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机关公文格式与标准 报告人 徐志刚 1 一 党政机关主要公文种类 领导指导性公文 6种 都是属于下行文 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 2 批复 适用于答复下级机关请示事项 会议纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 呈报性公文 3种 都是上行文 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 一 党政机关主要公文 3 公布性公文 4种 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 一 党政机关主要公文 4 一 党政机关主要公文 商洽性公文 1种 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 兼容性公文 1种 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 意见是最具有中国特色的新兴文种 5 二 目前公文格式所依据的标准 执行标准国家质量监督检验检疫总局 国家标准化管理委员会发布的 党政机关公文处理条例 国家标准 GB T9704 2012 2012年7月1日起执行 基本技术指标 字标识公文中横向距离的长度单位 一个字指一个汉字所占空间 6 行标识公文中纵向距离的长度单位 本标准以3号字高度加3号字高度7 8倍的距离为一基准行 即单倍行距 纸张技术指标公文用纸一般使用60克 平方米 80克 平方米的胶版印刷纸或复印纸 尺寸为A4 其幅面尺寸为 210mm 297mm 二 目前公文格式所依据的标准 7 公文页边与版芯尺寸公文用纸天头 上白边 37 1mm公文用纸订口 左白边 28 1mm版芯尺寸为 156mm 225mm 二 目前公文格式所依据的标准 8 与旧标准的主要不同点 反线不同眉首 老标准用文武线新标准用文线 不再使用 本页无正文 的空白页 不再使用汉字小写的成文年号和离右边界4个字的规定 一律使用阿拉伯数字年号且使用右对齐方式排列 二 目前公文格式所依据的标准 9 三 公文的具体处理 讲规范 文种要规范 请示中常见的问题 只有请示没有申请 对上行文或平行行文不能写申请 例如 学校向市国土局申请用地计划 不能写成 关于 的申请 原则上也不应写成请示 而应该用函 报告中常见的问题 报告不是汇报 总结 对外或对上的汇报 总结 应以报告的文种出现 例如 关于 年工作情况的报告 把汇报和总结作为文件附件处理 10 请示与报告不分 请示需要上级批示和批复 报告只需要上级阅知 请示一定是事前行文 而报告可以是事中也可以是事后行文 结束语要提行 专此请示 特此请示 函的使用 平行机关和单位间的往来 使用中要注意原则性和灵活性的结合以及处理技巧 在标题中家祈使语句 关于请求支持 的函 三 公文的具体处理 11 要习惯和多用 意见 文种 因为他具有中国特色 而且是一个广谱性文种 例如 学生工作部与各系部之间属平行关系 但对学生管理上有指导性关系 属原则性不涉及细则的文可多用意见文种下发 教务处也是如此 会议纪要 会议纪要不加盖公章 不抄送 用分送 批复与函复的区别 批复是上级对下级 函复是平行机关之间 三 公文的具体处理 12 格式的规范 秘密的级别 秘密 机密 绝密凡机密公文都要在左上方标注份数和序号 要对号登记去向 便于查找 绝密文件要用闭光牛皮纸袋 必须实行二人护送制 保密期限 秘密级以上的文件必须有保密期限 一般没有注明保密期限的原则上 绝密级30年 机密级20年 秘密级10年 短期保密的应注明保密期限 保密期限以外遗失一般不追究责任 