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办公基础知识 绪论 绪论 一 办公活动的起源与发展古代 处理政务现代 不但要处理政务 商务也属于办公 绪论 二 办公基础知识的内容体系管物 办事和为人管物 办事 指的是对办公机构财产 物品的管理 办事 指的是日常公务事宜的处理 邮件 为人 指的是办公人员在工作中的人际关系处理 绪论 三 办公活动的现实要求1 认清形势 把握时代脉搏2 勇于创新 做好办公室各项工作3 加强学习 提高自身素质4 充分利用信息技术 改进工作的方法 第一章办公机构与秘书工作人员 1 1办公机构概述办公机构是指承担一定办公活动的组织单位 包括三大要素 办公场所 办公设备以及办公人员办公场所就是平时所说的办公室 区别于教室 车间 实验室等 1 1办公机构概述 小知识 办公室布置P5办公室的设计和布置应遵循的原则 1 与其相呼应 2 创造舒适而又高效的环境3 兼顾美观和形象 4 保持一定的私密性 1 1办公机构概述 二 办公机构的类型及特点 1 办公机构的类型 1 1办公机构概述 二 办公机构的类型及特点 2 根据办公机构功能划分的类型 1 1办公机构概述 2 办公机构的特点事务性服务性稳定性保密性 再见 1 2秘书工作概述 秘书是办公机构最主要的工作人员 秘书工作构成了办公机构的主要工作内容 小知识 历史上的小秘书 上官婉儿 1 2秘书工作概述 1 秘书与秘书工作的含义古代 保密者 史官 御史大夫 尚书现代秘书是指在办公活动中 为领导提供辅助管理 并完成特定的事务性工作的人 第一 秘书的产生以人们的办公活动为背景 它伴随着办公活动而存的 第二 秘书的服务对象是领导 这里的领导指的是秘书的直接上级 直接主管 而不是其他部门或机构的领导 第三 秘书一定要完成一些事务性 即秘书工作 包括起草公文 主持会务 管理文档 接待等一系列工作内容 1 2秘书工作概述 案例1 1P8 会务工作 秘书对于办公机构具有以下五个方面的作用辅助作用协调作用参谋作用信息传递作用形象作用小知识 不简单的秘书P9 1 2秘书工作概述 3 秘书工作的特点从属性被动性事务性综合性4 秘书资格认证国家秘书职业资格证书报考条件课程设置考试形式使用教材LCCIEB职业文秘专业证书课程特点课程设置考试时间证书形式剑桥秘书证书 再见 1 3秘书工作人员的基本素质要求 秘书工作 上传下达一 秘书工作人员的政治思想素质1 秘书工作人员的政治素质要求 在思想上 政治上同党中央保持高度一致 遵守工作纪律 全心全意为人民服务 对立谦虚谨慎的优良作风 严守党和国家的机密 2 秘书工作人员的思想道德素质礼貌而不居高临下 诚实而不弄虚作假 参谋而不自以为是 谦虚而不傲上凌下 谨慎而不唯唯喏喏 公正而不见风使舵 坚持原则而不论是道非 尊敬领导而不阿谀奉承 自尊自重而不狂妄自大 坚守本分而不炫耀于人 树立正确的苦乐观 具备强烈的服务意识 要善于提供严谨周到的服务 要善于提供超前服务 要善于提花创造性服务 要善于提供高层次服务 小知识 听听人事经理怎么说P14 1 3秘书工作人员的基本素质要求 二 秘书工作人员的知识和能力要求1 完备的知识结构具备专业理论知识基础熟悉所在组织的专业知识和业务知识掌握行业和业务方面的政策法规掌握必备的社会和生活常识2 必要的能力要求基本技能执行力和判断力 1 3秘书工作人员的基本素质要求 三 秘书工作人员的心理素质要求乐观自信 案例1 2P16 冷静平衡 案例与分析题 P17微软的女秘书 妈妈级的露宝P18分析题 再见 第二章秘书的日常工作 章节内容 原则 内容 方法 关系 2 1秘书日常工作的原则 一 真实准确的原则真实 实事求是准确 校对 核实二 顾全大局的原则大局 大环境 大趋势 2 1秘书日常工作的原则 三 团结协作的原则秘书人员要与各职能部门建立良好的协作关系 在工作上互相配合 互相支持 秘书工作人员还要同上级 下级建立起良好的协作关系 以保障上传下达秘书工作人员之间也需要建立起良好的协作关系四 保密的原则 小知识 秘书人员泄密心理探悉P20 2 1秘书日常工作的原则 秘书人员泄密心理探悉1 膨胀的虚荣心理2 胆小懦弱3 不善于约束自己的言论 再见 2 2秘书日常工作的内容 案例2 1P21某企业秘书招聘启事中的岗位职责描述检查督促各部门对上级的指示定期组织收集负责组织总经理主持的工作会议组织起草总经理办公室文件组织做好总经理办公天之骄子印鉴 介绍信等协调安排设计多部门主管参加的各种会议及时编制办公室的方针目标负责公司办公用房的分配调整及办公用品 2 2秘书日常工作的内容 一 管理办公室环境办公环境是指组织机构内部工作人员所处的环境 它包括自然环境和人文环境 办公室自然环境包括办公室的位置 建筑设计 室内环境 光线 颜色 办公设备和室内布置 2 2秘书日常工作的内容 1 空气适宜的湿度理想的湿度2 光线3 色彩4 声音 2 2秘书日常工作的内容 小知识 办公室空间概念新主张蜂巢型 电话行销 资料输入和一般行业作业密室型 会计师 律师鸡窝型 互动性高 设计 保险处理和一些媒体工作俱乐部型 广告公司 媒体 资讯公司和一总分管理顾问 2 2秘书日常工作的内容 二 通信联络包括事务 邮件事务及收发传真事务 1 电话事务主叫 打电话做好主叫准备核定电话号码自我介绍2 被叫 接电话准备记录电话适时答机重复关键内容特殊电话挡驾小知识 常用电话用语集锦 2 2秘书日常工作的内容 2 邮件事务 纸质信函 报刊 包裹及电子邮件 邮件的接收 履行告知及时清理 邮件的撰写与发送正确输入或选择收件人 并确定相关抄送人员邮件标题应提纲挈领重点突出正文内容要清楚完整 至少包含 5W1H 签名要正式 并附带联系信息请求阅读回执传真的接收传真的发送 2 2秘书日常工作的内容 文书与档案工作 房产所 文书就是科学地 高效地处理公务文书 以保证机构工作精确