HDPM采购控制程序DOC.doc

HDPM1002 REV. E 页码：16/16E2011.03.15CFC张 杨张笑澄单位名称变更王正勇D2009.08.15CFC张 杨张笑澄换 版 修 改朱殿魁C2006.05.08CFC刘 桢张笑澄适应性修改刘 斌B2004.12.24CFC张笑澄蒋德宽体系整合刘 斌A2003.12.24CFC张笑澄蒋德宽第一次发布刘 斌修改版Rev.日期Date状态Status编制人Drafted by审核人Reviewed by修改-评语Modification-observation批准人Approved by中国核工业中原建设有限公司CHINA NUCLEAR INDUSTRY ZHONGYUAN CONSTRUCTION CO.,LTD.文件编码Doc. No.CNZCHDPM074000241ECNZC用途Application活动等级Classification Code编制单位Subdivision采购管理活动计划经营部参考文件ReferencedocumentCATEGORY等同Identical名称：管理手册(CNZC-MM-03)Name：Management Manual修改 Modified新编 New文件名称：Title of document： 采购控制程序Procedure for Purchasing文件类型：管理程序 密级：无Document type：Management procedure Class：N发行：中国核工业中原建设有限公司Issued by：china nuclear industry zhongyuan construction co.,ltd.标记Symbol内部标识号Internal identification numberHD-PM-1-002本程序未经中国核工业中原建设有限公司书面批准，不得外用、复制和泄露。This procedure is the property of CNZC. It must not be used, reproduced, transmitted or disclosed without the prior written permission of CNZC.修 改 页 REVISION修改版Rev.日 期Date章节Paragraph页Page修 改 评 语Modification - ObservationABCDE2003.12.242004.12.242006.05.082009.08.152011.03.15-第一次发布体系整合适应性修改 换 版 修 改单位名称变更目 录1 目的2 范围3 程序管理4 参考文件5 职责6 程序内容7 记录8 附录1目的本程序描述了工程施工中采购活动的控制管理工作，确保所采购物项的质量、环境及职业健康安全性能符合规定要求，满足承包工程合同要求和内部施工生产需要。2范围本程序适用于公司和项目部所承建的工程项目所需的直接安装原材料、零部件、机械设备、安全防护用品及产品有关的配件的采购和服务采购工作。3 程序管理本程序由计划经营部管理，并具有以下签名： 编制：项目管理助理； 审核：计划经营部经理； 跨组织审核：质量安全部、人事行政部负责人及其指定人员； 批准：管理者代表。4参考文件CNZC-MM-03管理手册HD-QS-1-003内部审核控制程序5职责5.1计划经营部a) 负责公司大型设备采购计划的编制；分公司、直管项目部大型设备采购计划的审批；b) 负责重大采购计划的审批； c) 掌握各项目合格供应商的名单及其变更状态，编制汇总公司合格供应商名单，建立合格供应商档案；d) 不定期地对各项目采购控制的实施情况进行抽查，对项目部的采购活动实施监督、检查。5.2人事行政部负责公司总部自用固定资产、办公设施的采购与管理。5.3分公司、项目部 负责项目所需物资和设备购置计划的编制与报批； 选择和评价合格供应商，建立合格供应商名录和档案并实施采购； 对采购的材料和设备进行验收、标识、贮存、保管、发放、维护和合理使用。6程序内容6.1工程物资（包括材料和组成工程实体的设备）和服务采购6.1.1采购分工 项目部技术部门根据施工图纸计算工程所需材料、设备数量，经项目部总工审核批准后交物资部门。 项目部物资部门根据施工进度，结合库存，编制采购(申请)计划，报项目经理审批后，组织采购。 项目部采购员按计划落实货源、验货、提运，并保证货物质量证明书、环境及安全性能说明书等质量记录的有效传递。及时组织质检部门进行质量验收。 项目部保管员按规定办理验收、卸货、入库手续。