三 公文的具体处理 13 紧急程度 文件只有特急和急件之分 电报的紧急分别为 特提 要求当天办理 原则上不在取件人手上停留 而应在办理人手上停留 特急 要求三天之内办理 加急 五天之内办理 平急 十天之内办理 三 公文的具体处理 14 版头 大版头上行文 红色反文线上方占2 3版 发文机关标志 空格处便于领导批示 签阅意见 下行文或平行文 发文机关标志顶满版芯 离上边缘25mm 小版头 实用于内部行文和函件 发文机关标志顶满版芯 离上边缘25mm 4mm下为反文线 反文线下右侧为发文字号 空一行后是标题 再空一行后是正文 页最后以反文线结束 三 公文的具体处理 15 发文字号 不代 字 第 和 虚号 例如 川希望汽车学院教管 2017 57号 不能写成 川希望汽车学院教管 2017 第057号 上行文字号在反文线的左上方而右方为签发人 下行文居中 可以没有签发人 平行文在右方 凡是上行文都要标明签发人和会签人 三 公文的具体处理 16 公文的标题 发文机关 关于 事由 文种在实际应用中 由于版头已经有了发文机关标志 因此有时在标题中就省略了发文机关 标题中的 关于 和 通知 原则上只能出现一个 关于 不多于两个 通知 例如 县粮食局关于转发 市粮食局关于转发 省粮食局关于转发 国内贸易部关于 的通知 的通知 的通知 的通知 三 公文的具体处理 17 正确的应为 县粮食局转发国内贸易部关于 的通知的通知 注意 除法规 行政规章 管理规章名称加书名号外 转发的其他公文一律不加书名号 印发和转发 凡是本机关制发的文件用印发 他机关的文件用转发 转发下级机关的文件用批转 三 公文的具体处理 18 主送机关 不多头送 党政分开 如 政府主办的事 又有必要让党委知道 政府并报党委 另外 主送机关的级别要一致 附件 附件的序号后不用顿号 而是圆点 如 附件1 附件标题后无标点符号 附件在正文后 日期之前 印章 联合上报的公文 只加盖主办机关的公章 下发的公文 要加盖所有机关的公章 三 公文的具体处理 19 成文日期 一般分三种 一是本单位最高首长的签发日期 二是本单位最后一个签发首长的签发日期 三是重要会议日期 附注 有一些公文需要附注 附注一般只指三种需要附注的内容 联系人 联系电话 发文范围 附注应在日期下方另起一行 与日期平行 例如 2017年11月30日 本文发中层以上干部 三 公文的具体处理 20 主题词 主题词是为了在计算机档案管理中便于查找相关文件而设置的 党 政公文均有规范的主题词表 如果是新造的主题词 应在其后加 主题词 类别词 类属词 文种类别词和文种只有一个 类属词一般不超过三个 有些新的事件或名词 主题词表中没有 例如 非典 禽流感 如果在主题词中出现 就应加 非典 三 公文的具体处理 21 类别词是指明此文所说的事情属于那一类 类属词是指此类事情你需要办什么 例如 四川希望汽车职业学院关于开除 学籍的决定 类别 学籍管理类属 开除学籍文种 决定主题词 学籍管理开除学籍决定 三 公文的具体处理 22 版记 抄送和分送 主送和抄送领导个人 抄送和分送单位之间用逗号 最后用句号 有地区和部门的情况下 用先地区后部门 地区之间按行政区划排列 部门之间按政府区划排列 按党 政 军排列 纪检 司法等单列一行 装订 允许的情况下用骑马钉 三 公文的具体处理 23 讲程序 行文规则程序 行文必须按隶属关系和职权范围行文 突发事件 紧急事件可越级行文 再抄送上级 部门内设机构一律不对外行文 不得向领导同志个人行文 发文程序 发文履行的签字程序要完善 三 公文的具体处理 24 对公文的审核把关 符合国家的法律法规 内容把关 内容把关主要在使用规范化的文字上 而事情内容的把关主要是把问题说清楚 三 公文的具体处理 25 文字把关 截止 截至的使用 止 要止到什么时间 止 一般指已经发生的事情的时间段 截至 一般指将来 