会议管理制度V30.doc

会议管理制度V30 会议管理制度(V3.0)NHH-RZ-M015第1页共7页会议管理制度11目的为便于公司各部门安排日常经营管理工作，提高工作效率，及时沟通和协调工作中的重点、难点和疑点问题，特制定本制度。 22范围本制度适用于上海立天唐人投资集团有限公司及各地项目公司（以下简称“集团”）。 33内容3.1会议的组织管理3.1.1要按照“精简、高效、节约”的原则，提倡开短会，全国性会议尽可能采用视频或电话会议等形式召开。 3.1.2根据会议的重要性，人资行政中心负责统筹安排会议室的使用，会议的组织者如需使用会议室，需提前24小时联系人资行政中心前台进行预定，预定时需告知会议室名称、会议时间、与会人数、会议主题及所需会议设备等（附表1会议室预定表）。 3.1.3会议的组织者应至少提前24小时（紧急会议可随时通知）直接通知参加会议人员。 通知内容包括会议确定主持人、会议议题和时间、地点。 3.1.4为提高会议质量和会议效率，参加会议的人员应事先进行相关准备，将与会议议题相关材料发放到与会者手中（需保密或紧急事件等特殊情况除外）。 3.1.5会议应以解决问题为中心，发言应围绕核心议题，开门见山，表达确切，语言精练。 凡是议事性会议，应有结论，避免议而不决。 3.1.6各类会议都要由会议主持人指定专人负责会议纪要的纪录、。 会议记录人员根据会议记录会议纪要，会议纪要不迟于次日呈报会议主持人审批；会议纪要的形成、发放或传阅范围由会议主持人确定，最后归档到人资行政中心或指定相关部门备案管理。 会议管理制度(V3.0)NHH-RZ-M015第2页共7页3.2会议秩序的管理3.2.1与会人员要准时到场并签到（见附表2会议签到表），不得迟到、早退、中途离席。 不能到现场与会的，须征得会议主持同意以电话会议形式参加。 因故不能参加时，须事先向会议主持人请假，并征得同意。 3.2.2与会人员应提前安排好本单位的相关工作，会议期间除了紧急情况外不得处理其他事务，及时将个人通讯工具调为振动或无声状态。 3.2.3与会人员未经许可不得随意移走会议室设备。 会议结束后，关闭会议室智能会议系统、投影仪、会议电脑等，关闭会议室照明，并通知前台对会议室进行清洁。 3.2.4与会人员须严格遵守保密纪律，除按规定履行职责外，不得外传会议讨论和决议情况。 凡泄密者，一经查出，视造成损失或影响程度的大小，按公司规定给予处罚。 3.3会议分类集团总部跨部门、固定会议类型按照不同职能主要包括董事会、月度资金计划会议、CEO办公会议、月中项目计划检查会、中高层管理人员务虚会、年度工作总结及计划工作会议、员工培训会议等会议。 各地公司主要会议包括项目公司总经理周例会、项目公司营销周例会、项目公司月度全员大会等。 3.3.1董事会议会议时间原则上每季度召开一次，具体时间见年度主要会议排期。 会议地点集团大会议室。 主持人董事长。 参加人员集团董事。 会议内容酝酿、审议集团投资和经营管理等重大事项。 3.3.2月度资金计划会议会议时间原则上每月最后一个星期六，具体时间见年度主要会议排期。 会议地点公司会议室。 主持人CEO。 参加人员集团高管、财务资金管理中心相关人员、项目总经理、项目财务经会议管理制度(V3.0)NHH-RZ-M015第3页共7页理。 会议内容本月资金执行情况总结，下月资金计划安排。 3.3.3CEO办公会议会议时间原则上每月最后一个星期六，具体时间见年度主要会议排期。 会议地点集团大会议室。 主持人CEO。 参加人员集团高管、各部门负责人及相关人员、项目总经理及项目公司相关人员。 会议内容审议项目公司及集团总部各部门上月工作总结和下月工作计划。 3.3.4月中项目计划检查会议会议时间每月15日。 会议地点电话会议。 主持人分管项目副总裁。 