财务工作规范制度.doc

财务工作规范制度一、 请购流程规范1. 零星采购：使用部门请购使用部门主管审批 供应链管理部采购 入库2. 物料采购：销售与服务部下需求单/制令单总经办审批 供应链管理部制作采购订单采购/供应商送货 品管根据零件判定书检验、签字确认 仓库根据订单数量型号入库3. 设备仪器采购需求部门请购单（同时推荐2-3个供应商） 使用部门主管审批 总经办审批 供应链管理部实施采购（金额超过50万元的进行招标） 使用部门出具验收报告、安排责任保管人4、行政采购： 每月统计各部门办公文具的申请明细 使用部门主管审批表 行政与人力资源部进行采购 分发登记二、 付款流程规范1.零星采购类：供应链管理部填写支付申请单，附批准后的请购单、送货单、发票、入库单 部门主管审批 总经办审批 财务部审批 出纳付款（首次支付，供应商须提供付款账户信息证明。另公司财务不对外，对账付款环节中的问题均由具体采购人员负责沟通）。2.物料采购类：供应链管理部填写支付申请单，附批准后的请购单、送货单、发票、入库单 部门主管审批 总经办审批 财务部审批 财务付款（首次支付，供应商须提供付款账户信息证明。另公司财务不对外，对账付款环节中的问题均由具体采购人员负责沟通）。3.设备仪器采购类：供应链管理部填写支付申请单，附批准后的采购订单/合同复印件、发票、使用部门出具验收报告、责任保管人签收单、供应商付款账户信息证明 供应链管理部审批 总经办审批 财务部审批 财务付款（注：入库单需有验收人签字、保管/使用人签字方可有效。4.行政采购： 行政与人力资源部申请付款 部门主管审批 总经办审批 财务部审批 财务付款三、 个人借款及报销流程规范1. 借款流程：个人因企业事务需要借款时，应填写借款审批单。借款人在借款审批单上应认真填写借款审批单的填制日期、借款人所属部门、借款人姓名、借款事由、预期还款报销日期等借款要件，填写借款金额时，应同时填写大写和小写的借款金额，上述事项填写完毕由借款人所在部门负责人、财务负责人签字审批认可。借款人收取借款后应在借款审批单借款人签收栏签字并填写借款日期。2. 报销流程：借款人或相关经办人报销费用时，应填写费用报销单。费用报销单应按规定将报销部门、填制日期、单据（各类发票）及附件页数、用途、金额大小写、原借款、应退余款等栏目填写清楚，单据用报销单据粘贴单规范粘贴，不用类别的票据应分开粘贴，并附打印好的费用支出明细经走如下流程: 部门主管审批 总经办审批 财务部审批 财务付款 原则上除业务或从事业务工作性质外人员不得产生业务费用，如确因工作需要，需口头或书面向部门负责人请示同意后方可执行。超过1万元须同时报告给总经办和财务负责人，未经允许，不纳入报销体系。3.报销分类:序号分类定义票 据递交时间备 注1发票报销对应发票因公司业务产生的费用，有对应的发票实际发生业务对应发票。每月30号前报销之前有公司借款者，报销金额以多退少补方式进行报销，先冲抵借款金额。特殊情况与财务沟通（提前报销，垫付金额过大，冲抵借款等）其他票抵因公司业务产生的费用，用其他票抵办公用品，劳保用品，交通费用，通信费用等费用类发票，不要用实际存在产品（固定资产，低值易耗品）类发票或餐饮发票，最好用相应品名的发票抵2收据报销因公司业务产生的费用，没有对应的发票，有对应的收据实际发生业务对应收据每月30号前4.发票分类:1 物料：采购部门采购的物料，用于生产成品。2 固定资产：用于研发生产用的设备3 费用：公司业务产生的费用，如餐饮费，交通费，办公用品，劳保用品，差旅费等5.粘贴要求：1物料与材料类发票的报销，要根据票据的品名分类，分类粘贴在回收纸上.2费用根据餐饮费，交通费，办公用品，劳保用品，差旅费等分类粘贴在报销单据粘贴单3粘贴票据时，把票据的品名归在一起粘贴，如交通费抵快递费，交通发票还是跟实际发生的交通发票粘贴在一起，后面的费用支明细表备注里说明是用交通票抵。4票据粘贴好后，在每张发票或收据的右下角标注号码，如餐饮票有20张，标注号码120，在费用支出明细注明对应票号。5根据物料，材料，费用分类分别填写费用报销单（相当于汇总），费用报销单应按规定将报销部门、填制日期、单据（各类发票）及附件页数、用途、金额大小写、原借款、应退余款等栏目填写清楚。6报销者要根据实际情况整理出费用报销明细。附：费用支出明细参考范本（金额：元）时间交通费餐饮费快递费事项说明备注11.14前往拜访客户11.510寄样品给客户用交通票抵小计合计：.元 经办人：四、 供应商付款及报销流程时间要求1. 每月1-5号为报销期，报销上月费用支出，报销人需提前准备好费用报销单，于当月1号前交到财务部，逾期自动顺延到下月处理。涉及有未取得发票的费用支出可用其他发票抵用，但需在费用支出明细的备注中列明，无正规发票的费用支出一律不予报销，报销人提供银行帐号，一般不安排现金支付.2. 每月15-20为对帐日，20-25为发票签收日，下月1-10为货款支付日，除非非常紧急的被动采购，一般不接受现金采购. 供应商提供银行帐号，一律不安排现金支付.五业务招待：1业务招待费用使用对象。业务招待费只能用于招待与公司有关的国家职能部门干部、重要的客户及其他与公司有关重大关系的客人，严禁私客公请、小客大请。2业务招待费的使用权限。2.1除销售与服务部片区经理以上、部门经理以上、总经办外，其他人员无权自主使用业务招待费，如因工作需要确需使用，须经申请同意后方可使用。2.2每次招待费在500元以下的，销售与服务部片区经理、部门经理有权先使用后报销。2.3每次招待费用在500以上, 由经办人电话请示总经办，按批准金额使用.3业务招待费的使用程序3.1招待来公司办事的客人,非自身权限内，由来客所在部门填写业务招待费使用申请单，并注明