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英语商务信函英语商务信函概述、格式和构成英语商务信函概述涉外贸易自然少不了商务信函，它是对外进行联络的最常见的业务通讯方式。商务信函和普通信函一样，有一定的格式可以套用。商务信函虽然内容千差万别，但总离不开与贸易有关的各类情况。最常用的不外乎十几种，如询盘、报盘、还盘、订购、开信用证、支付、抱怨和理赔等。本章旨在从书写格式、行文风格和语言特点等方面论述英文商务信函常见类型的一般写作方法及特点。商务信函写信的原则（Writing Principles）已从原来的3个“C” （Conciseness, Clearness, Courtesy）发展到目前的7个“C” ：Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration。商务书信要写法完整，要求书信的“完整” ，理由有三：1) 一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果； 2) 一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系；3) 一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况（情报）所导致的诉讼 （Lawsuit）；4) 有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（Complete and Effective）而成为极为重要的文件。一封信写得是否完整，建议用五个“W”来检验，即：“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”。例如在定货的信中，必须明确说明： “需要什么商品”(What you want?) “何时需要” (When you need the goods?) “货物发到何地何人收”(T o whom and where the goods to be sent) “如何付款”(How payment will be made?)如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘，不能理赔等）应说明理由“为什么” 商务信函的格式商务信函和普通信函一样，也有三种格式，即缩进式（Indented Style）、齐头式（Blocked Style）和混合式(Modified Style), 但更为常见的是齐头式。1）缩行式（Indented Style）封内地址和其他需要分行的地方的后一行，都比前一行缩进二格或三格；信的正文，每一段的开始都缩进若干格一般缩进5个字母。(1) China National Light Industrial ProductsImport & Export Corporation82 Tung An Men Street Beijing,China January 30,2000Our Ref. No.Your Ref. No.(2)The Pakistan Trading Company15 Broad StreetKarachi, Pakistan(3)Dear Sirs,(4)Re: Chinese Light Industrial Products(5) We thank you for your letter of January 10 and shall be glad to enter into business relations with your firm.(6) As you know,it is our policy to trade with the people of all countries on the basis of equality and mutual benefit.(7) Your early reply will be highly appreciated. (8)Yours faithfully(9) MarloneManager Director(Signature)(10)Encl.2) 齐头式(Block Style)一种是完全或绝对齐头式(Full or Extreme Block Style)：即凡是打印机打上去的每一行字，包括日期、封内地址、事由和结尾语，都是从左边的空白边缘打起。第二种为改良平头式(Modified Block Style)：这种格式，除日期、结尾语和签名部分外，其他部分每行开头都与左边空白边缘看齐。3) 混合式(Semiblock Style with Indented Paragraphs)封内地址和称呼采用平头式（从左边的空白边缘打起），其它部分采用缩行式，两种格式的混合采用称之为混合式。(1) China National Light Industrial ProductsImport & Export Corporation82 Tung An Men Street Beijing, China January 30,2000Our Ref. No.Your Ref. No.(2)The Pakistan Trading Company15 Broad StreetKarachi,Pakistan(3) Dear Sirs,(4) Re: Chinese Light Industrial Products(5) We thank you for your letter of January 10 and shall be glad to enter into business relations with your firm.(6) As you know,it is our policy to trade with the people of all countries on the basis of equality and mutual benefit.(7) Your early reply will be highly appreciated. (8)Yours faithfully(10) MarloneManager Director(Signature)(10) Encl.