固定资产管理规定.doc

文件编码 *QB/XZ/2302 页号/总页数11 / 13长江实业固定资产管理规定KYQB/XZ/2302【总则】1.适用范围：适用于长江实业各中心、省级公司及其下属单位的固定资产管理。2.目的：为了规范和加强公司固定资产管理，保证固定资产的安全完整，充分发挥固定资产的使用效能，防止固定资产流失，明确对固定资产的管理职责，特制定本规定。【管理职能】1.各级行政部门负责本规定的执行，并按照相关规定对固定资产的采购计划、实施采购、领用、调拨等进行管理。2.长江实业各中心、省级公司、单位负责指定固定资产兼职管理员，管理在册的固定资产，负责所属部门/单位固定资产的日常管理、录入。固定资产兼职管理员名单报长江实业行政中心行政部备案。2.1各中心分别指定一名员工作为固定资产兼职管理员。2.2各省级公司分别指定行政部一名员工作为固定资产兼职管理员。2.3各单位会计作为该单位固定资产兼职管理员，会计缺岗的，由出纳作为该单位固定资产兼职管理员。3.固定资产的采购计划、调拨计划、报废处理等须由省级公司总经理、行政中心总监或以上领导按照权限审批后方可实施。【内容】1.固定资产的定义及审批权限1.1固定资产是指为生产商品、提供劳务、出、租或经营管理而持有的，单位价值较高且使用寿命超过一个会计年度的有形资产。审批项目审批流程单位（配备标准内、预算或计划内）省级公司总经理省级公司（配备标准内、预算或计划内）省级公司总经理各中心（预算或计划内）行政部经理+行政中心总监单件1万元-10万元或累计不超过100万元（预算或计划外）行政中心总监+首席运营官单件10万元以上或累计超过100万以上（预算或计划外）另需报首席执行官审批2.固定资产的采购申请2.1各中心、省级公司、已开业单位购置配备标准内、预算或计划内固定资产，需在开元ERP“固定资产管理”模块中填录并打印出固定资产采购申请单（表格编号：XZ180），经本部门/单位经理审批后，按审批权限报相关领导批准。固定资产采购申请单列明拟购固定资产名称、规格、数量等。2.2新设单位固定资产的采购由省级公司负责在开元ERP“固定资产管理”模块填录固定资产采购申请单，并将采购的固定资产放至相应单位机构名下。3.固定资产的采购计划3.1计划内采购：各级行政部或实施采购的固定资产兼职管理员依据经批准的固定资产采购申请单，在开元ERP中填录固定资产采购计划单（表格编号：XZ014），按审批权限报相关领导批准后实施采购。3.1.1固定资产采购计划单中列明拟购固定资产名称、规格、拟购厂家、数量、使用目的、需用日期、预计价格等。3.1.2从开元ERP“固定资产管理”模块中打印固定资产采购计划单，由相关人员签字，一式两份，一份由各级行政部存档，一份由采购部门附报销凭证用于同级财务部门报销。其余仍有需要的可保留复印件。同时，由资产管理员将审批信息录入开元ERP“固定资产管理”模块保存完成信息载入。3.1.3固定资产采购计划单中载明的固定资产选定方案的最低价格与实际购置时价格相比，如实际购置价格低于选定方案价格，则继续实施采购，如实际购置时价格高于选定方案价格，则需重新填制固定资产采购计划单报批。3.1.4新设单位固定资产采购计划由省级公司负责实施，并按3.1要求逐步办理。3.2计划外采购：长江实业所属省级公司采购属于长江实业配备标准外、预算或计划外的固定资产，需要由单位或省级公司行政部填录固定资产采购计划单，经省级公司总经理审批后，由省级公司行政部行文上报长江实业行政中心行政部，固定资产采购计划单作为行文附件，经长江实业领导审批后，方可由省级公司行政部采购。4.固定资产采购实施4.1固定资产采购部门一般为各级行政部，采购人一般为各级行政部固定资产兼职管理员。采购部门须按审批的固定资产采购计划单所列要求购买，实施采购前应货比三家，做到价优物美，售后服务有保障。4.1.1对于长江实业要求按照长江实业固定资产配置标准（品牌、型号、价格）实施采购的固定资产，依据配备标准和参考价格实施采购，可由采购人进行询价、比价，择优选用。4.1.2对于长江实业固定资产配备标准外的固定资产，必须进行询价、比价，在固定资产采购计划单中列明至少三家的价格信息，必要时采取招标程序，经相关领导在固定资产采购计划单中予以批准后由行政部门实施采购。4.2各类固定资产在同一供应商处一次性采购价值超过1万元以上，或供应商要求预付订金或款项的情况，应与供应商签订采购合同，必要时采用招标采购程序，约束采购双方的责、权、利，避免采购过程中可能发生的损失。