2016年市级机关档案工作会议讲话[推荐]

2016年市级机关档案工作会议讲话深入贯彻两办文件 对标找差添措施 努力开创市级机关档案工作新局面2016年市级机关档案工作会议讲话同志们：这 次市级机关档案工作会议的主要任务是：深入贯彻执行市委办公厅、市政府办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见（渝委办发201431 号，以下简称“渝委办31号”）和全市档案工作会议精神，总结2011年以来市级机关档案工作，部署当前和今后一个时期的市级机关档案工作；对照xx市 机关档案工作业务建设规范（以下简称“规范”），查找差距，增添措施，推动市级机关档案工作水平不断提高。会上，市公安局、市国土房管局、市审计局、市 一中法院、市社保局分别介绍了公安系统、国土房管系统、审计系统、法院等部门在档案信息化建设和社保民生档案工作方面的成功做法和先进经验；这5个单位的档案工作很有特色，值得学习和推崇。各部门各单位要学习他们的做法和经验，借以推动自身档案工作，助推市级机关档案工作发展，努力开创市级机关 档案工作新局面。下面，我讲两个问题。一、2011年以来市级机关档案工作基本情况2011年以来，市级各部门各单位按照档案工作服从和服务于机关工作的要求，扎实推进机关档案工作各项业务建设，取得较好成绩。（一）贯彻两办文件精神取得阶段性成果。中 央办公厅、国务院办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的意见（中办发201415号，以下简称“中办15号”）下发后，市委办公厅、市政府办公 厅印发了关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见（渝委办发201431号，以下简称“渝委办31号”），市级各部门各单位采取不同形式贯彻落 实。市委办公厅、市人大办公厅、市旅游局、市国土房管局、市公安局、市卫计委等单位印发实施意见或制定档案管理办法。市公安局召开全市公安机关办公室系统 业务培训会，贯彻中办15号和渝委办31号文件。机关档案工作机构和队伍建设得到加强，市规划局、市城乡建委、市公安局、市高级人民法院、市检察院、市审 计局、市国土房管局、市社保局、xx银监局、xx日报报业集团、xx广电集团等单位成立档案科（馆）；市级各部门各单位普遍配备了档案工作人员，有的还配 备了多名专职档案人员。机关档案保管条件和档案信息化建设等短板问题逐步得到解决，档案保管条件明显改善，纳入市档案局直接联系的134个单位（以下简称 “134个单位”），都落实了档案用房，其中50 %的单位实现档案人员办公、档案库房、档案查阅“三分开”，市人社局、市社保局、市住房资金管理中心、xx日报报业集团等单位在修建办公大楼时统筹修建档 案库房和档案功能用房；市国土房管局投资1.2亿多，新建面积为1.8万平方米的国土房屋档案馆新馆，今年8月投入使用；市公安局投资5330万元，建成 市公安档案馆新馆，建筑面积8569平方米，已于2014年6月投入使用；配备了必需的档案设施设备，134个单位中，60 %的单位安装了档案密集架，70 %的单位安装了空调、除湿、消防和温湿度测量记录等档案设施设备。档案数字化工作陆续启动，134个单位中，2014年有25个单位实施档案数字化，累计 完成扫描档案69467万页；有29个单位开展电子文件接收，接收电子文件36万件。市检察院累计录入档案条目12.2万多条，扫描档案497万多页，将 全市检察机关档案总服务器配置列入全院信息化建设总体规划，统一提供上传下载档案信息服务和管理维护。审计署xx特派办完成室藏全部档案扫描，并将档案数 字化副本挂接在审计管理系统上，实现电子档案网上借阅、查询和管理。市公安局公安数字档案馆建设及示范应用经公安部批准立项，该局组织开发的公安档案 管理软件推广到全国14个省区公安机关1万多家用户使用。市国土房屋档案馆建立全市国土房屋档案管理信息系统、地质资料系统和三峡地灾防治系统，实现档案 智能化管理。市社保局投入200多万元开发社会保险电子档案管理系统软件，扫描社保档案800多万页。市烟草公司被国家档案局确定为全国首批数字档案室建 设试点单位。（二）档案工作发展环境得到优化。市 委、市政府高度重视档案工作。市第四届四次人代会批准的xx市国民经济和社会发展第十三个五年规划纲要提出“加快档案事业发展”，并将档案数字化工程 列入文化建设重大工程及项目，与巴渝文库编撰、xx非物质文化遗产展陈等工程同规划同实施。