费用报销制度2016.4.27.doc

费用报销制度为加强费用支出管理，严格执行财务制度，完善财务管理，结合公司的具体实际，明确有关部门在费用管理工作中的职责权限及各项费用开支的标准，严格按照制度规定和标准报销费用及预算，特作如下规定：第一条：借款管理制度1、出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回后5个工作日内填写“差旅费”报销单，连同出差“申请单”、原始报销凭证，办理报销还款手续。2、其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。3、借款销账规定：借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐;4、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。5、借款流程：借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)6、员工借款限额为2000元以内。第二条：日常费用报销管理制度一、费用报销的审批及要求1、各部门应对本部门的费用进行预算，做出月计划，报财务部及总经理审批，严格按计划执行，不得超支，原则上不得支出计划外费用，坚决杜绝“先斩后奏”的现象。2、各部门人员的费用，由各部门主管审核，财务复核，总经理审批； 3、员工因公出差、对外交际应酬、购买物品前，经办人应填制申请表，按规定办理报批手续；获得批准后可按需要在财务部预借款项，出差结束或公务完成后应于七天内及时报销归还预借款。4、所购物品的发票必须是税务局的近期统一发票，收据必须是财政局近期的统一收据，特殊情况除外。发票上的日期、商品名称、数量、单价、金额等，要求字迹清晰，大小写数字相符。如果发票中只有商品总额的，后面须附有清单。发票要注明经手人、用途、物品的使用部门、物品的验收人、审批人等。特殊原因单据使用复印件，报账人应说明充分的理由.5、各级人员的报销，必须按照财务规范要求和规定的时间填写费用报销单，不得涂改，并附相关的发票或单据应自觉接受财务人员的监督，直接主管必须对以下方面进行审核：费用产生的原因及真实性、费用的合理性、票据及单据的规范性，若发现不合格立即退还给相关报销人员重新提报。6、所有的报销均遵循“谁支出、谁报销”的原则，严禁假借他人的名义报销自己费用的行为。7、每办一次业务，应该填写一张费用报销单。各种类型的发票应该分开粘贴，并在粘贴单上标出共张，金额元，笼统地在报销单上写上“月”的费用，或多次业务单据分不清的，财务不予受理。8、报销单上所有内容均需完整填写，严禁用圆珠笔填写报销单、严禁涂改，报销单的“经办人”务必由本人亲笔签名；9、跨年度的费用必须在次年1月15号之前填单报销，年终结算后不管何种原因均不得报销上年度费用。10、具体报销工作日:每周二。11、对违反本规定的报账，财务部可不予受理；相关当事人若拒不纠正或故意拖延报账时间，造成会计信息反映不及时或影响财务工作进度者，应依有关规定给予处罚。12、若发现报账资料有严重不及时者，财务将依据报销项目及所报金额的比率进行相应扣罚（比率定为20%-50%之间），不得有异议。二、报账程序部门长审核出纳付款总经理审批财务复核填制报销单附原始凭证和以核实的请购单三、费用分类及标准1、差旅费报销规定：（1）住宿和交通工具标准表职位交通工具一般城市省会城市、特区住宿标准伙食标准住宿标准伙食标准一般员工火车硬卧、动车、高铁二等座1203015040部门负责人火车硬卧、动车、高铁二等座1503018040总经理火车硬卧、动车、高铁二等座、飞机30080400100注：夜间乘车超过6小时或连续乘车12小时的，可购买硬卧。出差不得包乘的士，也不得乘坐长途大巴。市内交通费在节约原则的基础上，可乘的士。（2）公司员工因公出差，住在亲戚朋友家里，不报销住宿费，每天发给100元补助费。（4）员工因公出差，按出差规定的往返地点、里程，凭票据报销。绕道探亲或旅游者，绕道部分差旅费不能报销，也不得报销参观门票费用。（5）出差审批程序：出差人员需填报出差申请单，注明出差地、时间、业务事项（如乘飞机必须事先申请批准后方能报销）和预算，经由两级审批后，方可成行。（6）出差人员应按出差地点如实填写差旅费报销单，并将已批准的出差申请单和发票单据粘贴在后面，先由部门主管签字，总经理审批，交财务人员对单据全面审核，方能报销。经审核发现存在与当次出差无关的费用单据，一律不予报销。2办公用品费用报销规定：1）由各部门提出计划，在每月25日前由各部门长将下月需求计划报后勤部，后勤部根据计划统一采购、验收、入库，财务根据发票、入库单审核报销。