公文写作与处理(市人事局培训课件).ppt

公文写作与处理 宁晋 国家行政机关公文 指国家行政机关在依法行使职权的行政管理过程中 处理日常事务时使用的一种具有规范体式的重要文字工具 公文处理 是指对公文的撰制 传递 处理与管理 是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动 是机关实现其管理职能的重要形式 拟写 制作 处理 传递 保管 提供利用 监督控制和组织管理 广义的公文 通用公文 专用公文 外交 军事 司法等 狭义的公文 法定公文 国家行政机关公文 中国共产党机关公文 法定公文 事务文书 计划 总结 调查报告 简报等 公文的特点 一 具有鲜明的政治性二 有法定的作者三 有法定的权威性和行政约束力四 具有严格的时效性五 具有特定的体式 公文的功能 一 规范和准绳功能二 领导和指导功能三 宣传和教育功能四 联系和关照功能五 依据和凭证功能 一 中国共产党机关公文处理条例 中共中央办公厅1996年5月3日印发 二 国家行政机关公文处理办法 国务院二OOO年八月二十四日发布 三 中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式 国家质量技术监督局1999 12 27发布2001 01实施 公文的分类一 按照行文关系和行文方向可分为上行文 报告 请示 平行文 函 下行文二 按公文的来源划分收进公文 外发公文 内部公文三 按公文的职能划分法规性公文 指挥性公文 报请性公文 知照性公文 实录性公文 四 按公文内容的处理要求划分参阅性公文 阅件 承办性公文 办件 五 按公文的秘密程序划分对外公开公文 限国内公开公文 内部使用公文 秘密公文 机密公文 绝密公文六 按照公文的紧急程度划分特急公文 急办公文 常规公文 草稿 定稿 正本 试行本 暂行本 存本 副本 修订本 不同文字稿本 公文的稿本 正本复份的副本 复制件的副本 一 公文文种的规范 国家行政机关公文处理办法 命令 令 议案 决定 意见 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 13种 国务院二OOO年八月二十四日发布 中国共产党机关公文处理条例 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 14种 中办1996年5月3日印发 二 公文格式规范 公文格式的具体项目 眉首 文头 在红色反线上方 印制份数顺序号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 1 公文份数顺序号7位数 机密 绝密件才标注 2 密级和保密期限 秘密 机密 绝密30年 3 紧急程度 特急 急件 电报 特提 特急 加急 平急 4 发文机关标识 XXX人民政府文件 XXX人民政府 5 发文字号 发文机关代字 渝府发 年份 1992 序号 联合行文只标主办机关的发文字号 6 签发人 只有上行文才标注 请示应在附注处注明联系人姓名和电话 0000123机密20年重庆市人民政府文件渝府发 1999 2号 重庆市人民政府关于 的通知各区县 自治县 市 人民政府 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 特急 重庆市人民政府文件渝府文 2003 3号签发人 王鸿举重庆市人民政府关于XXXXXXXX的请示国务院 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 主体 红色反线下方 主题词上方 标题 主送机关 正文 附件 发文机关 成文时间 印章 附注 1 标题 位于红色反线空两行之下 三要素 发文机关 事由 关于 的 文种 XX县人民政府关于加强夏季防火工作的通知 文章的标题除法规 规章名称可加书名号外 一般不用标点符号 2 主送机关 全称或规范化简称 统称 注 公告 通告等属周知性的公文 没有主送单位 3 公文正文 首页必须显示正文 4 附件附件是正文内容的组成部分 与公文正文一样具有同等效力 5 成文日期 行政机关公文用汉字 党委系统用阿拉伯数码标识 法规性公文的成文时间一般在标题下方正中 并加一圆括号 6 公文生效标识公文除会议纪要 以电报形式发出外 均要盖印章 7 附注 请示 用作上行文的意见 函需在此处标明联系人姓名 电话 版记 1 主题词 除类别词外 最多不超过5个 类别词 类属词 文种2 抄送机关 