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行政管理制度定稿 行政管理部分行政管理部分第一章文件收发管理制度第一章文件收发管理制度 一、目的 一、目的为规范文件资料的编制、发放与收集，便于资料及信息传递的准确性、及时性，明确责任，制定本制度。 二、适用范围 二、适用范围公司业务有关的所有制度、文件、资料等。 三、文件资料的制定 三、文件资料的制定 1、公司管理制度的制定所有公司管理制度，原则上由行政负责编制，报副总经理审核，总经理批准后下发执行。 涉及部门管理制度，各部门完成，行政部配合。 2、公司通知、命令及重要文件资料由由行政部负责行文内容，涉及相关部门内容，由相关部门配合完成，并报副总经理审核，总经理批准后执行。 流程如下部门内容权限备注行政部公司制度、合同及重要文件文件起草、修订副总经理审核相关制度、合同及重要文件内容审核总经理审批相关制度、文件、合同内容审批相关部门监督、执行相关制度、文件、合同的内容执行 3、涉及公司以外的单位部门的文件制定。 3.1公司起草的，由行政部根据公司实际情况以及相关主管部门的要求，起草文件，并由副总经理审核、总经理审批后，发送相关单位并就文件内容进行沟通达成一致，如需要修改实质内容的，需要重新经过副总经理及总经理的审批。 3.2外部单位起草的，行政部收到文件后，首先根据公司实际情况及相关主管部门及当地政策法规要求，审核文件内容，对于文件内容不符合相关要求或有问题的部分标注并提出修改意见，报副总经理、总经理审批。 将修改稿与起草单位进行沟通确定文件内容，如再无实质性改变可定稿，如再发生实质性变更，须重新经过副总经理、总经理审批。 流程如下 1、行政部起草文件部门流程权限备注行政部根据公司情况及当地政策法规起草文件及文件修订文件起草须符合当地政策法规及相关主管部门要求。 副总经理审核总经理审批外部单位审核及修订行政部执行文件内容或办理相关手续 2、外部单位起草文件行政部起草文件副总经理审核总经理审批外部单位审核执行无实质变更有实质变更部门流程权限备注外部单位起草文件及文件修订文件起草须符合当地政策法规及相关主管部门要求。 行政部根据公司所在地政策法规及主管部门要求审核文件并提出相关修订意见副总经理审核总经理审批行政部执行文件内容或办理相关手续 4、行政部负责公司制度的修订，随着公司发展，保障各类制度的适应性。 四、收发文件管理规定 四、收发文件管理规定 1、凡文件、资料、通知的发放，均由行政部负责起草，报请总经办批准后以电子邮件或纸制形式发放，并形成发放记录。 2、对外来文，包括政府、各级主管机关发放的通知文件等，原则上由对口部门接收，并按文件要求办理相关事宜，行政部配合，如无对口部门时，由行政起草文件行政部修订副总经理审核总经理审批执行无变更有变更部接收，并按文件要求处理。 第二章第二章印章管理制度印章管理制度 一、目的 一、目的为加强公司印鉴使用管理，降低和防范公司法律及经济风险，特制定本制度。 二、适用范围 二、适用范围本规定适用本公司重要印章及一般印章的管理。 三、保管 三、保管 1、保管范围行政部公司行政公章、合同专用章；财务部财务专用章、法人章。 2、公司印章由管理部门设专人负责保管。 3、建立印章审批表，按规定使用。 四、印章使用 四、印章使用 1、日常使用公司行政章和合同专用章时，由经办人填制签单审批表，按用章流程经使用部门负责人副总经理总经理签批后到行政部盖章； 2、外出办事需带公章时，应由总经办签字批准或经总经办授权人员批准，行政部备案后方可带出，并在规定期限内归还，不按规定执行的，行政部有权力视情况对使用人进行处罚。 3、公司原则上不允许开具空白介绍信或证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经总经理签字同意后方可开出，未使用的必须交回。 五、印章保管及刻制 五、印章保管及刻制 1、印章如有丢失或被盗，应迅速向总经理报告并及时报案，声明作废。 2、印章的新刻或改制经总经理批准后由行政部经理办理。 3、公司印信应严格保管，如有失职、差错、丢失或违章使用，一经发现需追查有关人员责任。 4、对私刻、伪造、仿造、复造印章对公司造成影响和损失的按有关规定处理，直至除名，并追究相关刑事责任。 第三章会议管理制度第三章会议管理制度 一、目的 一、目的为提高议事效率，解决实际问题，形成良好的议事作风，特制定本制度。 二、适用范围 二、适用范围 1、股东会由董事长主持，董事参加，研究公司未来发展规划。 由董事长确定记录人员。 开会时间由董事长确定。 2、总经理办公会议由总经理主持，总经办成员参加，主要讨论企业经营发展中的重大事项并进行决策或处理重大问题，由总经理确定会议时间、地点及会议记录人员。 3、工作例会由总经理或总经理指派人员主持，参加人员总经理、常务副总、各中心、部门负责人及记录人员。 主要内容汇报本职工作，对建议提案进行讨论表决，处理企业管理中存在的问题和日常事务。 