2011年首届XXXX端午食品展销会执行手册.doc

2011年首届xxxxxx端午食品展销会执行手册一、工作组织架构及工作内容针对本次端午食品展销会，首先按照工作内容需求制订工作组架构与分工。1、筹备阶段工作组展会筹备小组策划推广组招商一组招商二组会务组（工作组织架构图）小组工作内容成员负责人展会筹备小组负责总体组织、协调端午食品展销会活动。根据整体方案，制订各筹备专项工作小组的组成。对端午食品展销会各工作小组的筹备工作进行定时监督、指导，并对各小组的工作进展情况进行协调和组织。对于各专项小组在筹备工作中产生的“大问题”与突发事件在第一时间进行处理，确定解决方法，并进行执行细则。策划推广组对各小组的工作内容进行规划与要求，并制订活动的流程与日程安排表。根据本次展销会需求撰写相关文案。招商邀请函、招商简介及参展租赁协议书的设计。电视台、报纸广告、广播电台广告排期表的制定。礼仪公司的初步选择及物料预算报批。制定活动宣传的总体方案，包括宣传的渠道，形式，内容，以及宣传的阶段性内容要求。（包括所有广告媒体，如网站、横幅、背景设计、发布计划等）招商一组招商对象：xxx农产品交易中心内经营商户对本次端午食品展销会进行卖点提炼，熟悉推介资料。向xxx农产品交易中心内经营商户推介本次展会，并选择合适商户鉴定参展协议。商户在本次展会的广告安排。商户在本次展会的展位、活动登记、协调及统筹。每周把招商情况汇报至项目筹备小组。招商二组招商对象：国内知名农产品牌、成品粽生产企业对本次端午食品展销会进行卖点提炼，熟悉推介资料。寻找合适的农产品牌及成品粽生产企业推介本次展会，并邀请合适企业参展。参展企业在本次展会的广告安排。参展企业在本次展会的展位、活动登记、协调及统筹。每周把招商情况汇报至项目筹备小组。会务组端午食品展销会的公安、城管、工商、消防、交通及有关部门的报批。展销会会场的安排。展区、照明、音响、广播线路的设置及维护。展销会所需停车位的协调。设置展会水源、临时医疗室及临时厕所。按照展会要求准备会议礼品及相关活动材料。2、现场执行阶段工作组展会指导小组展会现场执行组新闻宣传组会务组后勤物料组安保清洁组工程小组礼仪公司主持人小组工作内容成员负责人展会指导小组负责协调各个部门配合端午食品展销会活动。对端午食品展销会各工作小组的执行工作进行定时监督、指导，并对各小组的工作进展情况进行协调和组织。对于各专项小组在展会开展期间产生的“大问题”与突发事件在第一时间进行处理，确定解决方法，并进行执行细则。展会现场执行组端午食品展销会活动执行。监督礼仪公司按时搭建展区。展区现场宣传气氛的控制。新闻宣传组对于端午食品展销会所需的照片、图片、影像、资料进行搜集，对与本次活动进行全程的记录。对端午食品展销会每天动态新闻在xxx农业科技有限公司官网、门户网站、报刊发布。如遇到困难及时向负责人提出。会务组展销会所用音乐、广播安排。对每天展区场地安保及清洁进行监督。协调各组处理每日展区参展人员投诉、纠纷及事故。展会开展前一天，向参展商交付展区、桌椅、电源、射灯、楣板。展会开展前一天，向参展商告知展会停车场、展会水源、临时医疗室及临时厕所位置。处理展销会产生的有关公安、城管、工商、消防、交通及相关部门的问题，不能处理。不能处理的问题向展会指导小组汇报，并协助展会指导小组执行细则。安保清洁组展销会开展前对活动场地的清理。展销会的车辆停放管理工作。展销会的过夜物资的安保工作。协助其他工作小组的工作，并对主要活动进行安全保卫，维持现场秩序。展销会开办期间活动现场杂物的清理。现场对参展人员进行管制，预防火灾的发生。后勤物料组会场用电线路的安排及后备电源的准备。会场参展商用水的安排。展销会开展前的物料清点入册，展销会结束后物料回收入库。展销会每次活动前必须确认展销会当天所有设备正常使用。协助活动策划小组，按照要求制作相关活动材料。工程小组协助礼仪公司搭建舞台、打开拱门、拉横幅等。活动所需电源安排、线路维护及后备电源准备。协助后勤保障小组活动物料的拆卸回收。礼仪公司舞台搭建、背景搭建、拱门搭建。讲台和理化的配置，以及花篮、横幅、空飘彩旗等的现场气氛布置。现场音响维护。礼仪小姐的聘请与管理。活动主持人展销会活动现场气氛的控制。展销会活动开展时间的控制。二、展销会活动明细活动阶段时间安排活动内容工作组负责人展销会前准备展销会前三天展销会所需物品确认到位。确认人员部门任务安排。确认参展商邀请情况。礼仪公司预约确认。执行手册及附件交各部门确认并执行。展销会前两天xxx农产品交易中心大门挂横幅及升氢气球、挂彩旗等，营造展销会气氛。清理展会场地，搭建展位及舞台。设置展区水源、电源、后备电源、临时厕所、垃圾放置点、消防器械放置点。礼仪公司预约再次确认。展销会前一天交付参展商展位及物料。告知参展商各展区水源、电源、后备电源、临时厕所、垃圾放置点位置、消防器械放置点。道具的集中接收保管和反馈。准备应急措施：准备期间应充分考虑，细致安排，避免一切可能发生的紧急情况，并做好两手准备，以防突发情况，从而保证展销会能够成功、顺利、圆满的举行。电源：准备备用电源；对讲机：准备6部对讲机，供各小组互相联系；消防器械：设置消防器械放置点，预防火灾于未然。展销会活动当天每天展会开始前参展商交接，确认展位物品无缺。当天有互动活动安排的，对舞台音响进行测试，确认可用。对展区的电源线路检查，预防漏电的发生。每天展会结束后对展会现场进行清洁，并清空各个垃圾投放点。对展会现场的展位进行检查清点货物，发行贵重物品及时提醒参展商携带离开。对消防器械放置点进行检查，确保可以使用。对展区设置的物料道具进行检查登记，回收音响等贵重道具。展销会活动结束后道具安排及回收：当天活动结束后，各工作人员检查道具情况，礼品发放和剩余情况，所有道具均需要进行整理和回收，并