办公用品管理制度.doc

文件编号： 发文日期： 文件类别： 传阅 阅后执行并存档 保密 保密期限： 重要度：中 页数1/4办公用品管理制度一、总则 为加强公司办公用品的管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，根据我公司实际情况，特制定本制度。二、办公用品分类管理规定规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。固定资产包括办公设备和办公家具。办公设备是指办公耐用品。包括：电脑、打印机、复印机、传真机、电话、投影仪、饮水机、照相机等。办公家具是指公司用于日常办公的各种木、铁、钢、皮、玻璃以及各种新型材料质地的用品。包括：各种文件柜、抽屉柜、椅子、办公桌、保险柜、沙发、茶几等。一般办公用品分为一般消耗品和耐用消耗品两类。一般消耗品包括：笔芯、铅笔、笔记本、胶水、便签纸、文件袋、橡皮、订书针、大头针、回形针、长票夹、记号笔、电池等。耐用消耗品包括：笔筒、文件盒、文件架、订书机、起钉器、直尺、剪刀、u盘、微波炉、电话机等使用期限比较长的物品。三、办公用品计划的制定1、各部门根据本部门物品消耗和使用情况、当月编制下月办公用品需求计划表，经部门总监审批后于当月25日下班前报至行政部，逾期视为无需求。2、行政部统一汇总、整理各部门的采购申请，并经核查库存状况后填写办公用品采购申请单，于当月底前报行政总监审核，形成采购计划。四、办公用品计划申请、审批流程1、低值易耗品、耐用品（单品价值1000元）申请部门办公用品/设备申请计划部门经理审核行政部确认行政经理2、固定资产（单品价值1000元）申请部门办公用品/设备申请计划部门总监审核行政总监3、临时急需的物品（计划外）申请部门办公用品/设备申请计划（并在备注栏内注明急需采购的原因）部门总监审核行政总监五、办公用品的采购及结算1、行政部根据制定的采购计划实施定时集中采购，并于每月5日前完成采购。2、在实施采购时应本着节省成本、物美价廉、急需先办的原则、不得营私舞弊或牟取私利。3、需要采购笔记本的，分两个等级：副总及以上级别费用在4200元以下，总监及以下级别费用在3500元以下。工作上没有特殊需要的都统一配置台式电脑，需要笔记本电脑的需要提出申请，申请流程详见固定资产（单品价值1000元）。4、行政部将确认无误的单据按当月计划进行报销、付款。六、办公用品的入库管理1、办公用品到货后，行政部指定专人进行验收、验收合格后根据供货清单签收，并做好入库登记。2、办公用品入库后，行政部需根据供货清单登记入账。3、行政部每月申报计划前 查看库存，根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。七、办公用品的保管1、备用的办公用品由行政部统一进行保管，防止办公用品损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。2、对于固定资产实行保管责任制。实行使用人、领用人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人的过错程度，由责任人承担相应损失。八、办公用品的领用1、办公用品的固定领用时间为每月8日（遇到假日顺延），实行部门领用制，各部门指定专人领用物品。2、领用人应当在行政部的办公用品/设备领用登记表上登记签字，涉及固定资产的，使用人亲自签字领取，以明确保管责任。3、新员工入职每人按标准配备：签字笔1支、记事本1本。（开发人员公司将不提供电脑使用，由个人自己准备，但公司会在入职每满一年给予400元补助，不满一年不享有补助，满五年后也不再享有补助。）行政部有权对单次申请数量过大、种类过多、频率过高及无需发放的申请作出适当的调减和驳回。已领取电话机、计算器、订书机、剪刀等耐用品的，原则上不再发放。如重复申请应说明原因或凭损坏原物以旧换新，杜绝虚报、冒领。如人为损坏或遗失，由个人负责赔偿。九、办公用品的交接与回收员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品交换或收回时，应当遵守交接回收程序。移交人需逐项列出物品清单