商务英语信函的语言风格分析和特点探讨.doc

摘 要作为专门用途英语的实际应用，商务英语信函具有特定的交际目的和交往对象，在语篇结构、文体风格等方面具有特定的语篇特征。本文运用语言分析理论，结合实例，从词汇、术语、用词准确性、礼貌措辞、句法、篇章等方面分析商务英语信函的语言特征，为商务英语信函写作提供新的视角，从而更好地发挥其交际功能。关键词： 商务英语；信函；文体；句法AbstractAs the actual application of English， business English letters have specific communicative goals and interpersonal objectives. It has some particular features in linguistic structure and literary style. This paper elaborates detailed expatiation and analysis from language analysis theory、practical examples、vocabularies、terminology、accuracy、polite words 、diction and syntax etc. In addition， it analyzes business letters linguistic features and provides a new perspective version & social function.Key Words: business English；letter； linguistic feature； literary style；syntax 目 录 1. 引言12. 商务英语信函的用词风格12.1 用词专业 12.2 用词准确 22.3 术语较多 22.4 措辞礼貌 33. 商务英语信函的句法风格33.1 用语固定化 43.2 表达精练化 43.3 句式复杂化 53.4 意义逻辑化 64. 商务英语信函的文体风格64.1 文体正式 64.2 针对性强 75. 商务英语信函的特点75.1 作用地位中心化 75.2 传输方式信息化 75.3 书写格式自由化 75.4 语言风格简洁化 86 商务英语信函的掌握与应用 8参考文献 10致谢 11商务英语信函的语言风格分析和特点探讨1. 引言商务英语信函是一种常用的英语应用文体，是对外商务交流的主要途径之一，它是信函发出者编码和接受者解码的过程，在国际贸易往来中发挥着重要作用。随着全球国际贸易的进一步发展，各国之间的商务来往日益密切，在频繁的商业贸易往来中，“英语信函的使用贯穿对外贸易交往的各个环节，是互通商务信息、联系商业实务及促进贸易关系的重要桥梁”。商务英语信函作为从事商务贸易人员用书面语言和对方进行商务沟通，以达到各种商务目标的重要手段是和普通英语不同的，它是一个动态的、系统的过程，是和实际操作紧密结合的专门用途英语（ESP），具有独特的语言和文体风格。为了有效地利用商务英语信函进行商务交流，我们有必要对商务英语信函的语言风格进行分析和特点探讨。2商务英语信函的用词风格商务英语语境决定或制约着部分词汇具有其特殊的商务语义。商务英语信函的文化语境体现在商务人员在平等合作、互惠互利的基础上进行的商业活动。因此，平等性、灵活性和说服性体现出商务英语的文化特征。商务英语信函的情景语境涉及外贸交易的各个环节，如下订单、跟进业务、付运、存货、付款等等；话语基调是正式的，因为商务信函具有合同性质，是双方经过多次交往而达成的交易；话语方式主要是用于阅读的书面语，具有较强的语境独立性，属于信函。商务英语信函情景语境的三个因素制约着词汇的选择，使得信函表现出特定的语言地理特征。而词汇的运用直接决定文体，特别对于商务英语这种实用文体而言，其内容就更应该对读者有很强的针对性，并在用词风格上表现出来。2.1 用词专业（Professional）商务英语的词汇具有比较明显的专业特征。不刻意追求华丽的词藻，而尽可能地选用正规、庄重或表现力强的专业词语。用词极其考究，具有特定性。在进行翻译时，要根据英、汉两种语言的文字特点加以妥善处理，不必要对等地对重复词进行重复翻译，而应该遵循习惯译法，用行话译行话，术语译术语等对等方法。英语词汇具有两大特征：一是词汇丰富多彩，二是用法灵活多变。商务英语词汇最大的特点是专业性强。即使是具备一定英语词汇的学生在阅读商务类文章时，仍然有不少的障碍。虽然每个单词都认识，但有时对于整个句子的意思却是一头雾水。这主要是学生对一般词汇在商务环境下拥有特定的商务意义不熟悉造成的。不少学过的英语单词，在商务环境中，意义完全不同。例如: This Bill of exchange shall be accepted first and then can be honored by the acceptor. (该汇票应先承兑，然后由承兑方进行支付) 。这个句子中都是我们熟悉的词汇。Accept 在一般情况下表示接受，而honor 这个词在平时做名词，表示荣誉、光荣、尊敬。但是在此时，accept 表示金融当中的“承兑”，而honor 这个词表示“支付”的意思。