抄送单位之间用逗号停顿 结尾用句号 3 印发机关和印发日期 党的机关公文才有份数 正文略 附件 XXX 重庆市人民政府印 二OO五年一月九日 联系人 XXX电话 XXXXXX 主题词 XXXX请示 抄送 国家发改委 财政部 市政府办公厅2005年1月10日印发 三 公文行文规范 一 公文的行文关系1 隶属 上下级 关系 国务院 市人民政府 沙区人民政府 乡镇人民政府 2 指导关系 人事部 市人事局 区人事局 3 平级关系 市人事局 市卫生局区交通局 镇政府 4 不相隶属关系 某大学 区政府 区政府 区人大 二 公文的行文方式 根据发文机关划分 单独行文 联合行文根据受文对象划分 1 纵向行文逐级行文 多级行文 越级行文 普发行文2 横向行文 三 公文行文规则1 依据隶属关系行文的规则 党政分开行文 2 上行文的规则 1 要单头主送 不要多头主送 2 要逐级行文 不要越级行文 3 要向机关行文 不要向领导者个人行文 4 请示的行文规则一文一事 不能一文数事 请示可以抄送其他上级机关 但不得同时抄送下级机关 请示与报告不能混用 不得在报告中夹带请示事项 3 下行文的规则 1 按照职权范围行文 2 部门之间应当经过协商一致 方可就有关问题向下行文 4 联合行文的规则 同级或准同级 四 公文中运用数字的规范原则 公文中的数字 除成文时间 部分结构层次序数和词 词组 短语 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数码 公文的语言规范 准确 庄重 严谨 简洁 平实 规范 准确 概念准确 避免歧义 措词得体 防止误用 把握分寸 褒贬得当 前后照应 杜绝矛盾 细心检查 排除错漏 如 1 没有能源的开发和交通运输业的发展 工业的发展是不可想象的 2 这些谬论在铁的事实面前是雄辩不了的 庄重 公文语言必须文雅庄重 严肃认真 不能油腔滑调 胡吹瞎侃 1 把握文体特点 把准文章语言基调 命令 决定 决议 庄重严肃 法规 讲求严谨 确切 利落 2 注意接受心理 上行文 尊重而不阿谀讨好 下行文 谦和但不失度 平行文 以诚以礼相待 多商量 不打官腔 互相尊重 简洁 语言必须简洁明快 干净利落 言简意赅 如 可以不可以 请马上批示意见 可否 请即批示在处理公务的记录里 在案收到了 知道了 收悉为了这个目的 为此 开门见山 不玩文字游戏 使用规范化公文用语 不用文学语言 不使用夸张 双关 隐喻 使用规范化简称 多用陈述句 祈使句 慎用多义词 2020 3 15 32 可编辑 严谨 不仅指具体语句的严谨 还包括整篇文章的结构表达上的严谨 平实 语言平直自然 通俗易懂 规范 讲 普通话 不说 方言 使用规范的现代书面语言 使用规范的词语 使用规范的文字 正确使用标点符号 行政机关公文的主题 公文主题是公文中贯穿的基本观点 主张或意图 是公文内容的核心部分 是公文的 灵魂 和 统帅 是写好公文的关键 公文主题确立的原则 一 正确二 集中三 鲜明四 深刻五 新颖 公文的材料公文材料是写入公文中用来说明行文机关的意图和观点的 它是包括具体事实 背景 根据 数据等的统称 材料的选择合题 真实 准确 充分 新颖 典型 行政机关公文的结构开头 主体 结尾 凤头 猪肚 豹尾 开头 说明发文的根据 原由和目的 主体 表述公文的主要内容 要求观点鲜明正确 提出的意见措施得当 脉络清晰 结构 并列式 递进式 连贯式结尾 发出号召 提出希望或要求 行政机关公文的语言与表达 公文的基本表达方式记叙 说明 议论 一 撰写目的明确二 符合政策法规三 坚持实事求是四 讲究行文结构五 合乎公文规范六 语言简洁精当七 制作准确无误八 注意公文时效九 制成材料耐久 公文写作要求 法规性公文是指国家机关 团体 企事业单位根据法律和有关政策按一定程序制作的具有强制力和约束力的公文 如 条例 规定 办法 细则 章程 制度等 法规性公文的正文一般分为 总则 分则 附则 决定适用于对重要事项或重大行动作出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 决定属于指挥性公文 特点 具有领导指挥性 具有法规性结构 标题 日期 正文 决定依据 决定事项 决定要求 请示的写作 一 概念适用于向上级机关请求批示 批准 二 请示的分类请求解决问题 请求审批事项 请求解答指示 三 请示的写作标题 请示的理由 请示事项 结尾 通告的写作1 适用范围适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项 