由行政部负责记录。 每周周六早900在公司会议室召开。 4、专题会议由主管部门负责人主持，确定参加人员，时间地点，报请总经理批准。 主要为协调、讨论、解决某一问题召开的专题会议。 会议结束后必须得出结论。 三、会议程序 三、会议程序 1、会前准备1.1由会议主持人确定会议时间、地点、与会人员、议题议程和要下发的文件。 并针对某些重要内容与有关人员充分交换意见。 1.2工作例会，记录人员由行政部委派；专题会议记录人员由主持人委派。 2、会议通知2.1根据会前准备，由会议主持人拟定会议通知，交由行政部下达。 会议通知包括会议名称、议题、时间地点、与会人员、有何要求。 2.2会议通知应书面提前通知，遇紧急情况可电话通知，与会人员接通知后应签名。 3、主持会议3.1会议应准时开始，应记录人员清点到会人员是否与通知一致，会议签到，并将缺席情况告知会议主持人，同时做好会议记录。 3.2主持人宣布会议开始，并简要说明会议内容，议事程序和议题概要及会议将要达到的目的。 3.3与会人员汇报工作，并就议题发表意见。 3.4会议主持人要控制会议时间，归纳讨论要点，并作总结性发言。 明确会议主题，落实决议，划分任务完成部门和完成时间，提出具体要求，并确定监督检查部门。 3.5会议结束时主持人宣布散会。 整个会议时间应力求简短。 4、会议纪要4.1由记录人会议纪要。 记录人对结论性发言要做重点记录，会议记录一定要有决议，有任务完成部门和完成时间。 4.2会议纪要应简明扼要，于会议结束后一个工作日内完成，并由会议主持人签发。 各相关部门负责人正确传达会议精神。 四、会议纪律 四、会议纪律 1、会议准时召开，与会人员不得迟到、无故缺席和中途退席。 2、会议发言围绕议题，不讲与会议无关的内容。 3、会议不讲空话、套话、不打断别人发言，不得有不礼貌的言词。 4、不做与会议无关的事。 5、会议期间所有通讯工具禁止使用。 第四章合同管理规定第第1条条目的目的为防范公司法律、经济风险，加强公司合同管理，特制定本规定。 第第2条条适用范围适用范围本制度适用于公司对外签订的一切合同（劳动合同除外）。 第第3条条合同签订、审批合同签订、审批1以公司名义对外发生的经济活动，应签订合同。 合同签订应遵守国家法律法规，遵循平等互利、协商一致的原则。 签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。 包括对方单位是否具有法人资格、经营权、履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或其授权人员。 做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效合同，确保所签合同有效、有利。 公司标准的制式合同，须经会审，总经办备案后使用。 2合同签订应采用书面形式，金额低于人民币5000元，或即时清结的业务关系例外。 与合同有关的文书、图纸、表格等资料为合同的组成部分。 合同文本由合同签订部门负责起草采购部门未经批准不得使用非标准合同。 3合同应包含当事人的名称或者姓名、住所及联系方式；标的；质量与数量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；争议解决方式等条款。 4合同签订实行会签审核制度，各类合同签订过程中由各相关部门签字审核。 确保待签合同无法律、经济风险。 会签审核部门主要从合同合法性、严密性及可行性方面进行审核。 4.1合同的合法性。 包括当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本规定；当事人的意思表示是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定；4.2合同的严密性。 包括合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误；4.3合同的可行性。 包括当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失；4.4销售类合同参照订单管理办法中订单的审核标准进行审核；4.5采购合同参照物资采购管理办法中的对采购的审批权限进行审批；企业所有的采购及不付现款的供应商，财务必须进行备案，不备案的不予结算货款；4.6人力资源类合同由行政人事中心及总经理审批；其他行政、后勤部门因日常工作签订的合同由中心负责人及总经理审批；4.7合同标准文本由合同文本制作部门所在中心负责人、财务中心负责人及总经理审批。 第第4条条合同履行合同履行1合同签订后，要自觉履行合同约定。 同时督促对方当事人及时有效的按照约定履行合同。 涉及收款的合同，收款责任在签订部门，财务为后期监督。 2合同履行过程中，对方当事人出现违反合同约定行为时，合同签订部门应及时将情况上报，同时中止履行合同。 