2015年10月下旬，国家档案行政执法检查组赴我市 执法检查，向市委、市政府下达了档案行政执法检查反馈意见书，今年初，市政府召开专题会议，研究国家档案行政执法检查整改落实情况，明确整改措施和方 向。市 级各部门各单位关心支持档案工作。市委办公厅副主任邹勇亲自主持修订中共xx市委办公厅档案工作细则，提出工作要求。市政协办公厅举办机关档案业务培 训班，副秘书长余季平出席并讲话，强调加强全厅档案工作。市卫生局（现市卫计委）主要领导一年之内3次听取档案工作汇报。市审计局将档案工作纳入年度综合 目标考核，对区县审计局和本机关各处室进行检查考核；市公安局将档案规范管理纳入各警种年度考核，纳入派出所等级评定考核并实行一票否决；市交通行政执法 总队对各分局档案工作实行年终考核。市公路局将档案工作纳入年度考核，列入每年全市公路系统办公室主任培训课程，组织开展局属单位档案工作检查。国家统计 局xx调查总队与市档案局联合印发关于加强区县调查队档案工作的通知，明确区县调查队档案工作实行以地方为主的管理模式，接受区、县档案部门的监督和 指导。（三）档案服务能力得到提升。配 合抓好民生档案工作，市农委、市民政局、市社保局、市文广局、市卫生局、市林业局、市高级人民法院、市国土房管局先后与市档案局联合印发或转发文件，加强 行业档案管理，为有关民生工作服务。市社保局切实加强市本级社保业务档案管理，经人社部、国家档案局专家组验收，荣获全国社保业务档案工作优秀单位。该局 完成了全市40个区县（含两江新区、万盛经开区）86个社保经办机构社保业务档案达标验收，63 个机构评定为优秀，23个机构评定为合格。市农委与我局联合转发农业部、国家档案局农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法，提出全市贯彻实施意 见。利用档案开展编研，服务中心工作。市国土房屋档案馆编印xx市成果地质资料开发利用指南、xx市整装勘查区和重点成矿区带重要地质资料开发和整 合地质资料图文集。市检察院第五分院编撰的准确把握收受分包商贿赂案件的证据认定、xx市高新区征地拆迁领域职务犯罪窝案调研报告等分别被检 察日报、最高人民检察院预防厅采用或转发。市公安局公安档案安全保障服务体系研究及示范应用经国家档案局批准立项。积极开展档案利用工作，据对59 个市级部门2015年抽样调查统计，共计接待利用者14237人次，提供档案16008卷次、17948件次，为机关工作起到服务作用。全市检察机关创新 档案利用服务，仅2015年就提供利用23247人次、36734卷（件）次，其中客户端查阅11905卷（件）次，网络查阅24829卷（件）次。市审计局2012-2014年为2356人次提供档案4878卷（件）次，纠正各类问题资金数十亿元。市级各部门各单位严格执行财 政部、国家发改委文件规定，已从2013年8月1日起停止利用档案收费，提供免费服务。另外，根据各级各类档案馆收集档案范围的规定（国家档案局令第9号）第二条规定，国有企业档案已纳入各级综合档案馆法定收集范围，不再征收寄存保管费。市政府已于2015年4月23日颁布的市政府令291号中规定，从2015年10月1日起取消征收国有破产企业档案移交寄存费，因此，各级国家综合档案馆停止征收国有破产企业档案移交寄存费。（四）档案资源建设不断加强。扎 实推进年度档案归档整理工作。深入贯彻国家档案局8号令，指导部分市级单位修订机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表；督促指导各个机关、单位档 案部门，做好每年各门类文件材料收集整理归档工作，134个单位中，有96个单位完成了2014年度文件材料整理归档工作，占比72%；随着机关工作的全 面发展，机关档案门类相应变化较大，档案载体形式也多种多样，在抓好纸质档案的同时，要将反映机关活动全貌的其他载体形式的档案一并收集归档，确保档案的 齐全完整。积极开展档案移交进馆工作，认真贯彻执行市政府办公厅印发的xx市档案馆收集档案范围细则（渝府办发201440号）xx市档案收集 管理办法（渝办发201676号），2011年以来，有28个单位向市档案馆移交纸质档案46082卷、59027件，已接收档案数字化副本8.95tb。xx广电集团（总台）、xx日报报业集团等单位制定实施办法，加强本单位重大活动档案管理。市车改办、市档案局联合印发了关于做好全市公 务用车制度改革档案工作的通知，用以规范车改档案工作，中国档案报予以公开报道。