4.2.1对于长江实业要求按照长江实业固定资产配置标准（品牌、型号、价格）实施采购的固定资产，依据配置标准和参考价格实施采购，无需招标采购程序。4.2.2对于长江实业固定资产配置标准外的固定资产，同类固定资产数量在10台以上或不同类固定资产一次性采购累计总价值在5万元以上的应采取招标程序。4.2.2.1采购招标程序由长江实业行政中心统一指导，确定标书的基本模板，向相关供应商提供，招标过程不得收取供应商费用。5.固定资产验收、登记、领用5.1欲购置的固定资产到货后，采购部门/单位与使用部门应组织有关人员按固定资产采购计划单和大宗采购购货协议进行验收，对于不符合要求或质量有问题的应及时退货、换货或索赔。采购部门与使用部门为同一部门/单位的，由固定资产兼职管理员在“发放验收”处签字，由部门/单位经理（或单位负责人）在“领取验收”处签字。5.1.1一般的验收程序为：外包装检查、开箱验收、数量验收、质量验收。5.1.2验收工作必须及时，必须掌握合同验收与索赔期限，以免因验收不及时造成损失。5.2固定资产办理验收入库时，所属行政部应核验经审批的固定资产采购申请单、固定资产采购计划单，在开元ERP“固定资产管理”模块中填录固定资产验收单（表格编号：XZ015），做到固定资产采购申请单、固定资产采购计划单与固定资产验收单所列固定资产内容相符。其中：资产编号应由各级行政部及单位按照固定资产编号规则，编写固定资产的编号，做好固定资产的统计、汇总。5.2.1从开元ERP“固定资产管理”模块中打印固定资产验收单，由相关人员签字，原件一式两份，一份由各级行政部存档，一份由采购部门附于报销凭证用于同级财务部门报销。其余仍有需要的可保留复印件。5.2.2固定资产编号规则：由11位阿拉伯数字构成，包括：2位机构编码（各省级公司统一编码为03；各县级汽运公司统一编码为04）+ 4位机构编码（若为省级公司的，按照本办法4.2.2.1取码，若为单位的，则取自长江实业信息化管理平台发布的最新版本长江实业员工编号管理规定附件1：员工所属区域编码表、附件2：部门或单位编码表确定的员工编号的前4位编码，即“所属区域”+“部门或单位”）+1位“固定资产类别”+固定资产4位顺序编号。5.2.2.1省级公司的4位机构编码的编码规则机构编码机构名称简 称03省级公司0001河北长江实业贸易有限公司河北长江0002山西创联汽车贸易有限公司山西长江0003山东长江实业贸易有限公司山东长江0004河南长江汽车贸易有限公司河南长江0005内蒙古长江汽车贸易有限公司内蒙长江04县级汽运公司及河北物流公司0000河北长江物流有限公司河北长流县级汽运公司按照长江实业员工编号管理规定中员工编号4位执行前5.2.2.2编号规则中的1位“固定资产类别”编码按下列原则编制：1：土地；2：房屋建筑物；3：电子产品及通讯设备（彩电、空调、冰箱、洗衣机、数码相机等）；4：办公设备（电脑、复印机、传真机、打印机等）；5：运输工具；6：机器设备（锅炉）；7：装修费；8：办公家具（床、沙发、桌椅等）。如：河北正定单位第一台办公设备-电脑，固定资产编号为：县级汽运公司（04）+4位机构代码（经查，正定是0101）+1位固定资产类别（电脑是4）+固定资产4位顺序编号（第一台为0001），因此，该固定资产编号为：040101400015.2.2.3现有固定资产以财务中心统计的固定资产编号为准，无须重新编号。5.2.2.4新购的固定资产，各级行政部、单位按照本办法编写固定资产编号。5.3各级财务人员在报销固定资产购置费用时，须查验固定资产采购计划单、固定资产验收单、发票，如果手续不全，拒绝给予报销。5.4固定资产验收过程，同时亦为计划购置部门(单位）领用过程，相关部门/单位负责人验收完毕，即可领用该固定资产。5.5长江实业各中心、省级公司、单位的固定资产兼职管理员负责组织所在部门（单位）固定资产的领用、验收、统一编号管理，建立管理台帐，对本部门（单位）固定资产情况、使用人、维修情况、耗材使用情况等进行详细登记。5.5.1固定资产移交至计划购置部门（单位）后，由指定兼职管理员按照行政部门对固定资产的分类编号进行登统，资产信息会显示在开元ERP“固定资产管理”模块中的“资产信息管理”，经EXCEL导出后生成固定资产基本资料表（表格编号：XZ017），内容包括资产编号、型号、规格、生产厂家、经销商、价格、购置人、验收人、使用部门、使用人、存放地点、保修情况等，其中使用人一栏填写使用部门的固定资产兼职管理员；按照固定资产验收单上所列的“资产编号”，制作固定资产编号标签，贴于对应的固定资产实物上，实现固定资产实物、账目相符，便于固定资产的管理和盘点。