工厂采购管理采购验收作业.doc

真明丽集团灯饰有限公司采购验收作业流程编号: ERP-001日期:2003.12.18版次: 页次: 16/161 范围：适用于本公司资材类、费用类、固定资产类的采购作业。2 权责：作业名称制 作审 查核 准请购单作业采购员采购主管相关经理采购单作业采购员采购主管相关经理采购变更作业采购员采购主管相关经理IQC暂收作业仓管员仓库主管相关经理IQC检验作业品管员品管主管相关经理采购验收入库作业仓管员仓库主管相关经理采购验收作业采购员采购主管相关经理采购退回作业采购员采购主管相关经理采购外购作业采购员采购主管相关经理固定资产采购作业采购员采购主管相关经理采购特结作业采购员采购主管相关经理3 定义3.1 资材类物料：原材料、半成品、制成品、间接物料（辅助生产性物料）等存货料品。3.2 费用类物料：低值易耗品办公用品等。3.3 固定资产：使用年限在一年以上，且单位价值在人民币2000元以上的资产。4 作业流程：4.1 作业流程图详见附页4.2 作业说明4.2.1 部门请购作业(EE1Q1)说明4.2.1.1 请购来源：4.2.1.1.1 来自策划(物管)执行MRP2用料需求的自动核料作业。4.2.1.1.2 来自PMC部门的安全请购资料结转作业。4.2.1.1.3 来自物管人员的备料计划资料之人工输入作业。4.2.1.1.4 来自其它部门请购需求的资料之人工输入作业。4.2.1.2 部门请购单申请作业：4.2.1.2.1 制作：依部门请购单来源新增或由MRP运算得来.4.2.1.2.2 打印及签核：物控部门审核相关请购资料，依实际所需调整“需用日期”和“预定交期”并打印一式二联，经部门经理签核完毕，一联采购、一联留底。4.2.1.2.3 结转请购单：部门请购单经核准后，物控承办人员在部门请购单做“转请购 单”。4.3 请购单资料维护（E/E1/Q2）说明： 4.3.1 请购单核定：采购人员依据部门请购单资料找出该笔请购单，核定厂商、单价下单日期。4.3.1.1 切单使用时机：适用于同一家厂商不同交期的分割，但结转采购单时，不要同时结转，否则又会结转成同一张采购单。第一步:输入采购人员代号及密码4.3.1.2 分购使用时机：适用于同一料品不同厂商的分购，只要结转采购单时，即会产生多张的采购单。E1/Q2第二步: 采购人员依据部门请购单资料找出该笔请购单号码第四步:按确认键进行确认第三步:按厂商核定键, 核定厂商,币别及单价等项的资料正确性 注意:厂商及币别两项资料一定不能为空,否则将无法转出采购单.4.3.2 结转采购单：由采购承办人员核定完毕后，执行“单笔结转”或者“多笔结转”采购单作业。4.3.2.1 单笔结转时机：单张请购单的结转作业，结转成依据厂商别的不同的采购单。4.3.2.2 多笔结转时机：多张请购单的结转作业，结转成依据厂商别的不同的采购单，若 需有不同请购单相同厂商相同物料合并成一张采购单时，则设定“料号合并”为。E1/Q2结转采购单后采购单号回写到此字段按此键结转采购单4.4 采购单维护作业（EE1Q3）4.4.1 打印及签核：采购人员依据请购单结转过来的采购单号找出该笔采购单，审核厂商、单价、下单日期等字段资料无误后打印一式三联，经相关部门签核后，一联财务部、一联留底,一联给厂商。4.4.2 确认：采购单经相关部门主管(采购总经理-财务相关主管-总管理处相关主管)签核完毕后，由采购承办人员在系统执行采购单确认。此处是执行单笔确认一次可确认多张采购单此处可查到进退货状况此处可查到验收结果明细资料E1/Q34.4.3 采购单变更：采购单确认后，因交期、数量、单价等其它项目需变更时，则执行新增采购变更作业（EE1Q6）。4.4.3.1 打印及签核：采购承办员打印出采购变更申请单一式三联，经相关部门主管(采购总经理-财务相关主管-总管理处相关主管)签核后，一联财务、一联留底,一联给厂商。4.4.3.2 确认：采购变更申请单签核完毕后，由采购承办人员在系统执行确认。第三步:经主管签核后确认变更单第一步:点击新增按钮,输入所需变更之采购单号第二步:打印采购变更单E1/Q64.5 厂商送料暂收单维护（II1Q1）4.5.1 资材类物料暂收作业：4.5.1.1 暂收单制作：厂商送货至工厂，仓库人员点收准确无误后,在此画面新增一张暂收单.详见以下画面.4.5.1.2 暂收明细(I1/Q2采购进料待验明细表)打印及签核：仓库承办人员打印暂收单一式两联，经仓库主管签核后，一联品管、一联留底。