3合同履行过程中，如发现对方信誉、公司经营等方面发生重大变化，有可能违反合同约定不履行或瑕疵履行合同时，应及时中止履行合同或要求对方支付履行保证金后继续履行。 4合同履行完毕后，及时做好尾款的收付及质保工作。 5公司所有合同实行到人管理，离调岗人员须把合同事项交接清楚后离岗。 第第5条条合同变更或解除合同变更或解除1合同的变更或解除应按照合同会签审核流程经过相关部门的审核方可。 2合同变更或解除协议应加盖双方当事人印鉴，并附于原合同后一同归档保存。 我方变更或解除合同时，应及时书面通知对方；对方变更或解除合同时，合同签订部门应及时上报。 3合同内容有变化的，当月的合同必须配合财务进行变更，并将变更审批表附在合同的后面。 第第6条条合同终止合同终止1因合同交付致合同终止的，应将合同文本及相关资料后报财务中心归档。 2因对方当事人违约致合同终止的，合同签订部门应及时合同相关资料，对方当事人资料及相关违约证据，报行政部处理。 第第7条条合同文本管理合同文本管理1合同保管。 1.1公司所有采购及销售合同由财务中心负责管理；劳动合同由人力资源部管理；其他合同由总经办管理；1.2合同管理由专人负责，将部门保管的合同分类并进行编号后统一存放，并设立合同管理台帐备查。 合同资料包括合同本文、会签审核表、与合同相关的图纸、文书等相关资料。 2借阅。 2.1各部门因业务关系，需要使用合同正本（原件）时，可以到合同保管部门借阅。 合同借阅须经过部门负责人同意方可；2.2合同借阅应填写合同借阅登记表，明确借阅人、借阅事由、借阅时间及归还时间等详细信息。 第五章第五章保密管理制度保密管理制度 一、目的 一、目的为加强公司保管管理，确保公司涉密内容得到有效保护，特制定本制度。 二、适用范围 二、适用范围适用于公司所有涉密材料，包括下列事项 1、公司尚未付诸实施的经营方向、经营规划、开发项目及经营决策。 2、公司合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。 3、公司的财务预算报告及各类财务报表、统计报表。 4、公司技术开发资料及计算机内的所有资料。 三、管理规定 三、管理规定 1、所有公司文件均应确定其秘密等级，分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 2、所有文件均由行政部确定其秘密等级，并加盖相应秘级印章。 3、属于“秘密”等级以上的文件，在传递过程中，应确定传阅范围，并责令相关责任人注意严格保密。 禁止相关责任人以外的人员阅读。 4、严禁将公司任何文件进行抄录、复制、传递出公司（包括利用网络传输）。 5、因工作需要查看超出自身权限的常规文件或资料，必须得到行政部的批准。 6、属于公司机密文件及资料，保存、销毁、借阅、复印等必须由公司总经理批准方可进行。 7、对外交往与合作中，需要提供公司机密事项必须获得总经理批准。 8、公司员工发现公司的机密已泄露，应立即报告公司上层领导并及时处理。 9、严禁和人交往中，泄露公司机密，严禁在公共场所讨论公司机密。 10、违反上述规定要追究部门领导的责任，情节严重的，公司保留诉讼法律的权利。 第六章第六章档案管理制度档案管理制度 一、目的 一、目的为加强公司档案管理，保障公司文件资料安全、无缺失，制定本制度。 二、适用范围 二、适用范围用于公司事务的文书、合同、档案、图纸等内容 三、管理规定 三、管理规定 1、行政部（综合档案室）负责全公司档案的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。 2、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。 档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。 3、定期对档案进行检查、修复、，保持整洁完好。 4、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。 5、公司财务档案由财务室自行管理。 四、档案借阅 四、档案借阅 1、查阅档案时，首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。 2、查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。 3、如因工作需要借出档案时，要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。 对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。 如需复制，要报请公司负责人同意，重要内容须填写档案借阅申请单经总经理批准。 在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。 