6.1.2对合格供方的选择和评价项目部物资部门应对供方的评价方式按一类、二类、三类物资有所区别。一类物资：指构成工程实体、质量和环境、安全性能要求高的钢材、水泥、混凝土添加剂、减水剂、防水材料、预制构件、电线电缆、仪器仪表、阀门、非标设备、电料、油漆油品、化学危险品、防火涂料和材料等，主要评价供方的质量、安全、环境保证能力。在评价时要填写“供方调查表”和“合格供方审批表”。二类物资：指构成工程实体的砂、石、砖、石灰、木材、保温材料、五金等，其评价主要采用现场取样，对样品进行检验和试验。三类物资：指除一、二类物资以外所有构成工程实体的其它材料，重点对产品样品进行评价或对比其他使用者经验。a) 项目部物资部门对以前已经启用、有经济实力、信用度高或产品质量和环境安全性能及其它要素能满足我方工程要求的供方，可定为初选供方，填写“供方调查表”。b)项目部物资部门或质量部门召集技术、试验部门，按照物资分类分别对初选供方进行综合评价，选择合格供方，填写“物资合格供方审批表”，报项目经理批准后，列入合格供方名录。由物资部门保存供方调查表、审批表、合格供方名录，并报公司计划经营部备案。c) 项目部物资部门对已选定的合格供方，在供货过程中都应对其所供产品质量、环境安全性能时间要求，进行详细的检验和记录，以年度和工程结束为界限进行总结、评价。基本满足要求的可续签合同，个别情况不能满足要求的，待解决后才能续签合同，完全不能满足要求的，从合格供方名录中除名，报公司计划经营部备案。d) 项目部物资部门应收集、整理并保存合格供方评价资料，建立合格供方档案。e) 每年年初(3月25日前)，项目部须对供方在过去的一年里，在产品质量、环境、安全、价格、服务等方面的情况进行全面评价、复审、更新。更新后的合格供方名录及档案报公司计划经营部备案。6.1.3采购合同a) 一、二类物资的采购必须要与供方签订供货合同，合同应明确表述对供方及其提供的物资或服务的要求，包括：所采购物资的类型、采购方式、验收方法和准则、供方应提供的产品资料及其他必要的要求。b) 采购合同原则上由项目经理签订，也可在项目经理的委托下，由物资部经理签订。6.1.4采购文件的编审批采购文件包括采购计划、采购标准、采购合同。项目技术部门根据图纸计算工程所需物资(包括原材料、半成品)数量明细，经项目总工审核批准后，提供给物资部门。提供的明细内容必须包括：物资名称；规格型号；计量单位；数量。特殊材料还应编制采购标准，提供图纸和检验规程等技术资料。项目物资部门根据技术部门提供的材料明细，在充分考虑库存和施工安排的前提下，编制物资和服务采购计划，经项目经理批准后，组织实施。项目物资部门应根据设计变更情况及时补充增(减)材料计划，并按前两款办理。特殊材料或服务应由项目部技术部门编制采购标准，质量部门复核，经项目总工批准后实施。采购标准应包括以下内容：采购物品或服务的名称、类别、型号、规格、技术条件等基本内容； 交货依据和试验、检验和验收的要求以及有关的规范、标准、图样、检验规程等；进行源地检查和审核的有关规定；需提交的工作程序、技术规格书、作业指导书、检验与试验记录以及其它试验记录；当有特殊的质量要求时，要有提供的适用质量管理体系文件以及生产过程中监督检查等要求；对不合格品处置、报告和批准的要求；是否准许转包或分包的规定。采购合同由项目部采购员编制、采购部门经理审核，项目部经理批准后对外签定。采购合同至少要包括以下内容：订购产品的数量和交货期限；适用状态的采购标准（或说明书）的参考号和修改版号；采购标准（或说明书）中没有指明的其它适用文件的参考号和修改版号；争议的处理方式；商品或服务采购的特殊条款；产品的质量、安全、环境条款及具体的验收方式。6.1.5采购物资的验证a) 项目物资部门在与供方签订供货合同时，必须明确规定产品验证条款和方法。当供方交货时，采购人员应对产品的名称、规格型号、外观、包装、数量、交货时间和提供的质量记录及附件等进行严格验证，符合采购合同要求时方可起运，如不符合有关规定，应按不合格品控制程序处理。对严重违反合同规定的供方，按经济合同法的有关规定进行处理。b) 货到后，库(场)材料员按发料单的数量、规格型号、外观等进行点验，经点验合格后在发料单上签字，并做好标识和记录。c) 合同规定顾客对供方的产品要求验证时，物资部门在提取货物时，应通知顾客到交货处验证，但顾客的验证不能代替我方自己的验证。d) 项目物资部门应确保供方提供的材料质量证明书、环境安全性能说明书、质量记录随货物一起交付或提前交付到达地验收人员手中。6.1.6重大物资采购应先报计划给公司计划经营部，在获得批准后执行。