再如，offer一词有“提供”的意思，在商务英语中意义则不同，如We are in a position to offer you 50 long tons of Tins Foil Sheets.（我们能向贵方报50英吨锡箔纸），此句中的“offer”译“开盘”、“报盘”。 在通常的理解中这本身就代表着商务磋商的一个重要环节，在商务英语当中，这种情况比比皆是。2.2 用词准确（Accurate）用词准确是商务英语词汇的一大特色，这样的词汇特色也直接影响了其文体风格。由于在国际经贸往来中，交易各方处于不同的国家和地区，语言文化的差异，极易产生误解，而根据国际贸易惯例和法规，交易双方的往来信函是交易的一部分，具有法律上的效力。因此，除广告语体外，商务英语在用词方面力求准确无误。如The product will find a good market in New York.“此产品在纽约将有很好的销路”。Chinese toy products are very popular in Europe. We would like to work with you to market them in Canada. “中国的玩具产品在欧洲很受欢迎，我们愿同你方合作在加拿大销售”。从以上二例中，market既有市场、销路，又有营销、出售之意。翻译时要根据上下文忠实准确译出原文，仔细推敲避免误解。商务英语用词注意轻重，承诺留有余地，然而，数字与时间概念却比普通英语的表达精确得多。因为，商务活动中承诺方式的不同意味着不同的责任和义务，承诺时用词过于绝对或过分肯定，则缺少灵活性，而轻描淡写的承诺又给人以无诚意或不负责任之感，因此，承诺程度的把握甚为关键。商务英语文件，尤其是合同中的时间和数字概念表达须尽量准确，不能有丝毫差错，忌用模糊词。如We are in receipt of your letter dated March 21and, as requested, are airmailing you, under separate cover, one catalogue and two sample books for our Printed Shirting. 里面对时间和数量都作了详细的描述，分别是“March 21”、“one catalogue and two sample books”，需慎用夸张、比喻等修辞手法，以免产生不必要的误解，因为商务文件通常是确定有关当事人权利和义务的依据。有时，还需要注意一些用词的准确性，例如，在约定解决争议的途径时的，可以说：The parties hereto shall, first of all, settle any dispute arising from or in connection with the contract by friendly negotiations. Should such negotiations fail, such dispute may be referred to the Peoples Court having jurisdiction on such dispute for settlement in the absence of any arbitration clause in the disputed contract or in default of agreement reached after such dispute occurs. 本句中的shall 和may表达准确。出现争议后应当先行协商，所以采用了义务性“约定”，如果协商解决不了，作为当事人的权利，用选择性约定may也很妥当。如果may和 shall 调换位置会怎么样?前半句的shall换用may后，意思变成了当事人可以通过协商解决，意思上说得过去，但后半句的may换用shall 后，变成了应当诉讼解决，好像一出事就要先见官，这就有些不友好了。2.3 术语较多（Terminology）商务英语在长期的使用过程中，为了表达方便、节约时间，形成了一系列商业术语。专业术语是指适用于不同的学科领域或专业的词， 是用来正确表达科学概念的词， 具有丰富的内涵和外延。专业术语要求单义性， 排斥多义性和歧义性， 且表达专业术语的词汇都是固定的， 不得随意更改。商务英语拥有数量可观的专业术语词汇例如:“溢短装”、“运费到付”、“break- bulk vessel”、“direct additional”、“insurance certificate”、“空白抬头”等， 从字面上看这些专业词汇很难翻译，但只要译者具有商务专业知识、了解每个词表达的内涵就非常简单。可分别译为:“more or less”、“freight to collect”、“杂货船”、“直航附加费”、“保险凭证”、“blank endorsed”。如Please quote your lowest price CIFC5% Seattle for each of the following items.“请就下列每项货物向我方报CIF西雅图最低价格，包括5%的佣金”。