办公室工作职责2.doc

办公室工作职责（草拟）一 总则为强化公司管理，维护公司良好形象，特制订本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。二 公司内部管理1.，公司形象（1）公共部分卫生，范围包括大门，走廊，楼梯，培训室，集中办公室，会议室，接待室和洗手间等，根据各部分职能的不同和使用时间上的差异，可以进行细化安排。大门，走廊和楼梯，使用度较高，同时由于一目了然的原因，对整体形象的影响也最大，所以应该派多人进行多时段打扫，具体可轮流每天指定2-3人分工协作。份9-10点，1-2点，以及下班时间三个时段进行打扫，具体任务有扫地，拖地，清理扶手，门把和墙角，监督人员可多时段视察同时在翌日上班时间进行具体考评（特殊情况，如来宾访问，领导考察，雨雪天气等，可现场临时调整）培训室，集中办公室，会议室可以分派人在接近14点，15点，16点三个时段错开清洁（减轻人流压力），具体情况可以临时变动（如有会议或者正在集中培训等），监督人员可在翌日上班时间进行考评。接待室人流最频繁，打扫也必须及时有效，可专指定一人每日进行多次打扫，具体可在接待来访人员后，职责宝库拖扫大厅，整理茶具和杂物，擦拭桌椅等。监督人员应该随时予以关注并提醒清洁人员进行及时打扫。卫生间清理工作强度较大，专业度较高，建议安排专业清洁人员在每日13点和下班时间进行2次清洁，翌日由监督人员进行考评。 （2）个人办公室区域卫生管理 整理：首先对工作现场物品进行分类处理，区分为必要物品和非必要物品，常用物品和非常用物品，一般物品和贵重物品。 整顿：对非必要物品果断丢弃，对必要物品分类妥善保存，使工作现场秩序昂然井井有条，有效消除寻找物品的时间浪费和手忙脚乱带来的差错 清扫：对各自岗位周围办公室设施进行彻底清洁，保持无脏垢无垃圾。 清洁：维护保持清扫后的整洁状态。 修养：将上述几项内容切实执行持之以恒，从而养成良好习惯。 安全：上述一切行为务必量力而行并贯彻安全第一的宗旨。 （3）器物维护和标识 会议室，集中办公室，培训室的桌椅应该张贴标识，注明具体所属，位置，维护状况和所有人员（集中办公室），避免因为临时借用等情况造成物件损坏或遗失，在使用完器物后应该及时放回原位，确保秩序井然。有关人员应该不定期对各场所的清洁状况和器物进行查看。及时汇报清理。器物损坏后应该及时记录并进行保修，无法修补的应上报领导，按照原有规格进行添补，整个流程必须规范。 （附采购流程：a，根据所需物品，填写申请单 b，查看库存物品，并请库存员在采购单上签字 c，行政主管在采购单上签字 d，经理签字 e，以上流程必须在一天内完成，以确保时效性 f，向供货方收取发票，填报账单，交行政主管，财务，经理签字 g，携账单刀财务部领款） （4）公司荣誉墙管理 为彰显物业公司的成就和辉煌，展示品牌的魅力和企业文化，从行业领袖的角度出发，完善荣誉墙的设计和管理。 自大门起，在走廊两侧的墙壁上，按照获得成就的时间由远及近以相框的形式展现企业的创业发展历程，内容可以包括承包的项目，国家干部的视察，获得的各类荣誉，企业发展重大的阶段变化等，并配上相应的文字说明，尽可能向来宾和支援详述企业发展史，展示企业文化，以获得足够的认同。定期派专人清洁维护，并及时添加新内容。确保与时俱进。 （5）接待工作 当遇到来宾时，应礼貌上前询问来意，并面带微笑目视对方，不可冒失。如果是寻人的，应该陪同带往，并目视双方接触交谈后方可离去，如当事人不在，可指引来宾在接待室或者会议室等候，并奉茶，同时及时通知当事人，如无闲暇时间接待的，应将来宾带往前台接待，有前台作好登记及后续工作。 2内部关系处理 （1）明确本部门员工的职责，了解各员工的具体职务，工作时应该多沟通，互相帮助，合理安排分配工作，交谈时应该礼貌不唐突工作程序处理应该合理有序。同时部门主管应该多疏导员工关系，注重部门内氛围，作好引导和监督工作，及时进行指正。 （2）公司之间各部门，在确定各自工作范围的同时，应加强相互间的协调工作，做到不推脱，不争抢，各自的员工在日常工作中也应该多交流合作，在熟知各部门职责的同时，进行必要的配合和帮助，可以有效提升工作效率，降低工作难度。 （3）持续发展出发，注重爱护员工，尊重员工，通过创建活力和谐企业，充分调动员工积极性，创造性，促进企业高效，优质发展。 