参加人员项目总经理及项目公司相关人员、项目管理中心相关人员。 会议内容检查项目公司上半月工作，部署下半月工作计划。 3.3.5中高层管理人员务虚会会议时间原则上每两月一次，具体时间见年度主要会议排期。 会议地点另行通知。 主持人CEO。 参加人员集团高管、各部门负责人、项目总经理。 会议内容沟通、交流、考察3.3.6年度工作总结及计划工作会议会议时间每年1月份。 会议地点另行通知。 主持人CEO。 参加人员集团总部全体人员、项目公司部门经理及以上人员。 会议内容审议集团全年工作，部署下一年度工作计划。 会议管理制度(V3.0)NHH-RZ-M015第4页共7页3.3.7月度拓展会议会议时间同CEO办公会。 会议地点另行通知。 主持人投资发展中心总经理。 参加人员投资发展中心全员。 会议内容审议投资发展中心上月工作成果，部署下月工作计划。 3.3.8项目公司总经理周例会会议时间根据实际情况安排，每周一或上周五召开一次。 会议地点项目公司。 主持人项目公司总经理。 参加人员项目公司总经理、副总及各部门负责人。 会议内容对项目公司工程进度等各项重要工作的总结及安排，发现、分析、解决问题；会议需形成纪要于每周一下班前发总部计划技术质监中心备案。 3.3.9项目公司销售周例会会议时间根据实际情况安排，每周召开一次。 会议地点项目公司。 主持人项目公司总经理。 参加人员项目公司总经理、营销副总及营销团队。 会议内容项目营销副总向总经理做营销工作汇报，讨论、解决工作中的问题。 会议需形成纪要发总部市场营销中心备案3.3.10项目公司全员月度大会会议时间根据实际情况安排，每两月召开一次。 会议地点项目公司。 主持人项目总经理。 参加人员项目公司全体人员。 会议内容对工作进行总结、指导，解决问题、鼓舞士气；会议管理制度(V3.0)NHH-RZ-M015第5页共7页会议需形成纪要发总部行政中心备案。 以上各会议参加人员可能会根据实际需要调整，增加人员由会议主持人另行安排。 3.4会议纪律3.4.1与会人员需严肃对待各项会议，杜绝打瞌睡、开小差等不尊重其他与会人员的行为，所有会议均须着正装出席。 3.4.2各类正式会议中，与会人员迟到、旷会或纪律散漫者（包括但不限于打瞌睡、开小差、在会议室接打电话、频繁发信息或看手机、不着正装等不尊重其他与会人员的行为）按照以下标准实行惩罚，集团及跨部门会议罚金需在一周内上交财务资金管理中心，归入集团慈善基金。 部门内部会议罚金交部门指定人员处，作为部门内部活动经费，指定人员需做好记录以备查。 3.4.2.1一类会议（集团层面）人员会议迟到旷会纪律散漫助理总裁级以上3000元/次6000元/次1000元/次副总经理级以上1000元/次2000元/次500元/次普通员工200元/次400元/次100元/次3.4.2.2二类会议（跨部门）人员会议迟到旷会纪律散漫副总经理级以上500元/次1000元/次200元/次经理级以上200元/次400元/次100元/次普通员工100元/次200元/次50元/次3.4.2.3三类会议（部门内部）人员会议迟到旷会纪律散漫副总经理级以上200元/次400元/次100元/次经理级以上100元/次200元/次50元/次普通员工50元/次100元/次50元/次会议管理制度(V3.0)NHH-RZ-M015第6页共7页3.4.2.4其他各项目总经理未及时召开项目公司总经理周例会，总经理罚款5000元/次；项目总经理周例会会议纪要未及时收集并上报，总部计划技术质监中心负责员工罚款1000元/次。 44附则4.1本制度由人资行政中心制定，提请集团人资行政分管领导审核，报公司董事会批准后执行。 4.2人资行政中心对本制度具有最终的解释权，并根据实际情况对制度进行修改，经董事会审批通过后执行。 上海立天唐人投资集团有限公司二O一三年一月二十日