H公司包装材料采购管理现状分析.doc

H公司包装材料采购管理案例分析1.采购背景1.1 H公司的基本概况及组织架构1）公司简介上海H有限公司是上海H集团股份有限公司附属公司，是原上海H集团下属三家最大生产抗生素产品的骨干企业之一，吸收合并注资重组和专利、专有技术和商标等无形资产注A的大型医药制药企业。上海H有限公司是目前国内品种最齐全、最丰富、最有特色的抗生素生产企业，也繁衍出来一条集研发、原料、制剂、销售于一体的完整产业链。公司的主要产品头孢类在国内市场排名均居前列，市场占有率均超过10%。2）公司组织架构上海H有限公司主要由总经理和QA总经理负责重大事情的决策，并向董事会汇报工作。副总经理两名，分别由生产副总负责生产部及工程部，财务副总负责财务部及物料控制部，其中包括采购部、销售部、仓储部。QA经理主要负责QA部门和QC部门，对质量进行最终的管理。公司的组织架构图如图1所示：图1公司组织架构3）公司发展状况H公司创建于1926年，中国民族医药工业先驱之一。作为上海市高新技术企业，H公司致力于在传承中追求不断创新，调整经营模式，不断优化品种、优化营销方式、优化生产布局、优化人员结构、优化管理体制。H公司在近几年的迅速发展、组织架构的调整，公司的规模也在不断扩大。为了更有效的处理好公司内部各部门之间信息的传递，加强部门之间的信息共享。在2006年H公司引入了 ERP系统，希望通过ERP系统的实施，加强企业管理，优化企业组织架构。1.2 H公司采购产品的特点和要求H公司采购的物料主要分为三大类：生产中使用的医药原料、包装材料、五金材料。医药原料主要包括中间体和辅料，这部分物料的采购金额占公司采购金额的大部分，因此做好医药原料采购工作对节约公司的采购成本是十分重要的。包装采购主要分两大类：内包装材料和外包装材料，内包装材料主要包括：胶塞、模制瓶、铝盖等一些直接接触药品的包装材料。外包装材料主要包括：盒子、纸箱、瓶贴、盒贴、说明书、塑托等。这部分物料的采购金额虽然占公司总的釆购金额的比重不大，但是由于制药企业对包装材料的要求是十分严格。在2000年药品包装用材料、容器管理办法中提到加强药品包装材料、容器的监督管理，并对药品包装材料实行产品注册制度；2001年中华人民共和国药品管理法就增设了 “药品的包装和分装”章节对医药包装问题做了专门规定。其中包括：医药包装的标签或说明书上必须注明药品的品名、规格、生产企业、批准文号、产品批号、主要成分、适应症、用法和用量等注意事项。五金材料主要是公司用于日常设备的检修和维护的备品备件等。由于医药公司对采购物料的特殊要求，一般在釆购前对符合GMP要求的供应商进行资质的报批，在通过质量审核后才能进入公司的备选供应商中， 而所有公司的原材料采购和包装材料釆购必须在这些被选入合格供应商中进行选择。根据公司采购的不同类型的物料，将物料釆购方式大致分为以下三类：首先，是对原材料的采购，采购部门每年的年初会制定出采购计划，同时，根据上一年的各个供应商的釆购量对不同物料的需求量进行采购分配。釆购一般在每个月10日拿到生产计划后，在采购部门确认并制定完采购计划后，采购人员将釆购物料的合同以传真的方式传递给供应商，要求供应商在当月底前把物料送达公司。其次，关于包装材料的采购方式，由于制药企业对包装材料的要求十分的严格，公司先把包装材料供应商分为两大类，一类是外包装的材料，一类是内包装的材料。各类物料都需要备选三家供应商，而这些供应商必须通过GMP认证后才能使用。包装材料的采购以年度合同为基准，参考每周的生产计划下达订单后，供应商根据订单的数量和配送时间将包装材料送达公司。