送货单号栏必须输入此为系统自动产生I1/Q1此为系统自动产生,品管依此检验单号进行进料维护此画面打印出暂收未检验料品 II1R212344.6 采购进料检验单维护(II1Q2)4.6.1 进料检验单制作：品管承办人员根据仓库提供的暂收明细表上的检验单号找到需验收的资料，在此模块执行验收作业。4.6.2 检验单打印及签核：品管承办人员验收完毕，打印检验单一式三联，经相关主管(品管经理厂长)签核后加暂收单一联给仓库、一联给仓库，一联留底。若不合格而要特收请在此选择I1/Q2找到相对应之检验单后按此验收按钮进行验收作业执行验收作业判定为允收之物料的验收数量为允收数量4.7 采购超交作业4.7.1.1 采购超交:在采购进料暂收(II1Q1)时,当输入的数量多于采购单数量时,有2种选择:1.拒收,2.作为备品(一种为不付款,一种是付款)4.7.1.2 采购进料检验单维护(II1Q2)4.7.1.3 若备品要付款则财务员要在采购验收单(EE1Q4)中输入单价,图如下:单击转财务付款对要付款的备品作单价修改4.8 采购验收入库单(CC1Q1)4.8.1 打印及签核：仓库人员依据品管提供的 “采购进料检验单”上的检验单号找出该笔采购验收资料，核定“库位”和“料品等级”（空白系统默认为良品）后打印一式四联，经相关部门(暂收仓存放仓采购财务)签核后，分发给相关部门。4.8.2 确认：入库单签核完毕后，由仓库承办人员在系统执行采购验收入库单确认。C1Q1单据号码=I1Q2检验单号此两字段需进行核定,空白等级代表良品等级C1/Q1按此键核定库位及料品等级4.9 采购验收单维护（EE1Q4）4.9.1 “各月采购验收对帐单明细(E1/Q4)”打印及签核：采购承办人员每周在系统E1Q4打印“各月采购验收对帐单”进行数量、单价、金额等数据检验,经部门主管签核后，一联财务部、一联留底。4.9.2 确认：采购验收单签核完毕后，由采购承办人员在系统执行采购验收单确认。当执行确认后,画面上显示:确认 已转应付字样E1/Q4此两项牵涉到应付款,请保证其准确性 注意:因此画面经确认后即转到应付帐款部分,请采购务必仔细核对并经部门最高主管签核后才可执行确认动作.4.10 采购退货作业：4.10.1 采购待退料品维护作业（II1Q5）-此作业用于入库后,发现不良需退厂商若经采购部与供货商协商决定退货后IQC在II1Q5做厂商待退品维护，确定资料无误后转退货单系统自动产生两张单；一张为物流部份的采购退回出库单(CC1Q16)，另一张为帐流部份的退货单(EE1Q5)给采购。4.10.2若料已发生产线,发现不良则要生产线作生产余料入库(CC1Q5),然后再作4.10.1作业指定等级指定不良品库位第一步:按新增键做待退料品维护I1/Q5 第二步:按转退货单键后得出退货单号,(见询息列)4.10.3采购退回出库单维护作业（CC1Q16）4.10.3.1打印及签核：仓库承办人员在此画面审查数量等无误后打印采购退回出库单一式二联，经相关部门(暂收仓存货仓采购财务)签核后，并分发给相关部门。4.10.3.2确认：采购退回出库单签核完毕后，由仓库承办人员在系统执行确认。出库单经签核完毕后按此键进行确认C1/Q164.10.4退货/折让单维护作业（EE1Q5）4.10.4.1制作：采购入库的料品当发生品质不良需金额折让时（无实物退货时），采购承办人员根据货仓部提供的采购退回出库单直接在此画面新增一张采购退货/折让单，选择退货识别码为“进料折让”或“总额折让”。4.10.4.2打印及签核：采购承办人员审查数量、单价、金额等资料无误后，打印采购退货折让单一式三联，经部门主管签核完毕后，一联给财务、一联留底,一联给厂商。4.10.4.3确认：签核完毕后，由采购承办人员在系统执行采购退货/折让确认。状况一:由I1/Q5转入,退货单号=I1/Q5退货单号,识别码为:进料退出E1/Q5状况二:无实物退出,由采购直接新增,识别码为:进料折让或总额折让为所得折让总金额 4.11采购外购作业 4.11.1外购物料直接入库,仓管员在采购验收入库单(CC1Q1)作业,并打印出来,给相关部门(暂收仓存货仓采购财务)确认后,分发给相关部门,再到此画面作确认动作.并转检验单.如下图 4.11.2采购进料检验单维护(II1Q2) 4.11.3采购验收单维护(EE1Q4)单击确认 EE1Q4单击此处转检验单 4.12固定资产（费用类）采购作业只作暂收，不作检验。不产生入库单，只有采购验收