此句中CIFC5% = Cost，Insurance and Freight inclusive of 5% commission.。CIF是价格术语，即成本保险费加运费。再如，In order to conclude the transaction, I hope you will meet me half way. What about 50% by L/C and the balance by D/P? “为了做成这笔业务，希望双方都作些让步，按50%信用证，其他付款交单，如何？” L/C 是letter of Credit的缩写，为“信用证”，“D/P”是“Documents against Payment”的缩写，为“付款交单”，这是国际贸易中两种不同的支付方式。其他的付款方式有D/A （Documents against Acceptance）、T/T(Telegraphic Transfer )“电汇”等。 2.4 措辞礼貌（Expression）商务英语措辞礼貌，讲究客套。措词婉转、诚恳、却又不卑不亢，忌盛气凌人，强人所难。礼貌是缓和紧张气氛，赢得善意尊重的有效手段。所以，尽管竞争激烈，但表现商务交际上总是彬彬有礼。商务英语中的这种措词婉转手法貌似平常，效果却很大，婉转的语言比强硬的措词更有力量，这也反映出国际商务交往中既严格又灵活的语言运用规律。（增加措辞礼貌例句）商务信函应注意礼貌，礼貌可以带来友谊，互信互助，使对方阅读后产生好感。恭谦有礼的用语在商务信函中既可委婉地拒绝对方的要求或条件，而又能保持友好的贸易关系。因此在商务信函中，要学会用委婉的语气来指出对方的不尽人意之处。试对比下列每组内的两个句子：（a）We have not received your payment of the balance of US$ 5000.（b）We regret have to remind you that we have not received your payment of the balance of US$ 5000.（a）You have to replace the damaged records.（b）We shall appreciate it id you replace the damaged records. 以上每组句子中，第一个句子语气显得直接生硬，似欠礼貌，第二个句子语气委婉，体现了礼貌。在商务信函中，一些表示礼貌的常见的句法手段有：Thank you for-,We shall appreciate it if-, It will be appreciate if -, We are now interested in purchasing substantial quantity of polyester cotton blended fabrics of the following specifications and shall appreciate it if you quote your rock bottom price.本公司需购大量聚脂棉纤维，详细规格如下。如蒙贵公司报以最低价格，不胜感激。3商务英语信函的句法风格作为在商务活动中使用的商务英语，由于特定的语言使用环境与目的，商务英语在句法上有自己独特的风格，是以英语为媒介，以促进商务活动顺利进行为目的的信件， 其涵盖的内容涉及与商务有关的诸多领域。随着经济全球化和中国加入世界贸易组织，我国的涉外商务活动日益频繁，商务英语已经成为世界经济活动中必不可少的语言交际工具， 而作为涉外商务活动中传递信息和洽谈业务的主要手段的商务信函也得到越来越广泛的使用和普遍的重视。在世界经济和信息技术快速发展的时代， 商务英语信函已经成为对外贸易中不可或缺的重要组成部分，它为双方的沟通交流搭起桥梁，准确而具体地传递双方的各类相关的商务信息。因此，要得体地表达自己的观点，或提出请求和建议以达到交易成功的目的，掌握商务英语信函的语言风格就显得非常重要。3.1. 用语固定化商务英语常常运用一些固定的用语，这样既节省了商务活动中分析语意的时间，也更加便于商务活动中的相互理解。这一点在外贸信函中表现得最为突出。例如:在一封信函的开头，表达已收到对方的来函，常用以下固定表达方法中的一种: We have received your letter. We acknowledge receipt of your letter. We take the pleasure of acknowledging receipt of your letter. 除此之外，如报实盘的时候常这样表达:We offer you firm subject to your reply by 6 p. m， our time ， Monday ， 9th ，September. The offer is valid open until . . . The validity of the offer is from. . . to. . . . 即期信用证付款时可以这样表达: The terms of payment are by LPC available by draft at sight . 另外，一般信函的开头称呼中，Dear sirs不译“亲爱的先生们”而译“（执事）先生”或“径启者”，而商号中“&”符号一般不译。