最后，五金材料的釆购主要根据日常维修使用所耗用的设备来进行采购，对五金材料的采购的要求相对原料和包装材料相对简单。本案例主要研究A项目在H公司的实施，如何通过对A项目实施过程的深入探讨，及时发现H公司现存的采购问题，如何改进、如何优化H公司的采购管理，提出实施有效的优化方案是该论文主要研究的内容。1.3 H公司包装材料采购流程的现状根据上面对不同种类的物料采购方式进行分析，其中对包装材料的采购流程与其他物料采购有所不同，具体包装材料采购流程如下：图2采购流程2.采购计划和预算2.1 A项目采购管理现状1）A项目简介A项目是由H集团投资450万人民币，由该集团下属子公司H公司承接此项目。该项目主要是对H公司研发的X产品进行整体的包装采购管理，从产品包装的设计、到釆购部门对产品供应商的评估、审核、选择，质量部门负责合格供应商提供物料的检查，在检测合格后将物料放置在仓库合格区域，付款结帐，结束整个采购工作。为此H公司2013年1月成立了 A项目组，由公司总经理为项目总指挥。任命一位副总经理为常务副总指挥部主持日常的项目管理工作。并同时从公司内部各重要部门抽调十位QA人员、十位QC人员、十位专业技术人员，二十位管理人员、四十位工人，组成近百人的项目管理机构。其组织结构图如下所示：图3 A项目组织结构各职能部门的职能介绍：质量部门主要有QA部门和QC部门两个子部门组成。其中，QC部主要负责对包装材料的设计和供应商的审核管理工作。QA部主要负责对采购的物料进行抽样检测，确认该物料是否符合药品包装要求，是否能够上线生产。综合管理部门主要有其下的物控部门和财务部门两个子部门组成。物控部门主要负责采购、销售、仓储管理。财务部门主要对项目后期收尾工作的付款结算的管理。2）A项目釆购管理情况本案例研究的H公司A项目采购管理包括内包装材料的釆购、外包装材料的釆购。项目指挥部依据ERP中查询到的相关物料信息，编制项目进度计划， 将采购需要的资金、时间、采购物料的名称、数量等进行分类汇总，制定物料采购方案，上报指挥部负责领导，经批准后开始进行采购的编制。釆购部门按照审批合格的采购计划组织招标。采购物料通过GMP认证的有资质的供应商进行询价。依据项目要求，将3到4个符合要求的合格供应商要约到场，进行招标，与招标采购的供应商签订合同。通过对这些供应商提供的小样，项目派专业的技术人员进行检测和验收。验收合格的物料入库，并在规定时间和地点内完成采购工作，在项目收尾前结算货款，完成整个项目。2.2 A项目采购的目标对于H公司而言，如何科学合理的管理和控制采购成本和供应商选择，优化釆购管理机制，更加明确采购工作的目的和原则，通过ERP的实施，对采购管理优化的目标如下几点：1）对供应商进行合理的选择和审核，确认符合GMP认证的有批文的合格供应商。2）及时有效的控制库存，尽可能做到零库存。3）按时向供应方支付货款，不延付、不错付。4）釆购人员分工明确，从而把工作进一步做细、做好。5）对釆购人员进行相关ERP的釆购模块的培训，财务知识等专业培训，提高工作效率和工作的实效性。6）在基于ERP的环境下，对各部门之间进行管理，使各个部门之间能够及时反馈信息，互相配合，互相监督，互相制约，公平、公正、公开的开展工作。2.3 A项目采购的原则在A项目的实施过程中，每一个阶段的完工进度将影响整个项目的工期和验收的满意程度，需要在项目的每个阶段对项目的采购工作进行改进和完善，而这些优化原则如下：1）首先必须建立完善的供应商评审体制：对具体的供应商资格、评审程序、评审方法等要做出明确的规定。2）建立采购流程、价格流程、验收流程、付款结算流程。3）完善采购员的培训制度，保证采购流程有效实施。4）价格的评审应有相应程序规定由相关负责人联名签署生效，杜绝暗箱操作。