5.5.2长江实业各中心、省级公司、单位负责人应对能够明确唯一使用人的固定资产确定唯一的专管人员，由该专管人员负责对所用的固定资产进行日常管理和维护。5.5.3不能确定唯一使用人的固定资产由固定资产兼职管理员负责日常管理和维护。5.6各级行政部负责监督固定资产的分类编号管理工作，督查各部门、省级公司、单位固定资产的管理台帐。6.固定资产调拨和转移6.1未经长江实业财务中心同意，省级公司、单位不得擅自调拨固定资产。6.1.1长江实业同意调拨固定资产的，调拨前做好盘点工作，核实数量，由专人负责固定资产调拨工作，避免出现不必要的损失。6.2各部门、单位间发生固定资产调拨时，在开元ERP资产管理模块中的资产调拨申请中录入需调拨的资产信息，打印生成固定资产调拨单（表格编号：XZ018），详细、准确、完整地记录调拨固定资产的相关信息，并由调出部门（单位）、接收部门（单位）及相关领导签字确认。6.2.1从开元ERP“固定资产管理”模块中打印固定资产调拨单，由相关人员签字，原件一式四份，调出单位、接收单位、所属行政部各一份，报长江实业财务中心一份备案。同时，资产管理员将审批信息录入开元ERP“固定资产管理”模块保存完成信息载入。6.3办公桌的调拨要以单位入账的成套办公桌为标准，入账时此套办公桌如包含桌子、键盘托架、主机架、抽柜，办公桌调拨到其他部门或单位，实物与账要保持一致，一并调拨。调拨固定资产账务处理按长江实业财务规定执行。6.4遇长江实业各中心、省级公司、单位调整组织机构、关停并转、调拨冗余物资时，按照以上调拨程序办理固定资产移交手续，由所属行政部负责监督落实。6.5固定资产系长江实业配备给各部门、公司、单位相应岗位使用的办公工具，员工调动工作岗位时，固定资产不随着调拨。6.6调拨固定资产的，调出公司、单位按“出售”固定资产办理，调入公司、单位按“购入”固定资产办理。7.固定资产维修7.1固定资产的日常简易维修、维护由各使用部门、单位自行处理。7.2保修期内，固定资产损坏的，由使用部门、单位提出维修申请，由所属行政部负责联系维修。7.3如要大修，固定资产使用部门应提前编制固定资产大修计划报所属行政部，由所属行政部经理核实后报相关领导审批后实施。8.固定资产核对8.1各级行政部每月末应将当月完成验收的固定资产验收单全部提交同一级的财务部门，财务部门根据固定资产验收单核对固定资产并入账，对于已经验收而未收到发票的固定资产按照采购合同或固定资产验收单金额暂估入账。8.2若实际收到的固定资产发票金额与暂估入账金额不符，财务部门需对固定资产原值和累计折旧进行调整。8.3行政中心负责根据开元ERP录入的资产信息与财务中心核对各中心当月发生的资产增减信息进行核对；各省级公司行政部负责根据开元ERP录入的资产信息与本省级公司财务部核对该省级公司各部门及所辖单位当月发生的固定资产增减信息，如发现有差异，需于三日内及时上报财务中心，查明差异原因。9.固定资产报废、作价处理9.1符合以下条件的固定资产可以申请报废处理：9.1.1使用年限已满，丧失使用效能，无修复使用价值的；9.1.2使用年限未满，但因工作状况改变，已丧失原有使用价值的；9.1.3使用年限未满，由于缺乏配件无法修复的；9.1.4固定资产因受非人为毁损而无修复使用价值的；9.1.5因技术落后，需要更新改造必须拆除的；9.1.6不符合安全环保，严重污染环境，危害人身健康，又不能修复利用的；9.1.7因设备陈旧、老化，严重损害公司形象的。9.2对工作中不需要的固定资产，使用部门可以申请作价出售处理。9.3固定资产作价出售处理或报废程序为：使用部门、单位提出书面申请，填写固定资产出售、报废审批表（表格编号：XZ016），经部门（单位）负责人签字后报所属行政部，所属行政部组织有关技术人员对其价值进行评估，并会同财务部查验无误后，报长江实业行政中心总监或以上领导依据审批权限签字审批后，对固定资产进行作价处理或报废处理。9.4固定资产批准作价处理或报废后，要及时进行账务、实物处理。10.固定资产出借10.1任一固定资产出借必须经过长江实业行政中心总监或以上领导依据审批权限同意，与借入单位订立协议后方可办理，协议由长江实业行政中心及财务中心分别存档、监控，协议到期，行政部应落实及时收回固定资产。