管理信息系统案例分析 (2).doc

烟台汽车制造厂管理信息系统分析一、 前言：随着技术的飞速发展，企业面临的竟争环境发生了根本性变化，如顾客需求瞬息万变，技术创新不断加速，竞争日趋激烈。在这种形势下，企业管理必须转变，从粗放经营向成本控制转变，从部门管理到企业级协同管理转变。只有这样，才能适应竞争形势的变化。企业要生存就要适应环境的变化，按“在变化的环境中，系统要做要素，甚至结构的改变才能适应生存”的系统环境适应性理论来说，就是企业在变化的环境中要不断调节和改变自身，才能在环境中生存下来，否则只能面临淘汰。现在这个环境是走向信息时代和知识经济的社会，企业求生存就必须实施信息化。ERP（Enterprise Resource Planning企业资源规划）是当前国际上通用的管理信息系统，它顺应企业面临全球化市场竞争的管理需求，在供应链流程中进行信息集成处理，具有先进的现代企业管理模式。从MRP到ERP，从强调物料库存管理到以供应链为中心，这条路在中国已走了十余年。尤其在近两三年，ERP开始为国人所接受，并且把它当作企业成功的捷径。二、 自1995年11月起，烟台汽车制造厂与浪潮集团山东通用软件有限公司联合开发烟台汽车制造厂的“现代企业管理信息系统（以下简称本系统）”。试运行一年来，基本上实现了“信息集成、过程集成、功能集成”；实现了“一张原始凭证（销货发票、购货发票、入库单、领料单等）一次录入；业务核算、统计核算、会计核算全部自动完成”；“标准成本控制与责任成本考核相结合”实现了由成本核算向成本控制质的飞跃；攻克了信息集成的关键技术原始凭证自动编制会计凭证。由于本系统设计的创新和独特的管理功能，已在2我企业管理的各个方面发挥了重要作用。方便、实用特性得到前来参观的上海、武汉、沈阳、大连、山东等各界同行的赞誉。系统的主要特点本系统以财务管理为中心，以成本控制为重点，在“国强财务软件”的基础上，开发了产品基础数据子系统、材料采购子系统、库存管理子系统、生产计划子系统、车间管理子系统和销售子系统，各子系统用财务系统将其紧密地联系在一起，遵循产、销、存一体化的新思路，实行信息的高度集成。使企业各方面的人力资源，物力资源实现最有效地利用，使信息流、物流和资金流得到合理配置，增强了企业的整体实力。各子系统都能直接输入原始单据（企业自制的原始凭证如：销货发票，出、入库单等）由微机自动编制会计凭证、自动登记各相关帐户，实现一张入库单、一张发票的一次录入，车间、仓库、全厂各业务部门会计帐、总帐、明细帐、业务台帐都由计算机一次完成。这从根本上解决了长期以来一直困扰我们的帐务串户、错帐问题，解决了部门与财务、仓库与财务、仓库与车间、车间与财务帐帐不符、帐证不符的问题。实现了数据共享和信息的有机集成。“标准成本控制与责任成本考核相结合”实现了由成本核算向成本控制质的飞跃。现在市场所流行的财务软件和管理软件多数在“模拟手工”和“提高运算速度，代替手工操作”上下工夫，在计算机广泛应用的今天，“模拟手工”、“复制现有的管理模式”已经落后，是不可取的。烟台汽车制造厂广泛采用现代管理方法：在采购子系统中采用“最佳经济批量法”；在仓储管理子系统中采用“ABC”分类重点管理法；在成本核算子系统中采用“标准成本法和责任成本法”。本系统注重对经济责任制的考核；对销售公司和业务人员的业绩考核；对车间责任成本的考核；对采购部门和采购员采购成本降低率的考核；对工人出勤率、出工率、工作效率、废品率的考核。本系统不仅注重经济业务的事后核算和事后经济责任的考核，更注重事前控制。