档案管理制度.doc

厂区卫生管理考核规定文件编号：Q/SHF-GPG-012-2010 文件编号：Q/SHF-GPG-012-2010 2015-7-22实施2015-7-22发布档案管理制度受控状态： 发放编号：编 制：办公室审 核：批 准：Q/SHF-GBGS-008-2015Q/SHF企业标准目 录1.目的22.适用范围23.职责23.1档案工作领导小组23.2综合档案室23.3各部门、各子公司24 工作内容34.1档案归档制度34.2档案收集制度44.3档案整理制度44.4档案保管制度54.5档案查阅制度54.6档案利用制度64.7档案复制制度64.8档案保密制度74.9档案统计制度74.10底图保管、更改制度.84.11档案的鉴定、销毁制度.84.12外出人员获取资料归档制度.94.13档案库房管理制度.94.14实物档案管理制度104.15企业职工档案管理制度104.16声像档案管理制度104.17图书、资料管理制度114.18重大活动档案登记制度124.19档案人员“四参加”制度124.20附则125相关文件和记录.12档案管理制度1目的为规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，增强档案的有效性和实用性，实现公司档案标准化管理，特制定本制度。2 适用范围本制度适用于公司各部门、各子公司的档案管理。3 职责3.1档案工作领导小组 负责档案管理标准化工作的总体指导和推进，协调解决工作中遇到的问题和困难。3.2综合档案室 3.2.1综合档案室隶属于公司办公室，是公司档案管理的归口职能部门，负责统一规范公司档案工作，实现公司档案标准化管理。3.2.2负责制定公司档案管理制度，并组织实施与跟进执行，负责对全公司的档案工作实行监督指导，定期对制度的适应性及有效性进行评审，对各兼职档案员进行考评。3.2.3负责档案的收集、接收、整理、保管、统计、鉴定和提供利用等工作。3.2.4负责档案库房的日常管理工作，严格按照 “八防”的要求，保证档案库房的安全和卫生。3.2.5组织档案管理人员进行业务学习和业务培训，努力提高档案管理人员的业务水平。3.2.6研究制定档案管理信息化方案，努力实现公司档案管理的信息化。3.3各部门、各子公司 3.3.1认真执行档案管理的有关法规和档案工作的规章制度。3.3.2根据本单位不同种类文件材料形成的特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和归档。3.3.3负责本单位文件材料的形成与积累、整理组卷、归档移交、保管（仅限于有保管权限的单位）等环节的工作。3.3.4主动接受综合档案室的业务指导和督促检查。3.3.5积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。3.3.6注意保密，确保文件材料的安全。4 工作内容4.1 档案归档制度4.1.1归档范围：凡本公司在党群、行政、经营、生产、科技等各项工作中形成的一切有保存价值的材料，包括文字、照片、录音、实物等，以及在基建、设备仪器购置等方面形成的图纸、随机说明书等都应整理归档。4.1.1.1党群工作：包括在党务工作、组织工作、宣传工作、纪检与监察工作、工会工作、共青团工作中形成的计划、总结、指示、规定、通知、决议、会议记录、纪要等。4.1.1.2行政管理：包括行政事务、公安保卫、审计、人事、教育、医疗卫生、后勤福利、外事工作方面形成的工作计划、总结、请示、批复、报告、会议记录、纪要、通知、规定、大事记、简报、任免令、方针、合同、协议、调查资料、统计报表等。4.1.1.3经营管理：包括经营决策、计划、统计、财务、物资、产品销售、企业管理工作中形成的规划、方针、请示、批复、总结、报告、方案、措施、情况分析、规章制度、办法、通知、合同、协议、调查资料、统计报表等。4.1.1.4生产技术管理：包括生产调度、安全生产、质量、设备、计量、基建、科技、能源、环保、定额、标准化、档案和信息工作中形成的规划、工作计划、总结、报告、会议记录、综合分析、措施、合理化建议、办法、条例、请示、批复、合同、协议、统计报表等。