商务信函的组成商务信函的组成也和普通信函一样，一般也是由以下几部分构成：一般英语商业书信从结构上可分为：信头（The Heading）、封内地址(The Inside Address )、称呼(The Salutation)、事由(The Subject Heading)、开头语(The Opening Sentences)、信的正文(The Body of the Letter)、结尾语(The Closing Sentences)、结束语(The Complimentary)、签名(The Signature)、附件(Enclosure)。下列分别介绍各个部分的具体内容：1) 信头（The Heading） 书信中发信人的地址和发信的日期等称为信头。业务信函所使用的信笺一般是特制的，在信笺的上方或右上方位置印有公司行名和地址，此外还可印上电话号码、电报挂号、所使用的电报代码、电传号码甚至经营的业务。目的在于使收信人知道发自何方、何处、何时，复信时便于参考。用这样的信笺写信时，只需写上日期即可。注意点： 年份应完全写出，不能用（99）来代表（1999）。 月份要写英文名称，不能用数字代替。如（3/9/99）等不能在正式函件中使用。 月份名称可用缩写，如Aug.代替August；但May，June，July本身很短，不能减缩。 日期可用1，2，3，23，24，30，31，或用1st，2nd，3rd，23rd，24th，30th，31st。日期最好用基数词，不用序数词。月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开。2) 封内地址（The Inside Address） 收信人的姓名地址等一般是列在信笺的左上方，在信头之下，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。如果信是写给某部门的主管人员的，就把他的头衔加在公司名之前。The Sales ManagerNinbo textiles United Import &Export Corp206 Kaiming St.Ninbo, ZhejiangP. R. China3) 称呼（The Salutation） 称呼是写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头。目前外贸书信中一般通用的称呼语有：商业函件用Dear Sirs，不能单独用Sirs， Gentlemen不能用单数。公事函件用Dear Sir。英国人习惯上用Dear Sirs，后面用逗号。而美国人通常用Gentlemen，后面用冒号，而且Gentlemen不能用单数形式。4) 事由（The Subject Heading） 事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间的位置，加上底线，但平头信则由左面沿线写起。事由的使用是使双方的收发人员看了它就可迅速递给经办的人，不必等待读完信中全部内容才能确定。事由要简单扼要，说明商品名称、数量、信用证或合同号码等即可。有时前面加上Re:，意思是“关于”即事由或“subj”。Dear Sirs,Subj. PURCHASE ORDER定单Dear Sirs,Re: Parts for Machine Type B-114B-114型机器零部件1) 开头语（The Opening Sentences） 开头语没有统一的格式，但在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述。开头语一般要与信的正文分开，自成一节，文字要简洁明了。2) 信的正文（The Body of the Letter） 正文的位置紧接在开头语的下面，根据中心思想分成段落，每一中心思想为一段，眉目要清楚。由于业务信函的目的主要是索取或传递信息，因此，信要写得简洁清楚，礼貌得体, 应避免使用长段落，每段只限一个主题。7) 结尾语（The Closing Sentences）结尾语一般用来总结本文所谈的事项，提示对写信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的语气。它的位置在正文结束之后，另起一段。 8) 结束语（The Complimentary Close） 结束语写在结尾语下隔一行，正中或略向右面写起。只有第一个字母大写，后面加逗号。现代业务信函中最常用的结束语有：Yours faithfully， Yours truly和Yours sincerely，美国人常用Yours truly，而Yours sincerely则适用于双方已较熟悉的情况。附：常用称呼和结束语列表Dear SirsDear Sirs or MadamYours faithfully Faithfully yoursGentlemenLadies/GentlemenYours very truly Very truly yoursDear Sir or MadamDear sirYours faithfully Faithfully yoursDear Mr. SeaverDear Mrs. SeaverDear Ms MaloneDear Miss MaloneYours faithfully Yours sincerely Best wishes Kind regards, etc. (U.K.)Sincerely Very truly yours Best regards, etc.9) 签名（The Signature）结束语的下面，应将公司的名称用大写打出，必须由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明，因为签字常常很潦草，不容易识别拼法。Yours faithfully,P.P THE NATIONAL TRADING CO.(Signature)B.R. JonesManaging Director10)附件（Enclosure）如信中有附件时，应在左下角注明Encl.或Enc.。如附件不止一件，应注明2 Encls.或3 Encls.。或详细列明如下：Enc.:1 B/L（提单一张）1 Photo（照片一张）1 Certificate（证明书一张）根据需要，业务信函中可增加如下部分：11) 发文编号（Reference Number）编号及字母可以使复信与先前的发出的信函联系起来，并确保及时到达特定的收信人或部门。许多信头都留有编号空位。如：Your ref：（你方编号）Our ref：（我方编号）12) 经办人（通常用for the attention of 表示）如果收信人为一公司或单位，而发信人希望把信递交该公司或单位的某特定人员收阅或经办时，可在收信人地址下面写上此短语(For the attention of)和该特定人姓名并加上底线。