设计成本瞀功能对新产品的开发投入做到心中有数；生产计划子系统的限额领料单实现了成本的事前控制；标准成本的计算、标准成本差异的计算，将成本核算、成本分析、成本控制紧密结合在一起。本系统在成本控制、经济责任考核方面给企业带来了巨大经济效益。“原始凭证自动编制会计凭证”解决了信息集成的关键技术。浪潮集团山东通用软件有限公司集中力量开发的“自动编制会计凭证”模块（他们称之为数据中心子系统），功能强大、适应范围广，企业可以根据自己的销售、采购、仓储、成本核算等项业务的不同业务分类定义不同的会计凭证类型，会计凭证可以“一借一贷、一借多贷、多借多贷”，可以将一类若干原始凭证制作一张会计凭证（一借多贷），也可以将几类若干原始凭证制作一张会计凭证（多借多贷）。凭证摘要由变量组成，能够详细地说明业务内容，这是手工凭证或摘要库凭证所无法比拟的。一天几百张原始凭证，计算机只需在几分钟就将上百张会计凭证制作完毕。“原始凭证自动编制会计凭证”问题的解决，解决了当前信息集成的关键问题，其意义和作用是巨大的。系统的主要内容及运行情况1.销售子系统销售会计负责销售发票的录入和打印，发票中的客户信息由往来户编码库提供，与应收帐款的客户单相一致，产品的型号、名称、价格由产品编码库提供，与产成品、发出商品、销售明细账的产品编码相一致。按照客户的不同要求打印增值税发票或普通发票。财务收款后的发票作为记账的依据，将发票按照规范化整理计入中心数据库，自动登记财务的产品销售帐、发出商品帐、应收帐款帐、应交税金帐、实现销售发票一次录入，会计凭证的制作、打印、各明细账、总帐的登记由计算机一次完成。销售子系统的运行使企业应收帐款帐户的准确率达到99%以上，企业能够准确掌握的库存产成品、市场发出商品的型号、数量、底盘号码、发动机号码和存放时间。能够准确地统计销售部门、销售人员的工作业绩并计算销售人员的工资及奖金。2.采购、仓储系统材料一经入库即由仓库微机操作员将材料的编码、型号、规格、名称，从产品设计BOM中读出，输入实收数量，经检验人员确认合格后，财务部门据以登记材料采购明细账和原材料明细账；仓库据此登记材料明细账；供应商据此开具发票。收到供应商附有入库单的发票后，由材料会计将发票的日期，供应商信息、材料规格、数量、货价、税额价税合计、运费等信息录入微机，供应商的单位名称、税务号等信息与应付帐款客户单相一致，对于进货价高于合同价格的发票微机自动提示，拒绝录入。发票录入后选出对应的入库单，微机自动做上注销标记并编制记账凭证，登记材料采购明细账，应付帐款明细账；材料成本差异明细账；登记应交税金明细帐。库存材料的出库，通过库存管理系统进行处理，由领料部门录入领料单，仓库保管确认后，自动编制记账凭证，据此登记仓库材料明细账和车间、部门费用帐。系统可以按采购部门、仓库、品种统计采购成本降低额和降低率，计算各部门材料采购节约奖。材料超储备占用微机可自动报警。采购、仓储系统的运行为我厂考核降低材料采购成本，提供了准确的汇总资料和明细资料。可以很方便地掌握发票尚未到达的入库单的详细资料。系统瞬间计算出各产成品的实际成本和计划成本，为企业的价格决策提供依据。3.车间核算子系统车间核算子系统包括统计核算、会计核算两部分。统计核算通过录入车间工人的出勤情况和完成的零部件名称数量计算出班组个人出勤率、工时利用率、设备利用率、工作效率；按工序统计各种零部件的完成数量。为生产计划的完成情况提供基础数据。通过对领料单、入库单的录入，建立车间在帛品统计台帐。通过设计BOM将整机或总成拆分成零部件计入零部件控制台帐，解决了总成、整机组装车间按零部件设帐按整机入库手工无法处理的问题。