4.1.1.5产品：包括产品开发阶段的请示、批复、指示、任务书、市场调查、预测、可行性研究、建议书。研制任务书、协议书、委托书、合同、立项申请及批复，专题分析报告、会议纪要、研制方案计划、论证报告等。产品研究、设计、试用阶段的计划、成本核算情况、技术问题分析和处理报告，工艺研究、工艺流程、工艺标准、工艺评审、产品配方、检验、化验、专题会议记录、合理化建议、事故分析和排除措施、试制总结报告。产品定型、鉴定验收、产品创优阶段申请报告及批复、技术鉴定材料、定型报告、证书、鉴定验收书、定型图样、工艺、工装设计图样、创优规划和措施、理化分析报告、用户评价、创优申请、审批表、评定书、获奖证书等。4.1.1.6科研：包括研究试验阶段的实验、试验记录、调整和撤销的报告，设计文件、图样、技术说明、配方，技术经济分析报告，鉴定证书、科学技术成果鉴定证书、鉴定会议记录、鉴定验收结论、科技成果申报、评审材料、获奖证书及批文等。4.1.1.7基建类：包括项目立项阶段的可行性研究报告及审批，招标协议、合同、委托书、环保、地形、地貌调查、征用土地、批准文件及红线图、工程承包合同、协议等。项目施工阶段的图纸会审纪要、施工方案、开工报告、隐蔽工程记录、质量鉴定、实验报告、设计变更通知、原材料出厂证明等。项目竣工验收阶段：工程竣工验收申报文件、全部竣工图、工程决算、竣工验收证明书、土地使用证等。4.1.1.8设备仪器：包括申请外购设备仪器的请示、批复、调研、考察材料、合同、协议与外方的谈判洽谈记录、纪要、备忘录、来信函件及商检材料，设备仪器开箱验收记录，设备仪器安装调试、装箱单、出厂保修单、说明书兼随机图样及文字材料，设备仪器安装调试、试车记录、总结、检测验收报告，运行记录及重大事故分析处理报告，设备仪器保养和大修计划、记录、设备改造记录、报废鉴定材料、申请、批复和处理结果等。4.1.1.9会计档案：包括在经济管理工作中形成的各类会计报表、帐簿、凭证等。4.1.1.10职工档案：包括职工在入职、调动、离职、升迁等工作中形成的各种文件资料。4.1.1.11声像：包括全公司在生产经营各项工作中获得的荣誉，反映企业的基本面貌、产品、上级检查指导工作、重大活动、召开会议、涉外、业务洽谈等工作中形成的所有照片、录音带、录像带、光盘等。4.1.2归档时间：企业管理的档案材料于次年第一季度末在档案室的指导下整理归档；产品、科研、基建、设备仪器、职工、声像的档案材料等工作结束后或告一段落后由相关责任人整理归档；会计档案隔年度由各单位会计在档案室指导下归档。4.1.3归档要求：归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统，层次分明，便于长久保存，案卷整理规范，符合各类档案案卷质量要求。4.1.4归档份数：一般文件材料归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料可归档二至三份。4.2档案收集制度档案收集工作是档案工作的起点，是整个档案工作极为重要的环节。4.2.1在档案收集过程中，要正确执行党和国家关于档案工作的一系列方针、政策。4.2.2要正确处理和解决档案收集工作中局部与整体、当前和长远需要之间的关系，严格按档案的形成规律和档案工作的要求办事，任何个人和部门不得私自存留应归档文件材料，各单位工作人员在每项工作结束或告一段落后应将相关材料及时归档，确保档案的齐全和完整。4.2.3档案收集工作必须保持全宗和全宗群的不可分期性，不得人为地加以分割，确保档案能反映企业活动的全貌。4.2.4进行档案收集工作，必须遵循档案形成过程中的客观规律性。4.2.5档案工作者必须发挥主观能动性，积极主动地深入各部门中摸清实际情况，把握档案收集工作的规律，更好地做好收集工作。4.2.6档案工作人员必须认真负责，严格做好企业内文件的归档工作。4.2.7档案工作人员要积极参加企业的各项活动，严格执行“四参加”制度，做好文件材料的前期控制，及时收集整理归档。4.3档案整理制度企业档案整理工作是提供利用的前提条件，更是整个档案工作的重要基础。通过档案的整理，可以维护档案的完整与安全，为档案的保管、统计和检索提供基本的单位和完整的体系。