本人辅导的发电厂物资采购管理程序QP-13.doc

文 件名 称物资采购管理程序文件编号KW-QP-13版 次A/0文件类型程序文件页 数4/4责任部门物资部生效日期2007-04-01NO版本/版次章节号制/修订摘要制/修订人制/修订日 期制/修订记录1A/0初版发行2007-04-01会签处：部门会签部门会签部门会签常务副总总工程师物资部行政副总办公室财务部生产副总生产技术部编制审核核准发行单位确认受控非受控1.目的：加强物资采购工作的管理，规范采购工作的管理程序，保证按时、按质、按量地完成采购工作任务，控制采购成本。2.范围：机器设备及零配件/材料助燃煤和其他物资的采购.3.责权: 3.1使用部门负责相关物资的申请;3.2主管部门副总经理负责审核申请单;3.3总经理(常务副总)负责申请单审批核准.3.4物资部经理、采购主管负责采购；3.5仓库负责物资的入库、储存保管，申购人负责验收.4. 定义: 无.5.工作程序5.1物资采购的申请程序5.1.1采购申请人根据本部门、本专业实际工作的需求情况和下个月或近期工作计划，于每月的28日制定下月度的生技部物资采购计划，规定所采购物资的名称，型号规格，数量，生产厂家，要求到货日期以及采购用途，如有特殊要求需，要备注清楚。月度采购计划交由部门经理审核后报分管副总经理和常务副总审批。由部门经理交由物资部采购。对临时急需采购的物资，由个使用单位负责人提出书面的采购申请, 填写一式三份的物资采购申请表，规定所采购物资的名称，型号规格，数量，生产厂家，要求到货日期以及采购用途，如有特殊要求需备注清楚。交由部门经理审核后报分管副总经理审批。审批后的物资采购申请表一联由申请人留底，两联交物资部核实采购。5.1.2物资部接到两联经审批后的物资采购申请表后，由物资部审批采购，物资采购申请表一联（报销联）交采购主管询价采购，一联（黄联）交仓库主管负责到货验收。5.1.3为确保所需物资的及时供给，小额或易耗品采购需提前5天提交物资采购申请表, 一般设备及特殊材料需提前10天提交物资采购申请表，大型设备材料需提前30天提交物资采购申请表。5.2物资的采购程序5.2.1采购人员接到物资采购申请表后，根据品名规格选择3家以上的供货厂商，向厂商索取样品及相关资质材料。经相关专业工程师认可后，采购人员填写询价单，对合格供应商进行询价、比价、议价，并根据价格、品质、生产期、交货期、付款方式及厂商信誉等条件进行综合考虑评估，挑选最优秀的厂家，列出物资采购询价表及定购意向，交常务副总经理审批后，填写采购单订货、购买。对于采购量大的，可选择23个供应商进行意向采购，且尽量从生产厂家直接进货，避免中间环节的差价。5.2.2确定供应商后，金额较大的（五万元以上的）采购项目，采购人员应同供应商签定采购合同。5.2.3采购金额在一千元以上物资须由物资部经理审批后购买，采购金额在二千元以上物资须由常务副总经理审批后才能购买，采购金额在一万元以上物资须由总经理审批后才能购买。5.2.4特殊情况下的采购：由于突发事件的出现，为保障生产的正常运作，经办人可电话通知采购人员直接采购，事后补办物资采购申请表，采购涉及金额较大的物资（单项采购五千元元以上的），使用人须向常务副总电话请示，批准后方可采购。采购人需电话报价给常务副总经理，同意后方可采购。5.3物资的入库程序5.3.1物资到货后，应凭有效的申购单、送货单，在4小时内办理入库手续。5.3.2物资购进的后，经使用单位验收合格后方可入库.具体储存管理方法参照5.3.3验收合格，入库后，及时向仓库收取采购入库单。对于验收不合格的物资，应及时向供应商退货。5.3.4采购物资验收合格入库后，凭有效的入库单、送货单、购货发票，于一个月内向财务报账 。6.参考文件:6.1仓库管理程序6.2化学品管理程