如Telegraph& Telephone译为“电报电话”；please dont hesitate to译为“尽可以、务请”等。为表达明确，商务英语信函在实践中已形成了固定套语：商务信函首段首句，常见套语有：Thank you for your letter of ; we are in receipt of your letter of ，We thank you for your letter of 18th February and confirm our cable of todays date， which reads as follows.（兹复贵方2月18日来信并确认我方今日发出的电报，电文如下）。翻译时则译成“X月X日来函收悉，不胜感谢，兹复函如下”。商务信函结尾句，英语表达有固定方式如In accordance as your request， we send you herewith a statement of your account which we hope you will find correct.（兹按贵方要求奉上结算报告书一份，请查收）。译成符合汉语习惯的“随函附上请查收”。请求对方做某事的汉语句式为“请将不胜感激”，信函英语常用We would appreciate; It would be appreciated等。如It would be appreciated of you could quote your prices of CIF Shanghai for computer.（请报电脑的上海到岸价，将不胜感谢）。We are looking forward with interest to your reply. Your early reply will be highly appreciated等。信函结尾译成“盼复”等常用套语。3.2 表达精练化3.2.1表达精练是商务英语句法的显著文体风格。从整个商务英语的句子看，不仅选词简明，语法正确， 重要的还是要用得得体。因为“文体分析有别于语法分析(grammatical analysis) ”。语法分析有规则可循，受规则制约(rule - governed) ;文体分析无规则可循，受原则制约(principle - governed) ， 文体分析“都是以特定的语境和文本作者的意图为依据的”， 同一词语在不同的语域里也许产生不同的文体效果。例如: All offers by telex are open for seven days. 这句话在商务语域里， 意思是“所有电传开盘七天内有效”，“offer”译为“开盘”、“报盘”，“be open”译为“有效”。3.2.2 通过“节省用词”来保持句子的言简意赅。商务信函经常使用单词来替换短语，使用词组来代替从句。诸如这样的句式，商务英语信函中比比皆是，如用“at your request”代替“in accordance with your request ”，“allow”代替“afford the opportunity”等。精练有效的句子还与字数的多少、语句的精练有关。在商务文体中，除合同中含有较长的句子外，其他商务信函、文书等句子的平均长度常为1020 个词，不超过30 个词，尽量去掉那些可有可无的词语。如: We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for 20 days and if you would be so kind as to allow us to do so ， kindly give us your reply by fax without delay. (大意为: 我们很想知道你们是否容许我们将交货时间延期20 天。) 表达上过分客气，使得句子冗长不清。而且“to extend the time of shipment for 20 days”意义含糊， 为了进行有效的表达，本句可以精简为: Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21. (如同意我方把交货时间延期至4 月21 日，请速电复。) 该句就把问题说得很清楚， 可谓文笔精辟， 语言简练。3.2.3重复和省略现象较为常见。在商务信函中，当出现一些关键性的词时经常会采用同义词连用的现象。如：The packing and wrapping expenses should be borne by the buyer.包装费应由买方负担。句中packing 和wrapping同义，意为“包装”，在原文中重复使用，为确保所用词不被曲解。我们只译成“包装”一词即可。 3.3 句式复杂化3.3.1 句式冗长商务英语的句子有的很长，句中常常用插入短语，从句等限定、说明成分，形成冗长而复杂的句式结构，往往一个句子就是一个段落。这些结构复杂的长句在业务信函中不仅能表达复杂的意义，使行文显得严谨，而且使主要信息以词序的形式得到强调，增强了行文的正式程度。