4.3.1要明确档案整理工作的具体内容，掌握区分全宗、分类、立卷、装订、编目、案卷排列等知识，并认真做好各个环节的工作。4.3.2在日常工作中要按照材料的形成规律和工作要求，将需归档文件材料进行系统整理、归档。4.3.3对已经整理的档案，要进行质量检查，对不合乎要求的案卷进行必要的再加工，克服档案整理中的缺陷，提高档案质量。4.3.4对零散文件必须进行系统和全面的整理。4.3.5档案的整理必须按照文件的自然形成规律和特点，最大限度地保持文件之间的历史联系，不能任意凑合。4.3.6整理企业在各项活动中形成的档案，必须以党的方针政策为纲领，遵循“出处立根”的原则，把文件有机的串联起来。4.3.7档案的整理必须便于保管和利用，整理档案应“分门别类，便于保存和查找”。4.3.8档案必须按全宗整理，档案的分类、立卷和编目等工作都要以全宗为基础。4.3.9档案的分类要符合国家(或行业)有关标准，做到组卷合理，编目准确。4.4档案保管制度4.4.1要摸清和了解损毁档案的因素，并积极采取措施，确保档案的完整与安全。4.4.2档案工作人员要时刻提高政治警惕性，保持较高的思想觉悟和业务水平，避免失误，使档案免遭破坏。4.4.3要从自然损毁档案的内因抓起，严把档案形成材料的质量关，必须使用符合国家标准的、耐久的书写材料。4.4.4严格控制损毁档案的外因，采取有利措施和利用先进设备，控制好库房温度、湿度、光线、灰尘、有害微生物、水、火等影响档案寿命的因素，确保档案完整无损。4.4.5档案工作者要努力学习和掌握专门的科学技术知识，尽职尽责、尽心尽力，做好档案保管工作。4.4.6档案的保管工作必须与档案工作的各个环节密切配合，掌握档案工作各个环节对档案工作的制约作用，注意在各项日常工作中保护档案。4.4.7档案工作者要大力宣传有关档案保护技术标准及文书工作规范，控制好档案材料的质量。4.4.8必须配备必要的库房、橱柜、装具及其它保护设施，为档案保管工作创造一定的硬件条件。4.4.9库房内外要保持整洁，档案排列要整齐、有序，严格控制好温湿度，有切实可行的“九防”措施。4.4.10要严格做好保卫和保密工作。4.4.11档案工作人员必须具有扎实细致的工作作风，严格按档案工作程序办理，取放档案要轻拿轻放，禁止揉搓、挤塞、撕裂或其它不利于档案工作的行为。4.4.12要定期或不定期地对档案进行检查，发现问题及时纠正，确保档案的完整与安全。4.5档案查阅制度4.5.1本公司人员因工作需要查阅有关档案资料者，必须履行借阅手续，办理登记并及时归还。外单位人员借阅档案须持单位介绍信、经领导批准后方可借阅并必须办理借阅手续。4.5.2借阅人员未经批准，不得私自进入档案库房，一律在阅档室进行。4.5.3查阅人员只能查阅所指定的档案材料，需抄录或复印必须经领导批准，对无关的材料不准翻阅，更不准转抄、复印、照相。4.5.41查阅人员对档案要爱护和妥善保管。不得随意更改、拆换、圈点、勾划，严防丢失损坏、失密。否则，按档案法有关规定，追究借阅人员的责任。4.5.5查阅人员查完案卷后，应亲自送交档案管理人员，待审查无误并注销查阅手续后方可离开。4.5.6查阅人员应向档案室提供利用档案后的效果，档案员应建立利用档案统计台帐，及时进行借阅档案登记和档案利用效果登记，并作好汇编和利用档案收到的经济效益统计资料汇编。4.6档案利用制度档案工作的目的，就是充分发挥档案在经济建设和精神文明建设事业中的作用，为企业及社会各项工作提供服务。4.6.1要明确档案工作的最终目的，发挥档案的作用，为党和国家以及企业的各项工作服务，充分体现档案和档案工作的价值。4.6.2档案工作人员要明确服务方向、坚定思想信念，做到统筹兼顾，积极主动为各方面提供利用。4.6.3要明确提供利用档案和保密的关系，既要满足各方面的利用要求，又要严守保密制度，维护国家和集体的利益。4.6.4开展档案利用工作，要遵循“熟悉档案，了解需要”的原则，做到情况熟、业务精。4.6.5认真、准确编写档案检索工具，为利用者提供快捷、准确的服务。4.6.6提供利用档案时，要坚持如下原则，一般情况下应在阅档室查阅，利用者不得查(借)阅与利用目的无关的档案；对残旧、易损和特别珍贵的档案只提供复制件，一般不提供原件；在同一时间内，提供给同一利用者的，档案不易过多。