集团档案管理暂行办法.doc

集团档案管理暂行办法为顺应企业发展的要求，建立与集团特点相适应的档案管理制定，为打造百年企业奠定扎实的基础，特制定本办法。一、 管理原则实行档案分级管理的原则，即集团和部门两级管理体制。集团档案管理的责任人为行政办主任和集团档案室主任；部门档案管理的责任人为部门第一领导人。部门可根据自 情况在集团档案室指导下，进行建档工作并建立其档案管理制定；部门领导必须指定一名工作认真、责任心强的员工兼职担任档案管理人员。一般地，部门档案的日常管理工作由该部门档案人员负责，但业务上须接受集团档案室的指导与监督。二、 立卷归档一般地，文件办理过程完成后，文书人员应根据情况，请示部门领导后决定是否立卷及归档。特殊情况下，须请示集团领导决定是否立卷及归档，并作是否移交、如何移交之决定。A、 何种文件及材料须归档（见集团档案应归档目录）；B、 集团文件归档流程（行政类）发文部门-办公室-集团领导-办公室C、 合同类资料的归档。应实行分级、编号的方法归档。具体为：将合同按性质为密级和普通两类分别编号。编号时须标明年月、资料类别、序号、级别等要素。技术档案亦可参照此方法归档。D、重要通知的归档首先确认其重要性（技术的、人事的、行政的），其次是过程中的经办人资格和回执制定。一旦确定其重要程度，则应指定专人送达或领取，并须填写回执单，回执单必须经部门第一负责人签字，嗣后一并与通知存档。三、 档案移交部门在文件（资料）完成立卷归档后，即应按其重要程序分为密级和普通两类，并考虑着手将称铰集团档案室。一般地，凡密级档案（由集团档案室参与确认）均须移交集团档案室，部门原则上只保留与日常工作关系较为紧密且随时须查阅的普通档案。四、 移交及拆封建档文件须移交者，应履行必要的移交手续，且应由集团档案室领导现场监督、指导。重要文件的拆封应有当事者双方在场，并由集团领导指定的负责人现场监督，过程完毕后仍旧封存。五、 责任及惩处1、责任因责任心导致文件没有立卷归档者；因责任心丢失重要文件（协议）者；未经许可擅自借出已存档文件（协议）者；与上述情况性质相同者。2、检查每季度由集团档案室牵头组织专项检查并将检查情况作出书面评估。在此基础上，检查组对责任人提出书面处理意见。特殊情况可由集团领导授权随时组织检查。对经济类的合同档案检查时（特别是涉及到资金来往）检查组有权进行查验，如对方帐款是否收讫等。对广告类的合同档案检查时，检查组有权过问其过程及结果。六、 查阅、借调、审批一般档案查阅须经三级审批，即：部门领导-集团档案室主任-集团办公室主任。属于特别机密的，由董事长（或受董事长委托者）亲自审批。集团档案一般不得借调，特殊情况，须由办理部门呈递书面报告，由董事长（或董事长委托的集团领导）审批。七、 案卷保管集团档案保管亦分两类，即集团与部门。但无论何种类别，档案管理人员（含兼职）均须熟悉业务要求，树立责任意识，履行岗位职责。八、 案卷存档一般地，文书人员完成立卷后，即可进行归档。一年终了，档案管理人员即应进一步作系统整理与编制目录直至建立全宗。九、 案卷销毁一般地，集团档案保存期限按现行规定执行（见集团档案保管期限规定）。但根据集团具体情况，每年终了，可由集团档案室会同有关部门共同会审，并报集团领导以决定是否销毁（部分无须继续保存的）。案卷销毁须经如下过程：请示（据理力争部门）-审批（法规部、档案室、集团主管领导）-销毁销毁过程中由督察部实行监督。案卷销毁三方（所在部门、法规部、档案室）现场履行文字手续并直到销毁过程结束。十、 其他上述档案均指集团纸质档案。其他如电子档案及图片档案暂时分别由技术中心和企划部负责建档及管理。集团档案室负责检查指导。企业集团归档范围及保管期限表（试行）一、 各类证件1、 各类营业执照、专利证书、组织机构代码证等。（永久）2、 集团、个人重大活动荣誉证书、其他重要性证书。（永久）3、 集团、个人一般活动荣誉证书、其他一般性证书。（短期）二、 上级机关颁发的文件材料1、 上级机关颁发的、属于本集团主管业务的并要执行的重要文件材料。（永久）2、 上级机关颁发的、属于本集团主管业务的并要执行的一般文件材料。（长期）3、 其他需要执行的文件材料。（短期）三、 本集团制发的文件材料1、 方针、政策法规性的重要业务问题的。（永久）2、 一般业务问题的（长期）3、 事务性有参考价值的。（短期）四、 本集团召开会议的文件材料1、 集团召开的重要工作会议和重要的专业会议文件材料。A、 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料。（永久）B、 典型材料、代表发言、简报。（长期）C、 会议记录、参考材料。（短期）2、 一般会议文件材料A、 通知、名单、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料。（长期）B、 典型材料、代表发言、简报。（短期）五、 本集团各种业务工作形成的文件材料1、 综合成果、专题成果、方案、总结、报告。（永久）2、 原始记录、处理意见。（长期）六、 本集团专题报告、典型的调查报告1、 重要的（永久）2、 一般的（长期）七、 本集团的请示与上级机关的批复、下级机关的请示、报告与集团的批复批示1、 方针政策性的、重要问题的。（永久）2、 一般事务性问题的。（短期）八、 本集团工作活动的工作总结、报告1、 主要职能活动年度和年度以上的重要专题的。（永久）2、 半年、季度、一般专题的。（长期）九、 本集团规划、控制数字1、 年度、年度以上的。（永久）2、 季度、月份的。（短期）十、 本集团的统计报表1、 汇总的、年度和年度以上的、专题的。（永久）2、 季度、月份的。（短期）十一、 本集团机构设置、撤并、名称更改、工作条例、启用印信文件材料、干部任免。（永久）十二、 本集团的先进单位、个人文件材料，有关人员的处分（影响大、问题严重的）材料。（永久）十三、 本集团的大事记1、 重要活动的主要文件、重要考察报告。（永久）2、 一般活动的审批手续、考察报告。（短期）十四、 本集团与国内外有关单位签定的合同、协议、协定等文件材料1、 销售合同、基建设备合同、各类保险文件、重要的文件。（永久）2、 采购合同。（短期）3、 其他一般性