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WORD高级应用培训 技术培训 资源建设科刘煜馨Email liuyx sxrtvu eduTel 029 82069067 初级用户常见的困惑 文本不能对齐图片位置无法固定文本自行更改单元格内填充内容致全表变形 常见的不规范操作习惯 靠空格来控制位置 缩进 增加空行来调整段落间距或换页不使用文档标记不使用自动编号全文只应用 正文 样式不加思考就录入或处理 第1讲Word的基本操作技巧第2讲样式和模板第3讲Word高级查找替换第4讲Word中的自动化第5讲长文档的排版第6讲Word与其他软件协作 第1讲Word的基本操作技巧 巧用 选择性粘贴 中的 无格式文本 Word表格的多页标题重复打印让表格跨页不断行快速将文本提升为标题无级放大或缩小文字的技巧快速改变英文字母大小写Shift F3 双击格式刷工具键盘 鼠标联用选取文本F8键的神奇妙用神奇的键选择格式相似的文本 巧除干扰码换页时不再频繁敲回车键巧用Alt键调整表格 巧用 选择性粘贴 中的 无格式文本 Step 编辑 选择性粘贴 无格式文本 Word表格的多页标题重复打印 Step1 在我们已经制作好的表格中 用鼠标选中需要打印的标题行Step2 然后单击 表格 菜单 选中 标题行重复 菜单项即可 让表格跨页不断行 Step1 在我们已经制作好的表格中 把鼠标定位到需要调整的行Step2 表格 表格属性 行 选项卡 取消勾选 指定高度 和 允许跨页断行 两个复选框 确定即可 快速将文本提升为标题 Step1 首先将光标定位至待提升为标题的文本中 当按 Alt十shift 键时 可把文本提升为标题 且样式为标题2Step2 再连续按 Alt shift 键时 可将标题2降低为标题3 标题4等 无级放大或缩小文字的技巧 Step 连续按下 ctrl十 键 用于连续增大所选文字的尺寸 连续按下 ctrl 键 可连续缩小所选文字的尺寸 可以实现文字的无级增大或缩小 快速改变英文字母大小写Shift F3 方法 在三种状态下循环切换 原文 全部大写 全部小写 双击格式刷工具 方法 双击格式工具栏上的 格式刷 按钮 系统即会进人 格式刷 的工作状态 我们可以不止一次地连续使用这把刷子 刷够了 再点一下格式刷图标即可还原 键盘 鼠标联用选定文本 操作方法 1 按住Ctrl键 单击文档左面空白 可以快速选定整个文档 2 按住Ctrl键 单击文字区 可以选定一个以句号结束的句子 3 按住Shift键 单击文本区某一位置 可选定从光标到此位置的文本 4 当选定一块本之后 仍按住shift键单击文本其他位置 选定区会扩大到当前位置 5 按住Alt键 再拖动鼠标 可以选定一个任意的矩形文本区 F8键的神奇妙用 操作方法 双击 扩展 按钮或按F8按1次选中单字 按2次选中句子 按3次选中段落 按4次选中整个节 按5次选中整个文档 按Shift F8组合键可依次减小选定范围 按Ctrl Shift F8组合键可选定纵向文本块 按esc键可退出扩展选定方式 神奇的键 键的作用是 重复上一次操作 它会忠实无误地执行用户按下键的前一步操作 不包括移动光标动作 会明显的减少击键次数 例如重复输入一遍刚刚输入的内容 设置样式 给表格增删行或列 合并单元格 新建文档 等等 选择格式相似的文本 巧除干扰码 操作方法 选中一部分干扰码 右击 在右键菜单中选中 选择格式相似的文本 所有的干扰码都已经处于选中状态了 只要按一下 Delete 键 就一切OK了 换页时不再频繁敲回车键 操作方法 当编辑到需要换页的位置时 按住 Ctrl 键后再按下回车键 插入一个分页符 这样就完成了换页的工作 巧用Alt键调整表格 操作方法 在调整宽度或高度的时候 用户可以按住Alt键不放然后使用鼠标进行拖动调整 这样就会在标尺处显示表格的长或宽的数值大小 既精确又直观 另外 Word中的其它调整如分栏的栏宽调整 首行缩进等都可以用此方法进行 第2讲样式和模板 模板又称样式库 是一群样式的集合 是以后缀名 dot的文件 存 microsoftoffice templates 并包含版面设置 包括纸张 字体 编号 页眉页脚等 一旦开始新文档 你就载入了某个模板 这便获得了模板中的样式设置 我们键入的文字会自动应用一些特定的样式 如文本区的文字会自动应用 正文 样式 页眉区的文字会自动应用 页眉 样式 第2讲样式和模板 样式是应用于文本的一系列格式特征 利用它可以快速改变文本的外观 所以样式可谓 四两拨千斤 使用好样式 就可以统领千万文档 Word提供的许多自动化功能 例如可以自动化制作目录 自动化制作页眉页脚 索引 注脚引用等等 都必须透过样式来完成 有了样式 排版不再是一字一句一行一段的辛苦爬梳 当应用样式时 