4.6.7档案工作人员要严格执行借阅制度，不允许利用者在档案上作任何标记和涂改。4.6.8档案外借必须履行审批手续。不经有关领导批准一律不准外借档案；经批准后借出的档案要及时催要，归还时要仔细清点，严防丢失和泄密。4.6.9档案工作人员要积极编写参考资料，对档案进行深开发，为利用者提供深层次服务。4.7档案复制制度4.7.1蓝图复制：即底图晒印制度，见档案管理制度汇编4.7.2文件材料复印：1）各部门复印文件材料时，必须经有关领导批准后方可复印；个人一律不准私自复印，违者按文印管理制度的有关规定处罚。2）复印文件材料的数量需经领导及有关人员审批并签字，否则不予复印。3）复印需保密的文件材料时，要严格遵守保密制度，不准发生任何泄密事件，违者要严肃处理。4）复印件的质量要清晰、完整，满足利用者的要求。5）要爱护原件，不得私自更改或乱扔。6）要爱护复印设备，做到经常维护保养，尽量减少设备故障。4.7.3档案复制(档案的修复、抢救)：1）发现有因年代久远或其它原因需要修复、抢救的档案，要及时向有关领导汇报，经批准后方可进行复制。2）复制完毕的档案不准私自销毁，需经档案鉴定领导小组审批后方可按要求处理。3）复制的数量要按需要而定，不准私自复制。4）复制件的质量要符合要求，并与原件相符，不准私自更改。5）在修复、抢救档案过程中要严格执行保密制度，严防泄密。4.8档案保密制度4.8.1本公司档案资料按其重要程度分为秘密和内部资料两种，属秘密的资料要在封面上标注。4.8.2按档案资料的密级程度，采取不同的措施进行保管和借阅，保证其安全。1）一般技术资料，因工作需要，本公司人员可定量借阅，但不得私自转借。2）内部资料的借阅，需经分管领导批准，经档案管理人员同意后，指定阅读范围，限期归还，严禁外带。3）利用秘密技术资料，须经分管领导批准，并限定在阅档室查阅，不准摘抄、复制和拍照。4）复制秘密技术资料，须经分管领导批准，定额复制，并按批准范围发放。4.8.3档案的提供利用，必须严格执行保密制度，享有专利及未经鉴定的新产品图样和技术资料不准对外开放。4.8.4档案人员要严格执行保密法，做到不失密、不泄密。4.8.5外来人员一律不准进入档案库房，要遵守档案管理制度，查阅资料者不得乱翻非查阅内容。4.8.6定期检查档案的保密情况，对违反保密制度造成失泄密事故者，应及时报告领导给予教育或处理。4.9档案的鉴定、销毁制度4.9.1档案的鉴定工作由鉴定领导小组及工作小组负责，鉴定领导小组及工作小组由分管档案工作的领导、有关专业技术人员、档案人员组成。4.9.2档案的鉴定要严格执行上级有关部门制定的原则、标准、档案的保管期限和档案销毁制度，除人事档案外其余档案的鉴定工作一般每两年进行一次。4.9.3档案鉴定的内容：1）是否有保存价值；2）是否达到档案管理标准；3）调整保管期限；4）调整档案的密级；5）把失去利用价值的档案材料剔出，登记造册。4.9.4每次鉴定要写出鉴定报告，在备考表中注明鉴定意见、鉴定日期、并有鉴定领导小组负责人签名。4.9.5档案鉴定的标准：1）划定保管期限准确；2）年度完成项目的归档率达100%；永久、长期保存档案的完整率不低于98%。3）归档的文件材料组卷合理、排列整齐，符合其形成规律，案卷质量达到国家要求。4）归档时间、归档份数严格执行国家规定。4.9.6鉴定中若发现档案不准确、不完整等，要及时责成有关部门和人员修改、补充。4.9.7经鉴定，对确无保存价值需要销毁的档案，要造具清册、写出销毁报告，经分管领导批准，有关部门备案后方可实施。4.9.8档案销毁时要指定二人监销，以防失密，监销人员必须在“销毁登记表”上签名盖章。4.9.9销毁档案登记表要永久保存。4.10档案统计制度4.10.1档案统计工作要坚持实事求是的原则，如实提供全面准确的统计数据和资料。4.10.2本公司的档案统计工作由集团综合档案室负责，业务上接受上级主管部门的监督指导。4.10.3档案统计工作的内容：1）档案基本情况统计：包括组织机构、人员素质、库房面积和设备、档案资料库藏情况统计。