 Delete 修改 更改XE 索引域 域的文字即可 索引自动标记文件列表 插入 自动标记索引项 结果 2020 2 25 WORD长文档编辑 22 4 2编制索引目录 1 编制索引项光标置于目标位置 通常文档末尾 插入 菜单 引用 命令 索引和目录 命令 索引 选项卡 指定索引格式 2020 2 25 WORD长文档编辑 23 编制索引项结果如图 2020 2 25 WORD长文档编辑 24 4 2编制索引目录 2 更新索引光标置于索引的任意位置 右击 更新域 命令 或直接按F9 2020 2 25 WORD长文档编辑 25 五 编制目录 目录的作用是列出文档中各级标题以及每个标题所在的页码 一般情况下 所有正式的印刷出版物的书刊都有一个目录 目录中包含书刊的章 节名及各章节的页码位置等信息 当在文档中插入了图片 公式等项目后 同样可以为这些项目编制图表目录 以利于迅速方便地查找到某个图或公式所在的位置 2020 2 25 WORD长文档编辑 26 5 1编制文档目录 光标置于目标位置 一般是文档的开头部分 插入 菜单 引用 命令 索引和目录 命令 目录 选项卡 实例 2020 2 25 WORD长文档编辑 27 5 2编制图表目录 图表目录就是列出图表题注及其所在的页码 光标置于目标位置 一般是文档的开头部分 插入 菜单 引用 命令 索引和目录 命令 图表目录 选项卡 实例 2020 2 25 WORD长文档编辑 28 5