5）规范样品的确认制度，分散采购部的权力。6）不定期的监督，规范采购行为。7）建立奖励制度，下调价格后应对采购员进行奖励。8）加强开发能力，寻求廉价代替品。3.采购过程3.1 A项目采购物料的ABC分类对于一般的企业来说，企业的物料种类少则有几百种，多则要上千、上万种，而且每种物料的釆购价格都不一样，需要釆购的数量也各不相同。为了降低采购成本、控制库存数量、提供采购实效性。根据库存物料重要程度的不同，采用不同的控制和管理方式，这就是ABC分类方法的基本思想。通常ABC分类方法根据两个指标来划分，它们分别为“所占库存资金的比例”和“所占库存总品种数的比例”。如图4所示：图4 ABC分类3.2 A类核心部件采购审批流程对于H公司A项目中的A类核心部件，主要指针对X产品的内包装材料，也就是一些直接接触药品的包装材料，包括：胶塞、模制瓶、铝盖等。对这些内包装材料的质量要求是十分严格的，直接关系到药品的质量问题。采购金额占该项目包装材料金额的70%左右。A类核心部件的采购审批流程如下：1）根据A项目的需求计划，由采购部门编制采购文件。2）由物控部门负责对采购计划进行审批。审批合格后将采购计划交予采购部门执行。3）采购部门在拿到计划后，通过ERP系统的货源和供货价格的对比，查询出符合该采购计划的供应商。4）将查询后的供应商信息以书面形式交由QC部门进行审核。5）QC部门在收到供应商信息后，与供应商进行沟通，要求供应商提供相关物料的小样，并将该小样送QA部门检测。6）QA部门在15天的检测周期后将检测结果呈报项目组的质量管理副总。7）综合管理副总和质量管理副总分别将物控部门和QA、QC部门呈上的关于该项目候选供应商的信息进行审核。8）当批准该供应商为该项目的合格供应商后，采购部门首先通过ERP查询该物料的库存情况。9）在准确知道该物料的库存数量的情况下，结合釆购计划，在ERP系统中下达订单。同时，等待采购部门领导审批。10）采购订单审批通过后，负责此项目的该物料采购的采购人员应该及时通知供应商供货的具体事项。并将ERP的电子釆购订单发给供应商以做此次采购的最终确认。11）供应商在收到订单后，在指定的时间里将物料送往H公司仓库。12）仓库在收到物料后，将物料具体信息录入ERP中。13）在收货后，仓库将该物料放置在待验区，通知QC部门来检测。检测合格时放入合格区，将信息录入ERP，并通知生产部门领用。3.3 B类部件采购审批流程A项目中的B类部件，主要指针对X产品的外包装材料，也就是一些非直接接触药品的包装材料，包括：盒子、纸箱、瓶贴、盒贴、说明书、塑料托盘等。采购金额占该项目包装材料金额的20%左右。B类部件的采购审批流程如下：1）根据A项目审批通过的采购计划，在ERP系统中查询符合要求的供应商。2）由QC部门将设计好的打样的图纸以电子文档的形式交给供应商。3）供应商按照QC提供的打样图纸进行打样，并将打样好的小样送QC检测，以确认小样的质量符合要求。4）在QC部门确认后，通知供应商可以生产，此时供应商按釆购部门提供的订单进行生产。5）在订单规定的时间，将物料送往仓库待验区，等待检验。6）QC检验合格后，信息入ERP系统，生产线领用。3.4 C类部件采购审批流程C类物料是除A项目中使用的内包装材料和外包装材料以外的，一些辅助X产品生产的零星物料，包括：封箱带、泡沫板等。此类物料占整个项目包装材料釆购金额的10%左右。此物料按釆购计划和合格供应商进行釆购，入库后由QC部门检查入库，通知车间领用。4.决策优化4.1采购批量决策优化由于A项目的产品成本中的包装材料成本占整个项目总成本的比重较大，对釆购成本的控制是H公司成本控制的重要环节，也是公司降低成本的主要途径和方法之一。