2）档案数量统计：是对一定时期内档案的收集、移交、归档、库存情况数量的统计（其中底图以张数计算数量，其它类型的按项、卷、份、页进行统计）。3）永久、长期保存档案的完整、准确情况统计。4）档案利用情况：是指在一定时期内对各类档案的借阅提供次数、数量、查全、查准及利用效果统计。5）档案鉴定销毁情况统计。6）保管清查情况统计：主要是对不同时期遗失、损坏的档案（包括机械、虫、鼠、微生物及人为的损坏）等情况统计。7）复制和分发数量统计。4.10.4在档案统计工作中，如发现帐物不符，应及时查明原因，并报分管领导予以解决。4.10.5统计工作每年一次，并建立各种登记、统计报表、按上级的要求如实上报。4.10.6每次统计结束后，档案室组织人员进行统计整理和统计分析，及时研究档案工作中的新情况、新问题，并提出改进建议和措施，统计资料永久保存。4.11底图保管、更改制度4.11.1底图更改由原设计部门负责。4.11.2底图应进行分类编号登记、编制底图档案目录，填写底图卡片，平放在特制的底图橱内。4.11.3底图除修改、印晒外，不得外借。4.11.4修改已归档的底图，必须填写图样更改通知单，经分管厂长、工程师、主管部门负责人批准，杜绝私人私自更改图纸。违者按公司有关规定进行处罚。4.11.5底图的修改应由2人（原设计人、校对人）按更改通知单到档案室修改，档案人员依照更改通知单监督修改。如发现有违反修改规则之处，必须报告档案主管领导。4.11.6通知单由档案室妥善保管，并办理归档晒发手续，复制下发手续。4.11.7蓝图更改在档案人员接到更改通知单后立即进行。4.11.8底图更改采用刮改方法：用刮、擦方法将需更改部分的原痕迹去掉，然后填注更改后的内容，并且填上更改标记。标记应按字母顺序排列（第一次更改为a，第二次更改为b，）。在图框的更改标记栏内要写更改单号、标记、更改处数、更改人、更改日期。4.11.9蓝图更改采用杠改法：将要更改的图形或尺寸，用细实线划掉（从左上方向右下方划45斜线），被划掉的图形尺寸仍可清楚看出改前的情况。在改动的尺寸，图形右上方填注新的尺寸或图形，更改后，在改动部位的侧面注上更改标记，标记应按字母顺序排列（第一次更改为a，第二次更改为b，）。在图框内的更改标记栏内写明更改单号、标记、更改处数、更改人、更改日期。4.11.10如果更改次数、处数太多影响图面清晰，就需更换底图。更换时要以最后一次更改为标准描绘新图，注明最后一次更改标记，在新底图更改处数栏内写“换”字，标记栏内空白。原底图作废，新图代号与原图一样，签字手续与原底图相同，由档案室负责归档。4.11.11底图破损严重的档案室负责或委托有关部门复制新底图，以替换损坏了的旧底图。在新图装订栏内空白处复制人填写“复制”二字，并由复制人及校对人签字。档案管理人员在归档底图的装订栏内空白处写上“已复制”三字，并写上复制人姓名、日期。4.11.12档案室应单独保存作废或替换的底图，不得自行销毁，保存期限为12年，作废或替换的蓝图（复印图）长期保存。4.12外出人员获取资料归档制度4.12.1参加上级或主管部门召开的会议，对会议分发的文件，入会人员散会后，要按照归档范围要求及时送各所属档案室归档，不得擅自处理。4.12.2外出学习、参观、考察和参加各种会议人员所获得的应归档的各类文件及其它载体的资料均有积极搜集资料（包括作好记录）的义务。力求内容充分准确，具有保存价值。4.12.3报销外出学习、考察等的材料费用，需先归档，档案部门签字验收后，财务部门方可给予报销。4.12.4对于经常外出学习、参观、考察人员，而一贯搜集资料齐全，记录认真，归档及时，要给予表彰奖励。反之，要追究有关人员的责任，并给予必要的经济惩罚。4.13档案库房管理制度4.13.1档案库房要配备必要的设施和工具，采取措施，做到防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防盗、防污染、防光、防高温等。4.13.2严禁在档案库房内吸烟存放易燃、易爆等杂物，确保档案资料完整与安全。4.13.3档案厨具要按类排放，横竖成行，整齐一致，案卷要按自然形成规律和内部有机联系，整理上架，排列有序。