项目档案编制与管理办法.doc

技术档案编制与管理办法（试行）技术档案的编制与管理，不仅是项目管理中的一项重要工作，其形成的资料也是对工程进行检查、验收、管理、使用、维护、和改扩建的依据，为了使资料收集、整理与工程建设同步，做到边施工、边整理，达到工程完成竣工资料编写完成的目的，根据中华人民共和国档案法的相关规定和沧州市高速公路建设管理处技术档案管理规定，现制订技术档案的编制与管理办法（如河北省有新的档案编制办法出台，按照新办法执行），望各单位遵照执行。一、 档案编制内容（及命名、分工）项目立项文件（GL51JS1X1X2）1.1 项目建议书及批复1.2 可行性研究报告(包括环境预测)和项目评估书1.3 可行性研究报告批复设计文件（GL51JS2X1X2）1.4 工程地质勘察报告1.5 总体规划设计1.6 审批的设计及有关文件1.7 公路用地图1.8 设计问题回复单工程管理文件（GL51JS3X1X2）1.9 征地拆迁工作总结1.10 征地拆迁文件1.11 征地拆迁图表1.12 土地证(复印件)1.13 招投标文件、合同协议书1.14 项目管理期间管理文件1.15 技术规范补充文件和修改文件1.16 照片和音像资料施工文件（GL51JS4X1X2）1.17 行政管理文件1.18 交桩和复测报告1.19 图纸会审记录1.20 施工组织计划资料1.21 试验段实施方案和总结报告1.22 技术交底记录1.23 开工报告、分项工程开工申请批复单及附件1.24 原材料出厂质量证明1.25 原材料试验报告1.26 路基、路面、桥梁、隧道、互通立交和交通安全设施施工试验报告和检验记录1.27 单位、分部、分项工程质量评定表1.28 工程质量自检报告和试验、施工检验结果汇总表1.29 信息管理系统、机电设备安装调试资料（编制办法另行规定）1.30 施工原始记录监理文件（GL51JS5X1X2）1.31 监理规划、细则1.32 行政管理文件1.33 合同管理文件1.34 进度控制文件1.35 质量控制文件1.36 计量支付文件1.37 监理原始记录竣工文件（GL51JS6X1X2）1.38 交工验收报告、竣工验收鉴定书1.39 建设管理工作总结1.40 设计工作总结1.41 施工工作总结1.42 监理工作总结1.43 质量监督工作报告1.44 工程决算审计报告1.45 环保工程验收报告1.46 竣工图1.47 工程交接表1.48 工程竣工决算和财务决算科研资料（GL51JS7X1X2）注: 1 档案命名: XX公路项目立项文件(档案名) GL51JS1X1X2 “GL51” 是固定的,表示公路的意思. “JS”表示津汕高速公路编号 “17”(紧随JS后)表示项目号(项目立项文件) “X1”表示单位编号 （高管处“GGC”、总监办“ZJB”、一驻地“1ZD”、二驻地“2ZD”、三驻地“3ZD”、一合同“1HT”、二合同“2HT”、三合同“3HT”、四合同“4HT”、五合同“5HT”、六合同“6HT”、七合同“7HT”、八合同“8HT”） “X2”表示流水号如:1 项目立项文件（GL51JS1）1.1 项目建议书及批复1.2 可行性研究报告(包括环境预测)和项目评估书1.3 可行性研究报告批复（GL51JS11HT3）2 竣工资料的分工2.1 建设单位A. 项目立项文件（GL51JS1X1X2）B. 工程管理文件（GL51JS3X1X2）C. 竣工文件（GL51JS6X1X2）1. 交工验收报告、竣工验收鉴定书2. 建设管理工作总结11. 工程竣工决算和财务决算2.2 承包单位A. 施工文件（GL51JS4X1X2）B. 竣工文件（GL51JS6X1X2）4.施工总结9.竣工图10.工程交接表2.3 设计单位A. 设计文件（GL51JS2X1X2）B. 竣工文件（GL51JS6X1X2）3.设计工作总结2.4 监理单位A. 监理文件（GL51JS5ZJBX2）B. 竣工文件（GL51JS6ZJBX2）5.监理工作总结2.5 政府质量监督机构A. 竣工文件（GL51JS6X1X2）6.质量监督工作报告2.6 审计单位A. 竣工文件（GL51JS6X1X2）7.工程决算审计报告2.7 政府环保机构A. 竣工文件（GL51JS6X1X2）8.环保工程验收报告2.8 科研项目承担部门A. 科研资料（GL51JS7X1X2）二、 档案管理系统1、 为便于档案资料的查找、检索、永久保存、打印等，我处研制开发了档案管理计算机系统，该系统能够将项目所有工程技术资料扫描后存入计算机系统中，各监理、设计施工单位都要安装本系统，实现与高管处档案管理联网。2、 档案管理计算机系统的研制开发，实现了所有档案资料的计算机智能化管理，实现了以单项工程为管理单位的档案管理新模式，通过计算机程序的有效链接，将每一个新时期工程的建设管理过程中的所有图纸资料、检测试验等资料都在该链接下显示出来，便于对每个单项工程进行跟踪、分析、总结、和今后的维护、改建再利用。3、 为保证津汕高速公路关键性控制工程和特殊工程的工程的工程档案的计算机管理，实现各标段档案资料的连接，对关键性控制工程和特殊工程建立专项档案，进行计算机管理，将该工程相关的档案资料进行链接管理，有利于掌握该关键性工程和特殊工程的全面、详细的情况。三、 档案归档办法1、所有档案资料必须是资料原件，所有设计、监理、施工单位必须无偿提供建设期间业主所要求的归档原始材料。2、总工办将对设计、监理、施工单位档案管理人员和设备配置进行验收，不合要求的限期整改。3、各监理、施工单位的档案资料规定每个季度的最后1个月15日上报总工办，并于交工验收时，交付掌握的档案资料，到竣工验收时，应完成所有档案资料的提交。4、高管处各科室设1人负责档案收集工作，并规定每月28日将本科室需存档的资料报总工办。5、总工办档案员对每一份入档材料登记造册，并对每一份借出的档案材料登记造册，没有特殊原因借阅者应在14日内