2 分类 1 法规性通告 2 事项性通告 3 写作 标题 正文 落款4 基本特点 兼具知照性和法规性 应用的广泛性 公开性 专业性 报告的写作 一 概念适用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的询问 二 写作 标题 原由 主体 结尾 通知的写作 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 特点 发布性 指示性 中转性 周知性 分类 指示性通知 批转 转发性通知 知照性通知 指示性通知 是下达指示 布置安排工作任务所使用的通知 如 国务院关于进行第五次全国人口普查的通知 国务院办公厅关于切实做好扶贫发工作的通知 这类通知还包括发布 印发 性通知 如 国务院关于发布 国家行政机关公文处理办法 的通知 教育部关于印发 幼儿园教育指导纲要 试行 的通知 批转 转发性通知 批转性通知用于批转下级机关来文 这类通知由批转语和被批转的来文两部分组成 如 国务院批转公安部关于推进小城镇户籍管理制度的改革意见的通知 转发性通知用于转发上级机关和不相配隶属机关来文 这类通知由转发语和被转发的来文两部分组成 如 国务院办公厅转发农业部等部门关于2002年减轻农民负担工作意见的通知 知照性通知 用于行政机关职能部门向下级或有关单位通知传达事项 1 事项性通知 就管理体制 组织机构 工作分工 启用公章 节假日放假等事项向有关单位发出的通知 2 会议通知 任免通知 公布人事任免事项 通报的写作一 概念适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 二 种类 一 表彰性通报 二 批评性通报 三 情况通报 三 通报的写作标题 正文 表彰性通报正文的写作 概括介绍先进事迹 分析其典型意义并评价 表彰决定 提出希望和发出号召 批评性通报正文的写作 情况概述 分析原因 处理办法 提出要求 情况通报正文的写作 通报的相关情况 分析情况和提出要求 函 适用于不相隶属机关相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等 特点 1 行文关系多样2 使用范围广泛3 篇幅短小 写法灵活 函的分类 1 商洽函 关于请求代培统计工作人员的函 2 询问与答复函 关于调查电教教材编制情况及今后设想的函 关于的 复函 3 知照函 国务院办公厅关于毛产销和质量等问题的函 4 请求批准函 关于请求增加高级讲师指标的函 函的写作标题 发文字号 主送机关 正文 落款 正文 开头 应阐明行函的原因 目的或依据 主体 应阐明行函的事项 即商洽 询问 请求批准或答复的事项 结尾 请求批准函 请审核批准 望予批准为荷询问函 请即函复 盼复 望早日函告答复函 此复 特此函复 意见的写作适用于对重要问题提出见解和处理办法 分类 一 指导性意见 这是布置和指导工作的下行文 用来布置工作 阐明工作的指导原则 提出见解 办法 措施和要求 如 中共中央国务院关于做好2001年农业和农村工作的意见 二 呈报性意见 这是向上级领导机关呈报的上行文 分为 一 建议性意见 就重要工作 重大问题向上级机关提出见解和处理办法 为领导机关决策服务 如 某省农委报给省政府的 关于在 十五 期间实施 百万亩保护地发展计划 的意见 二 呈转性意见 是业务主管部门主本部门主管的工作提出意见 建议 呈报给上级机关 由上级领导机关审定同意后 批转给有关单位贯彻执行 如 公安部 关于推进小城镇户籍管理制度改革的意见 呈报给国务院 经其审定同意后批转通知行文 要求各省 自治区 直辖市人民政府执行 三 参考性意见 就重要工作向业务主管部门和有关单位提出建议及处理办法的平行文 其意见供对方参考 如 某省人民政府办公厅关于对加强嫩江松花江近期防洪建设若干意见修改的意见 意见的写作标题 主送机关 正文 前言 主体 结尾 会议纪要的写作 适用于记载 传达会议情况和议定事项 特点 指导性 纪实性 概括性分类 决议性会议纪要 这类会议纪要是与会人员经过讨论协商 对某些事项作出决定 需要有关单位遵守和贯彻执行 如 国务院贫困地区经济开发领导小组第七次会议纪要 情况性会议纪要 这类会议纪要把会议的基本内容 有关信息通报出去 或公开发表 使人们了解会议的主要情况 如 税收是宏观调控的重要手段 实施税收征管法及其细则理论座谈会纪要 会议纪要的写作标题 三要素齐全会议名称 纪要时间 一般标注在