International Trading Co. Ltd.34 Acadia BayWinnepeg, Manitora R3T 3H9Canada For the attention of D. H. SmithDear Sirs,13) 主办人代号（Identification Marks）业务信函一般由打字员或秘书按寄信人意图打出，再由寄信人过目签名。为便于以后查考，寄信人和打字人的姓名首字母应并排打印在信笺上，寄信人姓名在前，打字人姓名在后。14) 代理人签署(“Per Pro.”Signature)PerPro.是拉丁文per procurationem的缩写，意即代理。严格地说，只有合伙人才有资格为他的商行签署。但为了方便起见，常用授权书的方式授权予某一个负责的职员为商行签署。授权也好，代理也好，均称为授权签署，可用per procurationem或pre pro。有时用p. pro甚至P. P.。per pro. James, Hamilton & Co.15) 附言(Postscript)一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时用P.S.表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方，应和正文齐头。注意：在正式的信函中，应避免使用附言。16) 续页（The Second Page）业务信函一般只有一页，但有时信的内容复杂篇幅长，需要两页或两页以上。第二页及其后几页的格式是在每一页的右上角或上方居中位置打上公司名称、日期、页码。Vermeer Manufacturing Company May 6,2003 P. 2(3,4, )在第一页的右下端可加上“to be continued”（待续）字样。第二页以及以后的几页应同样如此，而且信笺必须与第一页相同的尺寸和颜色。在这这十五个部分中，必需部分，即在一般情况下不可缺少的部分是：信头、封内地址、称呼、信的正文、结束礼词、签名。 (1)信头 Heading.引证号码 Ref. NO.日 期 Date(2)封内地址 Inside Address(3)称呼 Salutation(4)标题 Caption(5)开头语 Opening Sentence(6)正文 Body of the Letter.(7)结尾语 Closing Sentence(8) 结束礼词 Complimentary close(9)签名 Signature(10)附件 Enclosure信封的写法英文业务信函信封的写法与普通英文信函信封的写法相同,具体写法参照第二章。美语与英语在国际商务方面的差异商务英语书信方面的差异商务英语书信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易时所使用的通信。在美国，常用Business writing，它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语Queens English；如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时，就要用美国英语。当然，英国式的语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异是很明显的。商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式(Block style)，美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式(indented style)，英国常用此格式。齐头式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址（Inside address）。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式或称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。不过，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的Inside Address中，把门牌号和街名都省略掉。在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss（用于未婚女性）。英国人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的缩写)，不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes. (Madam的复数形式)，用于二个女士以上。Messrs（Mr的复数形式）用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里，Mr, Mrs, Messrs，均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点, 如Mr., Mrs., Messrs.。在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen（美国式）与Dear Sirs（英国式）二种，相当于我国的敬启者或谨启者。如果信是写给某个公司单位的，不是写给某个具体人的，美语用Gentlemen（复数形式），英语用Dear Sirs。如果对方公司只一人时，必须使用Sir/Dear Sir。称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号(comma)，美国式用分号(colon), 也可采用逗号。 书信结尾客套语(complimentary close)有多种，相当于我国书信在结尾时使用的“敬礼” 、“致敬”、“顺安”等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely（熟人或知道对方姓名），Best wishes, kind regards 和yours faithfully（不知姓名）。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。 