综合档案室归档制度.doc

综合档案室归档制度 归档范围按照文件材料基本归档范围和保管期限表中所规定的文件材料，以及本单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的各种纸质文件材料。 归档时间即时行文即时归档；凡没有形成电子文件的材料（如会议记录等）在年底归档。 归档份数一般文件归一份原件；重要的文件归两份原件，一份作档案保存，一份作文件汇编。 归档要求1归档的文件材料要齐全完整。 已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2凡文件尺寸大于A4纸规格的，可进行折叠，但注意减少折叠次数，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；小于16开纸规格的要托裱。 3、根据文件材料基本归档范围和保管期限表的规定，准确地划定档案材料的保管期限。 4、归档文件遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 5、归档文件按件装订（永久、长期保管的要有档案行政管理部门指定使用的装订，包括棉线、不锈钢钉等，短期保管的装订材料不作统一要求），各种编号规范标准，题名准确，打印书写清晰工整。 归档范围1基建项目类每一项基建工程分成前期准备、设计、施工、竣工、使用维护等五个阶段文件进行立卷归档。 归档时间1项目完工3个月内移交全部档案资料，最迟不能超过6个月。 2跨年度的大项目，可分阶段归档。 归档份数一套完整的原件（如要移交相关业务部门的需要多套）。 归档要求1凡是归档的基建文件材料都必须完整、准确、系统，按工程项目分别组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目，并按297210的规格折叠成统一的幅面。 2归档单位必须填写移交清单一式两份，移交方和综合档案室共同查对清楚之后，在清单上签字，双方各保存一份备查。 归档范围本单位外购设备。 （电视机、电脑、电话交换机、打印机、复印机、汽车及音像器材等）1购置文件申请报告、批复、合同、协议；2随机文件使用说明书、维修手册、装箱单、合格证；3使用维修文件安装调试记录、检验记录、保养、维修记录；归档时间即时归档（维修、年审后归档）。 归档份数一套完整的原件（一机多台中相同材料留一份）。 归档要求为了保证归档质量和文件材料的安全完整，档案员应参加设备、仪器的开箱验收工作，清点随设备、仪器的文件材料。 归档范围按照文件材料基本归档范围和保管期限表的范围，结合本单位财务工作中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资册以及会计核算专业材料、会计档案移交、保管、销毁清册情况进行归档。 归档时间当年会计档案，在会计机构保管一年后，交综合档案室。 归档份数会计档案移交一份，会计档案移交清册一式两份，由会计部门和档案部门各存一份。 归档要求每年形成的会计档案完整齐全，应由会计机构按照会计档案立卷要求，负责立卷，装订成册，编制会计档案保管、移交清册（移交清册应列明会计档案名称、档号、册数、起止年度、保管期限等内容），保管一年。 期满后，由会计机构将会计档案和移交清册，移交综合档案室统一保管。 归档范围本单位人事档案。 归档时间由单位人事部门立卷，保存一年后移交综合档案室。 归档份数一套完整原件。 归档要求由人事部门按照人事档案办法进行立卷，保管三年后，交综合档案室并办理移交手续。 归档范围见文件材料基本归档范围和保管期限表。 凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录音带、录像带、磁盘等材料，应当作为声像档案归档保存。 归档时间一般在形成后一个月内归档。 对一些比较重要的声像材料，归档时间要灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集。 归档份数一份完整反映事项或活动的原件。 归档要求1归档材料必须是原版、原件、图像清晰、准确、系统，重点突出，具有代表性，并附有文字说明。 照片档案底片、照片、说明齐全，底片与照片的影像相符。 磁性材料与相同的纸质材料一同归档；形成部门要定期向档案室移交；上网接收网上文件定期接收归档；磁性材料要可读、无病毒，能在机上演示。 录音、录像带归档时要注明录制日期，主要内容，播放时间等，同时，要求画面清晰、主要被援物的构图合理、突出。 2明确声像档案形成部门和人员实行“谁主办，谁负责”收集的原则。 归档范围见文件