（五）档案法制建设不断加强。市 级各部门各单位利用办公会、职工会、专题会学习档案法律法规，贯彻监察部、国家档案局30号令，干部职工的档案法制意识不断增强。将机关档案管理纳入档案 行政执法检查，20142015年共计检查41个单位，提出整改意见118条，实施整改70条，占比59%。在2015年国家档案局对我市档案行政执法 检查中，市档案馆、市国土和房管局、xx农商行等3个单位作为抽检单位，受到检查组的肯定和好评。134个单位普遍建立了立卷归档、档案收集、档案保管、 档案鉴定、档案统计、档案利用、档案人员岗位责任制、档案安全和突发事件应急处置预案，机关档案工作有了制度保障。（六）档案业务建设在探索中发展。以 目标管理为抓手推动机关档案业务建设，市级各部门各单位贯彻xx市机关档案工作目标管理考核办法（渝档发200826号）精神，积极争创市级标准 和示范单位，38个市级单位档案工作达到市级标准，占全市2414个达标单位的1.6%；12个市级单位档案工作荣获xx市机关档案工作示范单位称号，占 全市44个示范单位的27%。以年度检查为抓手推动机关档案业务建设，20112013共计抽查了88个市级部门和单位。以规范引导为抓手推动机关档案业务建设，按 照市委办公厅、市政府办公厅关于切实精简优化考核项目加强考核工作管理的通知精神，2014年初，我们果断停止了档案管理目标考核工作，先后出台了 xx市机关档案工作业务建设规范、xx市音像档案收集整理的一般要求（试行）、xx市归档文件整理规则、xx市会计档案整理规则，用以规 范机关档案室建设和音像档案、文书档案、会计档案整理；另一方面，我们将业务指导工作分解到人、分片联系、分工负责，采取电话咨询、网上答疑、建立业务指 导qq群、通过档案统计定量分析和登门指导等多种行之有效的方式，强化业务指导，推动市级机关档案工作持续发展。2011 年以来市级机关档案工作取得长足进步，值得总结。但从目前情况看，市级机关档案工作与新形势新要求还不能完全适应，表现在：少数单位对档案工作认识不到 位，未将档案工作纳入议事日程，缺乏人员和经费保障；档案人员变动频繁，新手多、兼职多，难以适应档案工作需要；档案法治意识不强，档案执法力度不大，与 依法治档、依法治市要求不相适应；档案整理归档工作呈下滑趋势，134个单位中，尚有24个单位未完成或未全面完成2013年档案整理，占比18%；尚有38个单位未完成或未全面完成2014年档案整理，占比28%，少数单位对待档案整理归档纯属任务观念，尚未形成自觉行为；个别机关单位档案管理设施设备 不足，保管条件差，档案安全压力大。二、当前和今后一个时期市级机关档案工作任务当前和今后一个时期市级机关档案工作的总体要求是：深入贯彻中办15号和渝委办31号文件精神，贯彻创新、协调、绿色、开放、共享发展理念，服务全面建成小康社会、全面深化改革、全面依法治国、全面从严治党战略布局，继续推进档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设，充分发挥档案工作为机关各项工作服务的作用，以及市级机关档案工作在全市机关档案工作中的引领作用。（一）深入贯彻两办文件。中 办15号和渝委办31号文件，是中央和市委改进和加强档案工作的重要举措，是指导我市档案事业发展的纲领性文件。各部门各单位要组织相关人员深入学习、深 刻领会，把思想和行动统一到两办文件精神上来，要加深对机关档案工作的理解和认识，做到思想上有位置、计划上有盘子、方法上有点子、考核上有措施，将机关 档案工作与机关业务工作同部署、同检查、同考核、同奖惩。贯彻两办文件精神要从本部门本单位的实际出发，不搞一刀切，下属单位多、档案工作任务重的市级部 门，尽可能出台实施意见，在起草文件时，要写进一些切实可行、能真正解决本部门本系统档案工作突出问题的具体措施，确实不需要制发文件的部门，也要采取一 些切实管用的措施，务求将两办文件落到实处，取得实效。（二）加强机关档案安全和保密工作。档 案安全是档案工作的生命线，也是档案工作永恒的主题，任何时候都只能加强，不能削弱。各部门各单位要按照国家档案局关于进一步加强档案安全工作的意见 要求，坚持“安全第一、预防为主”的档案安全工作方针，建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全工作新格局。经常开展档案安全宣传教育，增强档案 安全意识；加大安全检查力度，提高应急处置能力，严肃事故责任追究。