对新员工实行“一站式服务”，让他们感受企业大家庭的温暖，减少新员工的陌生感，定期走访，听取他们对工作，劳动，生活环境的意见，应聘面试不设置过高的门槛。 多层次组织员工进行职业培训，帮助员工熟练掌握运用工作技能，更好的发挥他们的主观能动性。 运用多种机制激励员工，努力培养他们的主人翁意识，让做得好的人得到奖励，让素质高的人得到提拔，这是我们调动员工积极性，创造性的重要途径和方式。 情，景交融留人留心，铸就员工忠诚之心。关心员工生活福利，搞好员工食宿服务，关心员工文体生活，提供娱乐休闲环境。关心员工特殊困难，适时给予帮助，救助，并可以建立相关基金，规范帮助模式，生日时送上祝福，节日时道声问候。 3,，人事档案及劳资纠纷 （1）完善人事档案，错号存档工作 档案归档制度：新形成的档案材料应及时归档，大体程序是首选对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；分类确定归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 检查核对制度；检查与核对时保证人事档案完整，安全的重要手段，应该每隔一段时间系统进行。 转递制度，即档案转移投递的制度，一般由工作调动产生，程序大致如下：取出并在底账上注销，填写表单，按发问要求由机要交通赚递，不得本人自带，收到核实后应回执干仗签字，及时退回。 保密制度；推荐专人保管，齐备必要存档设备，档案柜保持清洁，不婚存放无关物品，不能擅自动用。 统计制度；确定数量，补充材料，及时整理归纳。 查阅制度；必须由主管人员出具证明材料方可查阅，严禁自行查阅。 （2）劳资纠纷处理 主管人员和员工都应该主动学习劳动法和人事管理条例，公司也务必进行及时培训，关注实际案例处理方法，在面对劳资纠纷时做到有理有据，态度平和端正，不卑不亢，同时积极参与配合处理，一方面可以累积经验，另一方面也尽量使事态得到最快，最大程度的妥善解决。 4，日常工作（1） 日常各类文件的收发保存 收发文件必须严格履行手续，来文一律由主管拆封，逐件清点，重要文件要逐页清点，经核对无误方可进行登记，不得错登漏登。 收文必须在当天内及时送交批阅，过期文件应当特别说明，并进行备注 传阅文件要严格执行传阅范围，不得擅自扩大，不得积压或者私自留用，不能修改或者乱批乱改。要注意保存 按类别进行及时登记，归档，并进行有效标识。便于查找（2） 办公用品管理办公用品的采购，原则上有办公室统一购买，特殊物资经主管批准，可自行申购。申购物品需填写申请单，批示后才可执行 不同的屋子分类可由不同的方式领用，借用公司器材需填写申请单，主管批示，应及时无损归还，不然视具体情况进行赔偿。 有关人员做好监督工作，对物品进行及时跟踪管理，做好标示，并准确登记，做好核销工作。（3） 开源节流 在醒目位置通过宣传海报或者张贴标示语的方法，进行正确引导。 办公室指定一人或者几人充当节约用纸的负责人，主动减少纸张浪费 需要打印的文件事先进行仔细检查，免得出错重新打印浪费纸张 在保障基本需求的前提下，提高纸张利用率（如缩小字体，缩短行间距，双面打印等）。 同事之间的文件共享尽量通过网络传输 设置废纸回收箱，可以卖废品，环保又节省 在不影响工作效率的同时对用纸最少的团队进行适当奖励 及时关灯关电脑，最后离去的可以帮助检查一下，并提醒忘记关电脑的同事（4） 每天必须按时考勤，每月的考勤汇总应该公开公平，觉得有误的应该及时指正，虚心听取；节假日值班安排在最大程度做到公正的同时，也应该考虑到各员工的具体情况，进行及时调整，有关人员出现变动也应该通知说明，并填写申请单。生日蛋糕应由具体部门负责，做到规范合理。（5） 物业管理信息系统应当做到时时更新，日日补漏，及时补充上报，项目信息资料季度报表要做到细致精确，有条有理，历年荣誉汇总则要详实生动，同时也应该避免假大空的弊端。（6） 公司年中年底的考评和优秀员工的评比，应当数据详实，并列出精确资料以供比较，确保评比的公正性，同时评比也可以采取双轨制，员工和领导一同参与，增加互动了解的同时也有助于刺激主人翁精神。（7） 新年贺卡的设计可以采用招标的方式，让大家一同参与并进行评选，多样性与细致性相结合，由有关部门统一配送，做到不发错不遗漏（8） 各类会议的安排首先要做到时间合理，人员清楚。其次布置也应该简洁明了，内容突出效率性，人员联络要做到精确准时，通知到位。可具体指派擅长此类食物的员工负责，并在考评中给予适当奖励。 三，对外沟通