车间主任能随时掌握各工序的产量完成情况、生产计划执行情况、在制品、零部件控制情况、计算材料利用率等各项技术经济指标，为降低产品生产成本奠定了基础。4.成本核算子系统本系统能够完成产品或零部件标准成本的制定，计算入库产成品或自制半成品的标准成本和标准成本差异，能够从价格成本差异和用量成本差异方面进行控制，为企业分析生产成本提高或降低的原因提供了详细资料。责任成本法是在标准成本法的基础上，扣除不可控因素，确定其目标成本。作为对车间考核的依据，由于剔除了不可控因素，使厂部对车间生产成本考核的可操作性大大增强，将成本控制真正落实到车间、班组和个人，使经济责任制考核的深度和广度又向前迈出了一大步。5.生产计划子系统生产计划系统包括生产计划的编制、生产进度的检查并根据生产计划进行人力资源、关键设备能力的平衡，使生产计划更切合实际。根据生产计划和上月末实际库存情况，根据毛需求形成限额领料单；根据净需求和安全库存、采用最佳经济批量的科学方法形成材料采购计划并可对生产计划的完成情况进行动态监控。6.产品基础数据子系统产品基础数据子系统是本系统的基础，它包括设计物料和其他物料的维护。产品设计BOM，为工艺BOM提供产品结构信息、工艺BOM，为生产计划系统提供工艺过程信息，为成本控制提供工时定额、材料消耗定额、设备消耗定额等标准信息。7.财务管理子系统财务管理子系统除具有其它财务软件所共有的功能外，解决了各子系统与财务子系统的衔接、计算机自动编制凭证等技术难题，使ERP与财务系统有机地结合起来。架起了财务信息与物流管理信息的桥梁。为实现企业的现代化管理起到了重要作用。主要经验和教训与大公司合作能得到优质服务是该项目成功的重要经验。软件开发初期，操作系统是Windows3.2，网络操作系统是Windows NT3.51，数据库是Sybase 9，开发平台是PB4.0，财务系统是V4.0；而现在使用的操作系统是Windows 98，网络操作系统是Windows NT4.0，数据库是Sybase 10/11，开发平台是PB5.0，财务系统是V5.1。这些软件的升级都是浪潮集团山东通用软件有限公司免费提供的。通软公司的用户服务系统，不仅有良好的服务态度，还有完善的服务机构和远程维护系统。“全面规划、总体设计”是成功的必要条件。没有对各子系统需求的深刻了解，没有解决系统信息集成的有效方案，是无法完成企业MIS系统的详细设计。由于从一开始我们就重视了总体设计，因此，各子系统之间，系统开发的阶段之间都作到了很好的衔接。领导重视是成功的关键因素。本系统的特点就在于具有较强的数据唯一性和信息共享性。系统的应用，牵扯全厂上下方方面面。初始时有大量的基础资料需要维护，大量的基础数据要录入；财务、技术、销售、仓储、供应、车间也都有许多工作要做，哪一个五一节跟不上都会影响整个系统的正常运行。我厂厂长赵志胜同志对应用本系统极为重视，遇到问题亲自主持会议，组织与协调。在厂长的全力支持下，各部门能够密切配合。培养自己的软、硬件技术队伍，是系统有运行的必要条件。大型的网络环境，环环相扣，任何一个环节出了问题都会影响整个系统的正常运行。必须下决心培养自己的软件、硬件的技术骨干。以保证信息系统地正常运行。系统优化是软件开发始终要注意的问题。软件开发始终要做好统一的系统规划，合理设计数据库的数据结构，减少数据的冗余，实现数据共享，提高运行速度。网络设计与硬件投资应采用“全面规划，分步实施”。硬件设备应根据需要逐步投入。尽量减少由于计算机更新换代所带来的损失。