4.13.4搞好库房内的清洁卫生，定期测试和记录库房内温湿度，采取措施进行调节和控制，使室温保持在1424， 相对温度控制在4560范围内。4.13.5非档案工作人员不得擅自进入档案库房，查阅档案应在阅档室查阅。4.13.6库内档案材料不得携带外出，私自转借他人，不得任意向外泄露档案情况。4.13.7对库房全部档案要建立管理台帐，收进和移出的档案要及时进行登记和注销，做到档案出入库有据，帐物相符。4.13.8库房要与阅档室、办公室分开，确保档案资料的秘密安全，延长档案资料的寿命。4.13.9提高警惕，做好安全保卫工作。4.14实物档案管理制度4.14.1实物档案是企业生产经营成果的历史见证，它是维护企业历史真实面貌的一项重要工作，也是企业档案的重要组成部分。4.14.2凡是企业生产经营、科技、政治经济活动中所获取的各类荣誉证书、奖状、奖杯、锦旗等都要及时归档排列上架，分类编号，编写目录。4.14.3凡属本公司归档范围的实物均由各有关部门送交档案室陈列保管。并编写说明，有效地为企业积累形象直观的档案史料。4.14.4对归档的实物要妥善保管，对陈旧的定期检查和修复，做到防虫、防霉、防丢失。4.14.5非管理人员未经批准一律不准进入库房。4.15企业职工档案管理制度4.15.1凡本公司职工的档案，一律移交档案室归档，统一管理；任何部门和个人不得私自保存，要由档案室设专人管理。4.15.2由人事部门具体负责整理装订职工档案材料，并编写检索目录，按年度移交至档案室。4.15.3档案人员严格执行保密法，做到不失密、不泄密，做好职工档案的安全、保密、保护工作。4.15.4本公司工作人员需查阅或借阅职工档案，必须经有关领导批准，办好手续方可查阅；外单位借阅档案必须持单位介绍信，并经公司领导批准，办好借阅手续，否则不予接待。4.15.5对归还的档案要严格进行核对检查，并及时入库。4.15.6对档案内容不得私自翻印、转抄、复制、抄录、涂改。4.15.7档案除特殊情况外一般不借出查阅；如必须借出查阅时，需经有关领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。4.15.8任何个人不得借阅或查阅本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。4.15.9因工作需要从档案中取证的，须请示领导批准后才能复制办理。4.16声像档案管理制度4.16.1声像档案的收集4.16.1.1收集范围：1）本单位召开的重要会议和重大活动的录音、录像、照片等；2）凡反映本单位的工作科技成果和各职能活动的录音、录像、照片等；3）公司领导人和知名人士参加重大业务活动的照片、录音、录像；4）反映本公司厂容厂貌的照片、录音、录像等；5）其它有保存价值的声像、照片。4.16.1.2收集时间和要求：1）照片冲洗加工后，承办单位或承包人整理并编写说明后及时送交档案室，特殊情况下可适当延长归档时间。2）底片、照片说明齐全，底片与照片相符。4.16.2声像档案分类整理：4.16.2.1声像档案的整理应按其形成的特点和规律，保持有机的联系，能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用照片档案的底片应单独整理和存放，照片应和说明一同整理存放。4.16.2.2照片、底片、磁带采取流水编号，底片号可用铁笔刻写在底片右上角。4.16.2.3照片的文字说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。文字要简洁，不超过60个字。4.16.2.4照片的分类应按年代问题分类，不能随意变动。4.16.2.5要建立卷内目录，卷内备考表。4.16.3声像档案质量要求：4.16.3.1声像档案案卷题名应概括其基本主题。4.16.3.2档号规范、准确、清晰，避免重编、漏编号及空号现象。4.16.3.3文字说明格式正确，项目齐全，能准确提示内容和反映整理情况。4.16.4声像档案的保管：4.16.4.1建立保管专柜，并采取措施，控制温度和湿度，采用防火、防光模装具备，以最大限度地延长声像档案的寿命。4.16.4.2磁带、录像