只需执行一步操作就可应用一系列的格式 大大提高了工作效率 第2讲样式和模板 样式涵盖的格式 字体段落制表位边框语言图文框编号快捷键 第2讲样式和模板 让文档清爽有层次 选择格式相似的文本 命令详解给标题样式添加自动编号编号与文字 零距离 接触多级符号与各级标题样式的链接 让文档清爽有层次 一份层次分明 条理清晰的文档会让人赏心悦目 更能体现作者不俗的编辑功力 如何让文档看起来清爽而有层次 编辑文档的时候应该注意以下几点 1 调整行距和段落间距 不采用按键 而用 格式段落 来设置行距和段落间距 2 设置各级标题样式或大纲 避免通篇都是 正文 样式 这样查看文档结构 制作自动目录等就非常方便 后期批量更改时会明显提高效率 3 必要时使用编号和项目符号 让说明更清晰更有条理 4 合理的应用图或表来代替过多的文字说明 选择格式相似的文本 命令详解 在文本单击右键 在弹出的快捷菜单中有一个 选择格式相似的文本 命令 它的选择原则如下 格式完全相同的多处文本 格式包括字体格式 段落 格式等 各个格式的文本都是基于某一样式的 在这个样式上执行 选择格式相似的文本 命令 样式不同的各个段落不能被此命令选中 给标题样式添加自动编号 方法一 在 样式和格式 任务窗中设置 修改 某一样式 方法二 光标定于某级标题上 右键 在弹出的快捷菜单中单击 选择格式相似的文本 再单击菜单 格式 项目符号和编号 选中 编号 或 多级符号 选项卡中的某种编号即可 编号与文字 零距离 接触 方法一 多级符号法 Step 格式项目符号及编号多级符号自定义高级编号之后不特别标注 或空格 方法二 制表位设成0字符法Step 格式制表位 默认制表位 框中输入 0 再单击 制表位位置 框 单击 清除 按钮即可 多级符号与各级标题样式的链接 Step1 格式项目符号及编号多级编号自定义高级Step2 在 级别 中选择 1 在 将级别链接到样式 下拉列表中选择某个样式如 标题1 Step3 在 级别 中选择 2 在 将级别链接到样式 下拉列表中选择某个样式如 标题2 余下的以此类推 第3讲Word高级查找替换 从 查找字符串 和 替换字符串 字符的角度来说可以分为三类 常规文字 通配符 代码 常规文字 常用的字母 数字 标号及其其它符号 也就是除了定义为通配符和代码以外的所有字符 通配符 通配符是一组键盘字符 在进行查询时可用于表示一个或多个字符的键盘字符 例如 代表单个字符 星号 代表一个或多个字符 也就是字符串 代码 代码是用于表示一个或多个特殊字符或格式的符号 以 上尖括号 开始 如 段落标记 的代码是 p 第3讲Word高级查找替换 查找一招半用剪贴板的内容进行替换一步删除空白段落利用格式替换巧制试卷填空题批量制作考场指示牌 页面居中 查找一招半 用查找替换把 中的文字改为红色Step1 用 编辑 替换 命令 打开 查找和替换 对话框 并点击下面的 高级 按钮 再选中 使用通配符 选项 Step2 在 查找 选项卡中的 查找内容 文本框中填入 后 号代表任意字符 号代表1个字符 勾选 突出显示所有在该范围找到的项目 然后单击 查找全部 按钮 Step3 保持对话框不关闭 单击Word程序的标题栏 再单击 查找和替换 标题栏 这时在 突出显示所有在该范围找到的项目 下方的下拉列表会自动变成 当前选择范围 在 查找 选项卡中的 查找内容 文本框中填入 后 然后单击 查找全部 按钮 关闭 在工具栏里选 字体 按钮 选红色 即可将全文引号内的文本一次性设置为红色了 用剪贴板的内容进行替换 Step1 首先将需要进行替换的图片或表格等对象复制到剪贴板 然后执行 编辑 菜单上的 替换 命令 在弹出的 替换 对话框中的 查找内容 框中输入要被替换的文字 输入完毕后将光标移入 替换为 框中 单击 特殊字符 按钮 如果看不到该按钮 请先单击 高级 按钮 在菜单中选择 剪贴板 内容 Step2 单击 替换 或 替换全部 按钮后 就可以完成操作了 该方法不仅可以应用于图像 图形 表格 还可以用于公式编辑器等 一步删除空白段落 Step1 组合键全选文档Step2 打开 查找和替换 对话框Step3 在 替换 选项卡中的 查找内容 文本框中输入 13 l 2 Step4 在 替换 选项卡中的 替换为 文本框中输入 p Step5 勾选 使用通配符 选项 单击 全部替换 按钮 关闭 利用格式替换巧制试卷填空题 删除下划线上的文字 Step1 组合键全选文档Step2 打开 查找和替换 对话框Step3 光标置于 替换 选项卡中的 查找内容 文本框中 高级格式字体下划线线形 为下划线 Step4 光标置于 替换 选项卡中的 替换为 文本框中 格式字体 字体颜色 为 白色 下划线颜色 为 黑色 Step5 单击 全部替换 按钮 关闭 批量制作考场指示牌 页面居中 S