6.2施工设备（设施）和车辆采购6.2.1采购分工a) 大型施工机具的购置，由工程机械公司、风电公司根据公司总体规划，向公司计划经营部提出“大型施工机具购置计划”及方案，由计划经营部组织专家进行评审，通过后予以实施。b) 公司总部车辆及固定资产购置，由人事行政部根据公司经营需要，提出“车辆购置计划”和“总部固定资产购置计划”，公司经理批准后予以实施。c)直管项目部施工设备（设施）、车辆购置，由项目部根据施工需要，向公司计划经营部申报购置计划。单价5万元以上的，由计划经营部呈公司经理审批后，实施采购；单价5万元以下的，由项目部作计划，经项目经理审批后自行采购，报公司计划经营部备案。d)合作分公司和项目部施工设备（设施）、车辆购置，由合作方根据施工需要，自行采购。6.2.2合格供方的选择、评价和控制a)对第一种情况由工程机械公司、风电公司和计划经营部、第二种情况由人事行政部、第三种情况由项目部、第四种情况由合作方开展市场调查，拟定能满足合同和设计要求、产品环境安全性能高的设备生产厂家，填写设备供方调查表，组织有关部门进行评定，填写审定表，第一、二种情况以及第三种情况的第一类（单价5万元以上的）报公司经理审批；第三种情况的第二类（单价5万元以下的）报项目经理审批，第四种情况由合作方负责人审批，汇总编制合格供方名册，作为招标采购选择投标方的依据。b) 公司计划经营部和项目部物资部门，每年年初(3月25日前)，须分别对设备供方在过去的一年里，在产品质量、环境安全性能、价格、服务等方面的情况进行全面评价、复审、更新，形成新的合格供方名册。6.2.3采购的实施施工设备包括机械、车辆的采购执行公司设备采购管理规定。6.2.4采购资料的控制a)施工设备交付后，产品合格证、装箱单、维修使用说明书以及开箱验收记录等技术资料由责任单位及时收集、整理、复印后，建立设备档案，原件交公司计划经营部保存、归档。b) 供货合同以及执行合同过程中双方的补充协议、商谈函件、电报、电话、预付款等情况要认真登记、妥善保管，作为违反合同时的仲裁依据。6.2.5采购产品的验收a) 机械设备的验收工作本着“谁采购、谁验收”的原则。工程合同配套设备及单价5万元以下的施工设备，由项目部组织验收；单价5万元以上的机械设备，大型机械设备以及公司总部购置的固定资产由公司计划经营部组织验收，也可委托责任单位组织验收，并履行有关手续。委托应有委托记录。b) 验收过程应详细记录，并保存验收记录、存档。6.3 服务或产品供应商验证评价及处理a）当供应商供应的服务或产品经验证不能满足采购技术说明书要求时，应办理退货手续，必要时由采购责任部门将问题提交质量部门并对其资格重新进行评价。b）当供应商供应的服务或产品经验证连续出现不能满足采购技术说明书要求时，应立即通知该供应商停止供货，采购责任部门应将问题提交质量部门并对其资格重新进行评价，根据评价结果决定是否继续保留其合格供应商资格。7 记录7.1项目部应保存与采购活动有关的供方资格审批表、合格供方名录、采购计划、合同、订单、验收记录、存贮保管记录等。7.2公司计划经营部应保存相关采购计划的审批记录、合格供方名录、监督检查记录等。8 附录附录A 物资供方调查表附录B 物资合格供方审批表附录C 年月度材料采购申请计划表附录D 机械设备购置计划表附录E 设备供方调查表附录F 设备合格供方审定表附录G 合格供方名册附录H 工程项目物品和服务采购控制流程图附录A中国核工业中原建设有限公司物 资 供 方 调 查 表表-740-001供方名称地 址联 系 人邮 编产品名称规格型号报价注册资金： 万元供应能力 /年营业执照：提供执照： 有 无生产许可证：提供证件： 有 无资质等级：样品检验结果：资信等级： A AA AAA价格比较： 低 偏高 高运距： 公里采用运输工具：代办运输能力：有 无ISO9000认证： 有 无名优产品证书： 有 无环保性能说明书： 有 无安全性能说明书： 有 无售后服务内容：被调查人姓名： 职务： 电话：调查单位：调查人：调查时间：负责人：附录B:中国核工业中原建设有限公司物资合格供方审批表表-740-002拟定供方名称初选产品名称规格型号报价物资部门初选供方会 签 单 位 意 见单位领导意见：批准人：年 月 日附录C中国核工业中原建设有限公司 年 月（度）材料采购申请计划表-740-003编制单位： 年 月 日序号物 资名 称规 格型 号计量单位数 量到货时间拟供货单位本表上报时应设置封面作为签审页采购计划表同上（去掉“申请”二字）附录D:中国核工业中原建设有限公司机械设备购置计划表填报单位： 表-740-004工程项目机械名称规 格型 号数 量购 置日 期供货单位备 注填表： 复核：