4、公司档案主要供本公司利用，外单位或个人需查阅时，应持介绍信，经行政部批准方可，重要内容的材料需经总经理批准后，方可查阅。 5、借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。 6、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案。 不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。 五、档案立卷归档 五、档案立卷归档 1、凡记录反映本公司职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料（含电子文档），均列为归档范围。 2、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求组卷。 交行政部检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订，登记档案保管登记簿。 3、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。 4、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。 禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写，电子文档要刻录光盘。 对不符合要求的要返工重制。 5、每年3月份以前必须完成上年度的档案立卷归档务。 六、立卷要求 六、立卷要求 1、立卷的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。 2、然后逐卷登记。 3、在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。 4、拟定卷标题要简明准确，好的案卷的保管期限，原则上分为长久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。 5、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 六、档案鉴定与销毁 六、档案鉴定与销毁 1、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。 2、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。 在行政部的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。 3、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编制销毁清册，经总经理批准后，方可销毁。 4、销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。 5、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。 七、档案库房管理 七、档案库房管理 1、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。 钥匙要专橱保管，不准随身携带。 2、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。 3、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。 4、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。 5、做好室内外温湿度记录，除湿，降温。 八、附则 八、附则 1、本管理条例解释权归本公司行政部。 2、本管理条例自印发之日执行。 第七章第七章接待管理制度接待管理制度 一、目的 一、目的为进一步规范各类业务接待行为，厉行节约，有效控制接待费用，严格执行内控管理各项规定为宗旨，特制定本制度。 二、适用范围 二、适用范围公司在日常工作中发生的，为开展各类业务经营和其他各项活动需要而产生的接待用餐等交往应酬费用，本制度适用于公司各级接待费用的申请、审批和核准。 1、来访接待。 2、会议、培训和其他重大活动。 3、公务性接待。 包括各级、上级部门来我公司检查、调研、指导、联系工作。 三、接待原则 三、接待原则行政接待包括公司与外界业务往来中发生的内部接待、参观、宴请、迎来送往等事务，在接待过程中，行政人员应坚持以下几个原则 1、诚恳热情，讲究礼仪； 2、细致周到，按章办事； 3、俭省节约； 4、保守秘密。 四、接待程序 四、接待程序坚持先请示后接待原则 1、各中心、部门接待费用需提前申请，并向公司上级领导报告来客人数及事由； 2、按要求填报接待审批单，并经过公司领导审批同意； 3、行政部核实后，按规定标准安排接待。 