例:By the way ， We would like to inform you that our above terms of payment have been widely accepted by practically all the manufacturers and firms having business relations with us including such firms as ABC ， ACME ， etc. ， which we suppose are certainly known to you and to whom you may refer.3.3.2 结构复杂结构复杂的长句中大量使用复合句、并列句及被动句，且名词化的句子居多。语句结构以复合长句为主，很少使用简单句。从句套从句的“枝状结构”屡见不鲜，经常一连数行才出现一个句号。然而对于这种复杂冗长的句子，只要对原文进行仔细分析，就能恰当地理解句子，使受众对作者的立意有明确的认识，从而获得对原文较准确的感受。如：Any controversy under this contract or arising between the parties or out of or for breach of or in relation to this contract sha11 be determined by arbitration to be held in the City of New York pursuant to the arbitration law of the State of New York and under the rules of the American Arbitration Association. 这是一条国际贸易中常见的仲裁条款。在句中any controversy之后连续使用了五个介词短语，这五个介词短语都是同时用来修饰和限定controversy的。对于此种复杂句子，理解时首先必须理顺语句成分的层次及其关系，联系上下文，精确地把握词语的内蕴，准确把握句意的脉络。根据汉语的句式特点，动态地重构原文传递的信息。译成“任何双方或双方以外的或违背或相关的对于此合同的争议，都由基于美国仲裁组织下的纽约州仲裁法律决定”。 3.4 意义逻辑化语言表述结构是以意识形态为根据的，商务英语也是这样。一定的社会、文化群体，以及从事的相关活动，具有较为固定的语言表述方式。商务英语也有其固定的语言表达方式，它的语篇结构逻辑合理、意义连贯。通常，商务英语的章法结构由四部分组成。即起，承，转，合。“起”即引言(introduction) 。在此部分经常使用的开篇语有:We refer to your Order No. 4 and regret to say that . . . Thank you for your letter dated. . .“承”即表达商务信息详情(details) ，这部分具体说明事宜及具体要求，这是正文的核心。如 While we thank you for your letter dated 3rd September, we very much regret that we are unable to entertain your counter-off of RMB 3550 per metric ton CIF Rotterdam for the above mentioned goods.“转”即表达一方的不同意见和看法，这种逻辑结构在“索赔信”或“抱怨书”中常见到,如 We regret having to inform you that the Cotton Piece Goods covered by our order NO.6013 and shipped per s/s PEACE arrived in such an unsatisfactory condition that we cannot but lodge a claim against you. 最后是“合”，即结束语。通常是以一个相关的短句结束全文。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价，可以说:“Your immediately reply will be highly appreciated. ”4、商务英语信函的文体风格4.1 文体正式奈达的动态等值理论强调：在信息重组整合的过程中应考虑话语的结构，尤其是文体。他将文体分为5类，即专业文体、正式文体、非正式文体、随意文体、亲密文体。按照分类，商务信函由于涉及进出口业务，且同银行、海关、保险、运输、法律等专业知识有着密不可分的联系，所以，不同于普通交流性手段，商务信函特点鲜明，可以基本归于专业文体或者正式文体，因此，其属于正式文体，行文通常严格遵守“7C”的写作原则，即准确Correctness 、简洁Conciseness ， 清楚Clearness、完整Completeness、具体Concreteness、礼貌Courtesy 和体谅Consideration 。“准确、简洁、清楚”都是对语言方面的要求，“体谅、礼貌”则是针对态度和角度方面的要求，“完整”是对格式的要求，而“具体”则是对整封信函内容的整体要求，要求避免大而无当的词句，内容不能偏离要表达的中心。