所以加强对采购业务的控制是成本控制的关键点。采购批量是当今企业普遍使用的采购方法，主要是通过销售订单流转釆购订单时，釆购订单的数量依据销售订单的数量，当销售订单的数量不足一个采购批量时，按一个采购批量处理。釆购批量的方法关注的是采购物料的价格和储存物料的费用。如何将这些费用降低到最小来合理控制采购成本。制定出采购计划，进行采购。而这些数据的收集、分析、汇总会耗费大量时间，从而在一定程度上影响着项目的整个完工期，增加项目的成本。如何合理有效的解决这个问题，提高这部分工作的实效性，通过ERP环境下，实施批量采购，从而优化采购批量决策.如下图所示，是在ERP系统下进行釆购流程优化。图5批量采购优化流程4.2采购时间决策优化对于普通物料的采购，采购人员关注的是物料到货的时间，很少关心物料从采购下单到物料到库的过程中的每个时间节点。而对于一个项目来说，更关注每个阶段的时间节点，因为一个项目是否能成功完成，主要是看这个项目是不是在每个阶段完成相应的任务，以确保项目最终能按时完工。对与项目中的时间控制可以通过以下方法来优化：1）通过ERP系统，收集项目的进展信息如现在销售情况如何，及时调整采购计划，制定采购订单，跟踪采购物料的情况等。2）进行项目实际进展信息与进度基准计划的比较，将ERP中的项目信息情况与进度基准计划进行比较，看是否出现进度偏差。如果没有偏差，继续下一个阶段的任务，否则执行下一步工作。3）针对出现的进度偏差，通过ERP系统提供的关于项目的采购数据对这些偏差进行分析研究。4)执行进度调整后的进度计划和解决方案根据ERP提供的分析数据，进行处理，调整项目进度计划。有效控制釆购时间，降低采购成本。5.效果分析及经验借鉴5.1采购管理与采购职能的分离采购管理与釆购职能的分离企业内部控制的基本规范，是为了防止在釆购工作中出现的错误和舞弊行为，或是利用职务之便来掩盖其错误和舞弊行为的现象。通过管理与职能的分离能有效监督和制约个人或部门间的工作符合企业的规范，从而降低企业不必要的经济损失。在ERP环境下进行釆购管理与职能的分离，更加科学、合理的优化釆购管理机制。1）釆购申请由生产、销售等相关部门提出，具体釆购业务由釆购部门完成。2）货物的采购人员不能同时负责货物的验收工作，通过ERP系统对不同人员职务进行权限的设置，使得釆购人员和验收人员职能管理和操作自己职务范围内的工作，以防止采购人员收受客户贿赂，购买不符合生产质量的物料影响企业生产乃至整体利益。3）货款审批人和货款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。付款的审批通常经ERP系统显示验货通过后，付款业务才能执行，以保证货物的价格、质量、规格等符合标准。4）货物的采购、储存保管人员不能担任账务记录人员，防止绕过验单，减少误录入货物数量和金额的可能性。5）付款的申请人应该与付款的执行人职务分离。避免在数量和金额上的错误，起到相互制约的作用。6）记录应付款的人不能同时担任付款职务，以保证按所欠卖方价款的真实金额按时签发支票。5.2审批流程对采购合同的实效采购合同是买卖双方履行权利义务的依据，也是买卖双方争议处理的凭证。合同的错漏将严重影响企业的经营活动及对外形象。因此也是改进内部控制措施的关键内容之一。采购合同管理的内容并不仅限于合同本身，而应将管理内容拓展到以釆购合同为依据的采购流程操作上，采购合同额各项内容是否符合请购单要求。如果出现差异，应当立即找出原因并做相应说明，请购单和采购单是否符合公司规定的申报、审批程序，是否有领导及相关责任人的签字，釆购合同应当包括货品描述、数量、单价、品质、包装、支付条件和交货期等七个重要