五、接待办法 五、接待办法 1、对上级部门的领导接待，由公司董事长或总经理参加； 2、先关部门的主要负责人有公司领导接待，一般工作人员实行对等接待。 六、费用控制 六、费用控制接待事务实行“对口接待，统一安排”，行政部为公司接待事务的归口管理部门，并负责公司接待费用的审核与控制，做好用餐、住宿等记录，用车按照车辆管理制度规定办理。 月末将各中心费用情况汇总上报公司董事长、总经理。 七、接待规定与标准 七、接待规定与标准公司接待事务用餐、住宿等坚持分级限标的原则，由行政部统一安排在制定的饭店、宾馆就餐、住宿，根据来访客人的级别和事情的轻重缓急，安排相应接待标准。 具体规定如下 1、公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人等接待标准为贵宾接待；地方机关一般工作人员及普通客户接待标准为业务接待；其他供应外协单位、中间商及客户派到公司学习的一般人员接待标准为普通接待（工作餐）。 2、未经批准而超出标准的接待费，由接待申报人自行承担。 3、接待人员一般情况下由对口职能部门负责人与相关人员陪同，确因工作需要招待重要客人，各相关部门可请分管领导出席。 陪餐人数一般控制在2-3人，最多不超过需接待人员的1.5倍。 4、凡普通接待，中午一律不准饮酒；其他招待外来人员的用餐场合，陪餐人员必须饮酒的，必须适量，不得因酒误事或损害公司形象。 5、一般情况下的招待用餐、住宿，必须安排在定点酒店、宾馆，以降低接待费用。 接待用烟酒、礼品一律在行政部领取，不得在酒店或公司外私自进行购买，否则该费用不予报销。 6、确需超标准、超范围接待的，需请示董事长或总经理同意后方可安排。 7、因工作接待需赠送礼品的，由董事长或总经理批准后，行政部承办。 接待标准档次就餐标准元/人酒水标准元/瓶香烟标准元/盒住宿标准元/间备注贵宾接待200500软中华或60500业务接待100100苏烟或40300普通接待6060玉溪或20 xx、招待费用报销遵循谁经手谁报销的原则，不得由他人代报业务招待费。 报销时将接待审批单复印件附发票后，方可报销。 9、本制度解释权归本公司行政部。 10、本制度自下发之日起执行。 附件公司接待审批单接待审批单接待审批单申请部门申请人招待对象招待时间招待人数作陪人员招待事由就餐标准住宿标准其他（特殊接待要求）中心负责人审批常务副总审批总经理审批董事长审批第八章第八章员工礼仪守则员工礼仪守则 一、目的 一、目的为规范公司员工行为、提升企业形象，特制定本制度 二、适用范围 二、适用范围本制度适用于公司所有员工。 三、员工仪表 三、员工仪表 1、工作期间应保持良好精神状态，穿戴整洁得体，态度和蔼，谈吐自然，有礼貌，不讲粗话。 2、男员工不留长发或光头，不许留胡须，不留怪异发型；女士不佩戴过于抢眼的饰物，不化浓妆。 四、办公场工作礼仪 四、办公场工作礼仪 1、提前到公司，好服装仪容。 保持微笑，使用礼貌用语。 2、遇到同事主动、开朗、诚意的问候。 3、对同事可直呼姓名，或称“王工、李工”或称呼领导如李总、王经理等。 4、严禁在公司内大声谈笑、接电话大声讲话，以免影响他人工作。 5、工作期间，注意周围环境卫生，桌面要经常，保持整洁有序。 不在办公场所抽烟，不看与工作无关的书籍、报刊；不在工作期间上非工作性的网站，任何时间不得登陆非法网站。 6、在办公区见到客户应侧身让路，并点头致意、问好；对待客户热情周到，耐心解答，尽力为客户提供方便。 7、正确使用公司物品、设备，不得据为私有，挪作私用。 未经许可，不得随意取用他人物品。 8、下班后将桌面干净，并与同事打招呼后离开。 外出办事直接回家应先电话告知上司，并汇报工作结果。 9、禁止工作时间在办公区内吃东西（会议、培训等活动时间，公司统一安排的除外）。 五、业务礼仪 五、业务礼仪 1、和客户约定时间，应提前5至10分钟，绝不迟到。 并备齐所需相关资料等。 2、有客户来访，马上起来接待、让座，如果工作正忙，应先说“对不起，请稍等”，然后迅速处理完手头工作。 3、对初次见面的客户应双手递上名片，文字向对方。 接受对方名片应用双手，接过后看清楚对方姓名、职务等再收起。 注意记住客户姓名，如果忘记要向对方真诚致歉。 4、与客户会谈应不卑不亢，彬彬有礼。 如有失态举动，要立即用坦诚的态度道歉。 交谈时双眼注视对方，脑子不要开小差。 与客户交谈应注意避免任何不雅的动作。 5、客户如有不礼貌行为应保持克制，以公司形象为重，用礼貌的语言提醒其注意。 6、客户离开应热情站立相送，并表示欢迎下次再来。 六、电话接听礼仪 六、电话接听礼仪 1、总机接线信息员值班态度要热情、周到，接电话的基本原则如下1）电话铃响三声之内接起，首先说“您好，中富宏泰”，接转分机说“请稍等”；2）如分机无人接转回总机可请客户留言或依客户要求做，并同时告知对方自已的姓名；3）电话机旁备好通话记录表以便记录；4）确认记录下的时间、地点、对方姓名和事件等重要事项； 2、普通电话接听电话铃响三声之内接起，外线须说“您好，泰山国际采购中心”、“您好，中富宏泰，XXX部”；内线须说“您好，XXX部”、“您好，XXX部，我是XXX”。 