商务信函不仅涉及独特的专业背景，而且涉及实际商务工作技能，涉及面涵盖了贸易、金融、外汇、海关、商检等诸多领域，显示出多种行业特色。因此，语言的选择性很强，商务人员的思维模式具体、审慎，讲究语言表达的分寸。具体体现在表达直截了当、简洁明快、淡于修饰；用词规范、语法结构严谨、句子排列一般固定有序；语篇连贯、逻辑性强。 其根本目的都是为了维持良好的业务关系、进行有效的交流和进行正常的商务往来。其核心为效率，经济性与简洁性为效率的具体表现。其根本在于高效经济和达意清晰，效率是目的，内容是载体，相辅相成，缺一不可。4.2 针对性强商务英语在内容上很有针对性，它不像普通文章、书籍那样有着广泛的读者，它是针对特定的事物、内容、项目、场合而拟订的，只与双方当事人和相关人员有关。商务英语的格式很规范，如商务英语信函格式固定，通常由信头( heading) 、日期( date) 、信内地址(inside address) 、称呼( salutation) 、正文( body) 、结束语(conclusion) 和签名( signature) 七部分组成。有时信函中还出现编号、事由、附件或抄送说明等。由于各种语言的交际功能、主题、内容不同，其表达结构也不同。商务英语信函表达固定，语篇结构逻辑合理、意义连贯。逻辑合理指句子结构、段落安排、语篇思维。意义连贯指句子间语义连贯，段落间内容连贯，上下文思路连贯。 5. 商务信函的特点商务英语函电语言具有独特的文体风格，比如简洁、措辞严谨、准确、整个文体不可以有模棱两可的用词，以防止业务操作过程中产生分歧；句子结构严谨，以免任人歪曲5.1 作用地位中心化随着世界经济一体化步伐的加快，国际间商务合作日益加强。在我国加入世界贸易组织后，与其他成员国的经济交往日趋频繁，对外经济贸易和技术合作迅速发展。国际贸易不断发展，而商务信函在当今世界贸易蓬勃发展之际，是国际商业交往中必不可少的手段，对外贸易的各个环节大多通过信函进行。从建立业务关系到达成交易，执行合同，以及执行合同过程中的纠纷等，大都需通过信函解决。因而，现代国际贸易又被称为“单据贸易”。在国际贸易的操作实务中，贸易各环节所有的交往信函都构成重要的法律依据。特别是当产生贸易纠纷时，它有可能左右纠纷解决的结果。国际贸易越来越依赖于单据交换的过程，商务信函的中心化作用也日渐明显。5.2 传输方式信息化随着信息技术、多媒体技术和网络技术的发展，人类社会进入了信息社会，信函在业务交流中不再占主导地位，而是很大程度上代之以传真、互联网、电子邮件等更为迅速、方便、经济的通讯手段，但在信息内容和形式来看，其基本格式、表达方式和内容都没有大的变化。可以说，传真和电子邮件是一封用传真或电子邮件方式投递的信函。特别是随着电子商务方式的发展，进出口商可在网上轻轻松松地发广告、报价格、下定单、签合同、结货款等。电子商务的应用，是提高国际贸易效率的最有效办法之一，电子化、网络化国际贸易是国际贸易的发展方向。据在外贸行业工作的人员介绍，目前的商务交流98%使用的是E-mail，其余的是电传，有时候会打打电话。5.3 书写格式自由化商务信函的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。信函格式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。随着贸易双方业务联系的增多与贸易关系的加强，彼此间的了解与沟通日益深入，有个人内容渗入公函的趋势，这也助长了其格式的自由化。随着订单量的增加，交易双方的熟悉程度逐渐加深，信函内容在很大程度渐趋于平和，而少了完全商业上的味道，这也促进了交易双方的顺利达成。加之网络的不断发展，越来越多的商务人员趋于工作简单化，进而使得他们的工作方式也变得“自由风”起来。5.4 语言风格简洁化在商务信函的写作过程中，除因格式自由化而变简洁外，其语言运用方面也简洁化了。一方面，信函中应省去那些客套、多余的话语而直接指向磋商主题，主要是为了简洁明了、便于阅读；另一方面，电子数据交换、电报等用语及短句的使用，都使其语言风格简洁化了。由于经济的迅猛发展，交易的流程被渐趋于简化，交易双方更倾向于交易的顺利达成，所以他们信函的内容主要是围绕商业谈判而进行的，而省去了过多的寒暄和客套用语。6 商务英语信函的掌握与应用6.1 巩固语言知识及外贸业务知识商务信函是国际贸易中的一种实用语言，它要求在掌握外贸实务知识的基础上，学习使用书面交际所需要的技巧和知识。对于高校来说，也须不断改进教学方法，提高教学水平和丰富专业商务知识，培养学生磋商业务、撰写信函的能力。既要讲授对外贸易业务各个环节的知识，又要训练培养有关业务环节的语言表达能力。6.2 注重理论与实践相结合理论与实践相结合的原则，要求我们自己认清实践是人们获得真理的重要来源，是检验真理的唯一标准，促使我们善于在理论与实际的联系中理解和掌握知识，积极地运用所获得的知识去解决实际问题，以便形成专门人才必备的技能和技巧，增加分析问题和解决问题的能力。常言道：“熟能生巧”，“实践出真知”。再好的理论倘若不与实践相结合也是毫无意义的。因此，应首先在充分了解商务信函的语言特点、写作格式、写作技巧和规则，以及相关商