11固定资产的受赠处理11.1固定资产因其它公司拨入、捐赠而取得者，应填明价格，如原价无法查明或无原价，应由行政中心会同财务中心予以估价，并按照固定资产增置手续办理。12.固定资产盘点12.1为保护固定资产的安全与完整，由长江实业行政中心和财务中心负责组织，每年对固定资产进行至少一次总体清查、盘点，根据固定资产信息管理导出 （部门/单位）固定资产盘点表（表格编号：XZ106），其中，每年年底应固定清查、盘点一次。各部门、省级公司、单位应积极予以配合，以掌握固定资产的实有数量，查明有无丢失、毁损或未列入账的固定资产，保证账实相符。12.2在清查、盘点过程中发现固定资产毁损、盘盈或盘亏，要查明原因，由所属部门写出书面情况，长江实业行政中心签署意见，报行政中心总监或以上领导根据权限批复后，做相应的账务处理。12.3如需计提固定资产减值准备，按照长江实业财务管理制度相关规定执行。13.严禁长江实业所属固定资产无偿为私人使用。【其他】1.本规定未述及，在长江实业信息化管理平台发布的最新版本长江实业财务管理制度中就固定资产管理所做的相关规定，同样适用。2.长江实业购置无形资产可参照本规定执行，纳入本规定的相关表格（固定资产采购计划单、固定资产验收单固定资产出售、报废申请表）管理。【罚则】1.由于个人原因造成固定资产人为损坏的，损坏人应照价赔偿，同时可给予A类处罚。2.因管理不善造成固定资产损坏、丢失的，相应经济损失由固定资产专管人员承担，专管人员不明确的，由固定资产兼职管理员承担，以上均不明确的，由所属部门（单位）负责人承担，给予以上责任人A类处罚可以并处D类处罚。3.未经相关领导审批而擅自购置的固定资产，不予报销购置费用，给予责任人A类处罚可以并处D类处罚。4.人员变动后固定资产未交接，固定资产兼职管理员3日内未上报所属行政部备案，导致本部门（单位）固定资产流失，要追究固定资产使用部门（单位）负责人相关责任，视情节轻重给予A类、D类处罚。5.未就固定资产验收单逐月进行核对或进行年底盘点，给予责任人C类处罚。6.本规定所指员工处罚分类等级见长江实业信息化管理平台发布的最新版本长江实业管理规定涉及处罚分类及实施办法。7.其他违反本规定而给长江实业造成损失的，由长江实业研究给予处罚。【附则】本规定由长江实业行政中心负责解释，自发布之日起执行。管理标准编码起草部门审核人批准人批准日期KYQB/XZ/2300行政中心2009年11月16日KYQB/XZ/2301行政中心2010年3月5日KYQB/XZ/2302行政中心2010年10月27日本次修订原因表格编号：XZ180固定资产采购申请单 年 月 日使用部门使用人使用目的行 政固定资产名称规 格数量需用日期使用部门/单位 经 理： 行政部经理：省级公司总经理或行政中心总监：表格编号：XZ180固定资产采购申请单 年 月 日使用部门使用人使用目的行 政固定资产名称规 格数量需用日期使用部门/单位 经 理： 行政部经理：省级公司总经理或行政中心总监：表格编号：XZ014固定资产采购计划单 年 月 日使用部门使用人使用目的一财务固定资产名称规 格数量比价方案及拟购厂家、价格A 供应商：最低价格B 供应商：最低价格C 供应商：最低价格固定资产兼职 管理员选定方案A B C 行政部经理： 省级公司总经理或行政中心总监：注：比价方案可另附纸张说明详细情况。表格编号：XZ014固定资产采购计划单 年 月 日使用部门使用人使用目的二行政固定资产名称规 格数量比价方案及拟购厂家、价格A 供应商：最低价格B 供应商：最低价格C 供应商：最低价格固定资产兼职 管理员选定方案A B C 行政部经理： 省级公司总经理或行政中心总监：注：比价方案可另附纸张说明详细情况。表格编号：XZ015固定资产验收单 年 月 日固定资产名称购买地点一财务供应商计量单位资产编号规格型号固定资产原值购置时间使用部门使用人/管理员备 注行政部经理/固定资产兼职管理员 使用部门/单位经理发放验收： 领取验收： 表格编号：XZ015 固定资产验收单 年 月 日固定资产名称购买地点二行政供应商计量单位资产编号规格型号固定资产原值购置时间使用部门使用人/管理员备 注行政部经理/固定资产兼职管理员 使用部门/单位经理发放验收： 领取验收： 表格编号：XZ016固定资产出售、报废申请表申报部门/单位： 金额单位： 元资产名称规定使用年限