要高度重视档案信息安全，与档案实体安全相比,信息安全更加面临严峻挑战，一定要引起 足够重视，要强化管理，落实责任，采取措施，确保电子档案长期保存和利用；按照档案数字化外包安全管理规范（档办发20147号）要求，做好档案数字化工作，特别是外包工作，要严审资质，全程监控，做好数据安全管理工作，防止造成数据流失。在 档案数字化和档案整理外包工作中，各个机关、团体和企事业单位档案部门要切实落实档案管理主体责任，健全外包管理的制度与措施，坚决防止“一包了之”，始 终严格履行档案管理第一责任人的职责，着力加强档案业务外包风险防控和安全管理。档案数字化外包服务要聚焦数据存储安全和现场管理，杜绝档案信息外流和失 泄密等各类安全隐患，具体地讲，各个委托方应当组织档案数字化安全和质量情况的专项验收，对数字化设备、数据存储介质移交、数字化加工现场监控视频、档案 实体交接管理和档案数字化成果质量达标情况进行全面检查，发现问题及时整改；数字化后档案必须及时整理并恢复原始状态，档案数字化机构提供设备的，其中属 于数据存储或具有数据存储功能的设备，应当交由委托方处置，档案数字化机构不得擅自带走，档案数字化机构不得留存档案数字化成果；档案信息系统建设外包服 务要聚焦档案核心数据库保护和系统运行安全维护，强化定岗定员、身份识别、权限管理等措施，确保系统开发、集成和运维中的档案信息安全；档案整理外包要聚 焦档案整理质量，以贯彻国家和行业标准为抓手，着力提高档案整理的规范化、标准化水平。档案中介机构要认真落实履约责任，严格依法依规，恪守合同约定，确 保档案安全，提高服务质量。要严格执行档案保密管理制度，档案库房、阅览室、办公室要分别设置，避免交叉；要对上网文件、档案进行严格审查，严防把涉密信息传 输到互联网上；认真做好涉密文件的定密、密级变更和解密清理工作。切实改善档案保管条件。严格按照有关规范和标准新建、改建和改造档案库房，提高档案库房 的安全防灾标准；凡计划单独修建机关办公用房的单位，要参照档案馆建设标准（建标1032008）和档案馆建筑设计规范（jgj252010），统筹考虑修建档案库房和功能用房；凡利用现有办公房调剂解决档案库房的，选择的档案库房应当符合保管档案要求，使用密集架时楼面活荷载达到存 放8001200kg/m2，面积应当满足本单位未来1020年档案存放需要。加强档案保管保护设施设备建设，配备防盗、防火、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘、防高温等必要设施，达到“八防”要求。（三）加强机关档案资源建设。继 续贯彻国家档案局印发的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号），到2017年底，全面完成134个单位机关文件材料归 档范围和文书档案保管期限规定修订工作；新成立和职能调整单位的制订和修订工作及时跟进。持之以恒地抓好年度文件材料的整理归档工作，各部门各单位要在 规定时间内完成各门类文件材料收集整理归档工作，要注意将重要文件的定稿和历次修改稿收集归档；相关部门要注意将市级领导修改签发文件的定稿和历次修改稿 收集齐全、归档保存。具体要求是：每年6月底前完成上年度机关文件材料的整理归档工作，并符合xx市归档文件整理规则要求；8月底前完成上年度会计档 案的整理，并符合xx市会计档案整理规则要求；12月底前完成当年音像档案整理归档，并符合xx市音像档案收集整理的一般要求（试行）；实物档案 随时移交归档，业务档案按行业规定办理，并符合相关要求。坚持集中统管，一个全宗单位除人事档案外，其余各门类档案均应移交机关档案室集中统一保管，部门 和个人均不得拒绝移交，更不得据为已有。继续贯彻xx市重大活动档案管理暂行办法，及时完成重大活动档案收集整理和移交归档工作。认真做好专业档案工 作，贯彻落实好国家档案局印发的国家基本专业档案目录（第一批）、国家基本专业档案目录（第二批）通知精神，探索专业档案保管期限和归属流向，优 先抓好、认真管好关系国计民生和群众利益的专业档案。切实做好档案移交进馆工作，定期向市档案馆移交档案是市级各部门各单位的法定职责，各部门各单位要按 照市政府办公厅关于印发xx市档案收集管理办法的通知（渝府办发201676号）和xx市档案馆收集档案范围细则（渝府办201440 号）要求，按时保质向市档案馆移交档案。