档案管理_现行档案整理的一般步骤与方法

1 第三章档案的整理 本章讲授 我国整理工作的历史演变 新式档案整理方法的主要特点 现行档案整理的一般步骤与方法 本章的重点是现行档案整理的一般步骤与方法 第一节我国整理工作的历史演变第二节新式档案整理方法的主要特点第三节现行档案整理的一般步骤与方法 2 第一节我国整理工作的历史演变 我国传统的档案整理方法 以 案卷 作为档案的基本保管单位 这与过去社会生产力水平低下 科技手段不发达的状况相适应的 也符合过分强调档案的安全和保密的时代背景 20世纪50年代 我国档案学界在学习前苏联档案工作经验的基础上 建立了具有中国特色的档案学理论 当时提出了灵活运用 文件六个特征 组卷的做法 1987年国家档案局颁布的 机关档案工作业务建设规范 正式将 立卷 作为机关归档文件的规范整理方法确定下来 后来陆续出台的 文书档案案卷格式 档号编制规则 等一系列配套标准 形成了以 案卷 为基础的档案工作法规标准体系 并在全国范围内加以普及和推广 3 在档案保管和利用只能靠手工的条件下 传统的立卷方法在实际工作中也确实发挥过重要作用 不能说不是一种很好的整理方式 它按照一定的逻辑联系 将分散的归档文件装订成 案卷 这个保管单位 存放整齐 提取方便 在检索上 通过编制卷内文件目录 案卷目录甚至全引目录等来提供检索途径 增强了手工检索的针对性和有效性 这也正是这种方法能沿用并盛行几十年的原因 但传统的整理方法本身也有许多不足 并给档案工作的发展带来了相当的负面影响 特别是计算机技术越来越多地应用于档案管理 其高效 快捷 灵活的检索方式 使传统整理方法的缺陷凸现得愈加明显 同时也为整理方法的改革提供了真正的契机 传统的以 案卷 为保管单位的整理方法 主要有以下一些缺陷 4 一 传统的立卷归档标准和方法复杂 模糊 繁琐 在分类 立卷 保管期限的划定上随意性较大 难以把握 从而使立卷质量难以保证 另外 这种立卷方法的许多环节 如编页号 装订等 完全是一种重复 枯燥的手工劳动 浪费大量人力物力资源 二 也正式由于传统的立卷方法不易掌握 再加上机关档案专职人员较少 且又变动频繁 使档案行政管理部门不得不将工作重点放在重复 繁琐的业务指导和培训上 难以将本来就有限的人力物力投入到现代化管理 开发利用 执法监督工作中去 客观上制约了档案事业的发展 三 不利于档案的安全和保密 试想 利用者因需要卷内的某份文件而将整卷借出去 倘若丢失 损失的是多少件就不言自明 另外 若是涉密档案 即便不外借 利用者也只需要某一份文件 你也得将整卷调出 还得盯着不让看卷内其他文件 5 四 不便于拾遗补漏时的插卷 有时归档文件的收集难免会有遗漏 装订后的案卷不便于增加 插入遗漏的文件 如拆卷再装订 既费时费力 劳民伤财又不利于档案的保护 五 传统的立卷方法已成为现代化管理的障碍 装订起来的案卷 复印 缩微 扫描时十分不便 给档案管理的数字化和现代化造成了困难 再加上计算机强大的 多途径的检索能力 人为地将归档文件归类 组卷已无必要 六 传统的归档方法以 卷 为单位 不便于统计 长期以来 统计档案数量一直以 卷 为单位 由于案卷的厚薄不一 卷内文件数量多少不同 卷 和 件 之间并无固定的对应关系 也就反映不出档案的数量 也正因为如此 人们在统计档案数量时 不得不同时 6 采用排架长度来作参考 但也无法具体地反映档案的件数 也许有人会问 每个案卷上不是标明共有几件吗 但又有几个人会去加总数呢 原因很简单 太枯燥繁琐了 在此背景下 2000年12月国家档案局发布了中华人民共和国档案行业标准 归档文件整理规则 并于2001年1月1日起实施 7 第二节新式档案整理方法的主要特点 与传统整理方法相比 归档文件整理规则 所规定的方法具有以下一些主要特点 首先 通过简化整理 深化检索 实现重内容而非形式的工作重点的转移 实现双重减负 为全面跃上现代化的平台打好基础 其次 分类方法固定为年度 机构 问题 保管期限三种 并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次 第三 将实体文件按 件 进行整理 改变了以往文件实体整理以 卷 为单位的思路 第四 不再拟写案卷标题 8 第五 装订以 件 为单位进行 对装订材料不做统一规定 改 卷皮 为 卷盒 第六 将档号模式由过去的 全宗号 案卷目录号 案卷号 件 页 号 改为 全宗号 年度 保管期限 件号 第七 用 归档文件目录 一种目录取代沿用已久的 案卷目录 和 卷内文件目录 两种目录 第八 将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使归档文件有序化 9 第三节现行档案整理的一般步骤与方法 一 装订归档文件整理的基本单位为 自然件 即单份公文 以 件 为整理单位 进行文件级整理 一件 是指在实体上装订在一起 编目时也只体现为一个条目 在实际工作中 有些关联性很强的公文 利用时通常需要相互补充和查证 因此不宜分散 可以作为 一件 来整理 如文件的正本与不同稿本 正文与附件 如附带的图表 统计数字 正文批准或发布的法规公文等 正文与公文处理单 来文与复文 原件与复制件 