建立业务关系（Establishing Business Relation）建立业务关系即发展潜在的客户，信函交往是建立业务关系的重要渠道之一。通常，信函中应该表达以下内容：（1）发信人从哪里得到对方的信息；（2）发信人的意图；（3）发信人公司业务范围、分支机构和联络方式；（4）发信人公司财务经营状况等。Dear Sirs, We have obtained your name and address from the Japan Chamber of Commerce, who has told us that you wish to import electric goods manufactured in China. We manufactures Electric Appliances of the kind illustrated in the enclosed catalogue, which we hope will be of interest to you. Also enclosed for your reference, is our latest price list. Should you be interested in any of our products, please let us know and we will provide you with a quotation. In the meantime, should you require any further information about either our products or our corporation, please do not hesitate to let us know. We look forward to hearing from you soon, and to the possibility of doing business with you in the future. Yours sincerely, Xxx Manager _Co., Ltd.Enclosures, as stated译文敬启者：我方从日本商会获悉贵方的名称和地址，知贵方有意进口中国制造的电器产品。我公司生产的电器产品种类写在目录中，希望贵方感兴趣，随函附寄最新价目表一分，供参考。如对其中任何产品感兴趣，请告知，我方将提供报价单。如需了解有关产品的详情或本公司情况，务请告之我方。盼早复。期望和对方达成交易。 附件：（略） 询盘 在对外贸易中，询盘，也叫询价（inquiry或enquiry）是买方或卖方对于所要购买或出售的商品向另一方作出的询问。询盘是交易的起点，可以分为：1) 普通询盘（a general inquiry）: 索取普通资料，诸如：目录（a catalogue）、价目表或报价单（a price-list or quotation sheets）、样品（a sample）、图片（illustrated photo prints）等。 2) 具体询盘（a specific inquiry）: 具体询问商品名称（the name of the commodity）、规格（the specifications）、数量（the quantity）、单价（the unit price FOB CIF）, 装船期（the time of shipment）、付款方式（the terms of payment）等。 询盘一般多为买方向卖方发出，买方通过询盘信，简明扼要的向卖方了解一般的商品信息。利用E-mail 写询盘信，无须写的过分客气，只需具体、简洁、措词得体。有的询盘信开门见山，直截了当说明订购打算，希望对方给予一定优惠条件；有的询盘信则以征询信息的方式，不许下订货诺言，以避免结果未订购可能形成的日后交易中的障碍。Subject: EnquiryDear Sir,We are interested in buying large quantities of steel screws in all sizes.We would be obliged if you would give us a quotation per kilogram C&F Liverpool, England. It would also be appreciated if you could forward samples and your price lists to us.We used to purchase these products from other sources. We may now prefer to buy from your company because we understand that you are able to supply larger quantities at more attractive prices. In addition, we have confidence in the quality of your products.We look forward to hearing from you by return E-mail.Sincerely,Xxx译文主题：询盘亲爱的先生： 本公司有意大量购买各型号钢螺钉，欲知每公斤运抵英国利物浦的成本价运费价格。如蒙惠赐上述报价单，不胜感激。如能惠寄样本和价格表，亦必感激不尽。 本公司素来从其他公司购买此类货物，闻悉贵公司货物质优价廉，故欲与贵公司建立合作关系。 盼复。 你真诚的xxx附：典型句型 (1) Could you give us some idea about your price? 请介绍贵方的价格好吗? (2) Do you offer FOB or CIF? 你们报船上交货价还是到岸价？ (3) How long does your offer remain valid/firm/open? 你们的报价多长时间有效? (4) Will you let us know what your terms of payment are? 能否告知贵方付款条件？（5）Please make us an offer within this month since we have made an inquiry for your products. 我们已对你们的产品进行询价，请在本月内给予报盘。（6）Please send us your best offer by Internet stating payment terms and time of shipment. 