为给市档案馆2017年集中接收档案工作打好基础，会上印发了市级机关室存档案情况调查表，会后，请各部门各单位认真填写，及时反馈给市档案局（馆）档案收集整理处，市档案馆将据此制定档案接收服务工作计划，编制档案接收进馆进度表，及时做好接收进馆工作。各部门各单位在 完成纸质档案整理、开展档案数字化工作之前，最好先与市档案局（馆）档案收集整理处对接，对纸质档案的整理质量进行检查，特别是归档是否齐全完整、保管期 限划分是否准确和排列编号是否正确，再进行档案数字化，以免因纸质档案整理质量不合格而盲目数字化，造成返工和重复投入。（四）加强机关档案信息化建设。当前市级机关档案信息化工作面临的主要问题是：机关档案信息化建设滞后于机关信息化整体建设，两者不同步；传统纸质档案数字化程度不高，电子档案管理不够规范；由于投入不足，档案信息化建设时续时断，难以为继。各部门各单位务必引起高度重视，把这项工作抓紧抓好：一要 把档案信息化及数字档案室建设纳入本单位信息化建设规划，从人力、物力、财力上统筹安排、统一部署、同步实施，确保档案信息化与机关信息化同步发展；二要 按照“存量数字化”要求，加快传统载体档案数字化进度，加快推进档案存储数字化和利用网络化，到2020年，基本完成室藏存量档案数字化，方便快捷查阅利 用；三要按照“增量电子化”要求，将电子文件列入归档范围，对办公自动化系统和专业应用系统中产生的各种形式、各种内容有保存价值的电子数据进行归档，做到应归尽归，并加强对电子文件的安全保管，确保齐全完整、真实可靠、长期可读，为建成数字档案室奠定基础； 四要对纳入市档案馆接收范围的单位提出明确要求，确保到期进馆档案全部数字化，在向市档案馆移交档案时实现纸质档案和档案数字化副本、电子档案的同步移 交。对于无电子档案的纸质档案移交时，按照渝委办31号文件要求，应把传统纸质档案制作成档案数字化副本同步移交；对于传统纸质档案有对应电子文件的，电 子文件符合 电子文件归档与管理规范（gb/t188942002）要求达到电子档案标准的，应将纸质档案与之对应的电子档案及其元数据、电子档案目录一并移 交，可不制作档案数字化副本；对于仅有电子文件而无纸质档案的，按电子公文归档管理暂行办法（国家档案局令第6号）及电子文件归档与管理规范 （gb/t188942002）要求，对需要永久和长期保存的电子文件必须在发文形成时制成纸质文件，并与原电子文件一同归档移交。五要启动机关网站、政务微博、政务微信等新兴发布平台的信息管理和有关材料的归档工作。（五）加强机关档案业务建设。开 展规范化建设年活动。活动时间：两年，即2016年2017年；活动内容：全面贯彻xx市机关档案工作业务建设规范（以下简称“规范”），各部门各 单位要对照规范逐项检查，对标找差，差什么补什么，差多少补多少，推动机关档案工作全面发展；活动检验方式：将贯彻规范情况列入市级机关档案行政执法检 查，对贯彻落实规范不到位、档案整理归档不及时、未按期移交进馆、存在档案安全隐患的，要限期整改。加强层级监督指导。市档案局要依法加强对市级各部门各 单位档案工作的监督检查指导，实行档案业务指导分工负责制，将纳入联系范围的134个单位划分为2个联系片，分片到人、分工负责。会上印发了市档案局 （馆）档案馆室业务指导处联系单位名录，希望各部门各单位主动与我局馆室处联系，形成互动，达到推动档案工作的目的；市级各部门档案机构或办公室也要主动 承担起对本部门所属单位及本系统档案工作的监督指导，各部门领导要支持档案机构或办公室依法履职，让他们真正把法律赋予的这项职责履行好。完善市级机关档 案统计台账，认真做好立档单位年度档案整理归档统计，会上，印发了市级机关2015年档案统计表，请各单位认真据实填报。改进协作组工作活动，利用协 作组这一平台，传达全国、全市档案工作会议精神，交流档案工作经验，活跃档案学术氛围，推动市级机关档案工作发展。各协作组组长单位要统筹安排好协作组活 动，列出协作组活动承办单位、活动主题、活动时间安排表，各成员单位要积极支持配合，每个协作组每年活动时间12次。（六）加强机关档案利用工作。转 变服务观念，变被动等待为主动出击，变被动服务为主动融入，做到机关工作重心在哪里，档案服务工作就开展到哪里；改善服务条件，各部门各单位应当设置单独 的档案查阅室，配备电脑和桌椅等必需的设施设备；拓展服务方式，实施电话、函件、预约查档服务；编制档案检索工具，简化利用手续，熟悉档案内容，提高档案 的查全率和查准率，严格执行取消利用档案收费规定，开展免费提供利用档案服务，不辜负机关职工和市民查档希望和要求；积极运用档案信息化