各部门急需或特殊的用品，经总经理批准，可自行购买，购买后，提交发票、实物，经后勤部查验入库单后去财务报销。2）医务人员每人每月5元（由各部门掌握），其他人员每人每月10元；3）各部门发放的非消耗性的办公用品要建卡登记，落实使用保管人。凡辞职、调动员工将自己保管的办公用品交还本部门保管，以便补充人员使用。3市内交通费报销规定：1）提倡节俭，公司员工因公到本市内办事，不报销的士费，只能乘坐公共汽车。报销时应填写清单（注明日期、地点、事由），经部门主管确认签字，财务审核后按实报销。2）因公急办事项，需先申请，经总经理同意，可凭申请单报销的士费。3）对于出租车票，必须取得发票，不取的发票一律不予以报销，报销人在车票的背面写上起止地点并签名。4）连号的车票，必须说明原因，不能说明原因的车票，不予报销；4业务招待费报销规定（后附招待费标准）：1）凡因公司发展需要而发生的公关费（包括餐费及赠送礼品费用），必须事前提出专项申请，由总经理审批。2）赠送礼品和礼金，须事先书面申请，注明原因、金额和受礼人，如果是赠送礼品，需提供礼品清单，由相关部门逐级上报至总经理批准，财务部门同时配合监督。3）报销业务招待费，应取得合规的发票，同时注明时间、招待人员、陪同人员、招待地点。4）招待、应酬开支，需事先告知总经理，并办理好交际应酬申请单及业务招待单；5通讯费报销规定：1）办公室电话及400电话定期缴费，据实报销，严禁打私人电话；2）配备手机的人员，每月公司承担套餐，超出套餐的自行承担；3）凡由公司配备通讯工具的人员离开公司时，必须交回通讯工具，否则在工资中扣除或照价赔偿。4）若无正当理由关机，当月通讯费不得报销。6社会保险费用的支付标准按当地政府社会保险的有关规定执行；不参加社保的，转正后每月补贴350元；7工资、奖金、福利费标准：1）发放标准由公司行政部门制定，经总经理批准后报财务部备案。2）工资有变动者，财务室一律遵照部门负责人已核准由总经理签字并已送达财务办公室的工资调整申请表执行；工资调整申请表当月5日前上交财务备案。8会议费用报销规定：1）需要会议费用开支的，必须要有申请报告做出详细开支计划，报总经理批准后方能开支。2）经办人在报销会议费用时必须遵循真实完整的原则，在报销单中需注明以下信息：开会主题、会议地址、物品清单，会议费用应按场租、餐费、物品费用、交通费、住宿等分类汇总，直接写会议费用元的不予报销。3）在会议同时发生的活动费，奖励费用应单独填写报销单，按活动费用和奖励费用规定报销。9房屋租赁费报销规定：按照租房合同支付房租，并按月摊销费用，除特殊岗位外原则上公司不提供住房，入住标准如下：普通员工住房标准400元(4人间)，主任、咨询、医生住房标准800元（单间），总经理住房标准1500元，超出部分，由个人自行承担，从工资中代扣。10水电费报销规定：每月水电费按照物业公司开具水电缴费单进行报销，此项不包括员工宿舍的水电费，员工根据入住人员自行缴费并分摊，公司不予报销，暖气费、有限电视费、宽带费、燃气费、生活用品等同水电费。若公司提前垫付的，从员工工资中代扣。11其他费用报销规定：培训费、广告费等，报销时必须附有合同，报报总经理批准后方能开支。三、附则1本制度由财务部负责解释。2本制度从2016年1月1日开始执行。附件一：各项报销单原始凭证资料要求：序号报销项目详细说明费用报销应提供的原始凭证主要单据附加单据1办公费办公用品用具等费用发票、收款、收据、车票请购单,入库单,收据发票、办公清单2邮电费发生的固定电话,手机,传真,互联网,邮递费等电话费清单或手机费包干审批文件3差旅费各部门发生的差旅费出差申请单4汽车费用专用汽车发生的各项规费,油料费,租车费等请购单,派车单，费用结算单5交际应酬费各部门的招待费及赠送的礼品等交际应酬申请单6修缮费各部门发生的各项修缮费相关有效文件或证据7物料消耗各部门耗用的各项生活零星物品及材料费请购单,入库单，收据发票8水电气费各部门发生的水电,煤气等费用费用结算单，收据发票9市内交通费各部门人员发生的市内交通费，（停车费，过桥过路费）若无票据，应事先找相关人员核实证明，写明哪天去哪里办何事，并注明无票10租赁费各部门发生的房租费新租房需提供合同或协议11广告费包括媒体和本单位自行制作及发布的各项广告宣传活动所发生的费用12保险费由医院承担的各项财产保险，社会保险及商业保险等费用保险单13环保费由医院承担的垃圾清运,焚烧,污水处理等费用14医疗耗材医院科室所发生的医疗耗材费请购单,入库单，收据发票、15培训费所产生的员工培训费相关有效文件或证据16其它上述以外的列支费用相关有效文件或证据附件二：业务招待费标准人员/级别住宿标准餐费标准陪同人员相关说明一级内部员工无上限80元/人/月（包含酒水费用和娱乐休闲费用）内部同事每月部门可一次聚餐，陪同