3、接打电话注意事项3.1通话简明扼要，不在电话中聊天。 接听电话时注意外界的杂音或私语不能传入电话内。 3.2面带微笑，使用礼貌用语，通话中尽量避免使用对方不能理解的方言或简略语。 3.3吐字清晰、明快，讲话语速不宜过快；接打电话避免声音太响，以免影响他人工作。 3.4认真倾听客户要求，迅速处理，不要让客户在电话中等待太久。 3.5工作期间不准用办公电话拔打私人电话，接听私人电话要简洁迅速。 禁打信息电话（114除外）。 3.6接听客户电话应先等对方挂断后方可挂机。 第九章第九章车辆管理制度车辆管理制度 一、目的 一、目的为规范公司车辆管理，满足公司各部门用车需求，特制定本制度。 二、主题内容与适用范围 二、主题内容与适用范围 1、本文件规定了本企业车辆使用的管理内容与要求。 2、本文件适用于本企业内除董事长、总经理车辆之外的所有公司用车辆的管理。 三、管理职责 三、管理职责公司行政部对车辆的使用负有管理职责，对分配到各部门的车辆由部门负责人负责监管。 四、管理内容 四、管理内容 1、车辆使用范围1.1国内外客商来公司洽谈业务。 1.2处理经营管理环节发生的紧急情况。 1.3财务部门到银行存取款。 1.4招商运营中心参加投标、竞标。 1.5招商运营中心看房用车。 1.6招商拜访重要客户用车。 1.7需送医院治疗的急、重病、伤职工。 1.8邀请来公司协助工作的人员。 1.9上级机关，兄弟单位来公司的领导同志。 1.10外单位特殊情况用车，必须经公司总经理或授权人批准。 1.11本公司员工及子女结婚等私人用车，须经公司总经理书面批准，按顺序用车并交油料费。 2、用车管理2.1分配到各部门的车辆由其部门负责监管，其他公司所有车辆均由行政部统一管理，统一调配。 任何情况，单位及个人不得直接向司机要车。 原则上按申请时间顺序、事情轻重缓急，尽量一车多用，杜绝同时段同路程多车同用的情况，提高用车效率。 2.2严格执行派车单制度。 司机必须凭派车申请单方可出车，并严格、认真填写实际里程。 如有紧急特殊情况，来不及填写派车单审批，必须由司机电话通知行政部并说明去向，后由经办人按程序补加派车单。 2.3司机接到批准的派车单方可出车；同时应严格派车路线行车，不得无故改变线路。 用车人不得要求司机转换目的地，如有特殊情况，由用车人打电话请示并经行政部同意后方可。 出车任务完成后，车辆及时回单位入库或固定位置停放，夜间不得在外停放，驾驶员外出停放时，注意车辆安全，因管理不善造成的一切损失由驾驶员负责赔偿。 2.4驾驶员对所驾驶的车辆的相关证件手续及费用凭证应妥善保管并注明有效日期，需办理车辆的相关手续、审验有关证件、缴纳必需费用应提前一周向分管领导汇报，经领导同意后按时办理相关手续，不得因此影响工作用车。 2.5节日期间对停放的车辆实行“二交一封”制度，即交钥匙，交行驶证，封存车辆。 2.6驾驶员应遵守公司保密管理制度，严守公司机密，违者视情节严重程度作出相应处罚，因泄密造成的一切名誉、经济等损失由该驾驶员负责。 3、车辆保养、维修3.1清洁卫生司机必须保证整个车辆内外清洁卫生，行政部将不定期例行检查。 3.2定期保养司机根据车辆自身状况定期保养，保养点由公司确定。 单位车辆维修保养，履行维修保养审批手续。 由驾驶员根据车况，真实填写车辆维修审批单，注明保养维修项目、更换零件及辅料用量与单价，由业务分管领导审核。 经分管车辆领导审批同意后，凭单两人以上维修保养。 未经审批擅自进行维修保养的，一切费用由驾驶员自付，单位不予报销。 3.3司机对车辆要做到勤检查、勤维护、确保车容整洁、车况良好。 严禁车辆带故障行驶。 3.4各车建立行车档案，详细记载出车出现的各类情况和机件故障。 每年应设置行驶记录表并在使用前核对车辆里程表，每月最少抽查一次。 3.5各部门指定专人负责分配到各部门车辆的跟踪、记录加油，每月29号前对上月各车耗油量情况进行统计、核算，将结果交行政部。 行政部负责其他车辆的跟踪、记录加油，并每月31号前对上月各车耗油量情况进行汇总交领导阅览。 单位车辆用油，一律使用加油卡加油，如遇特殊情况确需用现金加油的，可向领导提出审批后，方可报销。 4、用车行为规范4.1车辆出现事故时，要及时向行政部汇报。 4.2各部门用车应到公司内乘车，不得要求司机到家来接，特殊情况须经行政部批准，如有违反，严肃处理。 4.3司机自觉遵守交通规则，确保行车安全并每周检查一次事故隐患，严禁无证行车。 由于司机本人原因造成违章罚款不给予报销。 4.4严禁将车交给非驾驶员驾驶，严禁酒后驾驶，如有违反，严肃处理。 4.5驾驶员在工作时间不得擅离职守，上班时间在行政部待命，手机24小时开机，不准迟到早退。 驾驶员请假，必须经主管领导批准，无故缺