安排的时间 至 什么时间 其他 其它 公文中全部使用 其他 做 作 做 是做具体的事 作 是作较虚的事 例如 做统计 财务报表 作贡献 不能写成做贡献 公布 发布 公布办法 公布名单 公布处理意见 发布命令 部署 布署 布署是错误的 部分 部份 部份是错误的 三 公文的具体处理 26 文种的确认 根据行文目的 根据发文机关的职权 与主送机关的行政关系 紧急文件 紧急文件的出台依据要充分 依据和原由要明确 根据上级文件要求要有引文 根据领导同志要求要有明确指示 紧急文件的运转 件随人走 急事急办 特事特办 三 公文的具体处理 27 人名 领导同志的称谓 有职务的不加同志 称同志的不加职务 地名必须使用全称 数字原则上使用阿拉伯数字 数字不能在句末换行 引文应先引标题 后引发文字号 审核时应提供附件 三 公文的具体处理 28 结构次序叙述 一 在这一级标题序号后不加顿号 1 这里是圆点不是顿号 后面没有标点符号 行文前应充分考虑的问题 是否确需行文 行文方式是否妥当 是否符合行文要求 是否符合行文规定 三 公文的具体处理 29 收文程序收文中应考虑如下问题 是否应由本单位办理 对方的文件是否正确 签发方式是否符合要求 主送机关是否正确 是否符合法律 法规要求 涉及其他部门的事项是否已协商妥当 三 公文的具体处理 30 讲细节 格式上的细节 版头 上行文大版头No 号机密 10年急件四川化工行业管理办公室文件川化行办综 2004 45号签发人 肖世同关于 的报告 三 公文的具体处理 31 公文份数序号 3号黑体 阿拉伯数字秘密等级和保密期限 3号黑体 两字之间空一字 需要加注保密期限的用 隔开再加保密期限 紧急程度 3号黑体 两字之间空一字 秘密等级和紧急程度按标准是在右上角顶格 但实际使用中由于收文登记章都是盖在右上角 所以现在大多放在左上方顶格 发文机关标识 红色 小标宋体字 初号以上 22mm 15mm之间 距版芯上边缘80mm 三 公文的具体处理 32 发文字号与签发人 3号仿宋字体 年份用全称 用六角形括号 注意不是 序号不含虚号 签发人后用冒号 签发人姓名用3号楷体字 发文字号居左空一字 签发人居右空一字 红色反文线上占整个版面的2 3 反线长度170mm 与正文边界对齐 与发文字号间相距4mm 三 公文的具体处理 33 下行文 平行文小版头No 号机密 10年急件四川化工行业管理办公室文件川化行办综 2004 45号发文机关标识离版芯上边缘25mm 发文字号居中 可不要签发人 三 公文的具体处理 34 小版头四川化工行业管理办公室文件川化行办综 2004 45号关于 的通知下行文 平行文可用小版头 发文机关标识下用通栏反文线 发文字号 下行文居中 平行文居右空一字 三 公文的具体处理 35 版记主题词 征地资金协调请示抄送 资阳市人民政府 四川希望汽车职业学院办公室2017年4月15日印 共印10份 主题词三字使用3号黑体字 后用冒号 主题词用小标宋简体字 抄送使用3号仿宋GB2312字体 居左空一字 办文标识使用3号仿宋GB2312字体 居左空一字 印刷日期居右空一字 印数用括号标明 居右空一字 上述各内容中间用通栏黑色反线隔开 三 公文的具体处理 36 字体上的细节一篇完整的公文所使用的字体 字号共有六种 3号黑体 小标宋初号以上 22mm 15mm之间 3号仿宋 3号楷体 2号小标宋 3号小标宋 三 公文的具体处理 37 No 号秘密 半年 3号黑体 急件四川希望汽车职业学院文件 发文标识 初号小标宋 发文字号 3号仿宋 签发人姓名 3号楷体 川希望汽车学院 2017 32号签发人 孙富平 标题 2号小标宋 四川希望汽车职业学院关于恳请集团教管委向资阳市人民政府协调新增划拨教育用地事宜的请示希望教育集团教管委 正文 3号仿宋 正文 妥否 请批示 2017年11月5日 主题词 3号黑体 主题词汇 3号小标宋 