转发文与被转发文 报表 名册 图册等 10 装订公文旨在从实体上最终确定 件 的形态 固定公文页次 防止公文张页丢失 便于归档后的保管和利用 单份公文直接装订即可 多份公文作为一件的 装订前应先行排序 排序的规则是 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文在前 来文在后 汉文本在前 少数民族文字文本在后 不同文字的文本 无特殊规定的 中文本在前 外文本在后 如有公文处理单 可放在最前面 将其作为首页加盖归档章 更好地保护正本 维持原貌 11 二 分类分类是指将归档文件按其来源 时间 内容和形式等方面的异同 分成若干层次和类别 构成有机体系的过程 合理选择分类方法 很大程度上决定了分类的质量 分类的方法很多 归档文件整理规则 中明确规定选择年度 组织机构 问题 和保管期限作为通用的分类方法 应特别注意 归档文件整理规则 中问题分类的以下变化 12 一是取消原来按 针对年度 归类的做法 统一按 成文时间 判定公文所属年度 以进一步简化分类中的概念和操作 二是提出 机构 问题 两种形式的分类法 机构分类法与问题分类法不能同时采用 而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种 三是明确提出将保管期限直接作为一种分类标准 不限定年度 保管期限 机构 问题 在组合成复式分类法时的先后顺序 规定年度 保管期限是必选项 机构 问题 可作为选择项 13 三 排列排列是指在分类方案的最低一级类目内 根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程 不同类别归档文件之间的排列 档案盒的排架等则不在此范围内 归档文件应按 事由原则 排列 即同一事由的相关公文应当排列在一起 事由 是一个比较原则性的概念 可以是指一件具体的事 或一个具体问题 或一段较紧密的工作过程等 通过界定 事由 使密切相关 参照性强的公文从实体上相对集中 可以进一步体现出最低一级类目内归档文件之间的有机联系 客观反映某一 事由 的发生 发展 结束的全过程 同时也便于目录检索和实体存取工作 14 归档文件应在分类方案的最低一级类目内进行 会议文件 统计报表等成套性公文可集中排列 最低一级类目 是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目 例如按照 年度 机构 保管期限 分类 保管期限 即为最低一级类目 当最低一级类目内公文数量较大时 也可按事由结合时间 重要程度等排列 此外 成套性公文 指某些有着较密切的联系的系列公文 可集中排列 如会议文件 统计报表 内部刊物等 15 四 编号编号是指将归档文件在全部文件中的位置标识为符号 并以归档章的形式在归档文件上注明 编号应以分类方案和文件排列顺序依次进行 归档章设置必备项和选择项 必备项包括全宗号 年度 保管期限和件号 选择项为机构 问题 项 其中的必备项必须编制 选择项则可根据单位实际需要选择使用 必备项包括 1 全宗号全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号 全宗号往往由各级档案馆按照进馆计划给定 有些新组建单位或暂未列入档案馆接收计划的单位 可将此项空置 留待同级档案馆给定全宗号后再行填写 16 2 年度年度指归档文件的形成年度 即形成和处理归档文件的年度 填写此项时 应采用公元纪年 以4位阿拉伯数字表示 如一九八八年表示为 1988 不能简化为 88 3 保管期限保管期限是按照本单位制定的 档案保管期限表 给归档文件划定的保管期限 保管期限分为永久 长期 短期3种 4 件号件号即公文的排列顺序号 它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识 件号分为室编件号和馆编件号两种 17 室编件号是指归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号 按公文排列顺序从 1 开始标注 如采用 年度 组织机构 保管期限 进行分类 室编件号应在同一年度内 同一组织机构的一个保管期限内从 1 开始逐件流水编号 馆编件号则是指档案馆在接受档案室移交进馆的永久 长期档案时 对其重新编制的件号 为了避免重新盖章或更换档案盒 整理文件时应预先设置馆编件号项 并在归档章和档案盒盒脊等处预留位置 供需要时直接填写 18 机构 问题 项为选择项 填写机构项时 应按照分类方案 填写作为分类方案类目名的机构名称 如机构太长 可使用机关内部规范简称 填写问题项时 则可根据分类方案 直接填写 党群 行政 业务 等 编号项目确定后 要以归档章的形式逐件标识在每一归档文件上 以明确归档文件在全宗中的 坐标 保证归档文件借阅后的正确归位 归档章包括全宗号 保管期限 机构 问题 等项目 有条件的单位可以直接刻在归档章上进行加盖 以减少填写项目的工作量 归档章的规格为长45mm 宽16mm 分为均匀的6格 设置的项目主要为编号项目中的必备项 同时 也为机构 问题 项预留了位置 19 在填写这些项目时 