XX酒店集团采购申请及报价管理制度.doc

XX酒店集团采购申请及报价管理制度 相关政策财务制度采购申请及报价管理制度。 操作程序程序标准采购申请及报价管理制度第一条采购申请制度是酒店对采购流程、采购成本、采购合理性和时间性实行事前控制的重要手段。 第二条酒店对库存物资材料、直拨饮食原料及鲜花、部门零星采购等，均实行采购申请制度，要求相关部门按规定项目，通过ERP流程完整填写采购申请单。 采购申请单包括申请部门、物品名称、规格型号、计量单位、数量、预计单价、需要日期及质量要求等内容。 第三条所有的采购工作统一归口采购部（特殊急购项目经批准可例外），相关部门如厨房、工程等，需在专业性较强的物品原料进货方面共同严把质量关。 第四条各类物资、原料的采购，需进行市场询价或多家供应商报价（至少三家），按比质比价择优选购的原则拟定供应商，连同询价报价单转交财务部备案。 第五条在询、报价资料完备的基础上，经过采购、财务、使用部门（主要是鲜活原料）、供应商的共同签字确认，确定最终定价。 第六条库存物品及原材料的采购 1、库存物品及原材料是指饭店为了保证正常营运所储备的、一定量的各种客用消耗品、印刷品、棉织品、清洁用品、餐饮用品用具、维修备品备件、食品原料、酒水饮料等。 由于库存物资涉及到原料的保质期和正常使用量问题，需由财务部会同使用部门、仓库保管，共同制定最高最低库存量。 库存量一经确定，原则上不得修改，如在实际操作过程中发现不合理之处，须经三方共同确认调整； 2、库存物品及原料采购申请单由仓库保管员根据库存量进行填写，并按照采购主管-财务经理-总经理的审批顺序审批后，由采购部组织采购（涉及到集团统购买物资的由集团采购中心负责采买）。 未经批准的采购申请单，应由财务部简要说明理由并退回采购部。 第七条鲜活原料的采购1鲜活原料是指饭店正常营运所用的、每日品种、用量变化较大的、不适宜长期保管和存放的物品及原料，包括鲜活海鲜、水产、蔬菜、肉类、豆制品、水果、鲜花等；2鲜活原料必须实行报价制度，其主要内容包括a.报价周期根据酒店的具体情况每十天或半月一次，特殊情况可考虑周报价，每次报价需提前二天进行；b.采购部主管、使用部门最高负责人、财务部最高负责人、总经理在市场询价的基础上共同确定供应商及价格；c.首次确定的供应商需交纳一定标准的供货保证金；d.供应商一经确定，原则上在报价期内其价格不受市场波动的影响，如果由于供应商不能按质、按量、按约定价格送货而造成的损失，应由供应商赔偿，并由财务部在货款结算中直接扣除损失金额。 3鲜活食品原材料采购申请由厨师长根据第二天的预计客情填写多栏式食品采购申请单，于当日规定时间内直接交采购部联系供货；4.鲜花采购申请由使用部门根据客情填写采购申请，部门经理签字后于当日规定时间之前交采购部联系采购；5.采购部根据确定的供应商联系次日的送货，如果其品种不在报价范围内，采购员须自购或电话询价后临时确定供应商送货的，其价格需及时告之使用部门和财务部。 第八条部门零星物品采购1各部门需零星采购的物品是指饭店在营运过程中不经常发生的、无固定使用周期的、无法库存或不需备货的零星物资采购，如财务专用的办公用品、工程专用的工作用品、客房餐饮个性化服务的零星用品等，由部门填写采购申请单，按照存货采购申请的审批流程执行采购，此类采购可由使用部门提供供应商信息、采购部询价采购；2对300元以下的应急采购，可由部门直接采购、