担保公司财务档案管理制度.doc

财务档案管理制度1. 目的为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的立卷、归档保管、调阅和销毁管理制度，切实完善档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。2. 范围适用于各地分公司财务部对会计档案管理的全过程。3. 职责3.1 财务管理中心负责对分公司上交的财务档案的管理；3.2 各个公司会计负责本公司的财务档案管理，包括会计档案管理、财务报告、日常往来文件及合同档案的管理，档案应妥善保管，严防失火、损坏、丢失。4. 程序4.1会计档案存档根据国家档案管理有关规定和要求，对财务会计凭证、账簿和会计报表等会计资料，定期整理，装订成册进行纸质存档保存；4.1.1会计凭证类具体包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；4.1.2会计账簿类具体包括：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；4.1.3会计报表类 具体包括：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告； 4.1.4 其他类 具体包括：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册；4.2财务报告存档公司财务报告是指各公司每月上报财务管理中心的管理报表，各公司会计按管理中心规定上报各项报表，管理中心负责汇总后上报，此类管理中心报表只需保存在固定文件夹，以电子形式存档即可；4.3日常往来文件存档财务部与公司各部门之间往来的资料，应按月整理，分类保存，年末装订成册，以备查阅；4.4合同档案保存财务部负责空白合同及签订合同的保存，对空白合同除业务部领用外不得随意摆放、出借和散失。对已签订的合同应存放有序，查找方便，同时严格执行合同使用管理制度保密制度，不得随意借阅，年末统一整理，装订成册，归档保存；4.5财务档案的借阅财务部须设置财务档案借阅记录簿，档案的借阅等事项都要及时登记。保存的财务档案不得随意借阅，公司内部人员借阅除本年签订合同外，都需要经过财务管理中心区域经理批准，如有特殊情况需要外借，经财务管理中心总监批准，可以提供查阅或者复制，并办理档案的外借登记手续。查阅或者复制会计档案人员，不得在会计档案上涂画，不得拆封、抽换会计档案；4.6财务档案的移交会计人员变动，须办理财务档案移交手续，并由财务管理中心区域经理监交，填写会计移交清册，并由交接算双方和监交人在会计移交清册上签名；4.7财务档案的保存期限4.7.1会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证保管期限15年；4.7.2会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿保管期限15年；现金和银行存款日记账保管期限25年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年；4.7.3财务报告类：月、季度财务报告包括文字分析保管期限3年；年度财务报告（决算）包括文字分析保管期限永久；4.7.4其他类：银行余额调节表、银行对账单保管期限5年；会计移交清册保管期限15年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册保管期限永久；4.8财务档案的销毁会计档案保管期满，需要销毁时，由档案保管部门财务部提出销毁意见，严格审查，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，填写会计档案销毁申请表经财务管中心总监、总裁审批后执行。 销毁会计档案时，应当由财务管理中心和董事会办公室共同派员监销，监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