应严格按照顺序进行 各项在归档章的位置不得打乱 以适应标准化的需要 归档章的格式如下所示 20 不同的机关单位根据各自的不同情况 可能需要在归档章上增加其他选择项目 可在归档章的右侧按8mm 15mm增加空格填写收文日期 收文号等 或填入归档章中机构 问题 或馆编件号等已明确空置而不用的空格位置中 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置 如果领导批示或收文章等占用上述位置 可将归档章盖在首页的其他空白位置 但以上端为宜 归档章尽量不要压住公文字迹 也不宜与批示文字等交叉 五 编目编目是指编制归档文件目录 编目应按照分类 排列的结果 逐类 逐件编制 以系统 全面地揭示归档文件的全貌 编目应以 件 为单位进行 在目录中一件也只体现为一个条目 如来文与复文作为一件时 在归档文件目录中只对复文进行编目 通过检索复文来实现对相应来文的查找 21 归档文件目录包括件号 责任者 文号 题名 日期 页数和备注等项目 这些项目基本包括了构成一份公文的主要要素 概括了归档文件内容和形式方面的各种特征 能够为利用者提供较完备的检索渠道 目录中各项目的具体填写要求如下 1 件号件号包括室编件号和馆编件号 归档文件目录中设置的 件号 项 是指室编件号 应与档案室整理体系相吻合 档案进馆时再按进馆要求编制馆编件号并填入件号栏中 此时的件号指馆编件号 2 责任者责任者是指公文作者即公文的发文机关或署名者 填写时一般应使用全称或通用简称 22 3 文号文号即发文的字号 是由发文机关按发文次序编制的顺序号 发文字号由机关代字 年度 顺序号组成 如国办发 2003 88号 填写时应照实抄录 代字 年度 顺序号都不能省略 否则将给查找和利用带来困难 4 题名题名即公文标题 它直接表达公文内容和中心主题 是了解归档文件内容的主要检索点 完整的题名结构由作者 问题 文种三部分组成 公文题名应按照原样抄录下来 没有标题或标题不规范的 可以自拟标题 外加 号 23 5 日期日期 即公文的形成时间 填写时应以8位阿拉伯数字标注 如2006年8月16日 标注为20060816 除单份公文作为一件的情况外 由几份公文作为一件的 件 的日期应以装订时排在前面的公文的日期为准 如正本与定稿为一件 以正本为准 正文与附件为一件 以正文为准 转发文与被转发文为一件 以转发文为准 来文与复文为一件 以复文为准 6 页数页数项要求填写一件公文的总页数 用于统计和核对 计算页数时以公文中有图文 指与公文内容相关的文字 图画等 的页面为一页 空白页不计 大张的公文或图表折叠后 仍按未折叠前有图文的页面数计算页数 来文与复文 正文与定稿等作为一件时 其页数应为构成该 件 的公文的页数之和 24 7 备注备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况 包括密级 缺损 修改 补充 移出 销毁等 归档文件目录的格式如下 25 填写归档文件目录时 应使用符合档案保护要求的字迹材料 如碳素墨水等 禁止使用圆珠笔 铅笔 纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写 已采用档案计算机管理的单位 可直接使用档案管理软件生成并打印目录 归档文件目录应单独装订成册 并编制封面 归档文件目录封面的格式应与目录的编制方式一致 设置全宗名称 年度 保管期限 机构 问题 等项目 其中全宗名称栏应使用全称或规范化简称填写立档单位的名称 归档文件目录封面式样如下 26 27 归档文件目录及其封面等表格均可通过计算机生成并打印出来 将目录装订在一起便可用于手工检索 六 装盒装盒 指将归档文件按件号顺序装入档案盒 填写备考表 编制档案盒封面及盒脊项目的过程 归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒 与归档文件目录中相应条目的排列顺序一致 保证检索到公文条目后能对应地找到公文实体 文件利用完毕后归位时 同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中 28 装盒时 应按照分类方法的不同 将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中 这是因为实体查找时是由归档文件目录条目对应到档案盒脊项目 再由盒脊项目对应到盒内公文归档章上项目 因此盒脊项目的设置必须与盒内公文归档章的项目对应 反映出归档文件的存址 装盒时 档案盒只是归档文件的装具 并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内 只需按照排列的先后顺序依次装盒 一盒装满后顺次装入下一盒即可 通常情况下 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒 分机构 问题 的情况下 不同机构 问题 形成的归档文件不应放入同一档案盒 此外 可以视公文的数量 选择厚度适宜的档案盒 尽量做 29 到公文装盒后与档案盒形成一个整体 站立放置时不至于使