主题词 征地资金协调请示四川希望汽车职业学院办公室2017年11月5日印 印文部门及日期 3号仿宋 共印10份 38 数字 年号上的细节 正文中的数字和年号正文中的数字一律用阿拉伯数字 所代的单位一律用汉字而不用符号表示 例如 学院新增土地后 拟建实训大楼13 5万平方米 不能写成 十三点五万平方米 也不能写成 13 5万 正文中的年号也一律用阿拉伯数字 例如 截止2004年12月31日 2005届毕业生签订就业协议的有935人 数字在行末不能换行 三 公文的具体处理 39 成文日期和印刷日期行政公文成文日期一律用阿拉伯数字 例如 2017年11月15日 4 字 词 标点上的细节公文是用文字表达的 因此用词用字用标点都应十分讲究 三 公文的具体处理 40 用字的细节介绍信常用的一个字 兹 这个字的意思是此和现在 只能用在文的第一行的第一个字 用在其他地方就不合适了 有一些公函要请别的部门办事 为了表示谢意 往往在末尾写上 请予办理为荷 这里的字是不能乱用的 荷 有两个意思 例如 荷花 电荷 负荷 为荷 什么意思呢 就是 负荷 的意思 意思是说让你付出劳动了 让你辛苦了 让你承受压力了 三 公文的具体处理 41 信函的信封右下方通常有一个 缄 字 他的本意是封口的意思 缄 说明是 发过来的 因此凡印上了 缄的信封 属于专用信封 一般不要借用 否则会发生误会 有一些附庸风雅的人在请柬的右下方也用这个 缄 字 这就比较可笑了 三 公文的具体处理 42 公文中最值得注意的是 关于 的使用 关于 对事由在中心词语起关涉 介绍 提示 隔离的作用 它和事由部分的词语组成介词结构后 就改变了事由部分词语原有的语法性质 绝大多数情况下 公文在的 关于 是不能省略的 否则就会造成歧义 例如 县人民政府加强夏季防火工作的通知 三 公文的具体处理 43 这里 县人民政府 与 加强夏季防火工作 构成主谓结构 加强 与 夏季防火工作 构成动宾结构 县人民政府 与 通知 构成偏正结构 动作行为的主体是 县人民政府 而发文机关也是他 这有悖发文机关的本意 县人民政府关于加强夏季防火工作的通知这里用 关于 隔离了发文机关与事由部分的动宾段语 动作行为的主题与发文机关是不一致的 发文的目的就是要让下属去加强工作 三 公文的具体处理 44 中共 纪委关于个别领导干部违法乱纪的通报这个标题用 关于 隔离了事由中的动作行为主体与发文机关 表述十分准确 但如果不用 关于 成为如下 中共 纪委个别领导干部违法乱纪的通报这里不用 关于 使事由的动作行为主体与发文机关混为一谈 这背离原意造成政治歧义 三 公文的具体处理 45 其他词语如 经研究 经讨论 经商议 经协商 等 对不同的对象选择不同的措辞 主题词不能想当然 自制的一定要加 符号 让人知道这个是无法检索的词汇 例如开除学籍的类别与类属的关系为 教育 普通高等学校 高等职业技术教育 学校 学籍管理 开除 三 公文的具体处理 46 标点符号的细节公文在的标点符号与其他文体没有什么不同 所不同之处在于标题和版记中 行政公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 例如 省生产委员会 省电力工业局 省三电办公室如果要同时写进标题中 即使简称后也是这个样子 省生产委 省电力局 省三电办关于保证城乡人民生活用电的报告 可进一步简化 省生产委等三单位关于保证城乡人民生活用电的报告 如果标题无论怎么简化都必须要用标点符号 应当遵循的原则是 一要少用 二绝对不用 47 版记中一般有抄送和分送内容 抄送和分送的单位和个人必须用逗号隔开 不用顿号 结尾用句号 例如 抄送 市委 市人大 市政府 市政协 事实上由于政治体制原因 他们是平级机构 但不是平行机构 所以不能用顿号分隔 三 公文的具体处理 48 四 对学院公文管理的一点建议 统一编号分类管理方向分开固定版