请用互联网向我们报最优价，说明支付条件和装运期。（7）Full information as to prices, quality, quantity available and other relative particulars would be appreciated.请详告价格、质量、可供数量及其它有关情况。报盘报盘（offer），也叫报价，是卖方主动向买方提供商品信息，或者是对询盘的答复，是卖方根据卖方的来信，向买方报盘，其内容可包括商品名称、规格、数量、包装条件、价格、付款方式和交货期限等。报盘有两种：1) 虚盘（non-firm offers）, 即无约束力的报盘。一般情况下，多数报盘均为虚盘，虚盘不规定报盘的有效日期，并且附有保留条件，如：The offer is subject to our final confirmation/prior sale（该报盘已我方最后确认为准/是否事先售出为准）。2) 实盘（firm offers）则规定有效日期，而且卖盘一旦被接受，报盘人就不能撤回。Subject: OffersDear Sir, This is to confirm your E-mail of July 2, 2002, enquiring us our firms offers for rice and soybeans C&F Singapore.We E-mail you this morning offering you 300 metric tons of polished rice at $2400 per metric ton, C&F Singapore, for shipment during August/September 2002. This offer is firm, subject to the receipt of your reply before 16 July 2002.Please note that we have quoted our most favourable price and are unable to entertain any counter offer.With regard to soybeans, we advise you that the few lots we have at present are under offer. If, however, you were to make us a suitable offer, there is possibility of our supplying them.As you know, of late it has been a heavy demand for these commodities and this has resulted in increased prices. You may, however, take advantage of the strengthening market if you send an immediate reply.Sincerely yours,Xxx译文主题：报盘亲爱的先生：2002年7月2日有关查询大米和大豆新加坡到岸价的电子邮件收悉。今日上午电子邮件报价：精白米300公吨，每公吨成本加运费新加坡到岸价为2400澳元。于2002年8或9月装运。以上实价需由贵公司于2002年7月16日前回复确实。该报价为最优惠价，恕不能还价。本公司与客户正洽售一批大豆，若贵公司愿意报以适当买价，本公司乐意出售。近来该类产品需求量大，令价格上涨。请贵公司把握机会，尽早落实订单为盼。你真诚的，xxx附：典型句型（1） As requested, we are offering you the following subject to our final confirmation: 根据要求，现我方就如下货物向贵方报盘，以我方最后确认为准：（2） As recently the goods are in extremely short supply, we regret being unable to offer. 因近期货源紧张，很抱歉不能报盘。（3） Its a pleasure for us to offer you the goods as follows: 非常荣幸地向你方报盘如下：（4） Referring to your E-mail dated July 10 in which you inquired for shirts, we have pleasure in giving you an offer as follows: 关于贵方7月10日对衬衫的询盘，现报盘如下：（5） We will keep in mind your requirement for shirts and shall contact you once it is available. 我方会留心你方对衬衫的要求，一旦有货，将立即同你方联系。（6） We regret being unable to quote on FOB basis, as it is our general practice to do business with all our clients on CIF terms. 很遗憾，我方不能以船上交货报价，因为按照惯例我方与客户做生意通常报到岸价。 还 盘（counter-offer）还盘也叫还价，是贸易往来中（主要是对价格）的磋商（negotiation）过程。当买、卖双方，不能接受对方所提供的某项贸易条件时，可以通过还盘说明原因，表示遗憾，或建议对方给予一定让步。贸易条件逐项在这个过程中一一确定，直至交易达成。Subject: Counter-offerDear Sir,We have been very pleased with your product, as you know. However, we find that we can obtain a price of $4.00 per hundred with a local firm. This is fifty cents per hundred lower than your price. If you can see your way clear to meeting these figures we would be pleased to place with you an order that will carry us for the rest of this year. That order is likely to be one of the largest that we have ever placed with you.Sincerely,Xxx译文 主题：还盘亲爱的先生：你知道，我们对你的产品一直都很满意。