(2012年9月)会议管理规定

XXXX有限公司文件名称会议管理规定文件编号XXXX-ZD22文件层阶版 本密 级页码生效日期程序文件A/0秘 密5/52012年9月1日会审部门签名时间分发制/修订人： XXX2012年9月 总经办 销售部 售后服务部审核人/时间： 技术应用部 综合部 财务部核准人/时间：版本修订时间修改内容摘要制/修订人A/0一、 目的：为了规范会议制度，维护会议纪律，保证会议效果，特订定本规定。二、 范围：公司各部门。三、 会议类别1、 公司每月初1号16：00召开公司中高层例会，各部门主管或代理人必须参加。2、 公司每月初第一个星期六16：00召开的销售、售后人员会议，售后、售后部门全体人员参加。3、 其它公司部门主管召集的跨部门，有两个或两个以上部门人员参加的会议。4、 部门内部召开的会议由部门内部指定或全体人员参加。四、 管理：1、 公司月例会由综合部组织准备，包括签到表、桌椅、会议室环境卫生以及会议记录等。2、 其它会议召集者负责确定会议议题、会议时间、会议地点及参会员工等会议要素。3、 部门会议由本部门负责通知、记录、学习、检查。4、 各部门主管负责组织本部门参会员工按时到会，共同维护会议纪律。落实与本部门有关的会议责任。5、 参会员工应准时出席会议。凡因正当理由不能出席或不能准时出席会议者，应在会前获得会议主持人的批准，并由其领导转报综合部。6、 不准早退或会中离场。有正当理由离场者，必须征得会议主持人同意。7、 不准扰乱会场秩序，妨碍会议正常运行。8、 会议中电话需调到静音或关机，若有外来电话,除非事属紧急,请先留电,会后再予回电。9、 会议记录经会议主持人审核后应公布实施,相关部门领导要落实执行，综合部将追踪执行结果。五、 会议的通知：1、 公司每月初1号16：00召开的中高层例会免通知。2、 公司每月初第一个星期六16：00召开的销售、售后人员会议免通知。3、 临时性会议在至少在开会前半天通知,若因工作急迫需要的不在此限。六、 会议主持：1、 公司每月初1号16：00召开的中高层例会由总经理主持。2、 公司每月初第一个星期六16：00召开的销售、售后人员会议由总经理主持。3、 其它临时会议由总经理或会议召集人主持。七、 会议讨论：1、 讨论主题前,应先检讨上次会议记录之决议事项执行情况。2、 参会人针对会议主题依序讨论.讨论应向结论方向靠近。3、 切勿做人身攻击或诉诸暴力。4、 会议主持人应归纳讨论意见并做出结论。5、 表决以少数服从多数为原则。6、 结论须呈总经理审核后,再宣布实施。7、 公司每月1号的例会：1) 主要讨论部门间的工作，属于本部门内部工作或只限2个部门的工作时，会后自行组织讨论。2) 例会流程为每个部门主管（或参会代表）先描述本部门上月工作的完成情况（包括上次会议要求完成的工作），同时提出需要其它部门配合的工作要求，在说明下月的工作计划。3) 由总经理在会议上对发言部门的工作汇报以及计划进行指导、批示。8、 公司每月初第一个星期六召开的销售、售后人员会议：1) 本会议主要针对上月市场上的客户反馈情况，参会双方部门互相交流，将上月客户反应比强烈、集中的问题提出讨论。2) 首先由参会人员报告上月会议安排和布置工作的完成情况。3) 其次销售部主要反馈上月市场上客户对我公司产品质量、售后服务的建议及要求以及上月销售情况、市场情况等。4) 同时售后部在反馈上月售后中遇到的问题、成功或比较典型的案例、意向在次购机的客户信息以太急需要解决的问题等。5) 接着总公司技术顾问以及本公司技术经理对上述人员提出的技术问题进行分析、说明，同时提出处理意见及措施；对于销售人员提供的案例进行分析、指导。6) 最后总经理对整体会议及员工反馈的问题进行归纳并做出结论。八、 会议记录：1、 凡属于由公司总经办主持的会议，会议记录全部由综合部负责记录。2、 会议记录员工于会议结束一天内(如遇假日顺延),将会议记录整理清楚并提请会议主持人核定并逐级呈阅。3、 会议记录内容如下：1) 会议名称；2) 会议时间；3) 会议地点；4) 出席员工姓名及人数；5) 会议主持人姓名；6) 记录人姓名；7) 会议主持人报告要点；8) 讨论事项；9) 决议事项；10) 执行部门或个人；4、 会议记录的保管。1) 经会议主持人核定之后的会议记录,记录员工应复印并发相关经办部门,原稿则保留存查。2) 综合部领导应定期、不定期抽阅各项会议记录。九、 会议保密：1、 未公布的议决事项不得泄露、讹传、以避免困扰。2、 凡涉及公司经营数据及策略之数据,应于会后收回或销毁。十、 违规处分： 1、 无故不出席或奉派代理人未出席会议者处罚30元。2、 违反会议纪律在会场内接听手机、大声喧哗、随意进出会场者给予警告处理。3、 对于会议决议未在规定时间内协调落实，又没有合理理由回复者对当事责任人每项罚20元，并纳入绩效考核体系中。4、 违反议事规则,不服从会议主持人纠正,妨碍会场秩序,不听会议主持人制止者第一次给予口头警告处分，第2次起每次给予20元以上的处罚。5、 泄露、讹传未公布之议决事项、泄露提报经营数据及策略数据记“记大过”处分，同时给予100元以上罚款。6、 会议结束后椅子未归位的，每次给予10元处罚。7、