讨论：我对ERP的看法中国的ERP应用，现在还处于示范阶段，软、硬件都有关键技术需要攻克，同时，工程项目投资较大，加上企业的基础不同，因此，企业不顾自己的客观条件，一起步就搞ERP是不可取的。企业怎样来规划自己的计算机应用呢？（1）总体规划企业的计算机应用，减少不必要的投资和浪费。（2）“总体规划，分步实施”原则，对一些中小企业可以先运行财务系统，然后根据需要和可能再上销售、仓储、采购、车间核算、成本核算系统，产品设计任务重的企业也可先上CAD/CAP/CAM。（3）服务器及网络拓扑系统一般一次投资，较长时间受益，投资额度大，不宜经常改变，而对工作站一般不需要选择档次最高的计算机。三对实施企业MIS 的几点建议 1站在企业优化的高度规划企业管理信息系统 如前所述，在企业中实施管理信息系统，不是手工管理翻版的电算化，要站在企业优化的高度来规划企业管理信息系统，使信息技术成为企业改革的有力支持手段。 （1）产业结构优化对信息建设的需求 随着产业结构的调整，许多企业集团已是跨地区的动态联盟，企业和供应商及客户的联系也更加密切。因此，基于Internet的供应链管理已成为企业管理信息系统的新课题。企业内部管理改制，也要求管理信息系统提供模拟市场结算的功能。 （2）经营过程优化对信息建设的需求 减人增效是企业提高经济效益的重要措施，按精良生产的思想精简机构，调整业务流程，要求管理信息系统的流程能做相应调整。此外，随着市场竞争的日益激烈，原有按职能部门分工，从设计、工艺到制造的串行工作方式已不能满足用户对新产品交货期越来越短的要求，以某一种新产品的开发为目标组建跨部门的横向联合团队，可以大大缩短新产品开发周期，这种企业按职能部门纵向管理和按项目组扁平管理的结合对管理信息系统也提出了新的需求。 （3）产品结构的优化带动设计系统和管理信息系统的优化 随着CAD的普及，大大提高了出图效率，如果不按合理化工程规划原理提高产品系列化、标准化和通用化的水平，出图越多，将使生产管理、库存管理的难度和工作量越大。在合理化工程规划下，不仅可减少管理难度，而且可以按市场预测，储备一定数量的通用件，接到合同后，迅速按用户要求设计或配置专用件，这样将会大大缩短产品上市时间。 2企业从自身需求出发找准实施ERP的定位 一谈到企业信息管理，人们就会想到近期新闻媒体一再宣传的ERP。但是，一个完善的ERP系统是一个十分庞大的系统。既要有管理企业内部的核心软件MRP，还要扩充到供应链管理；既要管理以物流/资金流为对象的主价值链，又要管理支持性价值链人力资源、设备资源、融资等管理，以及对决策性价值链的支持。任何一个企业都不可能一朝一夕就实现这样一个复杂庞大的系统，况且每个企业也不一定有必要具备ERP的全部功能。每个企业都有自己的特点和要解决的主要矛盾，需要根据自身需求选择软件和根据自身实际情况确定实施目标和步骤。 （1）选择适合企业实际需求的管理软件 企业选择管理软件不必要追究是不是真正的ERP软件，选软件功能也不是按大企业、小企业来区分，我认为要根据产品特点、生产组织方式、经营管理方式的不同来选择适用的软件，以表2说明。 软件平台的选择也与企业情况有关，总体来说应该选用技术起点高有发展前途的软件产品，但也不必一味追求先进性，现在一些软件商特意宣传自己的ERP是基于因特网、界面是Web浏览器的产品。企业一方面要考察他的产品是否可靠成熟，也要看自己企业是不是跨地区的，而且有不可避免的计算机异构环境，非得建Intranet网络不可。否则，基于局域网的客户机/服务器（C/S）为平台的ERP也是比较现实而且运行效率高的选择。 （2）按企业的实际情况确定实施目标和方法 实施