但发现，在当地一家公司可以得到每一百个价格为4美元的这种产品，比你们每一百个的价格少50美分。如果你们能设法找出原因并使价格也达到这样的标准，我们就乐意向你们提出一项可以执行到本年底的订货。而且该项订货就可能是我们从来也没有向你们提出过的最大订货之一。 你真诚的， xxx Subject: We regret that we cannot accept your counter-offer.Dear Sir,In reference to your E-mail of August 1, we cannot make a better offer than the one we suggested to you; we feel that offer itself is most generous under the circumstances. In checking our books, we find that you have purchased from us twice as much in the first three months of this year as you did in the first three months of last year. This indicates to us that you have been successful in retailing our merchandise. We hope that upon reconsideration you will be able to accept our offer. We have been very pleased to have you on our list of accounts.Best regards,Xxx译文 主题：拒绝还盘亲爱的先生：关于你8月1日的电子邮件所谈价格，我们认为不能再报比那更低的价格了。处于当前情况下，他本身就说明是最慷慨的价格了。经查对我们的账目发现，你们今年的头3个月在我处所购的货物是去年同期的两倍。这就说明，你们零售我们的货物方面是取得了成就的。因此希望你们经过重新考虑后，能够接受我们的该项报价。我们已很乐意的将你们的名字留在我们的账目上了。 你真诚的， xxx附：典型句型a. I think that the price of your products is on high side. 我认为你方价格偏高。b. With your price Im afraid youll stand very little chance of obtaining the business. 按你这个价格，恐怕你获得这笔交易的机会甚小。c. To have this business concluded, you need to lower your price at least by 10 percent, I believe. 我认为要达成这笔交易，你至少要降价10%。d. Our price is reasonable, compared with that in the international market. 我们的价格与国际市场上的价格相比还是合理的。e. The price of is acceptable, provided you increase the quantity of your order to . 价我方可以接受，但条件是你方应奖订货数量增至f. Lets meet each other halfway. 我们各让一半吧！订货（order）订货（order）是买方为要求供应具体数量的货物而提出的一种要求。此时，交易双方之间的陌生感已消除，可以说已经度过了接触障碍和难关。写定货信时应注意以下几点：（1） 开头就直接说明订购的意图。（2） 订货信一般应包括：商品的名称、品质、数量、包装、价格条件、支付条件以及需要对方提供的单据等。（3）内容必须准确、清楚。不论是商品的价格还是商品的规格都应做到准确无误，否则会带来不必要的损失与麻烦。卖方收到订货电子邮件后必须进行确认。如果卖方无法提供买方所需要的货物，则最好介绍一些合适的替代品；如果买方所需货物的价格和规格发生了变化，卖方则提出还价并劝买方接受，但要注意：写拒绝接受订货的信时，必须非常谨慎，应为日后有可能的交易留下余地。Subject: An orderGentlemen，The price quotes contained in your E-mail of May 20,2002 gained favorable attention with us. We would like to order the following items consisting of various colors, patterns and assortments:Large 2000 dozenMedium 4000 dozenSmall 2000 dozenAs the sales season is approaching, the total order quantity should be shipped in July. At that time an irrevocable L/C for the total purchase value will be opened.Please confirm the order and E-mail a shipping schedule.Sincerely,Xxx译文主题：订货先生们：2002年5月20日电子邮件报价深受欢迎。我拟选各种颜色、式样、品种的衬衫如下：大号 2000打中号 4000打小号 2000打售季将至，全部货物应于7月登轮。届时全额不可撤销信用证将予以开出。请确认订货，用电子邮件告知装运时间表。真诚的，xxxSubject: Out of StockDear Sir,We thank you for your Order No.222 received this morning for 8000 dozen cotton shirts, but regret to have to disappoint you.At present we have no stoc