合同管理办法(试用).doc

北京邦讯技术有限公司 合同管理规定合 同 管 理 规 定第一章 总则2第二章 职责2第三章 合同的管理2第四章 档案备份制度3第五章 处理条例3第六章 责任4第七章附件4第一章 总则第一条 为加强公司合同管理工作，有效地保护和利用合同，便于查找、统计，并维护公司合法权益，特制订本规定。第二条 本规定所指的合同是指过去和现在各省级分公司（办事处）及各地市与运营商及其他公司之间签订、对企业有保存价值的各种销售合同。第三条 公司各部门、及员工有保护合同的义务和责任。第四条 合同工作实行统一管理、分级查阅的原则，进行合理化管理。第二章 职责第一条 公司各办事处（以办事处为单位，统一汇报）指定专人负责合同管理工作（即合同管理员）。第二条 合同工作由总部市场部负责接收，收集、整理、保管。同时各办事处需要监督、审核合同，做到信息准确无误。第三条 市场部应逐步完善合同管理制度，确保合同安全和方便利用，逐步实现工作合理化。第三章 合同的管理第一条 整理办法：1以办事处为单位，进行统计。2确定专人负责。3. 严格按照合同统计模板登记。（详见：附件1【合同模板】）4. 合同编号的组成：办事处名称 + 所在地市 + 所属运营商（汉字的第一个字母的缩写）+ 合同签订日期（年、月份）+ 合同流水号（自然顺序号，如：001、002、003顺延下去）例: 四川办巴中市移动公司在2010年8月签订的第三份合同 合同编号为：SC-BZ-YD-201008-003注：字母一定要大写5. 为了使合同管理更加规范，请相关合同管理员将信息填写完整。如签约时间、合同号等，以备后续查询。（详见：附件1【合同模板】）第二条 过程管理：属于公司保管的合同，公司各办事处合同管理员做好文件保存，并在每月月末之前将当月合同的原件寄到总部，具体要求如下：1. 填写合同确认回执单，并以电子邮件的形式发送总部市场部。（详见：附件2【合同确认回执单】）2. 同时发送合同的电子版和扫描版，并采用统一格式命名：合同类型+邦讯合同编号+合同金额+电子版/扫描版+合同名称；例：设备 SC-BZ-YD-201007-005 金额：* 电子版/扫描版 室内分布器件购买合同3. 最后快递合同原件第三条 监督：总部市场部根据各办事处上报的合同总目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门合同的管理工作。第四条 借阅：公司或者办事处需要借阅合同的，应填好合同借用登记单，员工不得随意外带有关公司的任何合同材料，确因工作需要外带，需办理外借手续，方可带出，用完应立即归还，管理人员应检查合同的完整性，并妥善保管合同。任何人员不得私自对合同进行调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。（详见：附件3【合同借用登记单】）第四章 档案备份制度第一条 公司与运营商之间的所有合同必须备份。第二条 各部门应采用电脑化管理和工作，便于业务资料的处理和保存。对合同的复印件按合同原件管理执行，对借阅及复印、扫描等必须做详细登记。同时留存复印件、电子版、扫描件，要做到与总部合同信息保持一致。第五章 处理条例第一条 有下列行为之一，据情节轻重，给予处理：1. 毁损、丢失或擅自销毁合同档案2. 擅自向外界提供、抄摘合同档案3. 涂改、伪造档案4. 未及时上报归档或管理不善的管理者5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（合同管理者同罚）第六章 责任第一条 本制度适用于北京邦讯技术有限公司所有员工。第二条 本制度监督责任部门为总部市场部，第一责任人为办事处的合同管理员；